Méthode MoSCoW : L’arme secrète pour prioriser vos tâches

Vous avez une liste de tâches longue comme le bras et vous ne savez pas par laquelle commencer ? Plutôt que de foncer dans le tas ou de privilégier ce qui vous paraît le plus agréable, pourquoi ne pas adopter une approche éprouvée : la méthode MoSCoW.

Développée par Dai Clegg dans les années 90, cette technique vous permet de prioriser efficacement votre travail, surtout dans un environnement agile. Dans cet article, vous allez découvrir comment utiliser MoSCoW pour mettre de l’ordre dans votre chaos en 3 étapes.

Qu’est-ce que la méthode MoSCoW ?

La méthode MoSCoW a été créée par Dai Clegg au début des années 90 alors qu’il travaillait chez Oracle. C’est un système de priorisation simple et puissant qui aide à identifier les tâches cruciales. 

D’abord utilisée dans la méthode DSDM (Dynamic Systems Development Method), MoSCoW s’est rapidement imposée dans d’autres cadres agiles comme SCRUM. Elle se distingue par sa capacité à s’adapter à des contextes variés, qu’il s’agisse de développement logiciel, de gestion de projets ou même de priorisation personnelle.

Que signifie “MoSCoW” ?

Comme vous vous en doutez, MoSCoW n’a aucun lien avec la capitale russe. C’est un acronyme qui sert à classer vos tâches en 4 grandes catégories : “Must have” “Should have”, “Could have”, “Won’t have”. Voyons en détail chacun de ces termes.

M pour « Must have » : « Doit être fait »

Ces tâches sont cruciales pour la réussite du projet. Ce sont celles qui doivent être traitées en priorité. Celles que vous ne pouvez manquer sous aucun prétexte et qui sont non-négociables. Si elles ne sont pas exécutées, les conséquences peuvent être dramatiques.

Pour savoir si une tâche appartient à cette catégorie, demandez-vous : Que se passerait-il si je la laissais de côté ? Y a-t-il une alternative ? Si vous répondez « non », alors c’est un Must have.

Exemples de “Must have” : 

• Faire de la prospection
• Terminer un projet client
• Suivre le budget

S pour « Should have » : « Devrait être fait si possible »

Ces tâches sont importantes, mais pas vitales. Elles apportent une vraie valeur ajoutée, mais elles ne doivent être accomplies qu’après avoir terminé les « Must have ». Si le temps ou les ressources manquent, elles peuvent être reportées sans compromettre la réussite globale.

Exemples de “Should have” : 

• Développer des partenariats stratégiques
• Corriger des bugs mineurs ou améliorer des performances.
• Créer de nouveaux assets pour des publicités qui fonctionnent déjà bien

C pour « Could have » : « Pourrait être fait si cela n’affecte rien d’autre »

Ici, on parle des petits plus. Ces tâches sont agréables, mais pas indispensables. Elles viennent seulement après les « Must have » et les « Should have ». C’est la cerise sur le gâteau. Elles ajoutent un certain confort ou une esthétique.

Exemples de “Could have” : 

• Automatiser des tâches marketing
• Mettre en place des SOP
• Améliorer les supports visuels

W pour « Won’t have » : « Ne sera pas fait cette fois-ci, mais peut-être plus tard »

Ce sont les idées intéressantes, mais pas pour maintenant. Soit elles demandent trop de temps, soit elles coûtent trop cher. Elles peuvent être envisagées dans un futur projet, mais pour l’instant, on les met de côté.

Exemples de “Won’t have” : 

• Refonte du logo ou du branding
• Lancer une newsletter hebdomadaire
• Créer une chaîne YouTube

Vous connaissez maintenant la signification des lettres “MSCW”, mais qu’en est-il des « o » ? 

Ils n’ont aucune signification particulière, ils sont simplement là pour rendre l’acronyme plus facile à lire et à retenir.

3 étapes pour appliquer la méthode MoSCoW

Maintenant que l’acronyme MoSCoW est clair, passons à l’application concrète de la méthode en 3 étapes simples.

Etape 1 : Faites un “brain dump”

Pour commencer, videz votre esprit. Notez toutes vos tâches, projets et idées sur papier ou dans un outil comme Notion, Trello ou Todoist. L’objectif est de vous débarrasser de ce qui encombre votre mental en capturant tout sur un support externe. 

Etape 2 : Classez vos tâches selon MoSCoW

Une fois vos tâches sous les yeux, triez-les avec la méthode MoSCoW. Pour cela, posez-vous les questions suivantes : 

• Must have : Quelles sont les 3 tâches cruciales que je dois absolument finir aujourd’hui ?
• Should have : Après mes Must, quelles tâches importantes dois-je accomplir ?
• Could have : Si j’ai terminé mes Should, quelles tâches moins prioritaires puis-je faire ?
• Won’t have : Quelles tâches vais-je éviter pour ne pas perdre de temps ?

Vous pouvez présenter vos tâches de différentes façons selon vos préférences. Vous pouvez ajouter une lettre à côté de chaque tâche pour indiquer sa priorité.

Vous pouvez utiliser une matrice MoSCoW.

Vous pouvez aussi créer des colonnes dans votre gestionnaire de tâches pour mieux visualiser vos priorités. 

Peu importe ce que vous choisissez, l’idée ici est de savoir en un coup d’œil quelles sont les tâches les plus importantes et urgentes, et celles qui le sont moins.

Etape 3 : Validez la pertinence des choix

Il arrive souvent, en faisant cet exercice, que vous vous retrouviez avec beaucoup de Must et de Should lors du premier tri. Si c’est le cas, cela signifie que vous n’avez pas suffisamment priorisé. 

Les Must et Should doivent inclure peu de tâches. Ce sont vos top priorités, celles qui doivent absolument être réalisées. Si vous réalisez que vous avez plus de 3 tâches dans ces catégories, vous devez réajuster.

Alors comment faire ce nouveau tri ? 

Forcez-vous à être encore plus sélectif. Visualisez les conséquences de ne pas accomplir certaines tâches et évaluez leur importance réelle. Ce processus de filtrage vous aidera à affiner vos priorités et à libérer de l’espace pour ce qui compte vraiment.

Méthode MoSCoW exemple

Voici un tableau qui illustre la répartition des tâches en 4 catégories, selon la méthode MoSCoW.

Quels sont les avantages de la méthode MoSCoW par rapport à la matrice d’Eisenhower ?

2 grandes approches se distinguent pour prioriser vos tâches : la méthode MoSCoW et la matrice d’Eisenhower. Ces outils de gestion des priorités ont chacun leurs forces et s’appliquent différemment selon les situations.

La matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est simple et efficace pour décider quelles tâches accomplir en premier. Elle divise vos actions en 4 catégories selon leur urgence et leur importance :

• Urgent et important : à réaliser immédiatement.
• Important mais non urgent : à planifier.
• Urgent mais non important : à déléguer.
• Non urgent et non important : à ignorer.

C’est une méthode idéale pour la gestion quotidienne de vos tâches, surtout si vous avez besoin de prendre des décisions rapides. Si vous vous sentez débordé, elle vous aide à rationaliser vos efforts et à vous concentrer sur les priorités immédiates.

La méthode MoSCoW

La méthode MoSCoW est plutôt conçue pour la gestion de projet. Comme on l’a vu, elle classe les tâches en 4 catégories :

• Must have : ce qui est essentiel pour réussir le projet.
• Should have : ce qui est important mais non vital.
• Could have : ce qui est optionnel, sans grand impact.
• Won’t have : ce qui peut être exclu ou reporté.

MoSCoW est particulièrement utile dans des projets complexes avec plusieurs parties prenantes. Elle clarifie les priorités, gère les attentes et optimise l’allocation des ressources.

Les limites de la méthode MoSCoW

La méthode MoSCoW présente plusieurs inconvénients que vous devez prendre en compte pour éviter de mauvaises surprises.

Simplification excessive

MoSCoW réduit la priorisation des tâches à seulement 4 grandes catégories ce qui masque parfois des nuances importantes entre certaines tâches d’une même catégorie.

Absence de considération des coûts et efforts

MoSCoW ne prend pas en compte les coûts ou les efforts nécessaires à la réalisation des tâches. 2 tâches dans la même catégorie peuvent pourtant exiger des ressources très différentes.

Négligence potentielle de tâches non essentielles

Les catégories « Could have » et « Won’t have » risquent d’être mises de côté, ce qui pourrait freiner l’évolution du produit et l’innovation à long terme.

Risque de désalignement

La classification avec MoSCoW peut être subjective et entraîner des désaccords entre les parties prenantes. Sans règles claires pour trancher, cela peut retarder vos projets.

Manque de granularité

La méthode ne permet pas de hiérarchiser avec précision les tâches au sein d’une même catégorie, ce qui peut devenir problématique pour des backlogs importants.

Fausse impression de certitude

MoSCoW peut créer une fausse impression de clarté dans la priorisation, alors que celle-ci reste subjective et peut évoluer.

Pour compenser ces limites, combinez MoSCoW avec d’autres techniques de priorisation et d’analyse, établissez des critères clairs pour chaque catégorie, et réévaluez régulièrement vos priorités.

Lire aussi : Gestion des priorités : 10 méthodes pour gérer les priorités au travail

Conclusion

La méthode MoSCoW est bien plus qu’un simple outil de priorisation. Elle vous aide à faire le tri dans vos tâches, à vous concentrer sur l’essentiel et à avancer avec une vision claire de vos priorités. En adoptant cette approche, vous évitez la dispersion, maximisez votre efficacité et réduisez le stress lié aux choix à faire.