“De bonnes choses arrivent quand vous priorisez correctement” – Scott Caan
Savoir gérer ses priorités est une des qualités les plus utiles que l’on puisse développer. Lorsque l’on sait gérer ses priorités, on peut approcher n’importe quelle liste de tâches avec confiance. On est capable d’identifier les actions qui auront le plus d’impact sur nos résultats. Et on se sent aussi plus en contrôle et moins stressé de manière générale.
Les bénéfices sont donc évidents. Reste maintenant à savoir comment faire pour mieux gérer nos priorités.
Dans cet article, on va voir qu’il existe une méthode simple pour rapidement classer toutes nos tâches selon leur ordre de priorité.
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La méthode MoSCoW
La méthode MoSCoW est une méthode qui permet de savoir à tout moment les choses sur lesquelles on doit se concentrer et ce quel que soit la masse de travail à laquelle on fait face.
Cette méthode, semblable à la Matrice d’Eisenhower, aide à trier toutes nos tâches selon 4 grandes catégories :
MUST HAVE : Les MUST HAVE sont les tâches critiques de la journée. Ce sont celles qui doivent être traitées en priorité. Celles que l’on ne peut manquer sous aucun prétexte et qui sont non-négociables.
SOULD HAVE : Ce sont les tâches qui sont importantes et qui ont une vraie valeur ajoutée. La différence avec les MUST HAVE est qu’elles peuvent être traitées plus tard.
COULD HAVE : Ici on retrouve les tâches qui sont optionnelles. Les accomplir est un plus mais elles restent tout de même accessoires. Si on venait à manquer de temps, les COULD HAVE seraient les tâches qui seraient mises de côté en premier.
WILL NOT : Les WILL NOT sont les tâches que l’on souhaite peut être faire un jour mais qui ne sont pour le moment pas prioritaires.
Jack Dorsey, milliardaire et PDG de Twitter et Square, à une méthode bien à lui quand il s’agit de traiter les WILL NOT. Chaque jour il rédige une liste des choses qu’il doit faire mais aussi une liste des choses à ne pas faire (WILL NOT). De cette façon il ne se laisse jamais distraire par les choses qu’il ne doit pas faire et maintient son focus sur ce qu’il y a de plus important.
Note : Le o dans l’acronyme MoSCoW ne signifie rien. Il sert juste à rendre la méthode facilement mémorisable.
3 étapes pour appliquer la méthode MoSCoW et mieux gérer ses priorités
Maintenant que l’on sait à quoi correspond l’acronyme MoSCoW, regardons concrètement comment appliquer la méthode en 3 étapes.
Etape 1 : Faire un brain dump
Cette étape consiste à faire ce que l’on appelle un brain dump c’est-à-dire que l’on vide notre esprit de toutes les tâches, projets et idées qui l’encombre en les couchant sur papier ou en les transférant dans un gestionnaire de tâches tel que Notion, Trello ou Todoist.
Cette première étape permet de se décharger d’une partie du stress que l’on peut avoir quand on se sent débordé car tout ce que l’on doit faire se retrouve capturé hors de notre esprit.
Etape 2 : Passer en revue ses tâches et les classer
Une fois que toutes nos tâches sont en face de nous, on peut commencer à les trier en utilisant la méthode MoSCoW 1.
On doit alors se demander :
- Quels sont nos MUST de la journée ? En d’autres termes quelles sont les 3 choses maximum que l’on doit absolument accomplir aujourd’hui coûte que coûte ?
- Quels sont nos SHOULD de la journée ? C’est-à-dire quelles sont les tâches importantes que l’on souhaite accomplir une fois que l’on a accompli nos MUST ?
- Quels sont nos COULD de la journée ? Si on a accompli toutes nos tâches les plus importantes de la journée, quel est le restant de tâches que l’on peut accomplir ?
- Quels sont nos WILL NOT de la journée ? Quelles sont les tâches que l’on souhaite éviter de faire aujourd’hui ? Quelles sont celles qui nous distraient ?
Pour classer nos tâches on peut ajouter une lettre correspondante à côté de chacune d’entres elles. Par exemple M pour MUST, S pour SHOULD, C pour COULD et W pour WILL NOT :
- (M) Appeler un client
- (S) Faire le montage de la vidéo
- (C) Ecrire un rapport
- (W) Consulter les réseaux sociaux
On peut aussi créer des colonnes dans notre gestionnaire de tâches :
Peu importe ce que l’on choisit, l’idée ici est de savoir en un coup d’oeil quelles sont les tâches les plus importantes et urgentes et quelles sont celles qui le sont moins.
Etape 3 : Valider la pertinence des choix
Il arrive souvent en faisant cet exercice que l’on se retrouve avec beaucoup de MUST et de SHOULD lors du premier tri. Si c’est le cas, cela signifie que l’on n’a pas suffisamment priorisé. Les colonnes MUST et SHOULD sont justement celles où on doit retrouver le moins de tâches. Ce sont nos top priorités. Donc si on se retrouve avec beaucoup de tâches dans ces colonnes (plus de 3 pour chacune d’entre elle), on doit écrémer encore plus notre liste en transférant une partie de nos MUST et SHOULD dans la liste COULD et WILL NOT. Cet exercice nous force ainsi à mieux prioriser.
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Pour conclure, être efficace ce n’est pas accomplir toutes les tâches de notre todo mais plutôt s’investir sur une poignée d’entre elles (nos MUST et nos SHOULD).
En identifiant ce qu’il y a de plus important, et en s’investissant sans relâche dessus, c’est de cette façon que l’on obtient des résultats explosifs.
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Notes :