On vous donne un stylo 4 couleurs et vous devez dessiner la ligne suivante le plus rapidement possible.
A votre avis, quelle est la meilleure méthode ?
- Méthode A : Dessiner un trait vert. Changer de couleur. Dessiner un trait rouge. Changer de couleur. Dessiner à nouveau un trait vert. Changer de couleur et ainsi de suite jusqu’à avoir tracé la ligne entière ?
- Méthode B : Dessiner tous les traits verts dans un premier temps et tous les traits rouge dans un second ?
En toute logique, la méthode B est la plus rapide. Avec cette méthode on dépense moins de temps et d’énergie à changer constamment de couleur.
Alors pourquoi est-ce que quand il s’agit de notre travail, on a plutôt tendance à utiliser la méthode A ?
On commence à rédiger un rapport pendant 10 min, on s’arrête 5 min pour répondre à un e-mail, puis on reprend la rédaction de notre rapport quelques minutes et on son laisse à nouveau distraire par un autre email…
Résultat, on perd beaucoup de temps à passer constamment d’une tâche à une autre ou à « changer de couleur » si on reprend l’analogie du stylo.
Pour mieux gérer notre temps on doit approcher notre travail différemment. Et pour cela le time-blocking est optimal.
Dans cet article on va voir ce qu’est le time-blocking et comment l’utiliser pour mieux gérer son temps.
Qu’est-ce que le time blocking ?
Le time-blocking consiste à organiser nos semaines en blocs de temps pendant lesquels on travaille sur nos tâches ou nos projets de façon ininterrompue.
Par exemple on va bloquer 1h tous les jours entre 11h et 12h pour traiter tous nos e-mails ou on va se réserver un créneau de 2h le mardi et le jeudi pour rédiger des articles. Ainsi au lieu d’éclater notre emploi du temps en mille et une petites tâches et interruptions, on crée de gros blocs de travail pendant lesquels on se concentre pleinement sur notre travail.
L’idée derrière cette méthode est de structurer plus efficacement nos journées et de ne pas se laisser constamment interrompre par des e-mails, des messages, des sollicitations…
Le time-blocking est particulièrement utile pour toutes les personnes qui ont tendance à passer leurs journées en mode réactif. C’est-à-dire à répondre aux emails et aux messages à la seconde près ou encore à se laisser interrompre en permanence par leur téléphone.
Cette méthode est très proche du batching ou des journées à thème.
Le batching et les journées à thème : 2 approches complémentaires au time-blocking
Le batching et les journées à thème sont 2 approches qui complètent bien le time-blocking.
Le batching consiste à regrouper des tâches similaires entre elles et à choisir un créneau pour s’en occuper. On peut par exemple choisir un créneau de 2h pour traiter toutes les tâches relatives à la communication (les emails, les messages sur les réseaux sociaux, les publications de post).
On peut aussi regrouper nos tâches selon leur degré d’effort. Ce que je fais souvent c’est batcher toutes mes petites tâches de 5 min qui me demandent peu d’effort et je prends 1h en fin de journée pour m’en occuper.
On peut aller aussi plus loin que le batching en créant des journées à thème. C’est-à-dire que l’on dédie chaque jour de la semaine à une grande thématique. Par exemple le lundi on va s’occuper du marketing, le mardi des tâches administratives, le mercredi de la vente, le jeudi du support client et le vendredi du développement produit. C’est une méthode que Elon Musk ou encore Jack Dorsey utilisent pour gérer leurs entreprises.
Les bénéfices du time blocking
Alors quelles sont les bénéfices du time-blocking exactement ?
Gain d’efficacité
“Une semaine de 40h organisée en blocs de temps, permet de produire la même quantité de travail qu’une semaine de 60h sans structure.”
Cal Newport – auteur de Deep Work
L’intérêt de créer des blocs de temps dans nos journées est de gagner en efficacité. Quand on accomplit nos tâches d’une seule traite, on les accomplit plus rapidement. Comme le précise la loi de Carlson :
“Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois”.
Meilleure concentration
Le time-blocking permet d’être à 100% concentré sur nos tâches, projets et activités. On ne se laisse pas distraire par notre téléphone, nos emails, des appels ou des réunions improvisées. Au lieu de laisser ces choses nous interrompre, on leur réserve des blocs de temps dédiés.
En canalisant ces distractions, on travaille en mode Deep Work. C’est-à-dire que l’on se concentre intensément sur nos tâches pendant un temps donné. Cela nous permet de produire notre meilleur travail et d’étudier les sujets en profondeur.
Simplification
Organiser nos semaines en blocs simplifie aussi beaucoup notre quotidien. Quand on commence une journée de travail, on sait exactement ce sur quoi on va travailler et pendant combien de temps. On ne perd pas de temps ou d’énergie à choisir les tâches que l’on va accomplir dans la journée. Il nous suffit d’ouvrir notre calendrier et d’exécuter notre plan.
Lire aussi : 12 façons de se simplifier la vie au travail
Prise de conscience
Faire du time-blocking permet de prendre conscience de notre temps de plusieurs manières :
- On voit la façon dont notre temps est réparti dans notre calendrier au travers des différents blocs.
- A chaque fois que l’on planifie une tâche, un projet ou une activité on doit évaluer le temps que cela nous prendra avant de l’ajouter à notre calendrier.
- Une fois la journée passée, on sait quelles tâches nous ont pris plus de temps que prévu et celles qui nous ont pris moins de temps, ce qui nous aide à mieux les planifier les fois d’après.
Meilleur contrôle
Enfin faire du time-blocking nous donne plus de contrôle sur notre travail et notre temps. Quand on sait ce que l’on doit accomplir et à quel moment on doit l’accomplir, il est plus facile de canaliser les distractions et de dire non aux sollicitations.
Et si on crée ces blocs via un agenda virtuel (Google Calendar, Calendar…) on peut aussi le partager avec les autres pour qu’ils sachent les moments où on est disponible. Ainsi s’ils veulent organiser une réunion ou nous appeler, ils devront le faire dans les blocs de temps prévus à cet effet ce qui nous donne plus de contrôle.
Comment appliquer le time blocking pour mieux gérer son temps
Connaitre ses top priorités
Pour appliquer le time blocking on doit d’abord connaitre quelles sont nos top priorités. C’est-à-dire quels/quelles sont les activités, tâches et projets importants que l’on veut absolument accomplir.
Pour les connaitre on peut se poser les questions suivantes :
- Quels sont mes objectifs ?
- Quelles tâches en découlent ?
- Qu’est-ce qui est absolument non négociable ? Est-ce que c’est écrire 1h tous les jours ? Est-ce que c’est passer plus de temps en famille ? Est-ce que c’est faire plus de sport ?
- Quels sont les 20% de tâches qui produisent 80% des résultats ?
Une fois que l’on connait nos top priorités, on peut commencer à créer nos blocs de temps prioritaires.
Créer des blocs de temps prioritaires
Pour créer les blocs de temps prioritaires, il suffit de prendre notre calendrier et de choisir les créneaux horaires appropriés. La meilleure façon de choisir ces créneaux est de prendre en compte notre rythme ultradien.
Nous traversons tous des phases au cours de la journée pendant lesquelles notre niveau d’énergie et de motivation varient, on appelle cela le rythme ultradien.
Personnellement je sais que le matin je déborde d’énergie et de motivation et que le soir vers 17h je n’ai plus l’énergie de faire quoi que ce soit. Je planifie donc mes blocs en tenant compte de ces contraintes.
Le matin au moment où j’ai le plus d’énergie, je dédie mes blocs de travail à des tâches importantes et je réserve l’après midi aux tâches moins challengeantes.
Ainsi je suis certain d’avoir toute l’énergie et la motivation nécessaire pour accomplir les choses importantes.
Créer des blocs de temps secondaires
Une fois que l’on a bloqué du temps pour nos priorités, on planifie ensuite les tâches secondaires : les emails, réunions, appels, facturation… Et on bloque le temps nécessaire dans la semaine pour s’en occuper.
Réserver des blocs pour les tâches imprévues
On aura beau planifier nos journées dans les moindre détails, on fera toujours face à des imprévus. Pour bien s’organiser, il faut prendre cela en compte.
Pour anticiper il suffit de bloquer 1h en fin de journée pour toutes les choses imprévues, que ce soit un problème technique, une réunion de dernière minute, un appel…
Si tout se passe comme prévu, tant mieux, on pourra prendre cette heure pour s’avancer sur le jour suivant. Si en revanche on fait face à un imprévu, ce bloc d’une heure nous permettra d’encaisser le coup sans que notre journée soit trop impactée.
Faire un bilan à la fin de chaque jour
Une fois notre journée de travail terminée, il est important de faire un point pour préparer la journée d’après. Notre travail change en permanence. Parfois on prend du retard sur nos projets. Parfois certaines tâches s’ajoutent en cours de route. Parfois nos rendez-vous sont annulés… On doit donc faire un point quotidien pour prendre en compte ces aléas et ré-organiser nos blocs si nécessaire.
Quelques conseils pour bien gérer son temps avec le time-blocking
Maintenant que l’on connait les différentes étapes à suivre pour appliquer la méthode du time-blocking, il est important de garder en tête quelques éléments.
Mesurer son temps pour créer des blocs
La principale difficulté quand on applique la méthode du time-blocking est d’évaluer le temps nécessaire pour accomplir un travail donné. Il est toujours difficile de savoir le temps qu’une tâche va nous prendre. Soit on ne prévoit pas assez de temps soit on en prévoit trop.
Pour évaluer notre temps avec plus de précision, on peut s’aider d’applications tel que RescueTime ou encore Toggl. Ces outils mesurent le temps que l’on passe à accomplir nos tâches. Ils nous donnent aussi des données précises sur la façon dont on répartit notre temps chaque jour. On sait combien de temps on met à traiter nos emails par exemple, à rédiger des articles ou encore à préparer des présentations.
On peut alors s’appuyer sur ces données pour créer nos blocs de temps. Si on sait qu’en moyenne on met 30 min a traiter nos emails, il nous suffit de réserver un bloc de 30 min chaque jour pour nos emails. Et si préparer une présentation nous prend 3h en moyenne, alors on se réservera un bloc de 3h à chaque fois que l’on sera amené à préparer une présentation dans le futur.
En récoltant ces données, évaluer le temps nécessaire pour accomplir nos tâches devient beaucoup plus facile.
Ne pas être trop rigide
Quand on commence à appliquer la méthode du time-blocking, on a souvent tendance à être trop rigide. Une fois que nos blocs sont créés, on ne veut plus qu’ils bougent. Seulement pour que cette méthode fonctionne, on doit faire preuve de flexibilité. On doit être prêt à modifier nos blocs ou à les supprimer pour faire face aux aléas de la vie. Le time-blocking est avant tout une façon de penser, ce n’est pas un cadre immuable que l’on a l’interdiction de changer.
Placer des zones tampons entre les blocs
Après avoir accompli une tâche, on a tous ce que l’on appelle un résidu d’attention. C’est-à-dire que notre esprit reste fixé pendant quelques instants sur l’activité que l’on vient de faire. On ne passe pas instantanément d’un sujet à un autre. Il nous faut généralement 10 à 15 min pour pleinement se reconcentrer sur une nouvelle activité.
Pour organiser efficacement nos journées on doit prendre en compte ce phénomène de résidu. Pour cela on peut espacer nos blocs de 10 – 15 min. Cela nous permet non seulement de mieux faire la transition entre nos différentes tâches mais aussi de respirer un peu.
Conclusion
Le time-blocking est une méthode simple qui permet de mieux gérer son temps et de se concentrer.
Voici un rappel des différentes étapes à suivre pour appliquer cette méthode :
- Connaitre ses top priorités
- Créer des blocs de temps prioritaires
- Créer des blocs de temps secondaires
- Réserver des blocs pour les tâches imprévues
- Faire un bilan à la fin de chaque jour