4 phases d’apprentissage pour devenir une bête de productivité

Quand vous développez de nouvelles compétences, vous passez toujours par 4 phases d’apprentissage : 

• Phase 1 : vous êtes inconsciemment incompétent. 
• Phase 2 : vous êtes consciemment incompétent. 
• Phase 3 : vous êtes consciemment compétent.
• Phase 4 : vous êtes inconsciemment compétent.

Dans cet article vous allez découvrir à quoi font référence ces 4 phases et comment passer rapidement de l’une à l’autre pour atteindre un niveau de productivité indécent.

Les 4 phases d’apprentissage appliquées à la productivité

Phase 1 : Inconsciemment incompétent : 

“Je ne sais pas ce que je ne sais pas.”

Dans la phase 1, vous êtes improductif, mais vous n’en avez pas conscience. 

Ici il y a 2 possibilités :

• Possibilité n°1 : Vous en savez peu sur le domaine de la productivité. Vous n’appliquez aucune méthode particulière et n’utilisez aucun outil. Vous organisez vos journées selon votre “feeling” et vos envies et vous ne réalisez pas que cela vous rend inefficace.

• Possibilité n°2 : Vous en connaissez un rayon sur la productivité et cela vous rend improductif à votre insu. En essayant de tout appliquer, votre organisation devient lente et fastidieuse. 

L’autre jour j’échangeais au téléphone avec un prospect. Après lui avoir posé quelques questions, j’ai rapidement compris qu’il était calé sur le sujet de la productivité et qu’il connaissait déjà la plupart des méthodes (Pomodoro, Eisenhower, SMART, OKR…). 

Au premier abord, j’ai donc pensé que cette personne était productive. Et puis en creusant un peu avec lui, j’ai réalisé que c’était en réalité tout l’inverse. Sa façon de s’organiser était lourde. Il passait bientôt plus de temps à s’organiser qu’à faire son travail. Le pire c’est qu’il n’en avait pas conscience. Il connaissait des dizaines de méthodes, mais il ne se doutait pas qu’en essayant de toutes les appliquer cela le rendait improductif.

Vous pouvez donc être inconsciemment improductif parce que vous n’y connaissez rien à la productivité ou au contraire parce que vous en connaissez trop et que vous rendez vos process trop lourds et contraignants. 

Le challenge de la phase 1 est de prendre conscience de vos lacunes. C’est seulement à ce moment-là que vous pouvez passer à la phase 2.

Phase 2 : Consciemment incompétent : 

“Je sais ce que je ne sais pas.”

La phase 2 c’est la prise de conscience. Vous réalisez que vous êtes improductif et vous devez maintenant vous adapter à cette nouvelle réalité. Vous êtes comme Neo dans Matrix qui prend la pilule rouge et qui découvre qu’il vivait dans une douce illusion. 

Si vous n’y connaissez rien à la productivité, vous vous dites qu’il serait temps d’apprendre des méthodes pour mieux vous organiser et travailler plus vite.

Et si vous en savez beaucoup sur la productivité, vous prenez conscience que vous avez rendu votre organisation trop lourde et vous admettez que vous vous laissez distraire par des choses inutiles comme :

• ajoutez des codes couleur sur votre agenda
• dessiner de jolies fleurs sur votre Bullet Journal
• passer des heures à paramétrer votre espace Notion 
• tester les dernières applications de productivité à la mode 

La phase 2 est douloureuse parce que vous prenez conscience de vos lacunes, mais elle est indispensable pour pouvoir transformer vos résultats. 

Quand vous êtes dans cette phase, vous faites beaucoup de recherches. Vous lisez des livres, des articles, vous rejoignez des formations… bref vous cherchez des solutions et vous testez de nouvelles choses pour apprendre à être plus productif, organisé et concentré.

Phase 3 : Consciemment compétent : 

“Je sais que je sais”

À la phase 3, vous avez identifié les méthodes et outils qui fonctionnent pour vous et vous les appliquez au quotidien. Vous ressentez que vous êtes plus organisé et productif parce que vous êtes capable d’accomplir plus chaque jour parfois même en travaillant moins.

C’est un peu la phase “lune de miel” des 4 phases d’apprentissage. Vous avez trouvé des méthodes qui épousent votre façon de fonctionner et vous prenez conscience des possibilités qui s’offrent à vous maintenant que vous connaissez les fondamentaux.  

À ce stade, votre approche fonctionne, mais elle n’est pas encore naturelle et automatique. Parfois vous devez vous rappeler de planifier vos semaines parce que vous n’y pensez pas toujours. Vous avez encore besoin de regarder quelques tutos pour utiliser certains outils. Et vous n’arrivez pas toujours à dire non quand on vous sollicite. Vous n’êtes pas encore 100% au point, mais vous avez déjà fait d’énormes progrès.

Phase 4 : Inconsciemment compétent

“Je ne sais pas que je sais”

À la phase 4, vous êtes inconsciemment productif. Vous avez répété les méthodes tellement de fois, que vous les appliquez sans même vous en rendre compte. C’est comme si vous aviez développé un 6ème sens :

• Vous priorisez vos tâches en quelques secondes
• Vous savez instinctivement comment traiter les urgences et imprévus
• Vous pouvez entrer dans un état de flow sur demande 
• Vous organisez stratégiquement vos journées selon votre niveau d’énergie
• Planifier est devenu une habitude aussi naturelle que vous brosser les dents 

Et tout cela vous demande peu d’effort parce que ce sont devenues des automatismes.

C’est exactement comme la conduite. Quand vous avez appris à conduire, chaque manoeuvre vous demandait un effort mental considérable. Et généralement à la fin de vos sessions de conduite, vous vous sentiez épuisé. Aujourd’hui conduire ne vous demande plus aucun effort. Parce que vous avez répété les gestes tellement de fois, qu’ils sont devenus naturels et automatiques. 

C’est la même chose pour les méthodes de productivité. Une fois que vous avez identifié celles qui fonctionnent et que vous les répétez des centaines de fois, les appliquer ne vous demande plus aucun effort parce qu’elles sont instinctives.

Maintenant que vous connaissez les 4 phases d’apprentissage, comment développer votre productivité et votre organisation ?

Comment passer rapidement d’une phase à l’autre pour devenir une bête de productivité ?

Le meilleur moyen de passer rapidement d’une phase à une autre est d’appliquer ce que l’on appelle, la pratique délibérée. Cette pratique consiste à identifier vos lacunes et à travailler stratégiquement dessus pour vous améliorer. Voici 5 étapes pour adopter cette approche.

Étape 1 : Prenez conscience de vos lacunes en faisant appel à quelqu’un

Essayer de passer de  “inconsciemment incompétent” à “consciemment incompétent” par vous-même est difficile pour ne pas dire impossible. Parce que vous n’avez pas conscience de vos angles morts. Autrement dit, vous ne savez pas ce que vous ne savez pas. 

Peut-être qu’en ce moment même, vous faites des choses improductives sans même vous en rendre compte. Et le seul moyen de le réaliser, c’est que quelqu’un vous le dise. 

Pour cela, faites appel à un coach/consultant ou à quelqu’un que vous estimez productif et discutez avec lui de vos journées. Expliquez-lui quels sont vos objectifs et décrivez-lui ce que vous faites du moment où vous vous levez le matin au moment où vous vous couchez le soir. Il identifiera tout de suite ce qui pose problème dans votre organisation et mettra en lumière ce que vous ne voyez pas à l’heure actuelle.

Étape 2 : Faites une liste de ce qui pose problème dans votre organisation

Une fois que vous avez pris conscience des choses qui vous rendent improductif, notez-les sur une feuille. Vous pourriez écrire par exemple :

• J’ai tendance à beaucoup procrastiner sur les tâches que je n’aime pas faire
• J’ai du mal à organiser mon temps efficacement
• Je me laisse facilement distraire par mon téléphone
• Je perds beaucoup de temps à faire des tâches répétitives

Étape 3 : Cherchez des méthodes pour régler ces problèmes

Pour chaque problème identifié, cherchez plusieurs solutions. Vous les trouverez en lisant des livres sur la productivité, en discutant avec des personnes productives, en rejoignant des formations, en lisant des blogs…

Note : Sur Everlaab vous trouverez des centaines d’articles pour apprendre à être plus productif, organisé et concentré. Les réponses à vos questions sont sur cette page.

À chaque fois que vous trouvez une méthode qui vous plaît, notez-la quelque part pour ne pas l’oublier. Vous pourriez d’ailleurs créer une note appelée “Les méthodes de productivité que je veux tester” et regrouper toutes les approches que vous voulez tester sur celle-ci. 

Étape 4 : Testez les méthodes pendant une semaine

Parmi toutes les méthodes que vous avez notées dans l’étape précédente, certaines seront adaptées à votre profil et d’autres seront incompatibles. Le seul moyen de le savoir est de les tester les unes après les autres. 

Pour cela, choisissez une ou plusieurs méthodes et mettez-les en application pendant une semaine en utilisant le tableau suivant.

Voici comment fonctionne le tableau :

• Dans la colonne 1, vous écrivez les dates de la semaine 
• Dans la colonne 2, vous indiquez le/les problème(s) que vous voulez résoudre 
• Dans la colonne 3, vous résumez les méthodes que vous allez tester pour résoudre ces problèmes

L’intérêt de synthétiser cela dans un tableau est de documenter votre expérience. Un peu comme un scientifique qui mène des expérimentations pour trouver un sérum contre une maladie et qui note ses observations au fur et mesure du temps. Sauf que vous, vous cherchez un sérum pour devenir plus productif. 

Étape 5 : Faites le bilan et recommencez

À la fin de la semaine, faites un bilan de vos expériences en notant vos remarques dans la dernière case. 

Pour faire ce bilan, demandez-vous :

• Qu’est-ce qui a fonctionné ? 
• Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? 
• Qu’est-ce que je peux optimiser ?

Une fois votre compte-rendu terminé, créez un nouveau tableau pour la semaine suivante. Et indiquez les méthodes que vous voulez tester tout en tenant compte de vos précédentes observations.

Exemple : Si la semaine 1 vous avez essayé la méthode “avaler le crapeau” pour prioriser vos tâches, vous avez peut-être remarqué que vous n’arrivez pas à commencer par votre tâche la plus challengeante dès le matin. Dans ce cas-là, la semaine 2 vous essaierez de faire quelques petites tâches d’échauffement avant d’accomplir votre plus grande tâche.

En adoptant cette approche, vous vous attaquerez à vos problèmes d’organisation stratégiquement. Semaine après semaine, vous testerez de nouvelles méthodes et découvrirez ce qui fonctionne le mieux pour vous.

Je peux vous garantir qu’après 2 ou 3 mois, vous atteindrez de nouveaux niveaux de productivité que vous n’avez jamais connus auparavant.

En résumé

Quand vous développez une compétence, vous traversez systématiquement 4 phases :

• Phase 1 : Vous n’avez pas conscience de vos lacunes (Inconsciemment incompétent)
• Phase 2 : Vous avez consciences de vos lacunes et vous cherchez des solutions pour les combler (Consciemment incompétent)
• Phase 3 : Vous avez développé vos compétences, mais elles ne sont pas encore naturelles et automatiques (Consciemment compétent)
• Phase 4 : Vos compétences sont devenues tellement naturelles et automatiques que vous n’en avez même plus conscience (Inconsciemment compétent)

Et voici les 5 étapes pour passer rapidement de la phase 1 à la phase 5 :

• Étape 1 : Faites appel à quelqu’un pour prendre conscience de vos lacunes
• Étape 2 : Faites une liste de ce qui vous pose problème dans votre organisation
• Étape 3 :Choisissez des méthodes pour régler vos problèmes d’organisation
• Étape 4 : Testez les méthodes pendant une semaine
• Étape 5 : Faites un bilan et recommencez