Résumé :
Un plan d’action est une séquence d’étapes qui permet d’atteindre un objectif donné.
Pour faire un plan d’action, il suffit de suivre 4 étapes :
- Étape 1 : Sortez toutes les idées de votre tête
- Étape 2 : Ne gardez que les idées pertinentes
- Étape 3 : Rendez vos idées pratiques
- Étape 4 : Créez le tableau de votre plan d’action
Pour tenir votre plan d’action :
- créez un plan d’action clair et réaliste
- faites un point quotidien
- récompensez-vous
- faites-vous accompagner par un partenaire
- musclez votre autodiscipline
Le meilleur moyen d’atteindre un objectif est d’avoir un plan d’action solide.
Quand vous avez un plan d’action :
- vous oubliez moins de choses
- vous optimisez vos ressources
- vous anticipez les problèmes
- vous avez plus de visibilité
- vous gagnez en clarté
- vous êtes plus focus
Les bénéfices sont donc nombreux. C’est pour cette raison qu’on utilise ces plans dans beaucoup de domaines : en marketing, en vente, en management, en développement web ou pour la réalisation d’objectifs personnels.
Dans ce guide vous allez découvrir ce qu’est un plan d’action et comment en réaliser un simplement en 4 étapes. Je vous donnerai aussi des modèles de plan d’action que vous n’aurez qu’à copier-coller. À la fin de cet article, vous aurez tous les éléments dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs.
Téléchargez gratuitement votre modèle de plan d’action
Pour gagner du temps, téléchargez gratuitement le Kit de plan d’action. Ce Kit inclut un modèle de plan d’action prêt à l’emploi et la version PDF de ce guide.
Qu’est-ce qu’un plan d’action ?
Un plan d’action est une séquence d’étapes ou d’activités qui permet d’atteindre un objectif donné. Pour chaque étape ou activité, le plan fournit les informations suivantes :
- les actions à entreprendre
- la ou les personnes en charge
- la date butoir
- le temps estimé
- les ressources à disposition
Ces informations sont souvent représentées sous forme de tableau Excel ou sont intégrées dans des gestionnaires de tâches tels que Notion, Trello, Asana ou Monday.
On obtient ainsi une vue d’ensemble du projet. On sait quelles actions entreprendre à chaque instant et quelle est notre progression vis-à-vis des objectifs que l’on s’est fixés.
Comment élaborer un plan d’action ?
Avant même de faire votre plan d’action, assurez-vous d’avoir un objectif spécifique, car tout votre plan découle de celui-ci. Pour cela définissez un objectif SMART autrement dit un objectif Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste et Temporel.
Une fois défini, créez votre plan d’action en suivant les 4 étapes suivantes.
Étape 1 : Sortez les idées de votre tête
Quand on a vise un objectif, on ne part jamais vraiment d’une feuille blanche. On a souvent une idée plus ou moins vague de la façon dont on peut l’atteindre.
Si on veut faire plus de ventes, on se doute que l’on doit prospecter, faire de la publicité, envoyer des emails. Et si on veut perdre du poids, on sait que l’on doit faire du sport et mieux manger.
On a donc déjà quelques idées enfouies dans notre tête qui n’attendent qu’à être déterrées. C’est justement l’objectif de l’étape 1.
Dans l’étape 1, on sort toutes ces idées de notre tête pour les structurer. Pour cela on utilise le diagramme du “Comment”. Avec ce diagramme, on part de notre objectif ou de notre problématique et on se pose plusieurs fois la question Comment pour en extraire des idées concrètes.
Pour que ce diagramme soit le plus clair possible, on le représente sous forme d’arbre où chaque idée forme une branche.
Prenons un exemple pour mieux comprendre.
Admettons que notre objectif soit le suivant :
Augmenter les ventes de 20% d’ici à la fin de l’année
Voici à quoi pourrait ressembler notre diagramme :
Pour former cet arbre, on part de notre objectif et on se pose une première fois la question Comment ?
Comment augmenter les ventes de 20% d’ici à la fin de l’année ?
On obtient alors plusieurs idées :
Seulement ces premières idées manquent de spécificité. On ne sait pas vraiment quelles actions entreprendre pour réaliser notre objectif.
On se pose donc une 2ème fois la question Comment pour préciser chaque idée :
- Comment redoubler d’efforts sur la prospection commerciale ?
- Comment vendre d’autres produits aux clients existants ?
- Comment lancer une campagne marketing ?
On obtient cette fois de nouvelles réponses un peu plus précises :
Avec ces nouvelles réponses, on se pose à nouveau la question Comment
- Comment embaucher un commercial ?
- Comment appeler les clients existants ?
- Comment envoyer une campagne email qui offre -10% sur nos produits ?
- Comment créer des campagnes de publicité Facebook ?
On continue d’affiner nos idées.
Notez que plus on se pose de fois la question Comment, plus nos idées se concrétisent.
Au départ on est parti d’un objectif global : “Augmenter les ventes de 20% d’ici à la fin de l’année” et à force de creuser, on a pu les transformer en des tâches que l’on pourra utiliser dans notre plan d’action.
Le diagramme du Comment nous permet donc de sortir toutes les idées de notre tête mais aussi de les explorer tout en les structurant.
Pro tip :
Pour réaliser ce diagramme, vous pouvez utilisez une application de mind mapping, tel que Mindmeister ou une simple feuille et un stylo.
Étape 2 : Ne gardez que les idées pertinentes
Toutes les idées que l’on sort de notre tête ne sont pas forcément pertinentes. Certaines sont même probablement mauvaises voire irréalisables. La 2ème étape consiste donc à les trier pour ne garder que les meilleures.
Pour faire ce tri, on doit intégrer certaines contraintes dans notre réflexion. Des contraintes de temps, de lieux, de ressources, de moyens…
Pour reprendre notre exemple, on pourrait se dire qu’Embaucher un nouveau commercial n’est pas forcément une bonne idée parce qu’on manque de ressources financières et de temps. On peut donc éliminer cette idée de notre diagramme.
Il est important de bien prendre le temps d’éliminer certaines idées. On ne veut pas investir nos efforts et nos ressources sur des choses qui n’en valent pas la peine ou qui ne sont pas faisables.
Après avoir passé en revue toutes nos idées, on se retrouve avec une liste d’actions concrètes à entreprendre. Maintenant il s’agit de les rendre pratiques pour mettre en oeuvre notre plan d’action.
Étape 3 : Rendez vos idées pratiques
L’étape 3 consiste à rendre les idées de notre diagramme pratiques. On veut savoir précisément ce qui doit être fait, par qui et quand. Pour cela on peut utiliser la méthode QQOQCCP (Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?)
Voici à quoi correspond chaque lettre :
- Quoi = le nom et le contenu de la tâche à réaliser
- Qui = le responsable de la tâche et les intervenants
- Où = la localisation géographique où elle sera réalisée
- Quand = la date de début et de fin de la tâche
- Comment = le budget et autres moyens pour réaliser cette tâche
- Combien = la quantité, le volume, la valeur
- Pourquoi = pourquoi on la réalise.
À noter que le Où et Comment ne sont pas toujours nécessaires. Si on effectue nos tâches au bureau comme tous les jours ou qu’aucun moyen en particulier n’est utilisé, on peut s’abstenir de les indiquer.
Donc pour chaque idée, on va se poser les questions Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?
Par exemple pour la première idée :
Chercher dans notre base de données les clients les plus satisfaits par nos produits
On va ajouter les détails suivant :
- Quoi = Chercher dans notre base de données les clients les plus satisfaits par nos produits
- Qui = Marie
- Où = X
- Quand = 3 octobre
- Comment = En utilisant notre base de données
- Combien = Choisir au moins 50 clients
- Pourquoi = On réalise cette tâche pour appeler les clients existants dans le but de vendre plus de produits
On détaille toutes nos idées de cette façon et on les ajoute ensuite dans un tableau comme on va le voir dans la 4ème et dernière étape.
Étape 4 : Créez le tableau de votre plan d’action
Pour synthétiser toutes ces informations, il nous suffit maintenant de créer notre plan d’action sur Excel comme ceci :
Grâce à ce tableau, on sait exactement ce qui doit être fait par qui et pour quand. Il ne nous reste ensuite plus qu’à partager le document avec les personnes concernées par notre plan d’action et à cocher la case appropriée à chaque fois qu’une tâche est réalisée.
Si vous souhaitez copiez, le tableau ci-dessus, vous trouverez dans la partie suivante plusieurs modèles de plan d’action.
Les différents modèles de plan d’action
Voici quelques modèles de plan d’action que vous pouvez copier/coller :
- Modèle de plan d’action sur Excel
- Modèle de plan d’action sur Trello
- Modèle de plan d’action sur Notion
Téléchargez gratuitement votre kit pour accéder à votre modèle de plan d’action :
Exemples de plan d’action
Exemple de plan d’action marketing
Situation : On lance un nouveau produit et on souhaite en faire la promotion. Voici à quoi pourrait ressembler notre plan d’action marketing.
Exemple de plan d’action commercial
Situation : Il ne reste que quelques mois avant la fin d’année et notre équipe commerciale a pris du retard sur ses objectifs de vente. Voici à quoi pourrait ressembler notre plan d’action.
Exemple de plan d’action pour projet personnel
Les plans d’action ne s’adressent pas qu’aux entreprises. Ils peuvent aussi être pertinent pour des projets personnels. Par exemple pourquoi ne pas en créer un pour un projet de rénovation ?
Si on veut réaliser une rénovation et ne rien oublier, on peut tout à fait créer un plan d’action de ce type :
Bien sûr ce tableau n’est qu’un exemple. Certains ne verront pas l’utilité de créer un tel plan d’action pour une rénovation si simple. Mais si vous aimez planifier et structurer vos projets, ce type de tableau peut vous aider.
À partir du moment où un objectif est complexe à réaliser, créer un plan d’action peut être utile pour s’y retrouver. Il faut juste faire attention à ne pas tomber dans certains pièges au moment de le créer.
Les pièges à éviter du plan d’action
On a vu un peu plus haut les 4 étapes pour réaliser un plan d’action mais on n’a pas encore abordé les pièges à éviter.
Quand on réalise un plan d’action, on doit bien s’assurer d’éviter les pièges suivants.
Trop entrer dans les détails
On dit souvent que le diable est dans les détails, c’est vrai. Mais ça ne veut pas non plus dire que l’on doit encombrer notre plan de détails. Il faut être spécifiques, certes, mais on ne doit pas non plus être trop spécifique au point d’ajouter des informations inutiles.
Par exemple si on crée une présentation commerciale, inutile d’indiquer que l’on va devoir chercher des photos pour illustrer notre présentation et qu’on devra ensuite exporter la présentation en PDF. Ajouter ce genre d’étape dans notre plan d’action ne nous est d’aucune utilité. Écrire Préparer la présentation sur X, Y est largement suffisant et nous évite de surcharger notre plan d’action de détails.
Élaborer un plan d’action avant d’avoir défini un objectif précis
Trop souvent on se jette à corps perdu dans un plan d’action avant même d’avoir défini un objectif précis. On est tellement pressé de se mettre en route qu’on en oublie notre destination. Seulement on a beau avoir la plus belle feuille de route, si on ne sait pas où on va, elle ne nous sera d’aucune utilité.
Il est donc important de définir notre objectif en amont avant de travailler sur quoi que ce soit car, je le rappelle, c’est de notre objectif que découle tout notre plan d’action.
Ne pas de mesurer vos résultats parce que c’est difficile
Certains résultats tel que la satisfaction client ou l’impact d’une campagne RP par exemple peuvent être difficiles à mesurer. Cependant on doit faire de notre mieux pour évaluer le succès de nos projets. C’est en faisant ces mesures que l’on est capable de savoir si nos actions ont été efficaces ou non. C’est grâce à cela que l’on apprend et que l’on peut progresser efficacement vers nos futurs objectifs.
Ne pas briefer les personnes à qui vous déléguez certaines tâches de votre plan d’action
Rien de pire que de donner une tâche à quelqu’un sans lui donner un minimum d’informations au préalable. C’est la recette assurée pour que la tâche ne soit pas accomplie comme on le souhaite.
Lorsque l’on délègue une tâche à quelqu’un, on doit donc bien s’assurer de lui apporter tous les éléments dont il a besoin pour qu’il la réalise dans les meilleures conditions possibles.
Lire aussi : Comment déléguer vos tâches et libérer du temps ?
Comment tenir un plan d’action ?
Faire un plan d’action c’est une chose, le suivre dans le temps, s’en est une autre. Combien de fois définissons-nous un plan d’action seulement pour l’oublier quelque temps plus tard ?
On l’exécute pendant quelques jours puis les distractions prennent petit à petit le dessus. On a de nouvelles idées, on répond à des sollicitations, on commence à travailler sur de nouveaux projets que l’on n’avait pas prévus… Et au bout de plusieurs semaines, on réalise que l’on a complètement laissé tomber notre plan d’action.
Alors comment tenir un plan d’action dans le temps ?
Créez un plan d’action clair
Quand on crée un plan d’action il faut prémacher le travail au maximum de tel façon à ce que quand on le consulte, on sache exactement ce qui doit être fait sans avoir besoin de réfléchir. On doit avoir envie de le consulter.
Notre plan doit être un support fiable sur lequel on peut avoir une confiance aveugle. S’il est mal structuré, ambigüe et qu’il nous met dans le doute, on ne l’utilisera pas.
C’est pourquoi il est important d’utiliser la méthode QQOQCCP que l’on a vu un peu plus tôt. Cette méthode simple nous permet de rendre notre plan d’action clair et pratique.
Définissez un plan d’action réaliste
Mes premiers plans d’action étaient irréalistes. Je me vois encore regarder mon calendrier et planifier un nombre ridicule de tâches à accomplir chaque jour. Je ne tenais absolument pas compte des imprévus, de mon niveau d’énergie et de motivation. J’ajoutais mes tâches dans mon calendrier comme on fait descendre des blocs dans un Tetris.
En faisant le bilan à la fin de chaque semaine j’étais souvent déprimé parce que la moitié des tâches que j’avais prévues n’étaient pas accomplies. Je m’en voulais parce que je me disais que je n’étais pas productif. Résultat, je finissais par me décourager et abandonnais mes plans.
Ce que j’ignorais c’est que je n’avais pas un problème de productivité mais un problème de planification.
Planifier ses journées comme si on était productif et motivé à chaque seconde est irréaliste. On fait forcément face à des interruptions et des imprévus. Et qu’on le veuille ou non notre niveau d’énergie fluctue en permanence tout au long de la journée tout comme notre motivation. 1
Quand on réalise un plan d’action, on doit prendre en compte ces facteurs. C’est-à-dire que l’on doit éviter de surcharger nos journées pour mieux anticiper les imprévus et les variations d’énergie et de motivation. De cette façon on peut mieux tenir notre plan d’action sur le long terme.
Lire aussi : Comment gérer son énergie et pas seulement son temps
Faites le point quotidiennement
Pour tenir un plan sur le long terme, on doit prendre l’habitude de le consulter quotidiennement pour s’assurer qu’il soit bien suivi. Notre plan d’action doit être le premier document que l’on ouvre le matin et le dernier que l’on referme en fin de journée.
Pour prendre l’habitude de faire ces points quotidiens, on peut se créer un rappel dans notre calendrier/to-do list ou faire en sorte que notre plan s’ouvre automatiquement à chaque fois que l’on allume notre ordinateur. L’idée est de rendre sa consultation inévitable.
Récompensez-vous
Les jeux sont addictifs pour une raison. A chaque niveau que l’on passe, on débloque généralement quelque chose, on obtient des points, on développe de nouvelles compétences. C’est ce sentiment de progression qui nous donne envie de continuer et d’attaquer de nouveaux challenges,
Un bon moyen de tenir nos plans dans la durée et de les rendre tout aussi addictifs que des jeux en se récompensant à chaque fois que l’on en complète une partie.
On peut par exemple s’offrir un bon restaurant après avoir terminé un projet. S’organiser un week-end après avoir réalisé un gros objectif. Ou encore s’autoriser à faire un marathon Netflix le week-end après une semaine productive.
Il ne faut pas hésiter à se faire plaisir quand de grandes étapes de notre plan sont réalisées. C’est ce qui nous motive à continuer de travailler sur les prochaines étapes.
Faites-vous accompagner d’un partenaire
Avoir un partenaire auprès de qui on doit rendre régulièrement des comptes peut nous aider à tenir sur le long terme. Souvent quand on est seul responsable de notre plan d’action, on procrastine ou on se laisse distraire. Un partenaire peut alors nous aider à tenir le cap.
Pour se faire accompagner c’est simple, on choisit quelqu’un de confiance, on lui partage notre plan d’action et on s’engage à le respecter sans quoi on doit en subir les conséquences.
Si on ne respecte pas notre engagement, on peut par exemple s’engager à lui payer un restaurant ou l’autoriser à encaisser un chèque qu’on lui a donné.
Le fait de ne pas suivre notre plan d’action doit avoir des conséquences. C’est ce qui nous permettra de tenir notre plan d’action semaine après semaine.
Musclez votre autodiscipline
Toutes les techniques que l’on vient de voir sont une excellente aide pour tenir un plan dans le temps. Mais la façon la plus sûre de respecter notre plan reste tout de même l’autodiscipline.
C’est grâce à l’autodiscipline que l’on persévère, que l’on finit ce que l’on a commencé, que l’on reste focus sur nos tâches et qu’on ne se laisse pas distraire.
Quand on est discipliné, on va jusqu’au bout des choses. Tant que notre plan d’action n’est pas terminé, on continue d’avancer. C’est une qualité très importante à développer pour opérer n’importe quel changement dans notre vie.
Pour muscler votre autodiscipline lisez : 9 conseils pour améliorer votre autodiscipline
Conclusion
Pour conclure, voici les points les plus importants à retenir de ce guide.
Pour élaborer un plan d’action, il suffit de suivre 4 étapes :
- Etape 1 : Sortir toutes les idées de sa tête. Pour cela on utilise la méthode “Comment”
- Etape 2 : Ne garder que les idées pertinentes. On prend en compte les contraintes et la faisabilité de nos idées pour ne garder que les meilleures
- Etape 3 : Rendre les idées pratiques. Pour cette étape on utilise la méthode QQOQCCP (Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ? )
- Etape 4 : Créer un tableau du plan d’action. On prend toutes nos idées et on les intègre dans un tableau.
Au moment d’élaborer un plan d’action, il faut éviter les pièges suivants :
- Trop entrer dans les détails.
- Elaborer un plan d’action avant d’avoir défini un objectif précis.
- Ne pas mesurer nos résultats parce que c’est difficile.
- Ne pas briefer les personnes à qui on délègue certaines tâches de notre plan d’action.
Et pour tenir un plan d’action, on doit :
- Créer un plan d’action clair
- Définir un plan d’action réaliste
- Faire un point quotidien
- Se récompenser
- Se faire accompagner d’un partenaire
- Muscler son autodiscipline
Vous avez aimé ce guide ? Téléchargez sa version PDF en indiquant votre email ci-dessous :
Notes :