“La différence entre les personnes qui ont du succès et les personnes qui ont beaucoup de succès c’est que les personnes qui ont beaucoup de succès disent non à presque tout.” – Warren Buffett
Pour être productif il faut savoir dire non souvent.
Savoir dire non nous permet de ne pas nous engager sur des projets accessoires. Cela nous libère des tâches qui vampirisent notre temps et diminue considérablement les probabilités que l’on se disperse.
Savoir dire non c’est faire barrage à toutes ces nuisances inutiles pour créer un espace productif dans lequel on peut se concentrer sur ce qui importe le plus.
On sait tous que l’on devrait dire non plus souvent, alors pourquoi ne le fait-on pas ?
Selon Vanessa Bohns professeure associée au département de comportement organisationnel à l’Université de Cornell, la difficulté à dire non provient avant tout d’un besoin social :
“Tout vient de cette motivation fondamentale que nous avons tous à vouloir rester connecté aux autres […] on ne veut pas rejeter les personnes. On ne veut pas qu’elles pensent du mal de nous … on fait beaucoup d’efforts pour contrôler l’impression que l’on donne. »
Bohns poursuit :
“Les gens pensent savoir dire non, mais quand le moment vient, et qu’ils sont face à face avec quelqu’un, ils se retrouvent dans une situation embarrassante. Ils se sentent rongés par la culpabilité. Ils ne réalisent pas à quel point dire non est difficile. En fait ils sont bien plus enclins qu’ils ne le pensent à céder et à dire oui.” 1
Dire non implique donc une dimension très émotionnelle. C’est la raison pour laquelle parfois on ressent cette pression de dire oui à quelqu’un alors qu’on s’était promis de lui dire non.
Le problème c’est que cette perte de contrôle nuit fortement à notre productivité.
Alors comment regagner le contrôle ? Comment réussir à dire non lorsque l’on ressent cette pression de dire oui ?
Prendre conscience du peu de temps que l’on a
Apprendre à dire non passe tout d’abord par la prise de conscience que notre temps est limité.
En partant du principe que l’on dort 7h à 8h par nuit, on dispose d’à peu près 1000 minutes dans la journée. Soit 100 blocs de 10 minutes, ce qui ressemble à ça :
Source : Wait But Why
Nous sommes donc tous crédités de 100 blocs au début de chaque journée.
Il nous revient alors de dépenser ces blocs de la meilleure manière possible. Le mieux étant de les utiliser pour des projets et tâches importantes. Et le seul moyen d’y parvenir est de savoir dire non.
Non à ce rapport qui nous prend 3 blocs, non à cet appel inutile qui nous prend 6 blocs, non à cette réunion qui nous prend 12 blocs…
Si on prend conscience que dire oui signifie allouer le peu de temps dont on dispose à quelque chose ou à quelqu’un, alors on réfléchira à 2 fois avant d’accepter un projet ou une tâche.
Connaître ses priorités pour savoir dire non
La meilleure stratégie pour être prêt à tout moment à dire oui ou non et d’avoir une méthodologie pré-établie pour nos prises de décisions.
Connaître nos priorités par exemple permet de filtrer plus efficacement et simplement toutes les demandes entrantes, c’est à dire toutes les sollicitations que l’on reçoit par email, téléphone, notifications ou en personne.
En gardant en tête nos projets et tâches prioritaires, il est beaucoup plus facile de savoir quand dire oui et quand dire non :
- La demande entrante est alignée avec mes priorités => oui, j’accepte la demande.
- La demande entrante n’est alignée pas avec mes priorités => non, je refuse la demande.
Indexer nos décisions sur nos priorités rend le processus de décision plus simple et efficace.
Stratégie de pre-empting
Selon Leo Babauta, il est beaucoup plus facile de devancer une personne qui est sur le point de nous solliciter que de lui dire non une fois que sa demande a été faite 2.
Il s’agit alors d’anticiper les demandes avant qu’elles ne nous soient adressées. Typiquement lorsque l’on participe à une réunion durant laquelle on sait que l’on va être sollicité on peut dire :
“Avant de commencer, je veux juste vous faire savoir que cette semaine je n’ai aucune disponibilité. Je travaille sur plusieurs projets prioritaires et il m’est impossible de travailler sur autre chose maintenant.”
Poser ce cadre permettra aux personnes qui étaient sur le point de vous solliciter de ré-évaluer la priorité de leur demande.
Communiquez les raisons pour lesquelles vous dites non
On redoute souvent de dire non par peur de blesser ou vexer.
Une façon de réduire considérablement son malaise est de donner les raisons pour lesquelles on dit non. Un non justifié sera toujours mieux accepté.
Ex : “Non je ne peux pas travailler sur ce dossier. Je suis déjà pleinement investi sur X et Y projets. Ces projets sont prioritaires pour l’entreprise car…”
Il faut donner nos raisons mais ne pas trop s’étaler non plus au risque de donner l’impression que l’on manque de confiance ou que l’on cherche des excuses.
Offrez une alternative
Même si on refuse une demande, cela ne nous empêche pas d’offrir une alternative.
On peut donc recommander une autre personne susceptible de pouvoir faire la tâche demandée à notre place. On peut également rediriger la personne qui nous sollicite vers une ressource qui pourrait l’aider à accomplir la tâche d’elle même.
Proposer une alternative est un excellent moyen de faire avancer un projet et de rendre nos non beaucoup plus empathiques.
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Pour conclure, dire souvent oui nous fait du tort. Cela nous empêche d’être productif sans pour autant nous rendre plus appréciable.
Prendre l’habitude d’accepter les diverses demandes qui nous sont faites a également un effet négatif sur le long terme. On devient alors la personne à qui on peut demander systématiquement de l’aide (souvent avant même qu’on ait besoin de nous).
En appliquant les divers conseils donnés dans cet article, votre productivité devrait augmenter significativement et les sollicitations diminuer mécaniquement.
Reste maintenant à savoir comment travailler sur vos projets les plus importants une fois ces distractions éliminées. Ce sera le sujet d’un autre article…
“Les gens pensent que se concentrer signifie dire oui aux choses sur lesquelles vous vous concentrez. Mais ce n’est pas du tout ça. Cela signifie que vous devez dire non aux centaines de bonnes idées qui viennent à vous. Vous devez les sélectionner très rigoureusement. Je suis aussi fier des choses que nous n’avons pas faites que de celles que nous avons faites. L’innovation c’est dire non à 1000 choses” – Steve Jobs
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Notes :