Une réunion qui s’éternise, une urgence client, votre enfant qui tombe malade… chaque jour apporte son lot de mauvaises surprises. Même en planifiant parfaitement vos journées, vous serez toujours confronté à ces imprévus qui viendront bousculer votre planning. Tout le challenge est de ne pas les laisser prendre le dessus sur ce que vous avez prévu de faire.
Alors, comment garder le contrôle ? Et comment réussir à accomplir ce qui est important quand tout va de travers ?
Dans cet article vous allez découvrir 6 façons d’améliorer votre gestion des imprévus.
Vous voulez mieux gérer les imprévus ? Voici une présentation qui devrait vous intéresser
J’ai préparé une présentation gratuite dans laquelle vous découvrirez comment suivre vos plannings, même si vous faites face à des imprévus. Vous apprendrez :
- Comment planifier vos semaines en 30 minutes
- Comment anticiper les imprévus pour éviter qu’ils ne gâchent vos journées
- Comment évaluer le temps que vos tâches vous prendront
Et bien plus !
Pour y accéder, il vous suffit d’indiquer votre email ci-dessous.
Comment anticiper les imprévus ?
Planifiez comme un pessimiste avec le ratio de Fudge
Si vous lisez ceci, il y a de grandes chances que vous soyez trop optimistes quand il s’agit de planifier vos journées. Vous prévoyez de faire plein de choses et vous finissez souvent par ne pas faire le quart de ce que vous espériez. Parce que vous ne prenez pas en considération les imprévus. Vous partez du principe que tout se passera comme sur des roulettes, ce qui est rarement le cas.
Pour corriger ce biais d’optimisme, vous pouvez utiliser ce que l’on appelle le ratio de Fudge. Ce ratio consiste à comparer le temps que vous mettez à faire une tâche avec le temps dont vous pensiez avoir besoin pour l’accomplir.
Si vous pensez mettre 90 min pour préparer une présentation et qu’en réalité vous mettez 125 min, vous ferez 125/90 = 1,38. Vous saurez alors qu’à l’avenir vous devrez prévoir 1,38x plus de temps pour réaliser vos présentations. Ce ratio, vous permet de corriger toutes vos estimations et de limiter les potentiels retards.
Lire aussi : Comment mieux planifier vos journées grâce au ratio de fudge ?
Prévoyez des blocs imprévu dans vos journées
Vous ne pouvez jamais prévoir ce qui se passera au cours d’une journée. Pour anticiper les imprévus, évitez de surcharger vos journées. Voici comment faire :
- Planifiez vos tâches, projets et activités en découpant vos journées en blocs.
- Espacez vos blocs pour anticiper les potentiels contretemps. Si une tâche vous prend plus de temps que prévu, vous pourrez déborder sans affecter le reste de votre planning.
- Laissez toujours un bloc libre d’1 ou 2h chaque jour. Là encore si votre journée dérape, ce bloc viendra absorber les imprévus et vous resterez sur les rails.
L’idée c’est de laisser des moments libres dans la journée pour traiter les retards, les urgences et les sollicitations. C’est en désencombrant votre planning que vous pourrez garder les choses sous contrôle.
Lire aussi : Mieux gérer son temps avec le time blocking
Comment gérer les imprévus quand ils surviennent ?
Si un imprévu prend moins de 2 minutes, traitez-le tout de suite
Certains imprévus prennent moins de 2 minutes. Il peut s’agir de signer un contrat, répondre à la question d’un collègue, répondre à un message ou encore envoyer un document. Quand vous êtes face à ce type d’imprévus, occupez-vous-en tout de suite. Vous éviterez de vous encombrer l’esprit et d’alourdir votre charge mentale.
Mais assurez-vous que cela reste ponctuel. Si vous vous laissez sans arrêt interrompre par de petits imprévus tout au long de la journée, vous n’accomplirez jamais vos grandes tâches importantes.
Lorsque votre quotidien est plein de petits imprévus, notez-les plutôt dans votre to-do list et réservez leur un moment dans la journée pour tous les traiter d’un seul coup.
Déterminez le niveau d’urgence et d’importance de l’imprévu
Il existe 4 niveaux d’imprévu :
- Niveau 1 : L’imprévu n’est ni urgent ni important. Dans ce cas-là, n’y prêtez même pas attention. Si vous vous êtes inscrit à une newsletter que vous ne lisez jamais par exemple et que vous recevez un email qui vous demande si vous souhaitez rester inscrit, vous pouvez l’ignorer et continuer votre journée.
- Niveau 2 : L’imprévu est urgent, mais pas important. Dans cette situation, déléguez l’imprévu ou à défaut traitez-le pendant les blocs que vous avez prévus à cet effet. Si un client vous demande une facture en urgence par exemple, prenez quelques minutes l’après-midi pour vous en occuper.
- Niveau 3 : L’imprévu est important, mais pas urgent. Dans ce cas de figure, planifiez-le dans votre agenda pour vous en occuper plus tard. L’autre jour par exemple, mon imprimante m’a lâché et comme je n’en avais pas besoin tout de suite, je me suis noté d’en acheté une plus tard.
- Niveau 4 : L’imprévu est important et urgent. Dans ce cas, occupez-vous-en tout de suite, même si cela implique de remettre en question votre planning. Si votre box wifi tombe en rade par exemple et que vous avez besoin d’internet pour travailler, vous devez chercher une solution rapidement pour débloquer la situation.
À noter de tout de même que rares sont les situations où les imprévus sont à la fois importants et urgents. Même dans le cas où votre box internet tombe en panne, vous pouvez toujours utiliser votre smartphone comme routeur.
On a souvent tendance à penser que tout est important et urgent, mais quand on prend un peu de recul, on réalise que la plupart des tâches peuvent attendre.
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Transformez les imprévus en opportunités
Quand un imprévu se présente, vous pouvez réagir de 2 façons. Vous pouvez rager et en vouloir au monde entier (pas sûr que cela change grand-chose) ou alors vous pouvez tourner ces aléas à votre avantage.
L’année dernière par exemple, j’ai fait Paris – Nantes en train et le voyage ne s’est pas passé comme prévu. 15 minutes après avoir quitté la gare, le train s’est arrêté en plein milieu d’un tunnel. On apprend alors qu’il y a eu un éboulement sur les voies et que l’on restera stationné pendant un temps indéterminé. Le temps que les secours arrivent et que le problème soit réglé, on a attendu plus de 3h avant de pouvoir repartir. J’aurais pu râler et me plaindre de la SNCF, mais j’en ai profité pour terminer un bouquin qui traînait sur ma Kindle depuis un moment.
Les imprévus arriveront que vous le vouliez ou non, autant les transformer en opportunité.
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Comment éviter que les mêmes imprévus se reproduisent ?
Pour améliorer votre gestion des imprévus, vous devez apprendre de vos erreurs. C’est la seule façon d’éviter qu’elles ne se reproduisent. À chaque fois que vous faites face à un impondérable demandez-vous :
Comment éviter que ce type d’imprévu ne se reproduise ?
Si par exemple vous sortez d’une longue réunion et que vous avez pris du retard sur vos tâches, vous pourriez décider de prévoir une marge de sécurité après chaque réunion à partir de maintenant.
Et si vous vous êtes rendu chez un client pour donner une présentation et que leur rétroprojecteur ne fonctionnait pas, vous pourriez investir dans un mini rétroprojecteur que vous emportez avec vous quand vous avez besoin.
En apprenant de chaque imprévu, vous éviterez de reproduire les mêmes erreurs encore et encore.
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Conclusion
Quel que soit votre niveau de préparation, vous ferez toujours face à des imprévus. Pour éviter qu’ils ne fassent dérailler vos journées, vous pouvez :
- Planifier comme un pessimiste avec le ratio de Fudge
- Prévoir des blocs imprévu dans vos journées
- Traiter tout de suite l’imprévu lorsqu’il prend moins de 2 min
- Identifier leur degré d’urgence et d’importance
- Transformer les imprévus en opportunités
- Apprendre de chaque imprévu pour éviter qu’il ne se reproduise
Pour aller plus loin, regardez ma présentation gratuite qui vous montrera comment gérer votre temps en 30 minutes/semaine grâce à des plannings faciles à suivre.