40 techniques pour être plus productif (le guide ultime pour les ambitieux, hackeurs et maniaques)

Comment être plus productif ?

C’est la question que l’on s’est tous déjà posée au moins une fois. Et pour de bonnes raisons…

Quand vous optimisez votre productivité, vous êtes capable de travailler plus vite, d’atteindre vos objectifs plus rapidement, de mieux investir votre temps et d’être plus organisé et en contrôle.

Dans cet article vous allez découvrir 40 techniques pour gagner en productivité. Ces astuces vous permettront d’identifier vos tâches importantes, de prioriser et d’accomplir plus en moins de temps.

Planifiez vos journées

Planifier ses journées est de loin le meilleur moyen d’être productif. En définissant un planning, vous investissez votre temps stratégiquement, vous restez focus sur vos objectifs, vous priorisez mieux vos tâches, et vous limitez la procrastination. Vous êtes alors capable d’accomplir un grand volume de travail en peu de temps. Comme le dit Cal Newport, l’auteur de Deep Work : 

Une semaine de 40h organisée en blocs de temps, permet de produire la même quantité de travail qu’une semaine de 60h sans structure. 

Seulement planifier est souvent frustrant : 

• vous ne savez pas toujours combien de temps prévoir pour faire vos tâches et vous finissez souvent par déborder ce qui perturbe vos plans

• vous n’arrivez pas à faire ce que vous aviez prévu à cause d’urgences et d’imprévus qui prennent le dessus sur votre planning

• vous vous sentez parfois prisonnier d’un rythme rigide et imposé.

Si ces problèmes vous sont familiers, j’ai quelque chose qui devrait vous intéresser. J’ai préparé une présentation gratuite d’une heure dans laquelle je vous explique comment définir des plannings flexibles et faciles à suivre.

Dans cette présentation, vous découvrirez : 

• 5 erreurs et fausses croyances qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui

• Qu’est-ce que la méthode du Planning Infaillible (et en quoi elle est différente des autres méthodes de gestion du temps)

• 7 étapes simples pour définir un planning que vous serez sûr de suivre

Pour y accéder, il vous suffit de renseigner votre email ci-dessous.

Appliquez la méthode GTD

Chaque jour, vous devez penser à une multitude de choses comme traiter vos emails, écrire un rapport, corriger le bug sur le site, appeler la banque, faire les courses… tout cela crée une charge mentale.

Alors comment mieux vous organiser et vous libérer de ce stress ?

Grâce à la méthode GTD. Cette technique de productivité permet de stocker, organiser et traiter efficacement toutes les choses que vous devez faire ou les choses dont vous voulez vous rappeler qu’il s’agisse de vos tâches, projets, idées ou encore sollicitations.

La méthode GTD repose sur le circuit suivant:

En suivant ce circuit vous êtes capable de savoir exactement quelles actions entreprendre pour traiter les choses à faire. Vous savez si vous devez:

• les planifier
• les éliminer
• les incuber
• les transférer dans un dossier de référence
• les faire immédiatement
• les déléguer
• les ajouter à vos actions à venir
• les transférer dans votre calendrier

Si vous souhaitez en savoir plus sur cette méthode et son fonctionnement, je l’explique en détails dans mon article intitulé Comment augmenter sa productivité avec la méthode GTD

Organisez-vous sur papier ou avec des applications

Notre cerveau n’est pas conçu pour stocker toutes nos tâches, projets et idées. C’est notamment dû à ce que l’on appelle l’effet Zeigarnik. Mieux vaut donc utiliser un carnet de notes ou une application pour vous en décharger. 

Parmi les meilleures applications de gestion de tâches on retrouve:

Notion : Pour tous ceux et celles qui souhaitent personnaliser leur gestionnaire de tâches dans les moindres détails. C’est une des applications les plus adaptables que vous trouverez sur le marché. 

Todoist : Todoist satisfera les minimalistes qui aiment aussi mesurer leurs performances. C’est une des meilleures applications pour créer des tâches rapidement.

Trello : L’application vous plaira si vous êtes plutôt de nature visuelle et que vous désirez avoir une vue d’ensemble de vos tâches.

Evernote : Vous aimerez Evernote si vous voulez une application solide pour organiser vos tâches et projets au sein de dossiers. L’application est idéale pour sauvegarder des documents et mettre rapidement des contenus web en favoris.  

Habitica : L’application est pour les gamers. Elle permet de développer de nouvelles habitudes et de se motiver à accomplir nos tâches et projets grâce à un système de points et de récompenses.

Asana : Asana est plutôt adaptée pour les projets collaboratifs.

Et si les applications de productivité ne vous conviennent pas, vous pouvez toujours vous organiser avec le traditionnel Moleskine (aff) ou Agenda (aff).

Une fois votre support choisi, vous pourrez mettre les choses à plat et commencerez à vous organiser efficacement.

Alignez vos tâches

Lorsque vous alignez vos tâches stratégiquement comme des dominos, vous êtes capable d’utiliser l’effet cumulé à votre avantage pour accomplir vos projets les plus ambitieux.

Cette idée d’alignement provient du livre The One Thing de Gary Keller. Il explique que les dominos ont un pouvoir : celui de renverser des dominos qui font x 1,5 leur taille. Il ajoute que cette force peut produire des résultats extraordinaires :

Imaginez une longue ligne de dominos les uns alignés derrière les autres, et que chacun d’entre eux est x 1,5 fois plus grand que celui qui le précède. Si vous renversiez le premier domino de 5 centimètres, vous déclencheriez une réaction en chaîne où le 57 ème domino aurait suffisamment de force pour renverser un domino ayant une taille équivalente à la distance entre la Terre et la Lune.

Pour Gary Keller, le chemin de l’accomplissement et de la réussite consiste à aligner les étapes les unes après les autres comme des dominos, puis avancer pas à pas en vous assurant à chaque fois que les tâches que vous accomplissez sont alignées avec vos objectifs. Et avec le temps, cette habitude démultiplie notre productivité. 

Au début du processus vous pouvez avoir l’impression d’avancer lentement voir de faire des choses qui ne servent à rien. C’est vrai après tout, pourquoi prendre la peine de publier cet article sur votre nouveau blog ? Personne ne le lira de toute façon. Et puis pourquoi aller à cet événement de networking ? Votre nouveau projet n’est pas assez crédible, personne ne voudra en entendre parler.

Mais tout comme un domino de 5 cm peut sembler insignifiant au début, ce sont ces premières actions, aussi petites soient-elles, qui amorcent un processus qui nous permet de réaliser des choses bien plus grandes.

Tous les grands succès que nous connaissons aujourd’hui ont tous commencé par quelque chose d’insignifiant:

• Mark Zuckerberg a créé Facebook en écrivant une première ligne de code sur son ordinateur.

• Barbara Corcoran a commencé par s’acheter le plus beau tailleur qu’elle pouvait s’offrir avant de démarrer sa carrière dans l’immobilier. Elle est devenue ensuite multimillionnaire quelques années plus tard.

• Oprah Winfrey s’est présentée au concours Miss Black Tennessee où elle s’est fait repérer par une radio locale et c’est ce qui a propulsé sa carrière dans les médias. 

Toutes ces personnes ont commencé par la plus petite des actions. Puis elles ont continué d’avancer étape par étape en s’assurant d’être alignées avec leur objectif à chaque fois. C’est ce qui leur a permis de devenir ce qu’elles sont aujourd’hui. 

Pour réussir vous devez donc commencer petit puis continuellement aligner nos tâches, priorités et actions jusqu’à ce qu’on réalise vos objectifs.

Préparez-vous la veille pour le lendemain

Une journée productive se prépare la veille. Pour cela, passez 5 à 10 minutes en fin de journée pour lister les tâches importantes que vous ferez le lendemain et visualiser leur enchaînement. De cette façon, quand vous vous levez le matin, vous savez exactement sur quoi vous devez travailler et dans quel ordre. Vous ne perdez pas de temps à réfléchir aux tâches que vous devez accomplir, vous les exécutez directement.

Cette approche est complémentaire au Planning Infaillible. Avec cette méthode de productivité, vous planifiez vos semaines tous les vendredis et dimanches et ensuite vous faites un point quotidien pour ajuster votre planning en fonction des urgences et imprévus.

Si vous voulez en savoir plus sur cette méthode, j’ai préparé une présentation gratuite d’une heure dans laquelle je vous explique en détail comment la mettre en place. Pour y accéder, il vous suffit de renseigner votre email ci-dessous. 

Découpez vos gros projets en petites tâches

On procrastine souvent lorsque le travail à réaliser et les efforts à fournir sont conséquents. De gros projets comme “écrire un livre” ou “développer une application” par exemple sont intimidants quand vous les considérez dans leur ensemble. Et comme vous estimez qu’ils sont difficilement atteignables, vous avez tendance à les remettre au lendemain.

Pour éviter de procrastiner, découpez vos projets en plus petites tâches digestes. Pour écrire un livre par exemple, vous pourriez commencer par une étape très simple :

Prendre une feuille, écrire le sujet du livre et résumer de quoi il s’agit en un paragraphe.

C’est simple. Tout le monde peut le faire. Et c’est là toute la puissance de cette technique. Vous êtes plus susceptible de vous mettre à travailler lorsqu’il est écrit sur votre todo list: “Écrire un paragraphe qui résume mon livre” plutôt que “Écrire un livre”.

L’idée ici est de prémâcher votre travail en définissant les étapes et sous-tâches de vos projets pour les rendre plus accessibles. 

Mangez un crapaud tous les matins

Mark Twain a dit un jour que si vous mangez une grenouille vivante de bon matin, vous passerez ensuite le reste de la journée en ayant l’assurance que rien de pire n’arrivera.

Pour Brian Tracy, la grenouille fait référence à votre tâche la plus importante ou la plus difficile. Selon lui, vous devez commencer vos journées en attaquant le travail le plus challengeant et ce pour deux raisons : 

• Premièrement, vous avez plus d’énergie et de volonté  le matin, ce qui rend la réalisation d’un travail challengeant relativement plus facile.

• Et deuxièmement, une fois le travail réalisé, vous bénéficiez d’une sensation d’accomplissement tout au long de la journée qui impacte positivement toutes les autres tâches qui suivent. C’est pourquoi « manger une grenouille » est la meilleure façon de commencer vos journées.

Lire aussi : Avalez le crapaud : Comment (enfin) en finir avec la procrastination ?

Évitez le multitâches

Le multitâche nous fait perdre plus de temps qu’il nous en fait gagner. 

Une étude de l’Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale a découvert que les personnes pratiquant le multitâche commettent trois fois plus d’erreurs que celles se concentrant sur une seule chose à la fois. Une autre étude du Journal of Experimental Psychology confirme ces recherches en indiquant que le multitâches nous fait perdre 40% de temps productif.

Lorsque vous passez constamment d’une tâche à une autre, vous perdez beaucoup de temps à vous reconcentrer. Vous avez donc tout intérêt à vous concentrer sur une seule chose à la fois pour éviter les erreurs et gagner du temps.

Adoptez le Deepwork

Selon la loi de Carlson:

Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.

Pour gagner du temps, il est donc préférable de travailler par blocs de temps de travail ininterrompu. L’idéal est d’adopter le Deep Work (Travail Profond). Cette technique consiste à faire vos tâches sans interruption ou distraction pendant un temps donné pour favoriser l’état de flow. 

Cela permet non seulement d’être plus rapide au travail mais aussi de pousser vos capacités cognitives jusqu’à leur limite. Vous pouvez ainsi produire de meilleur résultat et réduire le risque d’erreurs tout en améliorant vos compétences.

Autorisez le chaos

Tout ce que vous produisez à grande échelle ou avec une passion intense, invite le chaos

Francis Ford Coppola

Quand vous vous concentrez exclusivement sur une tâche donnée et sur rien d’autre, d’autres choses sont automatiquement laissées de côté et prennent du retard, ce qui peut provoquer une forme de chaos. 

Si vous travaillez intensément sur un projet, par exemple, il se peut que vous preniez plus de temps à répondre à vos emails, que la vaisselle s’entasse dans l’évier, que la poignée de porte que vous devez réparer ne soit pas réparée tout de suite, que la liste de tâches s’allonge dans votre todo liste… 

Et c’est naturel. Vous devez accepter le chaos pour avancer sur vos objectifs. Si vous cherchez constamment à réaliser toutes vos tâches en même temps, vous finissez par ne rien accomplir efficacement. Mieux vaut se concentrer sur une chose importante et oublier provisoirement le reste, même si cela engendre du chaos, plutôt que de travailler sur plusieurs choses en même temps et d’avancer lentement.

Lire aussi : Danser avec le chaos

Éliminez les distractions

En se battant contre tous les obstacles et distractions, on peut arriver infailliblement à atteindre notre objectif ou notre destination

Christophe Colomb

Les bruits ambiants, les notifications, les réseaux sociaux, les emails, le téléphone, les dernières tendances… sont autant de distractions qui vous font perdre en productivité. Pour réduire ou éliminer ces distractions, voici quelques outils, habitudes et applications qui peuvent aider :

• La méditation : En méditant quotidiennement, vous êtes capable d’éliminer les distractions plus facilement et rapidement. 

• Les applications : Des applications telles que SelfControl et Freedom permettent de restreindre l’accès à certains sites et applications qui sont susceptibles de vous distraire.

• Les accessoires : Les casques à réduction de bruit tels que les BoseQuietComfort (aff) sont un excellent moyen de réduire significativement les distractions sonores.

• Muse (aff) est une façon innovante de vous entraîner à éliminer les distractions. Ce bandeau connecté à des écouteurs vous guide dans vos méditations grâce à des sons de nature. Quand votre cerveau est distrait, agité et stressé, vous entendez le son de puissantes vagues en pleine tempête et à mesure que vous vous calmez, la tempête se calme aussi et laisse place à une mer moins agitée.

Enfin, des accessoires plus extrêmes tels que Pavlok vous entraînent à moins vous laisser distraire en vous envoyant des décharges électriques.

Le plus important lorsque vous cherchez à éliminer les distractions est d’en faire une habitude. Si chaque jour vous apprenez à canaliser votre attention sur une chose à la fois et à oublier le reste, éliminer les distractions devient de plus en plus facile.

Rédigez une charte d’attention

Une charte d’attention est un document qui liste toutes les règles que vous vous fixez pour ne pas perdre de temps. Cal Newport décrit ce document de la façon suivante:

Une charte d’attention est un document qui liste les raisons générales selon lesquelles vous autorisez quelqu’un ou quelque chose à réclamer votre attention. Pour chaque raison, vous décrivez sous quelles conditions et pour quelles quantités vous permettez cet engagement.

Par exemple:

• “Je ne participerai qu’aux réunions qui durent 1h maximum”.
• “Je ne consulterai mes emails que 2 fois par jour pour une durée maximum de 2h”.
• “Je ne passerai que 5h au téléphone par mois maximum”.

En vous fixant ce type de règles, vous dégagez automatiquement plus de temps pour avancer sur vos objectifs et vous vous donnez également une raison valable de refuser certaines sollicitations.

Adoptez la technique du TIO (Touch It Once)

Beaucoup d’entre vous perdent du temps à relire ou reconsidérer les tâches que vous devez faire. Plutôt que de vous occuper de la tâche immédiatement, vous vous dites que vous la ferez quand vous aurez le temps et vous vous mettez à travailler sur autre chose. Plus tard, lorsque vous devez réévaluer la tâche, vous prenez de nouveau du temps et de l’énergie pour la traiter.

Pour éviter de traiter la même chose plusieurs fois et de perdre du temps, vous pouvez utiliser la technique du TIO (Touch It Once). Cette technique se base sur un concept simple : lorsqu’une tâche survient, déterminez immédiatement ce que vous voulez en faire :  

• Devez-vous la traiter immédiatement ? 
• La planifier pour le futur ?
• La déléguer ? 
• La supprimer ? 

En choisissant immédiatement ce que vous voulez en faire, vous ne touchez à la tâche qu’une seule fois, ce qui vous fait gagner du temps.

Respectez la règle des 2 min

La règle des 2 minutes est simple : 

Si une tâche vous prend moins de 2 minutes à accomplir, faites-la immédiatement pour éviter qu’elle occupe votre esprit. 

Si vous ouvrez un email dans lequel on vous demande un document par exemple, envoyez-le immédiatement. Vous pourrez alors passer rapidement à autre chose et ne plus y penser.

Déléguez quand c’est nécessaire

Être productif ne consiste pas à tout faire tout seul, bien au contraire. Pour être efficace, vous devez déléguer certaines de vos tâches pour travailler plus rapidement. 

Voici les 4 types de tâches que vous devez déléguer:

• Les tâches urgentes mais pas importantes : Ce sont toutes les tâches que l’on classe dans le 3ème quadrant de la matrice d’Eisenhower. Par exemple, faire les courses est urgent mais pas important (surtout s’il vous reste de quoi manger dans le frigo). Vous pouvez donc faire appel à un service de livraison pour éviter de perdre du temps dans les magasins.

• Les tâches pour lesquelles vous n’êtes pas compétent : Si une tâche peut être mieux accomplie par quelqu’un d’autre, c’est un signe qu’il faut la déléguer. Par exemple, lors de la création d’une entreprise, il est souvent plus judicieux de sous-traiter la comptabilité plutôt que de la faire soi-même.

• Les travaux de détails : Ce sont des travaux qui prennent beaucoup de temps et qui apportent relativement peu de valeur. Créer un visuel pour un article, monter une vidéo, créer un document Excel… sont des exemples de travaux de détails.

• Les tâches qui sont réellement déléguables : Si vous mettez plus de temps à expliquer le travail à accomplir qu’à l’accomplir vous-même, il est préférable de ne pas déléguer.

Déléguer ces 4 types de tâche vous permettra de vous concentrer sur les choses où vous pouvez vraiment faire la différence.

Lire aussi : Comment déléguer vos tâches et libérer du temps ?

Communiquez efficacement

On connaît tous les différentes façons de communiquer (par téléphone, message, email, réunion…) en revanche on ne sait pas toujours les choisir efficacement. Il n’est pas rare d’être invité à une réunion pour un sujet qui aurait pu être traité par email ou de traiter par email quelque chose qui aurait nécessité une discussion en face à face. 

Lorsque vous choisissez les mauvais formats de communication, vous perdez votre temps et vous en faites perdre aux autres. Pour éviter cela, voici un rappel des différents formats de communication existants et de comment les utiliser au mieux :

Email : Si un email vous prend plus de 10 minutes à écrire, c’est qu’il y a probablement un meilleur moyen de communiquer (téléphone, réunion, vidéo…).

Message / Chat : Pour les communications informelles qui requièrent un échange rapide et court.

Téléphone : Pour les communications qui nécessitent un vrai échange, le téléphone reste le meilleur moyen. Il est idéal lorsque vous avez quelque chose de compliqué à expliquer, lorsque vous anticipez beaucoup de questions, lorsque vous savez que vous allez mettre trop de temps à répondre par email ou lorsque c’est très important ou délicat.

Réunion : Les réunions sont un moyen d’échanger rapidement et à plusieurs. Cependant, la plupart du temps, elles sont une perte de temps. Beaucoup de réunions ont lieu alors qu’elles ne le devraient pas. Pour savoir si vous devez organiser une réunion, posez-vous les questions suivantes :

Vidéo: La vidéo est un excellent format de communication car elle est scalable. Une fois enregistrée, elle permet de communiquer auprès de plusieurs personnes, de multiples fois indépendamment de votre temps et aussi longtemps que vous le souhaitez. 

Quand j’ai fait mon tour du monde pendant 1 an, j’ai préféré créer des vidéos régulièrement et les diffuser sur Youtube pour informer mes proches. Cela m’a épargné d’écrire de longs emails à chacun d’entre eux pour leur expliquer où j’étais, ce que je faisais et comment ça se passait. Et en bonus ça leur permettait aussi de voyager avec moi.

En choisissant les bons formats de communication, vous pouvez gagner plusieurs heures chaque mois et en faire gagner également à ceux avec qui vous communiquez. Il suffit d’apprendre à faire les bons choix.

Lire aussi : Communication synchrone vs communication asynchrone

Suivez la règle des 10 min

L’ennemi n°1 de la productivité est la procrastination. Lorsque vous faites tout sauf la tâche que vous êtes censé faire, vous perdez du temps et vos projets prennent du retard.

Un moyen simple d’éviter de procrastiner est de suivre la règle des 10 min. Cette règle consiste à vous engager à travailler au moins 10 min sur la tâche sur laquelle vous procrastinez puis de vous arrêter si vous le désirez.

L’objectif n’est bien sûr pas de vous arrêter mais en vous donnant l’autorisation de le faire, vous avez moins de difficulté à vous mettre au travail.

Utilisez la technique du Sandwich

Le problème lorsque vous vous fixez une deadline est qu’elle est généralement artificielle. Rien ne vous force vraiment à la respecter. Pour rendre la date butoir plus réelle, vous pouvez utiliser la technique du Sandwich. Cette technique consiste à caler vos tâches entre 2 activités auxquelles vous ne pouvez pas échapper. 

Par exemple, si vous écrivez un article, vous pouvez coincer cette tâche entre un appel avec un client et une réunion ou si vous décidez de courir le matin, vous pouvez caler cette activité entre le moment où vous vous levez et le moment où vous partez au bureau. Cela vous donne une raison plus tangible d’accomplir une tâche avant une date ou une heure donnée.

Batchez vos tâches

Il ne nous viendrait jamais à l’esprit de faire une machine à chaque fois qu’une paire de chaussettes est sale. Généralement, vous attendez d’atteindre une certaine masse critique avant de le faire, de cette façon vous faites tout en une seule fois. C’est ce que l’on appelle le batching.

Le batching consiste à regrouper plusieurs tâches similaires pour les traiter d’un seul coup. Cela vous permet de gagner du temps en vous évitant d’avoir systématiquement à vous reconcentrer sur vos tâches. Par exemple, plutôt que de traiter vos emails tout au long de la journée, vous pouvez les batcher en prenant 1h en fin de journée pour tous les traiter d’un seul coup.

Vous pouvez aussi batcher vos partages sur les réseaux sociaux. Plutôt que de poster tous les jours sur Facebook, X, Instagram… vous pouvez prendre 2h en début de semaine pour planifier tous vos posts à l’avance en utilisant des applications telles que Metricool, Buffer ou Hootsuite. De cette façon, vous gagnez du temps.

Éliminez vos tâches

Je suis aussi fier des choses que nous n’avons pas faites que de celles que nous avons faites

Steve Jobs

Vous êtes productif grâce aux choses que vous faites mais aussi grâce à celles que vous ne faites pas. C’est pourquoi vous devez éliminer régulièrement les tâches qui sont inutiles pour être plus productif.

Si on reprend la matrice d’Eisenhower, les tâches inutiles sont celles qui sont ni importantes ni urgentes. En d’autres termes, c’est le travail qui n’a aucun impact sur vos objectifs.

Chaque semaine, n’hésitez donc pas à parcourir votre liste de tâches et à éliminer impitoyablement toutes celles qui ne sont pas alignées avec vos objectifs et priorités.

Dites non plus souvent

Pour être plus productif, il faut savoir dire non souvent. Vous devez connaître vos priorités et dire non à toutes ces choses qui se présentent à vous et qui ne sont pas alignées avec elles. Non à ce projet accessoire, non à cette idée, non à cette sollicitation, non à cette invitation…Vous libérez ainsi plus de temps pour les tâches et projets qui sont vraiment importants pour vous.

Automatisez vos tâches en suivant la règle de 3

En productivité, la règle de 3 déclare que si le même problème ou la même tâche survient 3 fois, vous devez trouver un moyen de le/la traiter définitivement ou de l’automatiser.

Parmi les tâches qui se répètent, on retrouve par exemple :

• Les documents que vous enregistrez manuellement dans vos dossiers.
• Les fichiers que vous renommez un à un.
• Les mêmes emails que vous envoyez régulièrement (emails à des clients, partenaires, prospects).
• Les posts sur les réseaux sociaux.
• Les identifiants que vous écrivez à chaque fois que vous vous connectez à un compte.

Ce ne sont que quelques-unes des tâches répétitives auxquelles vous pouvez être confronté quotidiennement.

Pour les automatiser, voici quelques outils qui peuvent vous aider :

Zapier, Make : Ces 2 solutions permettent de faire communiquer plusieurs applications entre elles de façon à automatiser vos tâches. Grâce à elles, vous pouvez définir une multitude de règles. Par exemple, “si je publie un nouvel article sur mon blog => je le partage automatiquement sur Facebook, X et Pinterest”.

Hazel : Hazel est un excellent outil pour automatiser le traitement de vos fichiers. L’application permet notamment d’enregistrer automatiquement les pièces jointes d’email dans des dossiers spécifiques, de nettoyer votre bureau une fois par semaine, de renommer vos fichiers en suivant une convention spéciale et bien plus.

aText : Vous écrivez régulièrement les mêmes choses encore et encore. Vos clients vous posent souvent les mêmes questions auxquelles vous répondez de la même manière. Vous écrivez souvent les mêmes emails de prospection…Plutôt que d’écrire les mêmes choses encore et encore, vous pouvez utiliser un outil d’expansion de texte tel que aText. aText est une application qui permet, en un mot-clé, d’écrire des paragraphes entiers pour éviter d’avoir à retaper les mêmes phrases à répétition.

1Password : Vous perdez beaucoup de temps à entrer vos mots de passe, à vous en souvenir, à les changer… pour éviter d’avoir à les renseigner sans arrêt, il suffit d’utiliser 1Password. 1Password est une application qui garde tous vos mots de passe de façon sécurisée et qui vous connecte automatiquement à toutes vos plateformes favorites.

En utilisant ces applications et en prenant le temps de mettre en place ces automatisations, vous pouvez rapidement gagner plusieurs heures de travail chaque semaine.

Créez des journées à thème et des NID

Créer des journées à thème consiste à allouer un ou plusieurs jours dans la semaine pour accomplir un projet spécifique ou un objectif précis. Voici comment Jack Dorsey, le PDG de Twitter et Square, organise ses jours de la semaine par thème:

Le lundi, pour les 2 entreprises, je me concentre sur le management et la gestion. Le mardi je me concentre sur le produit. Mercredi je me concentre sur le marketing, la communication et la croissance. Le jeudi sur les développeurs et partenariats. Le vendredi sur l’entreprise, la culture et le recrutement. Samedi je prends un jour de congé, je pars en randonnée. Dimanche est consacré à la réflexion, aux retours, à la stratégie et à se préparer pour la semaine qui vient.

Vous pouvez aussi créer des NID (No Interruption Days) autrement dit des journées sans interruption pendant lesquelles aucun email, appel, meeting ou autre distraction n’est autorisé. 

En instaurant ce type de journée, vous créez un rythme et une structure dans votre vie qui permet d’être plus productif.

Soyez intentionnel 

Si vous optimisez vos journées, vos semaines s’optimiseront d’elles-mêmes

Peter Voogd

Pour être plus productif tout au long de l’année, vous devez être extrêmement intentionnel quant à la façon dont vous investissez votre temps au quotidien. L’erreur à ne surtout pas commettre est de se lever le matin et de choisir un peu au hasard les tâches sur lesquelles vous allez travailler.

Pour gagner en productivité vous devez être plus intentionnel. C’est-à-dire que vous devez décider de ce sur quoi vous allez travailler à chaque instant et vous concentrer tous les jours sur les 20% de tâches qui produisent 80% des résultats. 

Pensez toujours de façon SMART

Quels que soient vos objectifs, tâches et projets, assurez-vous toujours de les formuler de façon SMART. C’est-à-dire de faire en sorte qu’ils soient Spécifiques, Mesurables, Atteignables/Ambitieux, Réalistes et Temporels.

De cette façon, vous ne laissez aucune place à l’ambiguïté ou à la confusion. Vous savez précisément ce que vous devez accomplir et pour quand vous devez l’accomplir ce qui améliore la qualité de vos actions et augmente votre efficacité de manière générale.

Optimisez vos temps morts

Vos journées sont pleines de temps morts. Que ce soit lorsque vous passez du temps dans les transports, lorsque vous faites la queue en magasin, lorsque vous attendez d’être servi au restaurant, lorsque vous attendez votre train ou votre avion… au total ce sont des heures entières que vous passez à attendre.

Ces heures peuvent être investies dans des activités productives. Vous pouvez par exemple :

• Lire des livres ou les écouter avec Audible (aff) 
• Ecouter des podcasts
• Utiliser votre gestionnaire de tâches pour organiser vos journées
• Lire des contenus que vous avez sauvegardés dans Pocket
• Traiter vos emails
• Avancer dans votre travail avec les applications Google sur mobile
• Méditer avec Headspace, Petit Bambou
• Apprendre de nouvelles langues avec Duolingo ou Babbel

Faire ces quelques activités peut sembler anodin et pourtant elles peuvent faire une énorme différence sur le long terme. Imaginez pouvoir allouer 160h (qui est le temps de trajet moyen par année en France) à apprendre une langue, à méditer ou à lire des livres. C’est l’occasion rêvée de progresser dans certains domaines.

Ne gardez pas plus de 10 onglets ouverts simultanément 

Plus vous ouvrez d’onglets sur votre navigateur, plus vous êtes susceptible de vous laisser distraire (surtout si ce sont des onglets Facebook, X, LinkedIn, Slack ou Gmail par exemple). Ne gardez donc que 10 onglets ouverts maximum et assurez-vous que ces onglets vous servent uniquement à accomplir la tâche sur laquelle vous êtes en train de travailler.

Note : Pour accélérer votre navigation entre les différents onglets, voici quelques raccourcis clavier à connaître :

• cmd + T pour ouvrir un onglet
• cmd + W pour le fermer
• cmd + 1 pour aller sur le 1er onglet, cmd + 2 pour aller sur le 2ème onglet…
• cmd + L pour faire une recherche

Créez un espace de travail organisé et sain

Votre espace de travail joue un rôle important dans votre productivité et votre satisfaction. Ce n’est d’ailleurs pas un hasard si les vidéos de set up de bureau font des millions de vues sur Youtube. On sait tous à quel point il est important d’avoir un espace de travail dans lequel on se sent bien et efficace.

Pour vous assurer que votre bureau soit optimal, faites en sorte qu’il soit pratique et sain.

Pratique signifie que tout ce dont vous avez besoin est à sa place et à portée de mains, vos stylos, feuilles, carnets de notes ou tout autre objet dont vous avez besoin pour travailler. Vous devez aussi être capable de pouvoir trouver n’importe quels documents en quelques secondes. Une étude du National Association of Professional Organisations a en effet découvert que nous perdions près de 4h par semaine à chercher nos affaires. En organisant votre espace de travail vous pouvez donc gagner plusieurs heures de productivité.

Votre bureau doit aussi être sain c’est-à-dire qu’il ne doit pas nuire à votre santé comme c’est souvent le cas. Lorsque vous restez assis pendant de longues périodes et que votre bureau n’est pas adéquat, vous avez de grandes chances de développer toutes sortes de problèmes de santé tels que des troubles musculo-squelettiques, des problèmes cardiaques, des risques de diabètes…

Quelques améliorations et réflexes peuvent limiter grandement ces risques.

Tout d’abord, prenez l’habitude de rester enfoncé dans votre chaise et ajustez sa hauteur de façon à ce que vous puissiez poser vos pieds à plat sur le sol. Pour ne pas rester en permanence assis, l’idéal reste tout de même de travailler sur un standing desk ajustable (aff) pour pouvoir travailler à la fois debout et assis).

Votre écran doit aussi être à la hauteur de vos yeux (vos yeux doivent être au même niveau que le haut de votre écran). Et votre clavier doit être proche de vous pour que vous puissiez taper sans trop d’effort.

Il est également préférable qu’aucune lumière directe ne vienne sur votre écran pour ne pas créer un reflet et fatiguer vos yeux.

En suivant ces quelques consignes, vous vous exposerez moins aux divers troubles de santé et vous serez dans de meilleures conditions pour rester productif.

Lire aussi : Mon bureau minimaliste (version bêta)

Gardez une température ambiante optimale

De nombreuses études montrent que la température impacte directement notre productivité. On le ressent d’ailleurs lorsque l’on travaille durant les périodes estivales. Les employés ont tendance à prendre des pauses déjeuner plus longues, à arriver plus tard au bureau, à repartir plus tôt et à être plus distrait.

Pour rester productif, il est recommandé de garder une température comprise entre 21°et 25°. En dehors de cette tranche, vous pouvez perdre jusqu’à 16% de productivité.

Cela peut sembler être un détail, mais si vous améliorez graduellement votre environnement de 1% ici et là, vous pouvez rapidement voir la différence que cela fait sur votre productivité.

Tenez compte de votre chronotype

Si vous connaissez précisément les moments où vous avez le plus d’énergie dans la journée, vous pouvez adapter votre travail à votre rythme pour être plus efficace. Pour cela, il suffit de connaître votre chronotype, c’est-à-dire de savoir si vous êtes plutôt du matin, du soir ou si vous êtes entre les deux. Pour découvrir le vôtre, faites le test. 

Lire aussi : Comment exploiter votre rythme ultradien pour une productivité maximale

Faites des nuits complètes

À moins que vous ne fassiez partie des rares personnes qui possèdent le gène Thatcher, il y a de grandes chances que vous ayez besoin d’au moins 7h de sommeil pour fonctionner efficacement.

Dormir est indispensable pour être productif.

Lorsque vous ne dormez pas suffisamment, vous prenez de moins bonnes décisions, avez plus de difficultés à mémoriser les informations, vous laissez distraire plus facilement et faites plus souvent d’erreurs.

La meilleure façon d’optimiser votre sommeil est de vous coucher et de vous lever aux mêmes heures tous les jours (y compris les week-ends).

En gardant un rythme régulier, vous aurez plus de facilité à vous lever et à vous coucher, ce qui améliorera la qualité de vos nuits et donc votre productivité.

Prenez des stimulants naturels

Certains stimulants naturels peuvent vous aider à être plus énergique et concentré. Parmi les meilleurs stimulants, on retrouve :

Le café : Le café est l’un des stimulants les plus populaires. Après en avoir consommé, il suffit généralement de 10 min pour vous sentir plus énergique et concentré. Attention tout de même à ne pas dépasser les 400 mg par jour (soit à peu près 4 tasses). Passé ce seuil, le café sera plus néfaste que stimulant.

Le yerba maté : Le yerba maté est une boisson très populaire en Argentine qui a le pouvoir de booster votre concentration tout au long de la journée. Ses effets sont plus progressifs que le café. Le café provoque généralement “un crash” après quelques heures. C’est-à-dire que vous ressentez une retombée de ses effets. Vous êtes alors plus nerveux, stressé et fatigué. Ce phénomène ne se produit pas avec le yerba maté. Cette boisson procure une source d’énergie constante tout au long de la journée sans aucun effet de “crash”.

L’eau : On sait tous qu’il est important de boire régulièrement de l’eau et pourtant 75% des Français souffrent de déshydratation chronique. Boire de l’eau tout au long de la journée est bénéfique pour votre cerveau et votre niveau d’énergie. Il suffit d’ailleurs d’être déshydraté pour remarquer à quel point l’eau est importante. Lorsque vous manquez d’eau, vous souffrez généralement de maux de tête, êtes fatigué et pouvez même parfois avoir des vertiges. Boire régulièrement de l’eau assure donc le bon fonctionnement de votre cerveau.

L’huile de coco : L’huile de coco favorise la production de cétones, qui sont une source d’énergie pour votre cerveau. Cette huile s’intègre très bien dans les plats que vous cuisinez et les boissons.

Pour booster votre concentration, vous comptez aussi le ginkgo, le bacopa ou encore la sauge.

En intégrant ces quelques stimulants naturels à votre quotidien, vous devriez rapidement voir une différence dans votre productivité.

Méditez tous les jours

De plus en plus d’entreprises telles que Apple, Google, Nike ou encore AOL, donnent accès à des salles de méditation à leurs employés et leur offrent également des cours de méditation. Et quand on connait les bénéfices de la méditation, on comprend mieux pourquoi.

La méditation permet en effet d’améliorer votre concentration, de développer votre capacité à décider et à être créatif, de mieux gérer l’information, de renforcer vos capacités mentales ou encore de réduire le stress et l’anxiété.

Il existe de nombreuses techniques de méditation, mais la plus simple pour commencer est de se concentrer sur votre respiration. Il suffit d’observer le rythme de vos inspirations et expirations. Et lorsque d’autres pensées surgissent, de ramener calmement votre attention à votre souffle.

Vous pouvez aussi utiliser quelques applications au quotidien pour méditer, telles que Calm, Headspace ou encore Petit Bambou pour vous aider.

Accordez-vous des pauses

Être productif ne consiste pas à travailler du matin au soir sans s’arrêter. Prendre des pauses est nécessaire. Comme le déclare la loi d’Illich :

Après un certain temps, la productivité tend à décroître, voire atteindre des valeurs négatives.

En prenant des pauses régulièrement, vous restaurerez votre motivation et votre créativité. Vous augmenterez aussi votre niveau d’énergie et évitez la fatigue décisionnelle.

Alors quand prendre des pauses exactement ?

Les études se contredisent, mais il est généralement recommandé de prendre entre 5 à 15 min de pause toutes les heures et de prendre 30 min toutes les 2 ou 4h selon la tâche. Pour tirer un maximum bénéfice de ces pauses, marchez, étirez-vous et faites toutes sortes d’activités qui ne requièrent pas votre concentration.

Cherchez toujours à monter en compétence

Apprendre vous fait gagner du temps et améliore l’exécution de vos tâches. Lorsque vous acquérez de nouvelles compétences, vous vous donnez la chance de faire mieux et plus rapidement.

Si vous passez du temps à apprendre à utiliser Final Cut Pro par exemple, vous serez capable de produire de meilleures vidéos en moins de temps car vous saurez comment utiliser les fonctionnalités. Si vous apprenez à coder, vous pourrez créer des programmes pour automatiser vos tâches. Si vous apprenez les fondamentaux de l’investissement immobilier, vous pourrez éviter certaines erreurs qui peuvent vous coûter cher.

Apprendre vous aide à faire de meilleurs choix et à trouver des façons optimales d’accomplir votre travail.

Si vous souhaitez monter en compétence, voici quelques plateformes à considérer :

• Openclassrooms (fr)
• Udemy (fr, en)
• Le Wagon (fr)
• Skillshare (en)
• Lynda (en)

Mesurez votre productivité

Un bon moyen d’améliorer votre productivité est de la mesurer. C’est-à-dire de calculer le temps que vous passez à accomplir vos tâches et analyser la façon dont vous allouez votre temps.

Pour cela, les applications RescueTime et Timing sont parfaitement adaptées. Elles permettent de tracker le temps que vous passez sur chaque site et application et détectent automatiquement les moments où vous êtes productif et ceux où vous l’êtes moins. Vous pouvez également découvrir quelles sont les applications qui vous font perdre le plus de temps et dégager des tendances. Vous pouvez ainsi optimiser vos journées en utilisant des données concrètes et vous challenger chaque jour pour toujours faire mieux.

Allez au bout des choses

Lors de mon interview avec l’astronaute Jay C Bukey, ce dernier m’a donné un conseil de productivité simple mais que vous avez tendance à oublier :

Une chose qu’il est important d’avoir c’est une passion pour mener les choses à terme c’est-à-dire que lorsque vous commencez quelque chose vous devez vous concentrer dessus jusqu’à ce que cette chose soit accomplie, c’est très important.

Ça peut paraître évident et pourtant combien de fois vous laissez-vous distraire ? Combien de fois regardez-vous votre téléphone lorsqu’une tâche devient trop difficile ou rébarbative ? Combien de fois arrêtez-vous un projet parce qu’il vous excite moins que lorsqu’on l’a commencé ?

Aller au bout des choses même lorsque cela devient ennuyant, difficile ou compliqué, c’est aussi ça la productivité.

Ne cherchez pas les raccourcis

Chercher des raccourcis, c’est parfois perdre du temps comme l’explique Shane Parrish:

On cherche souvent à éviter les choses difficiles, alors on prend des raccourcis. Et quand on a épuisé tous les raccourcis, nous n’avons pas d’autre choix que de faire les choses difficiles que l’on cherchait à éviter initialement. Il est beaucoup plus simple et rapide de cesser d’éviter les choses difficiles et d’y faire face directement. La difficulté de l’obstacle est toujours visible mais la réalité des raccourcis est presque toujours cachée. Cela explique partiellement la raison pour laquelle nous avons tendance à graviter autour des raccourcis et aussi pourquoi ils ne fonctionnent pas.

Ne vous acharnez pas lorsque vous êtes bloqué

Lorsque vous avancez sur un projet, il peut parfois arriver que vous restiez bloqué sur une tâche pendant un certain temps sans trouver de solution. Alors comment surmonter ce type de blocage et continuer d’avancer efficacement ?

Selon Jean Pierre Luminet, directeur de recherche au CNRS et astrophysicien, il s’agit de laisser reposer :

Pour surmonter ces blocages certains chercheurs travaillent de façon très obsessionnelle et ne cessent de penser au sujet. Il m’est impossible de travailler de cette manière. Lorsque je vois que ça bloque, je fais autre chose. Et qu’est-ce que fait quand même l’esprit ? Il continue de travailler de façon souterraine. Et c’est ça qui est extraordinaire. Vous finissez pratiquement toujours par débloquer les choses de façon inconsciente. Tout comme certains arts martiaux, vous n’attaquez pas le problème de front, vous évitez l’affrontement, vous le contournez.”

Alors la prochaine fois que vous bloquez sur quelque chose, essayez de mettre cette chose complètement de côté pendant quelque temps et laissez les solutions venir à vous.

Lire aussi : Wu Wei : L’art d’agir sans effort

Ne cherchez pas la perfection

Chercher la perfection pose principalement 2 problèmes.

Le premier c’est que cela vous fait perdre du temps. Lorsque vous cherchez la perfection, vous mettez souvent plus de temps à accomplir un travail donné. Vous passez des heures à changer la formulation de vos phrases, à ajuster la taille du logo sur votre site, à changer des centaines de fois la couleur d’une image… Toutes ces heures que vous passez à régler ces détails seraient bien mieux investies en traitant d’autres tâches plus importantes.

Chercher la perfection c’est aussi créer des blocages. En mettant la barre haute, vous avez plus de mal à vous mettre au travail et souvent vous avez tendance à procrastiner. Comme vous procrastinez, vous culpabilisez de ne pas avancer sur vos tâches ce qui vous frustre. Et plus vous êtes frustré, plus vous vous bloquez. Ce qui vous fait perdre encore plus de temps… Vous vous retrouvez alors dans une spirale improductive où chaque tâche vous paraît bien plus difficile qu’elle ne l’est vraiment.

Pour être plus productif, vous devez donc apprendre à lâcher prise et oublier la perfection. Car c’est lorsque vous êtes détendu que vous produisez votre meilleur travail.

Lire aussi : Perfectionnisme : 5 stratégies simples pour le surmonter

Conclusion

Vous venez d’apprendre 40 techniques pour être plus productif. Pour en bénéficier, inspirez-vous-en. Rien ne sert de les appliquer à la lettre. On est tous différents. Nos objectifs sont différents, notre façon de penser est différente, notre travail est différent. Ce qui nécessite d’adapter les techniques pour qu’elles vous correspondent et qu’elles fonctionnent pour vous.

Personnellement mon système de productivité est un Frankenstein entre la méthode GTD, la matrice d’Einsenhower et le Deep Work et le tout est organisé avec Notion, Todoist et Evernote. Cela fonctionne très bien pour moi mais il y a de forte chance que ça ne fonctionne pas pour vous. À vous donc de prendre du temps pour créer votre propre système et créer quelque chose qui vous ressemble. Ce sera probablement le meilleur investissement de temps que vous ferez cette année.

Et si vous voulez aller plus loin, je vous invite à regarder ma présentation sur la méthode du Planning Infaillible. Vous découvrirez : 

• 5 erreurs et fausses croyances qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui

• Qu’est-ce que la méthode du Planning Infaillible (et en quoi elle est différente des autres méthodes de gestion du temps)

• 7 étapes simples pour définir un planning que vous serez sûr de suivre

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