Organisation du travail : 5 conseils pour organiser ses journées efficacement

Résumé

L’organisation du travail désigne l’ensemble des méthodes et outils utilisés pour accomplir vos tâches et vos projets le plus efficacement possible.

Bien organiser ses journées permet d’augmenter sa productivité, de diminuer son stress, de mieux gérer son temps, d’augmenter la qualité de son travail et de prendre de meilleures décisions.

Pour vous organiser au travail, vous devez :

Prendre l’habitude de tout noter
Prioriser vos tâches
Planifier comme un pessimiste
Découper votre temps en blocs
Prendre des pauses régulières

Pour vous organiser, il vous faut des outils adaptés comme Todoist, Notion, Evernote ou encore Toggl.

Vos journées sont stressantes et chaotiques ? Vous avez une montagne de choses à faire et vous avez du mal à y voir clair ? Il est temps de reprendre les choses en main et d’optimiser votre organisation du travail.

Dans cet article, vous allez découvrir comment mieux vous organiser au travail pour gagner en clarté, en efficacité et en sérénité.

Sommaire

Le planning : Un outil indispensable pour une bonne organisation du travail
Qu’est-ce que l’organisation du travail ? Une brève histoire
Quels sont les bénéfices d’une bonne organisation du travail ?
5 conseils pour bien s’organiser au travail
Les outils pour organiser ses journées efficacement
Conclusion

Le planning : Un outil indispensable pour une bonne organisation du travail

Définir des plannings est le meilleur moyen d’organiser ses journées. Grâce à eux, vous priorisez mieux vos tâches,vous investissez votre temps stratégiquement et vous accomplissez plus en moins de temps.

Une semaine de 40h planifiée produit le même volume de travail qu’une semaine de 60h sans structure.
Cal Newport

Seulement tenir un planning n’est pas si facile. Si vous avez déjà essayé d’en suivre un, vous avez sans doute remarqué que les urgences et les imprévus remettent toujours en question vos plans.

Pour éviter que cela arrive, vous devez planifier différemment.

J’ai préparé une présentation dans laquelle je vous explique comment. Dans cette vidéo d’une heure qui a déjà aidé +2500 personnes à mieux s’organiser, vous découvrirez :

5 erreurs qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui
7 étapes pour définir des plannings efficacement
Comment tenir vos plannings malgré les imprévus

Pour y accéder, il vous suffit d’indiquer votre email ci-dessous.

Qu’est-ce que l’organisation du travail ? Une brève histoire

L’organisation du travail, ou gestion du travail, désigne l’ensemble des méthodes et outils utilisés pour accomplir vos tâches et vos projets le plus efficacement possible.

Cette organisation a évolué au fil du temps.

Tout commence en 1776 avec les travaux de l’économiste Adam Smith qui démontre les avantages d’une division du travail au sein des entreprises. D’après lui attribuer une tâche bien précise à chaque employé permet de fabriquer des produits plus rapidement.

Cette théorie est ensuite reprise par Taylor en 1911 qui invente le Taylorisme, une doctrine d’organisation scientifique du travail. Celle-ci repose sur une division horizontale du travail où chaque ouvrier répète un nombre réduit de tâches.

Dans les mêmes années, Henry Ford ajoute aux principes de Taylor la présence de chaîne de montage apportant directement les pièces aux ouvriers pour qu’ils n’aient plus à se déplacer. Ford est alors capable de produire beaucoup plus de voitures à un prix bien inférieur à ceux du marché.

Inspirées par ce nouveau mode d’organisation du travail, de plus en plus d’entreprises adoptent à leur tour le travail à la chaîne et instaurent des méthodes de production de masse. Cette évolution marque le début d’une ère de l’industrialisation à grande échelle, révolutionnant non seulement le fonctionnement des usines, mais aussi les conditions de travail des ouvriers.

Cependant ces modes de production sont de plus en plus décriés comme on peut le voir dans le film de Charlie Chaplin, Les temps modernes.

Beaucoup accusent le Taylorisme et le Fordisme de déshumaniser les ouvriers en les considérant comme des outils remplaçables.

Dans les années 1960 de nouvelles organisations hybrides naissent au japon avec notamment l’invention du toyotisme ou lean management qui introduit de nouveaux concepts comme la méthode Kanban et la méthode des 5S. Ces modèles reposent essentiellement sur la réduction drastique du gaspillage et sur une organisation du travail souple où la quantité de pièces produites est calculée en fonction de la demande.

Dans les années 2000, de nouvelles méthodes d’organisation naissent avec l’émergence d’Internet et du web. Dans un monde qui va de plus en plus vite, les entreprises privilégient l’agilité pour s’adapter rapidement aux changements constants du marché.

Enfin depuis la crise sanitaire du COVID-19, l’organisation du travail a encore évolué. De plus en plus d’équipes travaillent désormais à distance et utilisent des outils pour collaborer. Cette transformation a accéléré l’adoption de modèles de travail hybrides combinant le télétravail et le présentiel.

Quels sont les bénéfices d’une bonne organisation du travail ?

Une bonne organisation du travail offre de nombreux bénéfices :

Augmentation de la productivité : Quand vous vous organisez bien, vous êtes capable d’abattre un grand volume de tâches en peu de temps.

Diminution du stress au travail : Une bonne organisation au travail vous permet de clarifier vos priorités et de diminuer le sentiment d’être débordé tout en réduisant le surmenage.

Meilleure gestion du temps : En étant bien organisé, vous gérez vos priorités efficacement et vous êtes capable de mieux estimer le temps nécessaire pour accomplir vos tâches.

Augmentation de la qualité du travail : Comme vous allouez le temps nécessaire à vos tâches et que vous vous sentez moins stressé, vous réalisez un meilleur travail.

Meilleure prise de décision : Vous savez quelles sont vos tâches, priorités et ressources ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées.

5 conseils pour bien s’organiser au travail

Prenez l’habitude de tout noter

Une bonne organisation du travail implique de prendre l’habitude de tout noter, vos tâches, vos idées, vos rendez-vous, vos pense-bêtes. C’est le meilleur moyen de réduire votre charge mentale et de limiter l’effet Zeigarnik.

En les écrivant, non seulement vous y verrez plus clair, mais vous serez aussi sûr de ne rien oublier.

À chaque fois que quelque chose de nouveau émerge au cours de la journée, notez-le dans un carnet ou une application puis décidez de ce que vous en ferez ensuite.

Priorisez vos tâches

Pour bien organiser vos journées, gardez toujours en tête vos priorités. Identifiez les 20% de tâches qui vous apportent 80% des résultats et concentrez-vous dessus avant tout le reste.

Pour déterminer quelles sont vos priorités, demandez-vous :

Quelles sont les 3 tâches que je veux absolument avoir accomplies d’ici la fin de journée ?

Une fois que vous les avez trouvés, travaillez dessus en priorité. Si de nouvelles tâches émergent entre-temps, notez-les quelque part et finissez ce que vous avez commencé.

Une fois vos tâches prioritaires terminées, décidez de ce que vous voulez faire des nouvelles tâches que vous avez notées. Cherchez toujours à terminer ce qui est prioritaire avant de vous lancer dans quelque chose de nouveau. Cela vous évitera de passer votre temps à éteindre le feu.

Planifiez comme un pessimiste

Quand on planifie, on a souvent tendance à être trop optimiste. Par exemple, on estime qu’en une journée on aura le temps de faire 3 réunions, de répondre à tous nos emails, d’avancer sur un projet, de préparer une présentation…

Seulement dans la réalité, rien ne se passe jamais comme prévu. Entre les réunions qui s’éternisent, les imprévus et les problèmes qui émergent, on n’a jamais le temps de tout faire. Résultat, on finit souvent par accomplir seulement le quart de ce que l’on voulait.

Pour une meilleure organisation du travail, vous devez donc être pessimiste. Pour cela, partez du principe que rien ne se passera jamais comme prévu et bloquez 2h en fin de journée pendant lesquelles vous ne planifiez rien.

Si vous faites face à des problèmes ou que vous avez des contretemps, ces 2h viendront les absorber. Et si votre journée se passe sans accrocs, vous pourrez les utiliser pour prendre de l’avance sur vos tâches du lendemain. Je parle en détail de cette approche dans ma présentation qui vous explique comment mieux anticiper les impondérables pour tenir votre planning.

Découpez votre temps en blocs de travail ininterrompu

S’il y a bien une chose à éviter au travail, c’est le multitâche. Cette mauvaise habitude vous empêche de vous concentrer pleinement sur vos tâches, il vous fait perdre du temps et vous fait faire plus d’erreurs.

Pour être efficace et organisé, vous devez donc travailler en blocs de temps ininterrompu. Vous devez définir des moments au cours de la journée pendant lesquels vous ne vous concentrez que sur une seule tâche à la fois sans vous laisser interrompre.

Voici 3 articles qui vous aideront à adopter cette approche :

Prenez des pauses régulières

On pense souvent que prendre des pauses est une perte de temps. Parce que par définition le temps que l’on passe en pause est du temps que l’on ne passe pas à travailler. Seulement les pauses sont nécessaires. Elles sont même indispensables pour une bonne organisation du travail. Si vous travaillez sans interruption, vous vous épuiserez plus rapidement.

Pour mieux gérer votre énergie, vous devez donc voir vos journées de travail comme des marathons, pas comme des sprints. Prenez régulièrement des pauses tout au long de la journée et vous verrez que vous serez plus efficace.

Maintenant que vous connaissez les grands principes d’organisation du travail, il ne vous reste plus qu’à vous équiper des bons outils.

Les outils pour organiser ses journées efficacement

Les outils pour organiser ses tâches

Pour organiser vos tâches au travail, vous avez besoin d’outils. Le problème c’est qu’il en existe une multitude. Comment savoir lequel choisir ?

Voici ce que je vous recommande :

Pour les applications to-do simples et faciles à prendre en main choisissez Todoist, TickTick, Rappels, Google Tasks, Teuxdeux.

Pour les solutions tout-en-un qui regroupent to-do et notes, adoptez plutôt Notion, ClickUp, Microsoft Loop.

Pour des tableaux infinis qui vous permettent vous organiser comme vous le voulez, utilisez Whimsical, Miro, Milanote.

Pour les carnets papier préremplis, choisissez un POPRUN ou tout autre semainier.

Pour les supports qui vous donnent la liberté de vous organiser comme vous le voulez, utilisez un Moleskine, une feuille A4, un Bullet Journal ou encore un grand tableau blanc.

Et si vous n’arrivez pas à vous décider entre le papier et le numérique, vous pouvez toujours opter pour des supports qui sont à la croisée entre les deux comme le Rocketbook Fusion (aff) ou la Kindle Scribe (aff).

Les applications de prise de notes

Quel que soit le métier que vous exercez, vous serez souvent amené à prendre des notes au travail, que ce soit des notes en réunion, en rendez-vous, quand vous avez des idées, quand vous réfléchissez…

Maintenant la question est : où stocker toutes ces notes ?

Voici quelques applications de prise de notes que vous devriez considérer :

Evernote : Evernote est une application robuste qui vous permettra de prendre des notes facilement et de capturer l’information rapidement.

Bear : Bear propose les mêmes fonctionnalités qu’Evernote. La différence est que l’application offre une fonctionnalité de markdown qui permet de prendre des notes plus vite. Pour faire simple, les markdowns sont des raccourcis qui vous permettent de créer vos notes plus rapidement.

Notion : Notion est une application de prise de notes ultra-personnalisable. Avec, vous pouvez créer une application sur mesure. Elle vous donne toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour créer des notes riches et esthétiques.

Obsidian : Obsidian vous permet de connecter vos notes les unes aux autres pour former un vaste réseau de connaissance. Si vous êtes adepte de la méthode Zettelkasten, vous vous sentirez comme à la maison avec cette solution.

Applications de planification

Une bonne organisation du travail passe par une bonne planification de vos tâches, mais aussi de vos rendez-vous, de vos réunions, évènements…

Pour cela, 2 applications vous seront utiles :

Google Agenda : Google Agenda vous permet de planifier tous vos rendez-vous, vos réunions… je ne m’attarderai pas plus sur cette application, car vous la connaissez déjà.

Calendly : Calendly est une application pratique grâce à laquelle vous indiquez les moments où vous êtes disponibles au cours de la journée. Les personnes qui veulent prendre rendez-vous avec vous peuvent alors directement choisir le créneau qui leur convient sans avoir à échange d’emails. C’est pratique et cela fait gagner du temps à tout le monde.

Applications d’analyse

Pour mieux organiser vos journées, vous devez analyser la façon dont vous investissez votre temps et votre énergie. En faisant cette analyse, vous saurez combien de temps vos tâches et vos projets vous prennent réellement, mais aussi combien de temps vous passez à vous laisser distraire ou à faire des choses improductives.

Pour cela, vous pouvez utiliser Toggl ou TimeRescue :

Toggl : Grâce à Toggl vous pouvez savoir précisément combien de temps vous passez sur chaque tâche et projet ce qui vous aide non seulement à mieux comprendre comment vous investissez votre temps, mais aussi comment mieux planifier toutes vos tâches futures.

RescueTime : RescueTime est une application qui vous permet elle aussi d’analyser votre temps. La différence avec Toggl est que l’application fonctionne en tâche de fond. Elle analyse le temps que vous passez sur certains sites et applications sans que vous n’ayez rien à faire. Grâce à elle vous pouvez savoir précisément les moments où vous êtes productif au travail et les moments où vous vous laissez distraire.

Conclusion

Pour conclure, voici les principaux points à retenir :