11 méthodes incontournables de gestion du temps (+28 outils de productivité gratuits)

La gestion du temps est une compétence indispensable pour gérer votre vie pro et perso, réduire votre charge mentale, réaliser vos objectifs et respecter vos échéances.

Dans cet article, vous allez découvrir 11 méthodes de gestion du temps éprouvées et 28 outils de productivité pour vous organiser efficacement.

Qu’est-ce que la gestion du temps ?

Pour faire simple, la gestion du temps est l’art d’optimiser votre temps pour atteindre vos objectifs. Elle consiste à adopter des méthodes et des outils pour planifier vos journées, prioriser vos tâches et atteindre vos objectifs. 

Pourquoi mieux gérer son temps au travail ?

Voici quelques raisons d’apprendre à mieux gérer votre temps : 

• Vous diminuez le stress et le risque de burnout.
• Vous atteignez vos objectifs plus rapidement.
• Vous gaspillez moins vos ressources (temps, énergie, argent).
• Vous terminez plus souvent vos projets à temps.
• Vous améliorez votre équilibre vie pro/vie perso.
• Vous développez une plus grande confiance en vous.
• Vous réduisez les conflits et la procrastination.
• Vous optimisez la qualité de votre travail.
• Vous devenez plus adaptable et résilient face aux imprévus.
• Vous créez un environnement de travail plus harmonieux et structuré.

11 méthodes de gestion du temps et des priorités

Méthode GTD

La méthode GTD, qui signifie Getting Things Done, est une approche de gestion du temps qui permet d’organiser votre vie ( tâches, projets, rendez-vous…) en vous basant sur le système suivant : 

Voilà comment cela fonctionne : 

Vous commencez par décharger toutes les choses à faire dans l’Inbox (tâches, projets, idées, rappels, rendez-vous…)

Ensuite pour chaque chose, vous vous demandez si elle est actionnable ou non, autrement dit si elle comporte une ou plusieurs action(s) clairement identifiable(s). 

« Faire les courses” par exemple est actionnable. Vous savez quelle action entreprendre pour accomplir cette tâche. “Être plus heureux” en revanche ne l’est pas. Vous ne savez pas ce que vous devez faire pour traiter cet élément.

Si une chose n’est pas actionnable, vous avez 3 possibilités : 

• vous l’éliminez si elle n’est pas pertinente
• vous l’incubez pour la faire mûrir
• vous la mettez en référence pour vous y référer plus tard 

Si une chose est actionnable et qu’elle comporte plusieurs étapes, c’est qu’elle s’apparente à un projet. Par exemple, “Préparer un voyage au Mexique” est un projet car il implique plusieurs tâches. Quand vous faites face à un projet, vous devez lister les actions à entreprendre pour le compléter.

Une fois que vous avez déterminé si la chose est actionnable ou non, vous devez vous demandez quelle est la prochaine action.

• Si la chose prend moins de 2 minutes, vous la faites immédiatement.

• Si vous manquez de temps, d’expertise ou que la chose ne fait pas partie de votre périmètre d’action, vous la déléguez. 

• Si vous pouvez vous en occuper et que vous savez clairement ce que vous devez faire pour l’accomplir, vous la mettez dans vos actions à venir et vous définissez un moment pour vous en occuper.

• Si la chose comporte une date précise, vous l’ajoutez à votre calendrier. Tous les événements, rendez-vous, réunions, appels, conférences… finissent dans cette catégorie.

En suivant ce système, vous serez capable de déterminer rapidement ce que vous devez faire à chaque fois que quelque chose atterrit dans votre Inbox.

Si vous voulez en savoir plus sur cette méthode, j’ai créé un guide complet sur le sujet dans lequel je vous explique en détail comment fonctionne la méthode GTD et comment la mettre en place avec des outils comme Todoist, Notion, Trello, Asana…

Cliquez ici pour lire le guide : Comment organiser votre to-do list avec la méthode GTD ?

Méthode ZTD

Si la méthode GTD vous paraît trop lourde et complexe, il existe une alternative : la méthode ZTD (Zen To Done). Cette approche se base sur 10 habitudes qui permettent une meilleure gestion du temps et des priorités.

Le but n’est pas tant de respecter ces 10 habitudes à la règle, mais plutôt de les tester les unes après les autres et de ne garder que celles qui vous donnent pleinement satisfaction.  

Voici les 10 habitudes : 

• Collecter : libérez votre esprit en notant toutes vos tâches, projets, et idées sur un support (carnet, Post-it, applications).

• Traiter : examinez quotidiennement vos boîtes de réception (email, boîte aux lettres, to-do list) pour éviter que vos tâches, emails et courriers ne s’empilent.

• Planifier : choisissez 1 à 3 tâches prioritaires à accomplir chaque jour et arrangez-vous pour les faire le matin. 

• Agir : concentrez-vous sur vos tâches importantes, évitez le multitâche et canalisez les distractions.

• Systématiser : définissez des listes contextuelles. Faites une liste de tâches @travail, une @maison, une @courses… Gardez les choses simples.

• Organiser : maintenez l’ordre régulièrement en vous assurant que tout est à sa place (tâches, projets, idées, documents…).

• Examiner : passez en revue vos objectifs chaque semaine et analysez les progrès réalisés. Faites aussi des examens mensuels et annuels pour maintenir le cap.

• Simplifier : favorisez la simplicité, concentrez-vous sur l’essentiel et évitez d’encombrer vos journées de superflus. 

• Routine : établissez des routines personnelles pour structurer vos journées, les rendre automatiques et favoriser la productivité.

• Trouver sa passion : identifiez et poursuivez votre passion pour travailler avec motivation, énergie et concentration.

Lire aussi : Méthode ZTD (Zen to Done) : Réussir sans stresser

Technique Pomodoro

La technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps inventée à la fin des années 80 par le développeur et entrepreneur Francesco Cirillo. Elle consiste à se concentrer sur une tâche donnée pendant 25 minutes. 

F. Crillo l’a nommé la méthode “Pomodoro” en rappel au minuteur en forme de tomate qu’il utilisait au moment de développer cette technique.

Voici comment appliquer la méthode : 

• Étape 1 : choisissez une tâche à accomplir ou un lot de microtâches. Vous pouvez choisir une seule tâche qui vous prendra au moins 25 minutes ou choisir plusieurs microtâches de 5 à 10 minutes que vous enchaînez les unes à la suite des autres.

• Étape 2 : mettez votre minuteur sur 25 min (25 minutes = 1 Pomodoro)

• Étape 3 : concentrez-vous sur votre tâche ou sur votre lot de microtâches jusqu’à ce que l’alarme sonne. Si vous vous laissez distraire pendant ces 25 minutes, vous devez remettre le compteur à zéro.

• Étape 4 : une fois les 25 minutes passées, prenez une pause de 5 minutes. Marchez, étirez-vous, mangez un encas…

• Étape 5 : reprenez le travail pendant 25 minutes.

• Étape 6 : après 4 Pomodoros (4 sessions de 25 minutes), prenez une plus longue pause de 15 à 30 minutes.

Lire aussi : Méthode Pomodoro : Comment améliorer la gestion de votre temps ?

Time-Blocking

Une semaine de 40h planifiée produit le même volume de travail qu’une semaine de 60h sans structure.

Cal Newport 

Le Time-blocking consiste à bloquer du temps dans votre calendrier pour travailler sur vos tâches de façon ininterrompue. Par exemple, vous bloquez 1h tous les jours entre 11h et 12h pour traiter vos e-mails ou vous réservez un créneau de 2h le mardi et le jeudi pour produire du contenu. Vous évitez ainsi d’éclater votre emploi du temps en mille et une petites activités et interruptions, et vous créez de gros blocs de travail pendant lesquels vous vous concentrez pleinement sur vos tâches.

Cette méthode de gestion du temps est extrêmement efficace, car elle vous pousse à réfléchir stratégiquement à la façon dont vous investissez votre temps et votre énergie. Mais surtout, elle vous permet d’éviter de perdre du temps à passer constamment d’une tâche à une autre.

Lire aussi : Mieux gérer son temps avec le time blocking

Timeboxing

Souvent confondu avec le Time-Blocking, le Timeboxing est une méthode de gestion du temps qui consiste elle aussi à allouer des blocs de temps spécifiques pour travailler sans interruption sur vos tâches. La différence avec le Time-Blocking en revanche c’est qu’une fois le bloc de travail terminé, vous devez arrêtez votre activité ou votre tâche, même celle-ci est incomplète.

Par exemple, si vous prévoyez de répondre à vos emails de 11h à 12h et qu’à 12h vous n’avez toujours pas terminé, vous arrêterez quand même cette activité. 

La logique du Timeboxing est la même que celles des examens à l’école. Quand vous étiez étudiant et que vous aviez 2h pour écrire votre dissertation, c’était 2h et pas une minute de plus. Quand la sonnerie retentissait, vous deviez poser votre stylo et rendre votre copie, même si vous n’aviez pas complètement terminé. Avec le Timeboxing, c’est la même chose. Vous définissez une durée pour accomplir vos tâches et une fois que le temps est écoulé, vous devez vous arrêter.

Le Timeboxing est donc une approche plus agressive que le Timeblocking puisque vous devez respecter rigoureusement les blocs que vous avez planifiés. Elle requiert donc de bien savoir évaluer le temps nécessaire pour accomplir vos tâches.

Lire aussi : Timeboxing : 4 conseils pour mieux planifier vos semaines 

Matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est une méthode de gestion du temps et des priorités qui permet d’organiser vos tâches selon leur importance et leur urgence. Pour comprendre comment fonctionne cette méthode, vous devez savoir faire la distinction entre l’important et l’urgent : 

• Urgent signifie qu’une tâche doit être traitée immédiatement. 
• Important fait référence aux tâches qui vous aident à accomplir vos objectifs. 

Une fois que vous comprenez la différence entre l’important et l’urgent, vous pouvez classer vos tâches en 4 grandes catégories : 

• Urgent et important = les tâches que vous devez traiter le plus tôt possible
• Important, mais pas urgent = les tâches que vous devez planifier
• Urgent mais pas important = les tâches que vous devez déléguer
• Ni urgent ni important = les tâches que vous devez éliminer ou limiter

Lire aussi : Matrice d’Eisenhower : Comment mieux gérer ses priorités

Méthode MoSCoW

La méthode MoSCoW est une méthode de productivité qui consiste à organiser vos tâches selon les priorités suivantes : 

• MUST HAVE : les MUST HAVE sont les tâches critiques de votre journée. Ce sont celles que vous devez impérativement traiter en priorité. Vous ne pouvez les manquer sous aucun prétexte.

• SHOULD HAVE : ce sont les tâches importantes qui ont une vraie valeur ajoutée. La différence avec les MUST HAVE est qu’elles peuvent être traitées plus tard.

• COULD HAVE : ce sont les tâches optionnelles. Les accomplir est un plus, mais elles restent accessoires. Si vous veniez à manquer de temps, les COULD HAVE seraient les tâches que vous metteriez de côté en premier.

• WILL NOT : les WILL NOT sont les tâches que vous souhaitez peut-être faire un jour mais qui ne sont pas prioritaires pour le moment.

Note : Le o dans l’acronyme MoSCoW ne signifie rien. Il sert juste à rendre la méthode facilement mémorisable.

Lire aussi : Gérer ses priorités avec la méthode MoSCoW

Avaler le crapaud

Avalez un crapaud vivant dès le matin et rien ne vous arrivera de pire le reste de la journée. –

MARK TWAIN

Avaler le crapaud consiste à accomplir votre tâche la plus importante, rebutante ou challengeante le matin avant tout le reste. En la faisant en début de journée, vous aurez plus d’énergie et de motivation pour l’accomplir, vous serez moins susceptible d’être dérangé et une fois terminé le sentiment d’accomplissement vous accompagnera pour le reste de la journée.

Lire aussi : Avalez le crapaud : Comment (enfin) en finir avec la procrastination ?

Méthode Ivy Lee

La méthode Ivy Lee est une méthode de gestion du temps simple, mais efficace. Elle consiste à suivre 5 étapes : 

1. Chaque fin de journée, écrivez les 6 tâches les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain.

2. Priorisez vos tâches par ordre d’importance.

3. Au moment d’accomplir votre travail, concentrez-vous seulement sur la première tâche. Ne faites la suivante qu’une fois que vous l’avez terminé. Approchez le reste de la liste de la même façon. 

4. À la fin de la journée, transférez toutes les tâches que vous n’avez pas terminées dans une nouvelle to-do liste pour le lendemain.

5. Répétez le même processus chaque jour

Méthode ABCDE

Similaire à la méthode MoSCoW et à la matrice d’Eisenhower, la méthode ABCDE consiste à classer vos tâches en 5 grandes catégories : 

• A = Tâches très importantes : Ce sont les 2, 3 tâches que vous devez réaliser impérativement avant la fin de journée. Ne pas les faire peut avoir de graves conséquences.

• B = Tâches importantes : Ce sont celles que vous accomplissez après avoir terminé les tâches très importantes. Elles sont moins importantes que les tâches de la catégorie A et ne pas les accomplir n’aura que des conséquences mineures.

• C = Tâches optionnelles : Les tâches optionnelles sont les tâches bonus. Ce sont celles que vous faites lorsqu’il vous reste un peu de temps dans la journée.  Ne pas les faire, n’a pas vraiment de conséquences négatives.

• D = Tâches à déléguer : Les tâches à déléguer sont celles que vous transférez aux autres pour libérer du temps. 

• E = Tâches à éliminer : Les tâches à éliminer sont toutes les tâches que vous devez éliminer, soit parce qu’elles ne vous sont d’aucune utilité ou parce qu’elles ne sont plus pertinentes.

Pour bien appliquer cette méthode A, B, C, D, E veillez à avoir peu de tâches dans les catégories A et B en comparaison des catégories C, D et E.

Méthode des 12 semaines

La méthode des 12 semaines est une approche qui permet de booster votre productivité en changeant votre perception du temps. Avec cette méthode, vous estimez qu’une année n’est pas égale à 12 mois, mais à 12 semaines :  

• Trimestre 1 → Année 1
• Trimestre 2 → Année 2
• Trimestre 3 → Année 3
• Trimestre 4 → Année 4

Chaque trimestre, représente une année à part entière pendant laquelle vous vous fixez des objectifs, un plan d’action et à la fin de laquelle vous réalisez un bilan de fin d’année. L’intérêt de cette approche est de créer un sentiment d’urgence propice à l’efficacité. 

Dans une année de 12 mois, vous êtes généralement efficace pendant le premier et dernier trimestre de l’année, mais entre les deux vous sous-performez.

Quand vous considérez qu’une année est égale à 3 mois, vous restez efficace en permanence parce que vous avez l’impression que la fin d’année n’est jamais loin, mais aussi parce que vous devez produire l’équivalent d’un mois de travail chaque semaine. Cette méthode est très efficace, mais intense. À utiliser avec modération donc.

Lire aussi : Comment être efficace en continu avec la méthode des 12 semaines ?

28 outils de gestion du temps

Agendas / calendriers

Les agendas / calendriers sont les indispensables des outils de gestion du temps. 

Voici les meilleurs agendas / calendriers : 

• Google Agenda / Calendrier Apple / Calendrier Outlook : ce sont les classiques. Ils offrent toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour bien planifier. Vous pouvez créer des évènements, des agendas, des codes couleur et afficher différentes vues (jour, semaine, mois, année).

• Cron Calendar : l’application offre toutes les fonctionnalités d’un calendrier classique avec quelques options en plus. Vous pouvez créer des évènements récurrents, envoyer des liens d’invitation facilement et passer facilement d’un fuseau horaire à un autre.

• Motion : cet outil de gestion du temps nouvelle génération promet de planifier et prioriser vos journées à votre place grâce à l’Intelligence Artificielle. Motion ajoute vos tâches dans votre calendrier au bon moment pour que vous complétiez vos projets à temps, il détermine automatiquement votre planning en fonction du nombre d’heures que vous voulez travailler et vous alerte quand vous travaillez trop.

• Morgen : avec Morgen vous pouvez centraliser tous vos calendriers à un seul et même endroit. Si vous utilisez Outlook pour votre agenda pro et Google Agenda pour votre agenda perso par exemple, vous pourrez regrouper tous les évènements sur Morgen. L’outil permet aussi de créer un certain nombre d’automatisations et de workflows pour une meilleure gestion du temps et des priorités.

Liste de tâches

Il existe de nombreuses applications pour gérer ses tâches quotidiennes, mais voici les 3 qui se démarquent le plus : 

• Todoist : ce gestionnaire de tâche minimaliste permet de créer en un éclair n’importe quelles tâches et projets. La force de cet outil réside dans sa rapidité. Vous pouvez associer une tâche à un projet grâce au #, ajouter un tag avec le @ et définir une date butoir automatiquement avec la reconnaissance de langage.

• TickTick : cette application ressemble beaucoup à Todoist, mais offre quelques fonctionnalités en plus. Notamment l’option “matrice d’Eisenhower” qui permet de présenter vos tâches selon leur importance et leur urgence, ou encore la minuterie Pomo grâce à laquelle vous pouvez travailler par session de 25 minutes.

• TeuxDeux : cet outil de gestion du temps brille par sa simplicité. Il se présente sous la forme d’un agenda hebdomadaire sur lequel vous pouvez créer vos tâches et vos événements en un clic. 

Applications de gestion du temps tout-en-un

Les applications de gestion du temps tout-en-un permettent à la fois de regrouper vos tâches, projets, calendrier, notes et bien plus. Elles s’adressent principalement aux personnes qui veulent personnaliser leur expérience et tout centraliser à un seul et même endroit. 

Voici les 4 meilleures applications de cette catégorie : 

• Notion : l’outil est monté en puissance ces dernières années. Il permet de créer des to-do listes, des calendriers, des pages et des bases de données grâce auxquelles vous pouvez créer beaucoup de choses (projets Kanban, CRM, calendrier éditorial…)

• ClickUp : concurrent de Notion, l’outil offre plus ou moins les mêmes fonctionnalités. Avec, vous pouvez créer des espaces de travail, des bases de données, des templates et des automatisations pour faciliter l’accomplissement de vos projets.

• Microsoft Loop / Coda : ces 2 dernières applications sont similaires à Notion et ClickUp. Leur promesse est la même : utiliser une seule et même application pour vous organiser plutôt que plusieurs.

Applications de tracking

Les applications de tracking sont utiles pour prendre conscience de la façon dont vous investissez votre temps et de faire les ajustements nécessaires.

Voici 3 applications de time-tracking : 

• Toggl : un des leaders du time-tracking, il offre une interface simple et fluide qui permet de mesurer le temps passé sur vos tâches et de les assigner à des projets. À chaque fois que vous commencez une activité, vous lancez le compteur et vous l’arrêtez une fois que vous l’avez terminé.

• RescueTime : cette application simple à utiliser et entièrement automatique. Une fois installée, elle mesurera le temps passé sur chaque activité et vous montrera la façon dont votre temps est réparti entre différentes catégories : communication, design, apprentissage, réseaux sociaux, développement web… 

• Timely : comme RescueTime, l’outil mesure votre temps automatiquement. Il enregistre vos activités et les regroupe par catégorie, il suggère un nom et des tags selon ces activités et vous décidez ensuite si vous acceptez ces suggestions. Avec le temps, l’application comprend de mieux en mieux comment vous allouez votre temps et vous donne des recommandations pour mieux l’investir. 

Lire aussi : 7 time-trackers pour optimiser son temps

Applications d’automatisation

Les applications d’automatisation permettent de faire faire vos tâches par un ordinateur pour que vous puissiez vous concentrer sur autre chose. 

Voici les 4 meilleures applications pour automatiser vos tâches : 

• Make : avec cet outil vous pouvez créer des workflows avancés pour automatiser la plupart de vos tâches récurrentes.

• Zapier : cette application est moins puissante que Make, mais permet de connecter plus d’applications entre elles.

• Bardeen : cet outil simple d’utilisation offre de nombreux workflows déjà prêts à l’emploi. Bardeen est aussi puissant pour scraper des données sur le web. Pratique pour la prospection et la veille concurrentielle. 

• IFTTT : cette application d’automatisation grand public permet de créer des règles d’automatisation simple. Elle est limitée, mais permet de se faire la main quand on n’est pas à l’aise en informatique.

Applications pour booster la concentration

Si vous avez du mal à vous concentrer sur vos tâches, le meilleur moyen reste de les bloquer les distractions à la source. Voici 9 applications qui bloqueront les sites, réseaux sociaux et applications pour vous aider à rester focus : 

• Freedom pour bloquer les distractions sur tous vos appareils d’un seul coup
• Cold Turkey pour planifier les moments où vous bloquer les distractions
• RescueTime pour bloquer les sites distrayants et tracker votre temps
• SelfControl pour une option simple et radicale
• Session pour bloquer les distractions et travailler en Pomodoro 
• One Sec pour ajouter un peu de friction à chaque distraction
• PawBlock pour bloquer les distractions avec des images mignonnes d’animaux
• Opal pour bloquer les distractions sur votre smartphone et obtenir des statistiques
• Forest pour gamifier la concentration

Conclusion

Vous connaissez maintenant les meilleures méthodes de gestion du temps et les outils à utiliser pour planifier vos projets, mesurer votre temps, automatiser vos tâches et booster votre concentration. 

Si vous voulez aller plus loin, j’ai préparé une présentation gratuite d’une heure dans laquelle vous apprendrez : 

• 5 erreurs et fausses croyances qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui

• Qu’est-ce que la méthode du Planning Infaillible (et en quoi elle est différente des autres méthodes de gestion du temps)

• 7 étapes simples pour définir un planning que vous serez sûr de suivre

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