5 étapes pour faire un rétroplanning (exemples, modèles et outils inclus)

Vous êtes sur le point de vous lancer dans un projet, mais vous ne savez pas par où commencer ? Votre projet implique mille et une tâches et vous ne savez pas dans quel ordre les accomplir ni combien de temps elles vont vous prendre ? 

Si c’est le cas, vous êtes au bon endroit. D’ici quelques instants vous allez apprendre à faire des rétroplannings efficaces pour gérer vos projets de A à Z. Vous allez découvrir ce qu’est un rétroplanning, pourquoi en faire un et comment le créer en 5 étapes simples.

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Qu’est-ce qu’un rétroplanning ? Définition

Le rétroplanning, aussi appelé planning inversé, est une méthode de gestion de projet qui consiste à déterminer les étapes pour réaliser un projet. Il permet d’avoir une vision claire des échéances, d’optimiser vos ressources, de coordonner vos tâches et d’évaluer vos progressions.

Contrairement au planning classique qui commence par le début du projet et établit un plan chronologique, le rétroplanning part de l’échéance et organise les activités nécessaires pour atteindre cet objectif.

Cette méthode est particulièrement utile pour la planification d’événements tels que des salons, des mariages, des déménagements ou tout autre projet dont la date d’échéance est fixe.

Les bénéfices du rétroplanning

Vision claire des échéances 

Le rétroplanning permet de visualiser clairement les étapes d’un projet et leur échéance. Il offre une représentation chronologique des activités et met en lumière les tâches nécessaires à l’accomplissement de celui-ci. 

Optimisation des ressources 

Grâce au rétro planning vous pouvez : 

• identifier précisément les ressources humaines, matérielles et financières dont vous avez besoin et limiter le gaspillage. 

• investir suffisamment de ressources sur les tâches qui ont le plus grand impact sur la durée totale du projet et prévenir les goulets d’étranglement.

• vérifier la faisabilité de votre plan avant de vous engager pleinement dessus et éviter d’investir vos ressources dans un projet voué à l’échec.

Coordination des activités

Le rétroplanning facilite l’organisation des activités en montrant les interdépendances entre les tâches. Quand vous savez clairement quelles tâches dépendent les unes des autres, vous pouvez planifier chacune d’entre elles de façon à ce qu’elle soit prête juste à temps pour la suivante. Cela permet de fluidifier vos projets, et d’éviter les retards potentiels.

Évaluation du progrès

En suivant le rétro planning, vous pouvez évaluer le progrès de vos projets et ajuster votre cadence si nécessaire. Si vous voyez qu’un écart se creuse par rapport à votre plan d’action initial, vous pouvez allouer vos ressources différemment pour rattraper votre retard et tenir ainsi la date d’échéance. 

Comment créer un rétroplanning étape par étape ?

Étape 1 : Partez du livrable

Pour commencer, identifiez clairement le livrable final de votre projet, c’est-à-dire l’objectif principal que vous cherchez à atteindre. Cette étape est importante, si vous ne définissez pas un cadre clair dès le départ, vous partirez sur de mauvaises bases et gaspillerez vos ressources.

Imaginons que vous décidiez de construire une maison, mais que vous ne définissiez pas votre budget ni d’ici combien de temps vous voulez l’avoir terminé. Vous auriez beaucoup de mal à avancer sur votre projet. Vous ne sauriez pas quel type de maison construire ni quand préparer votre déménagement. Pour que votre projet se déroule dans les meilleures conditions, vous devez donc partir d’un objectif clair.  

Exemples : 

• Construire une maison d’ici 2 ans pour un budget total de 250000€
• Déménager dans le 4e ou 6e arrondissement de Lyon d’ici fin juillet.
• Lancer un nouveau site e-commerce d’ici 6 mois pour un budget total de 20000€.
• Rénover l’espace de bureau avant le 10 septembre pour moins de 1500€.

Étape 2 : Listez les tâches du projet

Partez du livrable et identifiez toutes les tâches à accomplir pour le réaliser. Pour cela, faites un brainstorming. Commencez par noter toutes vos idées en vrac puis organisez-les. 

Le but ici est d’alterner la pensée divergente et convergente pour préparer votre rétroplanning. Avec la pensée divergente, vous explorez les idées et faites des associations pour trouver le plus de solutions possible à un problème donné. Avec la pensée convergente, vous filtrez vos idées et vous les mettez en ordre pour les exploiter.

Exemple : Déménager dans le 4ème ou 6ème arrondissement de Lyon d’ici fin juillet.

• définir les critères de recherche (lieu, budget…)
• donner le préavis de départ
• chercher une maison selon les critères
• signer le contrat de location et faire l’état des lieux d’entrée
• transférer tous les contrats et faire le changement d’adresse
• acheter les cartons, rubans adhésifs, feutres
• faire le tri des affaires et les mettre dans les cartons
• louer un camion
• faire le ménage
• faire l’état des lieux de sortie 
• faire l’état des lieux d’entrée
• emménager (installer toutes les affaires)

Étape 3 : Définissez les responsables de chaque tâche

Une fois vos tâches listées, attribuez un responsable à chacune d’entre elles. (note : si vous travaillez seul sur ce projet, vous pouvez bien évidemment vous passer de cette étape). 

Informez chaque membre de l’équipe de ses responsabilités, des délais associés à ses tâches et des ressources dont il dispose. Il ne doit y avoir aucune ambiguïté. Mieux vaut fournir plus de détails que nécessaire que de supposer que tout à été compris seulement pour se rendre compte plus tard que les instructions ont été mal comprises.

Lire aussi : Une approche brillante pour déléguer ses tâches efficacement

Étape 4 : Déterminez le chemin critique du projet

Maintenant que vous savez quelle tâche accomplir et qui s’en occupe, il est temps d’identifier les dépendances entre les tâches en déterminant le chemin critique du projet. 

Le chemin critique est la plus longue séquence de tâches qui doit être accomplie pour que le projet soit terminé à la date d’échéance. Pour mieux comprendre, reprenons l’exemple de la construction d’une maison.

Pour construire une maison, vous devez accomplir plusieurs séquences d’activités : 

• Séquence 1 : poser les fondations (durée 10 jours) → monter les murs (durée 20 jours) → construire le toit (durée 10 jours) 

• Séquence 2 : installer les robinets (durée 2 jours)  → installer les luminaires (durée 4 jours)→ poser la moquette (durée 3 jours)

Pour déterminer le chemin critique, vous devez choisir la séquence la plus longue, c’est-à-dire celle dont la durée totale est la plus grande. Ici il s’agirait de la séquence 1 dont la durée totale est de 40 jours. 

Alors quel est l’intérêt d’identifier ce chemin critique ?

Premièrement, il permet de savoir quelles tâches sont dépendantes les unes des autres et par conséquent dans quel ordre elles doivent être accomplies. Deuxièmement, il vous indique quelle doit être la durée respective de chaque tâche pour que le projet soit terminé à temps. Et troisièmement, il permet de gagner en clarté en résumant les tâches, séquences et durées de votre projet sous la forme d’un diagramme que l’on appelle le diagramme de PERT.

Étape 5 : Mettez en forme votre rétro planning avec le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un outil graphique qui représente le planning du projet sur une ligne de temps. Chaque tâche est représentée par une barre horizontale qui symbolise la durée des tâches.

Cet outil vous permet de piloter votre projet du début à la fin. Grâce à lui vous savez quelles tâches doivent être faites, quelles sont leurs dépendances, qui doit les faire, d’ici combien de temps et quels sont les potentiels goulots d’étranglement. 

Pour construire ce diagramme, il vous suffit de reprendre toutes les informations de l’étape 1 à l’étape 4 et de les tranférer dans un tableau avec dans la colonne de gauche les séquences et les tâches et sur le côté droit leur durée.

Exemples de rétroplanning

Exemple de rétroplanning en évènementiel 

Exemple de rétroplanning pour le développement d’un logiciel

Exemple de rétroplanning en marketing

Les meilleurs outils pour faire votre rétroplanning

Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive d’outils pour faire votre rétroplanning avec pour chacun d’entre eux une liste de leurs avantages et inconvénients.

Tableurs (Excel, Google Sheets)

Les tableurs Excel ou Google Sheets permettent de créer de rétroplanning facilement. Pour cela il suffit d’entrer vos tâches, échéances et durées estimées dans les cellules.

Avantages des tableurs : 

• Flexibilité : Ils vous permettent d’ajuster votre rétroplanning comme vous le souhaitez 

• Calculs automatiques : Les formules intégrées facilitent le calcul automatique des dates de début, de fin et des écarts ce qui évite les erreurs humaines.

• Partage et collaboration : Les tableurs en ligne offrent la possibilité de collaborer en temps réel avec d’autres membres de l’équipe, facilitant la communication et la coordination.

Inconvénients des tableurs

• Fastidieux : Vous devez créer votre tableur de toute pièce ce qui peut prendre du temps surtout si vous n’êtes pas à l’aise avec Excel ou Google Sheets.

• Difficultés à gérer les dépendances complexes : Pour des projets avec des dépendances complexes, les tableurs peuvent devenir moins intuitifs et plus difficiles à gérer.

• Manque d’automatisation avancée : Certains processus de gestion de projet nécessitent des fonctionnalités d’automatisation plus avancées que celles offertes par les tableurs standard.

Notion 

Monté en puissance ces dernières années, Notion propose une interface conviviale qui combine la flexibilité d’un tableur avec la puissance d’un outil de gestion de projet. Avec cet outil, vous pouvez créer des pages pour chaque projet, organiser vos tâches et ajouter des propriétés telles que les échéances, les responsables et les dépendances.

Avantages de Notion :

• Interface visuelle : Notion propose une interface moderne et visuelle qui simplifie la compréhension du rétroplanning.

• Gestion des tâches complexes : L’outil permet de gérer des projets complexes avec des dépendances entre les tâches de manière intuitive.

• Collaboration en temps réel : Avec Notion vous pouvez collaborer en temps réel avec les membres de votre équipe.

Inconvénients de Notion :

• Courbe d’apprentissage : Bien qu’intuitive, l’application nécessite tout de même une période d’apprentissage pour exploiter pleinement ses fonctionnalités.

• Personnalisation : Le niveau de personnalisation de Notion est à la fois sa force et sa faiblesse. Vous pouvez créer des rétroplannings sur-mesure qui répondent parfaitement à vos besoins, mais compliquer aussi involontairement la structure du projet en vous perdant dans les fonctionnalités.

Click Up

Concurrent direct de Notion, Click Up est un outil polyvalent de gestion de projet qui promet d’être la prochaine évolution de la productivité et de la collaboration d’équipe. Que vous soyez développeur, marketeur, éducateur ou simplement quelqu’un cherchant à rester organisé, ClickUp aura quelque chose à vous offrir.

Avantages de Click Up :

• Personnalisation poussée : Vous pouvez personnaliser les vues, les tableaux et les champs pour structurer vos projets comme vous le souhaitez.

• Gestion des Ressources : Fonctionnalités avancées pour la gestion des ressources et la répartition des tâches.

• Suivi du temps : Intégration de fonctionnalités de suivi du temps pour évaluer la progression.

Inconvénients de Click Up :

• Courbe d’apprentissage : Comme Notion, Click Up nécessite un certain temps d’apprentissage en raison des nombreuses fonctionnalités qu’il offre.

• Intégration limitée : Les intégrations de Click Up ne sont pas aussi étendues que celles d’autres outils de gestion de projet. Cela peut être frustrant si vous souhaitez connecter ClickUp à d’autres outils que vous utilisez déjà.

• Tarification complexe : La structure tarifaire de ClickUp est complexe, avec différentes fonctionnalités disponibles à différents niveaux. Déterminer quel plan vous convient le mieux peut être difficile, et vous pourriez finir par payer pour des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin.

Asana

Asana est spécialement conçue pour la gestion de projet et offre des fonctionnalités avancées pour créer des rétroplannings efficaces.

Avantages d’Asana :

• Gestion intuitive des tâches : Asana est spécialisé dans la gestion de projet et cela se ressent. L’application présente une interface intuitive qui facilite la création, la gestion et la modification des tâches.

• Suivi des dépendances : L’outil permet de gérer facilement les dépendances entre les différentes étapes d’un projet.

• Automatisation : Vous avez accès à des fonctionnalités d’automatisation avancées pour simplifier les processus récurrents.

Inconvénients d’Asana :

• Fonctionnalités avancées payantes : Contrairement à Notion, vous devrez payer pour accéder à la vue Gantt de vos projets. 

• L’attribution limitée des tâches : Avec Asana vous ne pouvez pas attribuer une tâche à plusieurs personnes. Cela peut compliquer la gestion de projet dans certains cas de figure.

• Le prix est sensiblement au-dessus du marché : Comparé à Notion ou Click Up, Asana est plus cher.

Conclusion

En conclusion, voici les points principaux à retenir de ce guide :

Le rétroplanning, aussi appelé planning inversé, est une méthode de gestion de projet qui consiste à déterminer les étapes d’un projet en partant de l’échéance.

Il permet d’avoir une vision claire des étapes du projet, d’optimiser vos ressources, de coordiner vos activités et d’évaluer vos progrès.

Pour faire un rétroplanning vous devez suivre 5 étapes : 

• Étape 1: Partez du livrable
• Étape 2: Listez les tâches du projet
• Étape 3: Définissez les responsables de chaque t…
• Etape 4 : Déterminez le chemin critique du projet
• Etape 5 : Mettez en forme votre rétro planning avec le diagramme de Gantt

Pour créer votre rétro planning vous pouvez utiliser des outils comme un tableur Excel ou Google Sheets, Notion, Click up ou encore Asana.

Si vous avez aimé ce guide, téléchargez le Kit de Gestion de Projet, il inclut un modèle gratuit de rétroplanning.