Organisation personnelle : Les meilleures méthodes et outils pour être plus organisé

Vous voulez améliorer votre organisation personnelle, mais vous ne savez pas par où commencer ?

Dans ce guide, vous allez découvrir les meilleures méthodes et outils pour être plus organisé. Ces méthodes vous permettront de planifier vos journées efficacement, de prioriser vos tâches, mais plus important encore, de reprendre le contrôle sur votre vie, que ce soit votre vie pro ou votre vie perso.

Les méthodes d’organisation personnelle

Méthode GTD

La méthode GTD est sans doute une des méthodes d’organisation personnelle les plus populaires. Elle permet de sortir de votre tête toutes vos tâches, vos projets et vos idées et de les organiser. 

Pour cela, il vous suffit de suivre le circuit suivant :

Ce circuit vous aidera à traiter toutes les choses que vous devez faire. Vous saurez si vous devez les planifier, les éliminer, les incuber, les transférer dans un dossier de référence, les faire immédiatement, les déléguer, les ajouter dans votre action à venir ou encore les transférer dans votre calendrier. 

Pour apprendre à appliquer cette méthode pas à pas, je vous recommande de lire : Comment organiser votre to-do list avec la méthode GTD ?

Méthode ZTD

La méthode GTD est un excellent moyen de désencombrer votre esprit de toutes les choses qui le préoccupe par contre elle ne convient pas à tout le monde. Certaines personnes lui reprochent même d’être plutôt lourde et complexe. 

C’est pour cette raison que Leo Bauta, auteur du blog Zen Habit, propose une version allégée de la méthode GTD qu’il appelle la méthode ZTD (Zen To Done). 

La méthode ZTD reprend les meilleurs aspects de la méthode GTD et les simplifie. Pour appliquer cette méthode, il vous suffit d’adopter une ou plusieurs des 10 habitudes suivantes :

• Collecter : Collecter toutes vos tâches projets et idées et les écrire quelque part (notebook, applications)

• Traiter : Traiter une fois par jour vos boîtes de réception (email, boîte aux lettres, messagerie, carnet de notes, todo-list)

• Planifier : Choisissez entre 1 et 3 tâches que vous voulez absolument accomplir avant la fin de journée.

• Agir : Concentrez-vous sur les tâches les plus importantes de votre journée et ignorez les distractions

• Systématiser : Classez vos tâches en grandes catégories. Une catégorie travail, une maison, une course…

• Organiser : Assurez-vous régulièrement que tout reste organisé (vos tâches, projets, idées, documents…)

• Examiner : Chaque semaine passez en revue vos objectifs.

• Simplifier : Développez l’habitude d’aller à l’essentiel. Ne vous encombrez pas de tâches et projets accessoires ne gardez que ce qui est essentiel.

• Routine : Définissez des routines qui vous permettent de garder un rythme régulier et d’avancer vers vos objectifs.

• Trouver sa passion : Quand vous êtes passionné, vous ne procrastinez pas, vous vous investissez à 100% dans votre travail. Et en fin de compte, c’est le conseil de productivité ultime.

Ces 10 habitudes vous permettront d’optimiser votre organisation personnelle. Pour en savoir plus sur cette méthode, lisez : Méthode ZTD (Zen to Done) : Réussir sans stresser

Méthode PARA

La méthode PARA est un système universel qui permet d’organiser méthodologiquement toutes vos données, vos notes, vos fichiers, vos dossiers, vos emails, vos tâches, vos cours, vos favoris…

C’est aussi une méthode de gestion des connaissances (Knowledge Management). Quand vous appliquez PARA, vous êtes capable de mieux ordonner toutes vos connaissances qu’il s’agisse d’articles, de formations, de cours, de conférences, de podcasts, de vidéos… 

Tiago Forte, le créateur de la méthode PARA, explique que c’est un peu comme se constituer un 2ème cerveau parce qu’avec ce système toutes vos données sont capturées, structurées et accessibles à n’importe quel moment.

Alors, que signifie PARA exactement ?

PARA est un acronyme qui fait référence à :

• Project (Projet) : Un projet est une série de tâches associée à un objectif avec une deadline.

• Area of responsability (Sphère de Responsabilité) : Une sphère de responsabilité est une activité avec un standard à maintenir dans le temps.

• Resource (Ressource) : Une ressource est un sujet ou un thème d’intérêt continu.

• Archive (Archive) : Ce sont les éléments inactifs des 3 autres catégories.

Pour être organisé, vous devez donc classer toutes vos données parmi ces 4 grandes catégories. Pour savoir comment faire, lisez Méthode PARA : Comment organiser sa vie entière ?

Matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est une méthode d’organisation personnelle dont vous avez certainement déjà entendu parler. Elle consiste à organiser toutes vos tâches selon leur importance et leur urgence.

On a souvent tendance à confondre ces 2 termes, mais ils sont pourtant bien différents.

Une tâche urgente est une tâche que vous devez faire le plus rapidement possible. Quand vous la faites, vous êtes pressé par le temps. Vous êtes plutôt en mode réactif parce que vous “subissez” la tâche.

Une tâche importante est une tâche qui contribue à l’accomplissement de vos objectifs sur le long terme. Quand vous faites ce type de tâche, vous êtes plutôt en mode actif parce que c’est vous qui décidez d’accomplir la tâche. Ce n’est pas elle qui s’impose à vous.

La matrice d’Eisenhower consiste donc à classer toutes vos tâches selon ces 2 variables. Vous vous retrouvez alors avec 4 grandes catégories :

• Urgent et important : Ce sont toutes les tâches que vous devez traiter immédiatement

• Important, mais pas urgent : Ce sont les tâches à planifier pour plus tard

• Urgent, mais pas important : Ce sont les tâches que vous devez déléguer

• Ni urgent ni important : Ce sont les tâches à éliminer

Lire aussi : Matrice d’Eisenhower : Comment mieux gérer ses priorités

Méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro est une méthode qui permet de mieux gérer votre énergie et votre temps. Grâce à elle, vous êtes capable de rythmer vos journées bien plus efficacement.

Pour l’appliquer, c’est simple, commencez par vous concentrer sur une tâche donnée pendant un intervalle de 25 min ( 1 intervalle = 1 Pomodoro) puis prenez une pause de 5 min. Après cette pause, reprenez le travail pendant 25 min puis arrêtez-vous à nouveau pendant 5 min. Et continuez ainsi de suite. Après 4 Pomodoros vous êtes autorisé à prendre une pause plus longue de 15 à 30 min.

Francesco Crillo, l’inventeur de la méthode, l’a nommé “Pomodoro” (tomate en italien) en rappel au minuteur en forme de tomate qu’il utilisait au moment de développer cette technique.

Lire aussi : Méthode Pomodoro : Comment améliorer la gestion de votre temps ?

Méthode du time-blocking

Comme vous le savez sans doute déjà, le multitâche est contre-productif. Faire plusieurs tâches en même temps vous fait perdre du temps et vous fait faire plus d’erreurs. Le time-blocking permet justement d’éviter cela. 

Cette méthode consiste à organiser vos semaines en blocs de temps pendant lesquels vous travaillez sur vos tâches et vos projets de façon ininterrompue.

Par exemple vous allez bloquer 1h tous les jours entre 11h et 12h pour traiter tous vos e-mails ou vous réserver un créneau de 2h le mardi et le jeudi pour rédiger des articles. 

Au lieu d’éclater votre emploi du temps en mille et une petites tâches et interruptions, vous créez de gros blocs de travail pendant lesquels vous vous concentrez pleinement sur votre travail.

Avec cette méthode vous êtes capable d’organiser plus efficacement vos journées sans vous laisser constamment interrompre par des e-mails, des messages, des sollicitations… 

Lire aussi : Mieux gérer son temps avec le time blocking

Méthode ABCDE

La méthode ABCDE est une méthode de priorisation simple qui consiste à classer vos tâches en 5 grandes catégories :

• A = Tâches très importantes : Les tâches très importantes sont celles que vous devez absolument faire. Ce sont les 2, 3 choses que vous devez réaliser impérativement avant la fin de journée. Ne pas les faire peut avoir de graves conséquences.

• B = Tâches importantes : Les tâches importantes sont celles que vous faites après avoir accompli les tâches très importantes. Elles ne sont pas aussi importantes que les tâches de la catégorie A. Ne pas les accomplir n’aura que des conséquences mineures.

• C = Tâches optionnelles : Les tâches optionnelles sont celles que vous faites seulement si les tâches des catégories A et B sont terminées. Ce sont les tâches bonus. Celles que vous faites s’il vous reste un peu de temps dans la journée. Si vous ne les faites pas, cela n’aura pas vraiment de conséquences négatives.

• D = Tâches à déléguer : Les tâches à déléguer sont celles que vous transférez à d’autres personnes pour vous libérer du temps. 

• E = Tâches à éliminer : Les tâches à éliminer sont toutes les tâches que vous devez éliminer de votre to-do list, soit parce qu’elles ne vous sont d’aucune utilité ou parce qu’elles ne sont plus pertinentes.

En classant vos tâches à travers ces 5 grandes catégories, vous saurez exactement sur quoi vous concentrer en premier.

Lire aussi : Prioriser ses tâches avec la méthode ABCDE

Méthode MoSCoW

La méthode MoSCoW ressemble beaucoup à la méthode ABCDE puisqu’elle consiste elle aussi à classer toutes vos tâches parmi 4 grandes catégories. 

• MUST HAVE : Les MUST HAVE sont les tâches les plus importantes de la journée. Ce sont celles que vous devez traiter en priorité. Elles sont non-négociables, vous ne devez les manquer sous aucun prétexte.

• SOULD HAVE : Les SHOULD HAVE sont les tâches qui sont importantes et qui ont une vraie valeur ajoutée. Contrairement aux MUST HAVE qui doivent être traitées aujourd’hui, les SHOULD HAVE, elles, peuvent être traitées plus tard.

• COULD HAVE : Les COULD HAVE sont les tâches optionnelles. Les accomplir est un plus, mais si vous veniez à manquer de temps, les COULD HAVE sont les tâches que vous ignoreriez en premier.

• WILL NOT : Les WILL NOT sont les tâches que vous souhaitez peut-être faire un jour, mais pour l’instant, elles ne sont pas prioritaires.

On appelle cette méthode MoSCoW parce que c’est l’acronyme de MUST HAVE, SHOULD HAVE, COULD HAVE, WILL NOT. Les o ne signifient rien, ils servent juste à rendre la méthode plus facilement mémorisable.

Lire aussi : Gérer ses priorités avec la méthode MoSCoW

Maintenant qu’on a vu les grandes méthodes d’organisation personnelle, on va parler de quelque chose qui les complète très bien : les outils d’organisation personnelle.

Les outils d’organisation personnelle

Il existe des centaines d’outils et il peut être difficile d’en choisir un alors voici ceux que je vous recommande.

Todoist 

L’application Todoist est celle que j’utilise personnellement. Ce que j’aime avec cette application c’est qu’elle va à l’essentiel. Elle permet de créer des tâches simplement et de les organiser par projet, tag et niveau d’urgence. 

La force de Todoist c’est que vous pouvez ajouter vos tâches très rapidement grâce à un système de reconnaissance de langage. Si vous écrivez par exemple : “Appeler Paul dans une semaine” Todoist reconnaitre automatiquement la date et vous créera un rappel le jour voulu. Et si vous écrivez “Faire la compta tous les 25 du mois”, l’application créera automatiquement une tâche récurrente tous les 25. Cette reconnaissance de langage rend l’expérience très fluide et agréable.

Si vous voulez une application todo simple, je vous recommande donc Todoist.

TickTick

Si vous voulez une application simple et minimaliste comme Todoist, mais que vous souhaitez avoir accès à quelques fonctionnalités en plus, TickTick est fait pour vous. 

TickTick offre les mêmes fonctionnalités que Todoist, vous pouvez facilement créer et organiser vos tâches par tag, projet et niveau d’urgence, mais elle va encore plus loin.

TickTick vous donne aussi accès à un calendrier, elle vous permet de fixer la durée de vos tâches, de créer plusieurs rappels pour être sûr de ne manquer aucune deadline, de créer des listes intelligentes et vous donne même accès à un timer Pomorodo.

Cette application vous satisfera si vous êtes à la recherche de simplicité et de fonctionnalités enrichies.

Trello

Trello est sans doute un des outils d’organisation personnelle les plus populaires. 

Cet outil permet d’organiser toutes vos tâches de manière visuelle grâce à un système de colonnes et de cartes. Chaque carte peut représenter une tâche, un projet ou une idée. Vous pouvez aussi leur associer une date butoir, des étiquettes, des photos, une description ou encore attribuer la carte à quelqu’un.

Ce qui rend Trello puissant ce sont les Power-ups. Les Power-ups sont de miniapplications qui enrichissent les fonctionnalités de Trello. Il existe des centaines de Power-ups par exemple un Power-ups Calendar qui donne un aperçu de toutes nos tâches par jour/semaine/mois ou encore un Power Ups Card Repeater qui transforme certaines de nos tâches en tâches récurrentes (faire du sport 3 fois par semaine, méditer une fois par jour…)

Trello est parfait pour la gestion de projet, il est aussi pratique pour collaborer, car beaucoup de personnes sont déjà familières avec l’outil.

Notion 

Parmi tous les outils d’organisation personnelle, Notion est le plus personnalisable. Avec Notion vous pouvez créer votre propre application de productivité de toute pièce. Vous pouvez lui donner la forme et les fonctionnalités que vous souhaitez. C’est en quelque sorte le Lego des gestionnaires de tâches. 

L’application a pour ambition de remplacer plusieurs applications comme Google Docs, Evernote, Trello, Dropbox paper…Donc si vous cherchez à centraliser toutes vos données, vos projets et vos todo et que vous êtes prêt à passer un peu de temps à paramétrer l’application, Notion vous conviendra parfaitement.

Todoist, TickTick, Trello et Notion sont les outils d’organisation personnelle que je vous recommande. Si vous voulez découvrir plus d’outils de ce genre, je vous recommande d’aller faire un tour sur la page Ressource d’Everlaab, vous y trouverez de nombreuses autres applications.

Conclusion 

Prendre quelques heures pour optimiser votre organisation personnelle est sans doute une des choses les plus productives que vous puissiez faire. En apprenant les bonnes méthodes et en utilisant les bons outils, vous serez capable de gagner un temps considérable sur le long terme, mais aussi de vivre plus sereinement au quotidien.