Vous avez mille choses à penser.
Entre répondre aux emails, préparer la réunion, définir le plan d’action du mois, faire le suivi du projet, payer les factures, faire les courses, prendre rendez-vous chez le dentiste, acheter un cadeau d’anniversaire… vous avez la tête pleine.
Toutes ces choses à faire et à penser créent une lourde charge mentale qui vous épuise. Vous n’avez jamais l’esprit tranquille et cogitez en permanence.
Heureusement, il existe un processus simple pour vous soulager de tout ce poids et retrouver une vie plus saine. Une vie dans laquelle vous pourrez enfin prendre le temps de respirer et de vous investir pleinement sur les choses qui sont importantes pour vous.
Dans cet article, vous allez découvrir quel est ce processus en 6 étapes. Vous verrez que rien qu’en appliquant la première étape, vous vous sentirez déjà beaucoup plus léger.
Mais avant de vous en dire plus, par quoi se définit la charge mentale exactement ?
Qu’est-ce que la charge mentale ?
La charge mentale c’est ce que vous ressentez quand vous avez beaucoup de choses à faire et à penser. Cette charge s’explique par ce que l’on appelle l’effet Zeigarnik.
L’effet Zeigarnik c’est la tendance que l’on a à mieux se souvenir des tâches inachevées que de celles qui ont déjà été réalisées. Ce que cela veut dire concrètement c’est que tant qu’une tâche n’est pas réalisée, elle encombrera votre esprit et vous préoccupera.
On distingue principalement 2 catégories de tâches :
- Les tâches qui créent une charge mentale au travail : Ce sont toutes les tâches du travail. C’est par exemple préparer une réunion, faire un compte rendu, répondre à vos emails, penser à envoyer les factures à votre comptable.
- Les tâches qui créent une charge mentale ménagère : Ce sont toutes les tâches de la maison. Des tâches comme par exemple faire les courses, faire le ménage, faire à manger, payer les factures, emmener la voiture au garage, renouveler l’assurance.
Ici je fais la distinction entre charge mentale au travail et charge mentale ménagère, mais la différence n’est pas aussi nette dans votre tête.
Généralement quand vous êtes au travail, vous pensez à toutes ces choses que vous devez faire à la maison et quand vous êtes à la maison vous ne pouvez pas vous empêcher de penser au travail.
Alors, comment faire pour vous soulager de cette charge mentale ?
Comment soulager la charge mentale
Étape 1 : Déchargez tout sur papier
La meilleure façon de soulager instantanément votre charge mentale est de sortir toutes vos tâches de votre tête et de les transférer sur papier.
Si vous gardez en tête toutes les choses à faire et à penser, vous encombrerez votre esprit et vous aurez toujours l’impression d’oublier quelque chose. Comme le dit David Allen :
Votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les stocker.
Donc, posez toutes les choses que vous devez faire sur papier. Notez absolument tout. Les tâches du travail, les tâches de la maison, les choses à penser, les événements, les rendez-vous, les réunions… Videz complètement votre esprit.
En faisant cet exercice, vous vous sentirez tout de suite plus léger. Votre esprit sera plus clair. Et vous pourrez approcher chaque tâche bien plus efficacement.
Étape 2 : Éliminez les tâches superflues
Une fois que vous avez transféré toutes vos tâches sur une feuille, prenez-les une par une et demandez-vous :
Qu’est-ce qui se passerait si je n’accomplissais pas cette tâche ?
En vous posant cette question, vous vous rappellerez pourquoi certaines tâches sont importantes et vous identifierez aussi celles qui sont superflues. C’est-à-dire toutes celles qui n’ont pas ou peu d’importance.
Si par exemple vous avez sur votre liste de tâches « Participer à la réunion de jeudi », demandez-vous :
Qu’est-ce qui se passerait si je ne participais pas à cette réunion ?
Si vous remarquez que la réunion ne nécessite pas votre présence, prévenez les participants que vous ne vous joindrez pas à eux et rayez la tâche de votre todo list.
En passant en revue votre liste de tâches, vous verrez souvent que certaines d’entre elles sont inutiles. Si c’est le cas, rayez-les pour vous en désencombrer.
Étape 3 : Déléguez vos tâches
Au travail, essayez au maximum de déléguer les tâches qui ne sont pas importantes. Des tâches comme par exemple écrire un compte rendu de réunion, rendre la présentation commerciale plus esthétique ou encore commander des cartouches pour l’imprimante.
Ces tâches peuvent varier en fonction de votre rôle dans l’entreprise et des ressources dont vous disposez. Si vous êtes secrétaire et que votre rôle est de commander les fournitures du bureau, il va de soi que ce soit vous qui commandiez les cartouches d’encre. Mais si vous êtes directeur marketing, il est plus logique que vous demandiez à la personne responsable dans l’entreprise de les commander pour vous.
Quoi qu’il en soit, prenez l’habitude de ne pas vouloir toujours tout faire vous-même. Apprenez à demander de l’aide. C’est valable au travail, mais aussi à la maison.
Quand vous êtes chez vous, essayez au maximum de partager vos tâches équitablement avec votre partenaire. Définissez certaines règles pour équilibrer la charge de tâches.
Vous pouvez aussi embauchez quelqu’un si nécessaire. Pour moins de 20€ de l’heure, vous trouverez des personnes qui feront le ménage chez vous, qui entretiendront votre jardin ou qui feront les courses à votre place. C’est plutôt abordable surtout quand vous considérez le temps que cela vous fait gagner et la charge mentale en moins.
Lire aussi : Une approche brillante pour déléguer ses tâches efficacement
Étape 4 : Priorisez vos tâches
Après avoir éliminé et délégué vos tâches, vous aurez déjà bien allégé votre charge mentale. Maintenant, il ne vous reste plus qu’à organiser les tâches restantes.
Mais par où commencer ? Qu’est-ce qui est le plus urgent à traiter ? Qu’est-ce qui peut attendre ?
Difficile de ne pas sombrer dans la paralysie de l’analyse quand vous êtes face à des dizaines de tâches qui ont tout l’air plus importantes les unes que les autres.
Pour prioriser, vous devez faire passer en premier les tâches les plus importantes et urgentes puis continuer ensuite avec les tâches importantes et moins urgentes.
Les tâches importantes sont celles qui vous aident à accomplir vos objectifs. Les tâches urgentes sont celles que vous devez faire le plus rapidement possible.
Une tâche importante n’est pas forcément urgente et inversement.
Méditer, faire du sport ou passer des moments en famille par exemple est important, mais pas urgent. Ce n’est pas comme si ces tâches étaient dues pour demain. Par contre elles contribuent à votre bien être, vous ne devez donc pas les négliger.
Réparer la fuite d’eau, emmener la voiture au garage ou encore faire la déclaration d’impôt sont des tâches urgentes, mais pas importantes. Vous devez les faire rapidement, mais elles ne vous permettent en rien d’accomplir vos objectifs sur le long terme.
Vous devez donc prioriser en fonction du degré d’importance et d’urgence de vos tâches.
Pour en savoir plus, lisez :
- Matrice d’Eisenhower : Comment mieux gérer ses priorités
- Comment prioriser quand tout semble important
Étape 5 : Automatisez vos tâches
Parmi toutes les tâches que vous faites au quotidien, certaines peuvent être automatisées. Au lieu de les faire vous-même, vous pouvez les faire faire par un robot qui s’en chargera à votre place et ainsi alléger votre charge mentale.
De nombreuses tâches administratives peuvent être automatisées par exemple. Ranger ses fichiers dans les bons dossiers, les renommer ou encore envoyer vos factures à votre comptable sont des choses que vous pouvez complètement automatiser avec des logiciels comme Hazel ou File Juggler. Tout ce qu’il vous suffit de faire est de créer des règles d’automatisation pour que le logiciel se charge ensuite de faire le travail pour vous.
Vous pouvez aussi automatiser le traitement de vos emails, en particulier pour les emails redondants.
Si vous êtes comme moi, vous recevez certainement plus ou moins les mêmes emails avec les mêmes requêtes. Un prospect vous demande plus d’informations sur votre entreprise par exemple, un client à un problème technique et a besoin d’aide, un collègue vous sollicite parce qu’il besoin d’un fichier en particulier…
Au lieu de répondre à leur besoin manuellement pourquoi ne pas complètement automatiser leur traitement ?
Je vous montre comment faire dans l’article suivant :
Répondez automatiquement à vos emails avec cette fonctionnalité cachée
En plus d’automatiser vos tâches administratives et le traitement de vos emails, vous pouvez aussi automatiser la gestion de vos mots de passe.
Il n’y a rien de plus pénible que d’oublier ses mots de passe.
On a déjà tous vécu la situation. On veut se connecter quelque part, mais on oublie nos identifiants. Alors on fait « mot de passe oublié », on reçoit un email pour récréer un mot de passe, on recréer un nouveau mot de passe, puis ensuite on se connecte enfin.
Toutes ces étapes contribuent à alourdir votre charge mentale.
Avec un logiciel comme 1Password, vous pouvez sauvegarder tous vos mots de passe à un seul et même endroit de façon complètement sécurisée. Vous n’avez plus qu’à retenir un seul mot de passe pour vous connecter absolument partout en un clic.
Personnellement, j’utilise cette application depuis plus d’un an et je peux vous dire qu’elle facilite énormément la vie. Pour rien au monde je ne reviendrai en arrière.
Pour alléger votre charge mentale, je vous recommande donc d’identifier toutes ces petites choses que vous faites au quotidien de façon répétée et de trouver des moyens de les automatiser.
L’automatisation de vos tâches prendra un peu de temps au début, mais sur le long terme cela vous permettra de vous en décharger et de gagner beaucoup de temps.
Étape 6 : Savoir (se) dire stop
Toutes les choses dont je viens vous parler sont utiles, mais elles ne servent à rien si vous ne savez pas dire stop.
Si vous acceptez toujours plus de tâches et de projets et que vous cherchez tout le temps de satisfaire tout le monde, vous aurez beau appliquer toutes les étapes, vous vous retrouverez toujours avec une surcharge de travail.
Vous devez donc apprendre à dire non plus souvent. Non à cette réunion. Non à cette sollicitation. Non à cet appel. Non à cette présentation.
Il ne s’agit pas d’être égoïste, mais de préserver votre santé mentale et physique. Vous n’êtes pas une machine. Vous avez besoin de temps pour vous reposer et souffler.
Maintenant si dire non vous pose problème, lisez l’article suivant, il vous aidera à dire non productivement sans pour autant blesser les autres : L’art de savoir dire non
Conclusion
La charge mentale est un problème sérieux qui engendre du stress, de l’anxiété et du surmenage. Pour rappel, voici les étapes à appliquer pour la surmonter :
- Déchargez tout sur papier : vider votre esprit de toutes les choses que vous devez/voulez faire
- Déléguez vos tâches : Que ce soit au bureau ou à la maison, apprenez à déléguer et instaurer des règles pour équilibrer le partage des tâches
- Priorisez vos tâches : Priorisez-en fonction de l’importance et urgence de vos tâches et accomplissez-les, les unes après les autres.
- Automatisez vos tâches : Prenez le temps d’identifier les tâches répétitives de votre quotidien et trouver des moyens de les automatiser.
- Apprenez à dire stop : Dites non plus souvent pour limiter votre charge mentale