Gestion des priorités : 10 méthodes pour gérer les priorités au travail

Vous avez beaucoup de choses à gérer en ce moment et vous avez du mal à savoir ce qui est prioritaire ? Vous n’êtes jamais sûr de choisir les bonnes tâches sur lesquelles avancer ? Vous avez toujours peur d’oublier quelque chose d’important ? 

Si c’est le cas, vous êtes au bon endroit. Dans un instant, vous allez découvrir les meilleures méthodes de gestion des priorités. Grâce à elles, non seulement vous identifierez clairement vos tâches prioritaires, mais vous ne douterez plus de vous. Vous pourrez enfin accomplir votre travail sereinement tout en ayant la certitude que vous avancez dans la bonne direction.

Vous voulez gérer votre temps et vos priorités efficacement ? Voici une présentation qui devrait vous intéresser

J’ai préparé une présentation dans laquelle vous apprendrez à gérer votre temps et vos priorités grâce à des plannings faciles à suivre. Vous découvrirez notamment : 

• 5 erreurs et fausses croyances qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui

• Qu’est-ce que la méthode du Planning Infaillible (et en quoi elle est différente des autres méthodes de gestion du temps)

• 7 étapes simples pour définir un planning que vous serez sûr de suivre

Pour y accéder, il vous suffit d’indiquer votre email ci-dessous. 

La matrice d’Eisenhower pour une gestion des priorités intelligentes

La matrice d’Eisenhower consiste à organiser vos tâches selon leur importance et leur urgence. Ces 2 termes sont souvent confondus, mais ne signifient pas dire la même chose :  

• Urgent signifie qu’une tâche doit être traitée le plus rapidement possible pour éviter les complications. Par exemple, résoudre une faille de sécurité informatique ou trouver un intervenant ayant annulé à la dernière minute sont des tâches urgentes qui doivent être traitées au plus vite. 

• Important signifie qu’une tâche a un impact fort sur le long terme, qu’elle contribue à la réalisation d’objectifs ou qu’elle produit des effets cumulés. Se former, faire du sport ou développer son réseau par exemple sont des tâches importantes. 

Une fois que vous comprenez la différence, vous pouvez classer vos tâches en 4 grandes catégories : 

• Urgent et important : ce que vous devez traiter en priorité.
• Important / non urgent : ce que vous planifiez dans votre agenda
• Urgent / non important : ce que vous déléguez
• Ni urgent ni important : ce que vous éliminez ou limitez

Lire aussi : Matrice d’Eisenhower : Comment mieux gérer ses priorités

La méthode MoSCoW pour organiser vos tâches par ordre de priorité

Semblable à la matrice d’Eisenhower, la méthode MoSCoW est une méthode de gestion des priorités qui permet de classer vos tâches en 4 grandes catégories : 

• Must have : Ce sont les tâches critiques de la journée, celles que vous devez traiter en premier et que vous ne pouvez manquer sous aucun prétexte.

• Should have : Ce sont les tâches importantes qui ont une vraie valeur ajoutée. La différence avec les Must have c’est qu’elles peuvent être traitées plus tard.

• Could have : Ce sont les tâches optionnelles. Les accomplir est un plus, mais elles restent accessoires. Si vous manquez de temps, ce sont les tâches que vous mettrez de côté en premier.

• Will not : Ce sont les tâches que vous souhaitez peut-être faire un jour, mais qui ne sont pas prioritaires pour le moment.

Notez que les “o” dans l’acronyme MoSCoW ne signifie rien. C’est seulement pour rendre la méthode plus facilement mémorisable.

Lire aussi : Gérer ses priorités avec la méthode MoSCoW

La loi de Pareto pour vous concentrer sur les 20% de tâches importantes

Au XIXe siècle Vilfredo Pareto, un économiste italien, constate que 80% des richesses de son pays sont détenues par 20% de la population. Bien plus tard, Joseph Juran, un des fondateurs de la démarche qualité, constate que cette répartition inégale s’observe dans bien d’autres domaines. Par exemple : 

• 80% des coûts de stockage viennent de 20% des articles en stock
• 80% des profits viennent de 20% des produits ou services
• 80% des ventes viennent de 20% des commerciaux

La productivité ne fait pas exception à la règle, car 20% de vos tâches vous apportent souvent 80% des résultats. Pour prioriser efficacement, vous devez donc identifier cette poignée d’actions qui vous apporte des résultats asymétriques et vous concentrer dessus en priorité. 

Si vous voulez savoir comment faire, j’ai écrit un article entier sur le sujet dans lequel je vous fournis un tableau pour déterminer vos 20% de tâches importantes : Loi de Pareto : Le guide ultime de la règle des 80/20

La méthode NERAC pour gérer vos priorités avec un tableau

NERAC est un acronyme qui signifie Noter, Estimer, Réserver, Arbitrer, Contrôler. Voici comment appliquer la méthode pour gérer vos priorités : 

• Étape 1 = Noter : Ecrivez toutes vos tâches dans un tableau.
• Étape 2 = Estimer : Estimez le temps nécessaire pour les accomplir.
• Étape 3 = Réserver : Prévoyez une marge de sécurité pour les imprévus.
• Étape 4 = Arbitrer : Déterminez l’importance et l’urgence de vos tâches. 
• Étape 5 = Contrôler : Analysez vos progrès et ajustez au cours du temps. 

Dans l’exemple ci-dessous, vous pouvez voir que chaque étape apparaît dans une colonne ce qui vous permet d’avancer sur vos tâches efficacement sans perdre de vue vos priorités.

La méthode ABCDE pour une gestion des priorités simplifiée

La méthode ABCDE ressemble beaucoup à la méthode MoSCoW puisqu’elle consiste à diviser vos activités quotidiennes en 5 catégories : 

• A = Tâches très importantes : Ce sont les activités essentielles que vous devez absolument réaliser avant la fin de journée comme vos rendez-vous ou vos engagements incontournables. Ne pas les faire peut avoir des conséquences sérieuses.

• B = Tâches importantes : Ce sont celles que vous faites après avoir terminé les tâches de la catégorie A. Elles sont importantes, mais moins critiques que les premières. Si vous ne les accomplissez pas pendant la journée cela n’entraînera que des conséquences mineures. 

• C = Tâches optionnelles : Ce sont les choses que vous faites seulement après avoir complété les tâches de la catégorie A et B. Ne réalisez ces activités bonus que s’il vous reste du temps.

• D = Tâches à déléguer : Ce sont celles que vous confiez à d’autres personnes. Il peut s’agir de tâches peu importantes comme la mise en forme de document ou de tâches pour lesquelles vous n’êtes pas assez qualifiés.

• E = Tâches à éliminer : Ce sont toutes les activités que vous éliminez de votre to-do list soit parce qu’elles ne sont plus utiles ou plus pertinentes.

Pour une bonne gestion des priorités, assurez-vous d’inclure peu de tâches dans les catégories A et B en comparaison des catégories C, D et E. 

Si vous avez du mal à faire la distinction entre ce qui est important et optionnel, définissez des plannings. En bloquant des créneaux dans votre calendrier, vous réaliserez que votre temps est limité et vous serez contraint de faire des choix stratégiques. Si vous voulez en savoir plus, j’ai préparé une présentation d’une heure dans laquelle vous apprendrez à gérer votre temps et vos priorités efficacement.  

Lire aussi : Prioriser ses tâches avec la méthode ABCDE

La comparaison par paires pour une gestion des priorités empirique

La comparaison par paires consiste à comparer vos tâches deux par deux pour déterminer leur ordre de priorité. Prenons un exemple concret pour mieux comprendre. 

Imaginons que vous ayez les 3 tâches suivantes à accomplir : 

1. Répondre à un email important
2. Préparer une présentation pour demain
3. Ranger le bureau

Voici comment déterminer l’ordre de priorité avec la comparaison par paires : 

Pour commencer, comparez la première tâche avec la deuxième et demandez-vous laquelle des 2 est la plus importante/urgente. Si vous estimez que préparer votre présentation est plus prioritaire que répondre à votre email, alors vous la faites passer en premier comme ceci : 

1. Préparer une présentation pour demain
2. Répondre à un email important
3. Ranger le bureau

Ensuite, comparez la deuxième tâche avec la troisième et reposez-vous la même question. Si vous pensez que répondre à votre email est plus important, alors laissez la en 2ème position. Si au contraire vous vous dites que le rangement de votre bureau est plus important alors mettez-la en 2ème position.

En comparant successivement vos tâches les unes avec les autres, vous pourrez déterminer une liste de priorités.

Avaler le crapaud pour une meilleure gestion stress et des priorités

Avalez un crapaud vivant dès le matin et rien ne vous arrivera de pire le reste de la journée.

Mark Twain

Avaler le crapaud est une méthode de priorisation qui suggère d’accomplir votre tâche la plus difficile en premier. L’idée ici est d’attaquer votre top priorité en début de journée au moment où vous avez le plus d’énergie et de motivation.

En réalisant la chose la plus challengeante avant tout le reste, vous réduirez considérablement votre stress. Au lieu de vous laisser polluer l’esprit par cette chose à faire tout au long de la journée, vous vous en débarrasserez en premier, ce qui vous libérera l’esprit pour les autres activités.

En plus d’alléger votre charge mentale, vos autres tâches vous paraîtront aussi plus facile. Si vous attaquez en premier l’activité la plus ardue, tout le reste vous semblera être un jeu d’enfant. C’est comme en musculation, si vous commencez votre séance avec le poids le plus lourd, vous aurez ensuite beaucoup moins de mal à vous exercer avec des poids plus légers. 

Enfin, avaler votre crapaud vous permettra de commencer la journée dans une bonne dynamique. Une fois votre tâche difficile accomplie, vous vous sentirez satisfait de vous-même et ce sentiment de réalisation boostera votre confiance et votre motivation pour le reste de la journée.

La méthode 5/25 de Warren Buffett pour définir ses priorités de vie

La méthode 5/25 de Warren Buffett pour gérer ses priorités est simple, mais efficace. Voilà comment elle fonctionne. Pour commencer, listez les 25 objectifs que vous aimeriez accomplir un jour. Par exemple : 

• Me reconvertir dans un autre domaine
• Faire du sport 3x par semaine
• Apprendre une nouvelle langue
• Investir dans l’immobilier
• Déménager dans une autre ville
• Apprendre à jour de la guitare
• Développer des compétences 
• Commencer la méditation
• Monter une entreprise
• Lire plus de livres

…

Puis choisissez les 5 objectifs les plus importants : 

• Me reconvertir dans un autre domaine
• Faire du sport 3x par semaine
• Investir dans l’immobilier
• Déménager dans une autre ville
• Lire plus de livres

Ces 5 objectifs sont maintenant vos tops priorités. Vous devez ignorer les 20 autres, même s’ils vous semblent attrayants ou importants. 

Cet exercice est simple, mais difficile car on est souvent tenté de poursuivre 1000 choses en même temps. La règle des 5/25 nous rappelle de rester concentré sur ce qui compte vraiment. 

La méthode Ivy Lee pour vous concentrer sur 6 priorités chaque jour

Inventée au début du XXe siècle par Ivy Lee, cette méthode repose sur 5 étapes simples : 

• À la fin de la journée, identifiez les 6 tâches les plus importantes que vous devez réaliser.

• Classez-les selon leur ordre d’importance.

• Le lendemain matin au travail, concentrez-vous d’abord sur la tâche prioritaire. Ne passez à la suivante que lorsque la première est entièrement achevée.

• Enchaînez les autres tâches de votre liste de la même manière. En fin de journée, reportez les tâches non achevées sur une nouvelle liste de six missions pour le jour suivant.

• Puis vous répétez le même processus chaque jour

En vous limitant à 6 tâches chaque jour, vous vous forcez à vous focaliser sur l’essentiel.

Les multiplicateurs de temps pour prioriser l’efficacité

Pour vous organiser efficacement au travail, vous pouvez travailler en priorité sur ce que l’on appelle les multiplicateurs de temps. Ce sont toutes les actions que vous réalisez aujourd’hui et qui vous permettront de gagner du temps demain.

Par exemple vous pouvez : 

• Automatiser vos tâches administratives avec des outils tels que Zapier, Make ou Hazel.
• Créer des modèles pour vos présentations et vos publications sur les réseaux sociaux.
• Prévoir vos repas pour la semaine en avance, afin d’éviter de cuisiner chaque jour.

Ces multiplicateurs de temps vous permettront de gagner en efficacité et libérer du temps. Pour les repérer, demandez-vous simplement : 

Quelle action puis-je accomplir aujourd’hui qui me fera économiser du temps demain ?

Conclusion

La gestion des priorités ne s’improvise pas. Pour bien vous organiser au quotidien, vous devez utiliser des méthodes de priorisation éprouvées pour gérer toutes vos tâches. 

Voici les 10 méthodes que vous pouvez appliquer dès aujourd’hui : 

• Matrice d’Eisenhower : Organisez vos tâches selon leur urgence et importance en 4 catégories – urgent et important, important mais non urgent, urgent mais non important, ni urgent ni important.

• Méthode MoSCoW : Classez vos tâches selon les catégories suivantes – Must have (critiques), Should have (importantes mais pas critiques), Could have (optionnelles), Will not (non prioritaires).

• Loi de Pareto (Règle 80/20) : Concentrez-vous sur les 20% de tâches qui produisent 80% des résultats, en identifiant les actions les plus impactantes.

• Méthode NERAC : Créez un tableau dans lequel vous Notez vos tâches, Estimez le temps qu’elles prendront, Réservez une marge de sécurité, Arbitrez leur priorité et Contrôlez vos avancées. 

• Méthode ABCDE : Catégorisez vos activités en 5 niveaux d’importance (A: très importantes, B: importantes, C: optionnelles, D: à déléguer, E: à éliminer).

• Comparaison par paires : Priorisez vos tâches en les comparant deux à deux pour déterminer laquelle est la plus importante ou urgente.

• Avaler le crapaud : Commencez votre journée en réalisant d’abord la tâche la plus difficile pour réduire le stress et augmenter la productivité.

• Méthode 5/25 de Warren Buffett : Sélectionnez les 5 objectifs les plus importants parmi 25 et concentrez-vous exclusivement sur eux, en ignorant les autres.

• Méthode Ivy Lee : Chaque jour, listez les 6 tâches les plus importantes, classez-les par ordre d’importance, et abordez-les une par une sans distraction.

• Multiplicateurs de temps : Concentrez-vous sur des actions qui augmentent votre efficacité à long terme, comme l’automatisation de tâches ou la création de modèles pour gagner du temps à l’avenir.