5 étapes pour faire une to-do list utile (applications, carnets et modèles inclus)

Vous voulez faire une to-do list, mais vous ne savez pas par où commencer ? Vous vous demandez quelle est la meilleure application to-do list pour vous organiser ? 

Vous êtes au bon endroit. Dans ce guide, vous allez découvrir 5 étapes pour faire des listes de tâches efficaces et vous verrez quels outils utiliser pour vous organiser.

Le planning : un complément indispensable à la to-do list

Pour bien vous organiser, vous avez à la fois besoin d’une to-do list et d’un planning. Une to-do list vous permettra de vous libérer l’esprit, un planning vous aidera à investir votre temps et votre énergie stratégiquement. 

Si vous voulez apprendre à planifier efficacement, j’ai préparé une présentation d’une heure dans laquelle vous découvrirez : 

• 5 erreurs qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui
• 7 étapes pour définir des plannings efficacement
• Comment tenir vos plannings malgré les imprévus 

Pour y accéder, il vous suffit d’indiquer votre email ci-dessous.

Définition : Qu’est-ce qu’une to-do list (liste de tâches) ? 

Une to-do list, ou liste de tâches, est une liste de choses que vous devez accomplir. Il peut s’agir de tâches personnelles, professionnelles, ou même de petits rappels pour la vie quotidienne. 

Cette liste peut inclure différentes activités comme des rendez-vous à ne pas manquer, des courses à faire, des échéances à tenir ou des objectifs à long terme comme apprendre une nouvelle compétence ou devenir leader dans son industrie. 

Traditionnellement écrites sur des feuilles de papier ou sur des Post-Its, on peut aujourd’hui les noter sur de nombreux autres supports comme Todoist, Google Tasks, Microsoft To Do ou encore Notion pour ne nommer qu’eux.

Lire aussi : Checklist : 4 étapes pour créer des listes de contrôle utiles

Exemples de to-do list

Exemple de to-do list simple

Vous notez toutes vos tâches sur une liste simple.

Exemple de to-do list avec la matrice d’Eisenhower

Vous organisez vos tâches en 4 catégories : 

• Urgent et important 
• Important non urgent
• Urgent non important
• Ni urgent ni important

Exemple de to-do list avec la méthode A,B,C,D,E

Vous classez vos tâches en 5 niveaux d’importance : 

• A: Très importantes
• B: Importantes
• C: Optionnelles
• D: À déléguer
• E: À éliminer

Exemple de to-do list avec la méthode Kanban

Vous présentez vos tâches à faire en 3 colonnes : 

• À faire
• En cours
• Terminé

Pourquoi faire une to-do list ?

Faire une to-do list est utile pour de nombreuses raisons : 

• Décharge mentale : Notre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour se les rappeler. Le rôle d’une to-do list est justement de stocker toutes ces idées, tâches, rendez-vous et projets pour alléger votre charge mentale.

• Aide-mémoire : Plus vous avez de tâches à faire, plus vous êtes susceptible d’en oublier une. En faisant une to-do list, vous êtes sûr de penser à tout. Vous pouvez alors pleinement vous concentrer sur votre travail tout en sachant que rien ne passera à la trappe. 

• Gestion des priorités : Quand vos tâches sont notées, vous pouvez plus facilement les prioriser. Il vous suffit de les comparer entre elles et de vous demander laquelle est la plus importante / urgente. 

• Satisfaction : Il n’y a rien de plus satisfaisant que de rayer une tâche sur une liste et de voir sa to-do diminuer au fur et à mesure de la journée. 

• Suivi : Grâce aux to-do list, vous êtes capable de vous rappeler de ce que vous accomplissez chaque jour ce qui est essentiel pour bien gérer vos projets et suivre l’avancée sur vos objectifs.

Comment faire une to-do list utile ?

Étape 1 : Choisissez votre support to-do list

Feuilles A4, carnets, Bullet Journal, Post-its, tableaux blancs, applications, nombreux sont les supports sur lesquels vous pouvez faire votre to-do list. Comment savoir lequel choisir ? 

Voici les questions à vous poser pour identifier celui qui vous convient le mieux : 

• Est-ce que vous êtes plus à l’aise avec le papier ou le numérique ? 

• Si vous êtes plus à l’aise avec le numérique, est-ce que vous préférez une application simple à prendre en main ? Une solution tout-en-un qui regroupe votre liste de tâches et vos notes ? Un tableau blanc en ligne sur lequel vous pouvez vous organiser comme vous voulez ?

• Si vous êtes plus à l’aise avec le papier, est-ce que vous préférez un carnet prérempli sur lequel noter vos tâches ? Un support qui vous donne la liberté de vous organiser à votre façon ?

En fonction de vos réponses, vous saurez vers quel support vous orienter : 

• Pour les applications to-do simples et faciles à prendre en main choisissez Todoist, TickTick, Rappels, Google Tasks, Teuxdeux.

• Pour les solutions tout-en-un qui regroupent to-do et notes, adoptez plutôt Notion, ClickUp, Microsoft Loop.

• Pour des tableaux infinis qui vous permettent vous organiser comme vous le voulez, utilisez Whimsical, Miro, Milanote.

• Pour les carnets papier préremplis, choisissez un POPRUN ou tout autre semainier.

• Pour les supports qui vous donnent la liberté de vous organiser comme vous le voulez, utilisez un Moleskine, une feuille A4, un Bullet Journal ou encore un grand tableau blanc.

Et si vous n’arrivez pas à vous décider entre le papier et le numérique, vous pouvez toujours opter pour des supports qui sont à la croisée entre les deux comme le Rocketbook Fusion (aff) ou la Kindle Scribe (aff).

Étape 2 : Définissez vos objectifs

Le but d’une to-do list est certes de vous décharger mentalement, mais c’est aussi de vous permettre d’avancer sur vos objectifs. Vous devez donc être au clair sur ces derniers. Pour les identifier, posez-vous les questions suivantes : 

• Où est-ce que je me vois dans 5 ans ?
• Qu’est-ce que je dois faire cette année pour y arriver ?
• Qu’est-ce que je dois faire ce mois-ci pour atteindre ces objectifs ?

Pour formuler vos objectifs efficacement, vous pouvez appliquer la méthode OKR en définissant un objectif final à atteindre et des résultats clés pour y arriver. Par exemple : 

Objectif final : Multiplier mon chiffre d’affaires par 2 cette année

Résultats clés : 

• Augmenter mes prix de 50%
• Lancer des campagnes de publicité avec un budget de 2000€ par mois
• Recruter un nouveau commercial avant la fin du trimestre

Veillez à ce que vos résultats clés soient à des objectifs de moyen et non de fin :

• Un objectif de fin est un but sur lequel vous n’avez pas vraiment le contrôle. Multiplier son chiffre d’affaires par 2 par exemple, ne dépend pas entièrement de vous. Il se peut que la conjoncture soit défavorable ou qu’un concurrent vous prenne des parts de marché et alors vous n’atteindrez pas votre objectif.

• Un objectif de moyen, en revanche, est basé sur des actions sur lesquelles vous avez pleinement le contrôle. Augmenter vos prix, lancer une campagne de publicité ou recruter quelqu’un sont des actions qui ne dépendent que de vous.

Pour être efficace, vous devez avoir les deux, des objectifs de fin et de moyen. Un objectif de fin vous donnera une vision inspirante qui vous motivera à avancer, un objectif de moyen vous permettra d’investir votre temps et votre énergie stratégiquement. 

Étape 3 : Faites votre liste de tâches

Une fois vos objectifs identifiés, listez les tâches à accomplir pour les atteindre. On pourrait retrouver les tâches suivantes par exemple : 

Augmenter mes prix de 50%

• Changer mon positionnement
• Informer mes clients de l’augmentation des prix

Lancer des campagnes de publicité avec un budget de 2000€ par mois

• Choisir la plateforme publicitaire
• Concevoir les contenus publicitaires
• Paramétrer les campagnes
• Optimiser régulièrement

Recruter un nouveau commercial avant la fin du trimestre

• Identifier les compétences recherchées
• Rédiger une offre d’emploi
• Contacter un cabinet de recrutement
• Passer les entretiens

Ces tâches ne sont pas les seules que vous devez noter dans votre to-do list, il y a aussi tout le reste : 

• vos tâches quotidiennes (traiter les emails, écrire un rapport, préparer une présentation…)
• vos projets (projet client, projet personnel…)
• vos rendez-vous (rendez-vous client, rendez-vous comptable, rendez-vous médecin…)
• vos habitudes (faire du sport 3 fois par semaine, méditer tous les jours…) 

Étape 4 : Priorisez vos tâches

Après avoir listé toutes vos tâches, vous devez maintenant les prioriser. Pour cela adoptez une des méthodes suivantes : 

• La matrice d’Eisenhower : Organisez vos tâches en 4 catégories, Urgent et important, Important non urgent, Urgent non important et Ni urgent ni important

• La méthode MoSCoW : Classez vos tâches 4 catégories : Must have (critiques), Should have (importantes non critiques), Could have (optionnelles), Will not (non prioritaires).

• La loi de Pareto : Concentrez-vous sur les 20% de tâches qui produisent 80% des résultats.

• La méthode NERAC : Créez un tableau dans lequel vous notez vos tâches, estimez le temps qu’elles prendront tout en réservant une marge de sécurité, définissez leur ordre de priorité et contrôlez vos avancées.

• Comparaison par paires : Prioriser vos tâches en les comparant deux à deux pour déterminer laquelle est la plus importante ou urgente.

Pour aller plus loin, voici 10 méthodes de priorisation.

Étape 5 : Planifiez vos tâches

Pour finir, décidez de quand vous ferez vos tâches en bloquant du temps dans votre calendrier. Cette étape est souvent négligée, alors que c’est la plus importante. 

En planifiant vos tâches, vous vous assurerez d’allouer le temps nécessaire pour vos tâches prioritaires, mais surtout  vous éviterez de surcharger vos journées. 

Le problème avec les to-do list c’est qu’elles ne prennent pas en considération le temps dont vous disposez. Vous êtes donc toujours tenté de noter plus de tâches que vous n’êtes capable d’en accomplir.

Avec les plannings, vous êtes limité. Vous savez que vous avez 16h par jour pour réaliser vos tâches et que par conséquent, vous devez faire des choix. Les plannings sont donc un complément indispensable aux to-do list. Pour les définir : 

• Réservez des créneaux en début de journée pour accomplir vos priorités. 
• Laissez des espaces libres dans vos journées pour gérer les urgences et imprévus
• Prévoyez toujours plus de temps pour faire vos tâches 

Si vous voulez apprendre à définir des plannings étape par étape, regardez ma présentation gratuite sur les 7 étapes pour définir des plannings. Vous découvrirez quels pièges éviter pour bien planifier et comment tenir vos plannings malgré les urgences et imprévus.

En résumé, pour faire des listes de tâches efficaces vous suivre ces 5 étapes : 

• Étape 1 : Choisissez votre support de to-do list
• Étape 2 : Définissez vos objectifs
• Étape 3 : Faites votre liste de tâches
• Étape 4 : Priorisez vos tâches
• Étape 5 : Planifiez vos tâches

Les meilleures applications to do list

Les meilleures gestionnaires de tâches simples

Vous cherchez des applications faciles à prendre en main ? Vous voulez pouvoir lister vos tâches sans vous prendre la tête ? Alors les solutions suivantes sont faites pour vous : 

Les applications de productivité tout-en-un

Vous voulez tout centraliser sur une seule et même application (to-do list, notes, idées, projets) ? Vous cherchez un outil d’organisation puissant et entièrement paramétrable ? Alors les solutions suivantes sont faites pour vous :

Les tableaux en ligne

Vous aimez l’idée d’avoir un grand tableau blanc pour gérer votre quotidien ? Vous êtes plutôt de nature visuelle et vous vous aidez souvent de couleurs, flèches, images et mindmaps pour vous organiser ? Alors les solutions suivantes sont faites pour vous :

Les to-do list papier

La to-do list à télécharger

Vous voulez vous organiser sur une simple feuille A4 ? Voici un template à imprimer qui vous permettra de gérer vos tâches et vos priorités quotidiennes.

Les meilleurs carnets to-do list

Si vous voulez gérer vos tâches avec des carnets to-do list, ce ne sont pas les options qui manquent : petits carnets de poche, grands carnets, carnets vierges, carnets pré-remplis, carnets simples, carnets plus sophistiqués. Il y en a pour tous les goûts et les couleurs. Voici ceux que je vous recommande : 

Moleskine à pages lignées (aff) : Si vous voulez un carnet simple et sobre sur lequel vous pouvez gérer vos tâches librement. 

POPRUN (aff) : Si vous aimez les agendas classiques avec un vue par année, mois et semaine et sur lesquels vous pouvez noter vos to-do, rendez-vous et rappel.

Les carnets 23heures59 : Si vous cherchez des carnets préremplis pour vous aider à vous organiser et atteindre vos objectifs (réaliser vos rêves, réorganiser votre vie, écrire un livre, créer une entreprise…) 

Rocketbook Fusion (aff) : Si vous avez du mal à décider entre une organisation papier et numérique, ce carnet de notes effaçables vous permettra d’écrire vos to-do, rendez-vous et notes et de les importer au format numérique grâce à leur application dédiée.

Conclusion

Pour conclure, voici les principaux points à retenir. 

Une to-do list, ou liste de tâches, est une liste de choses que vous devez accomplir. Elle permet de vous décharger mentalement, de vous rappeler de choses importantes, de gérer vos priorités et de suivre l’avancée de vos projets et objectifs.

Pour faire une to-do list efficace vous devez : 

• Étape 1 : Choisir votre support de to-do list
• Étape 2 : Définir vos objectifs
• Étape 3 : Faire votre liste de tâches
• Étape 4 : Prioriser vos tâches
• Étape 5 : Planifier vos tâches

Pour aller plus loin, regardez la présentation sur les 7 étapes pour définir des plannings efficaces.