J’ai longtemps refusé de planifier mes journées parce que j’estimais que les plannings étaient trop rigides et contraignants. Alors je passais mon temps à improviser et je travaillais sur les tâches qui me semblaient les plus urgentes sans réellement réfléchir à mes objectifs à long terme.
J’aimais l’idée de m’organiser librement, mais sans le savoir je rendais mes journées stressantes et chaotiques. Je me retrouvais souvent à gérer les échéances à la dernière minute et je perdais beaucoup de temps à jongler entre mes tâches sans accomplir de progrès significatif.
Avec le temps j’ai réalisé que cette pseudo-liberté ne me rendait pas service. J’ai donc abandonné l’organisation “au feeling” et j’ai commencé à planifier stratégiquement mes journées. Depuis, ma vie n’est plus du tout la même.
Pour commencer, je suis plus productif. En travaillant par blocs de temps ininterrompus, j’accomplis en 1h ce que je mettais 2h à faire avant. Cal Newport disait donc vrai :
Une semaine de 40h planifiée produit le même volume de travail qu’une semaine de 60h sans structure.
Ensuite je me sens plus serein au quotidien parce que je sais que mes tâches seront faites en temps et en heure. Je peux pleinement me concentrer sur mon travail sans craindre de rater une échéance ou d’oublier une tâche importante.
Enfin, j’accomplis les activités qui me tiennent à cœur. Avant je n’avais jamais le temps de lire, faire du sport ou m’étirer. Je trouvais toujours d’autres choses plus pressantes à faire. Aujourd’hui je n’attends plus d’avoir ces moments libres, je les “crée” directement en bloquant des créneaux non négociables dans mon calendrier.
Planifier a donc complètement transformé mes journées et d’ici quelques instants, vous allez apprendre à faire la même chose. Vous allez découvrir comment planifier vos semaines en 30 minutes, comment gérer les urgences et imprévus, mais plus important encore, comment tenir votre planning jour après jour. Car le plus difficile n’est pas tant de définir un planning, mais de réussir à le suivre malgré les aléas du quotidien.
Comment planifier vos journées efficacement ?
Étape 1 : Listez vos tâches et projets
Pour commencer, prenez une feuille de papier ou une application comme Todoist et faites une liste exhaustive de vos tâches et projets.
Ajoutez à cette liste les tâches que vous voulez faire, c’est-à-dire toutes les activités pour lesquelles vous aimeriez libérer du temps comme faire du sport, lire, démarrer un projet personnel.
Trop souvent on s’attarde en priorité sur nos obligations et on néglige les activités qui nous font plaisir. On passe alors nos journées à gérer les impératifs et ensuite on manque de temps et d’énergie pour faire les tâches qui nous font plaisir. En ajoutant ces tâches à votre liste, vous pourrez enfin leur accorder la place qu’elles méritent.
Étape 2 : Priorisez vos tâches
Une fois vos tâches et projets listés, priorisez-les en utilisant des méthodes comme la matrice d’Eisenhower, la méthode MoSCoW ou encore la méthode ABCDE. Cette dernière consiste à classer vos tâches en 5 grandes catégories :
- A = Tâches très importantes : Les tâches très importantes sont celles que vous devez absolument faire. Ce sont les 2, 3 choses que vous devez réaliser impérativement avant la fin de journée. Ne pas les faire peut avoir de graves conséquences.
- B = Tâches importantes : Les tâches importantes sont celles que vous devez faire, une fois que vous avez accompli les tâches très importantes. Elles ne sont pas aussi importantes que les tâches de la catégorie A et ne pas les accomplir n’aura que des conséquences mineures.
- C = Tâches optionnelles : Les tâches optionnelles correspondent aux tâches que vous pouvez faire si et seulement si les tâches de la catégorie A et B sont terminées. C’est ce que j’appelle les tâches bonus. Ce sont celles que l’on fait quand il nous reste un peu de temps dans la journée. Ne pas les faire, n’a pas vraiment de conséquences négatives.
- D = Tâches à déléguer : Les tâches à déléguer sont celles que vous transférez à d’autres personnes pour vous libérer du temps.
- E = Tâches à éliminer : Les tâches à éliminer sont toutes les tâches que vous devez éliminer de votre to-do list, soit parce qu’elles ne vous sont d’aucune utilité ou parce qu’elles ne sont plus pertinentes.
Pour indiquer le niveau de priorité de vos tâches, écrivez la lettre correspondante à côté de chacune d’entre elles.
Lire aussi : 8 méthodes de priorisation simples pour mieux gérer votre quotidien
Étape 3 : Planifiez votre semaine
Maintenant, ouvrez votre agenda et décidez des moments pendant lesquels vous vous occuperez de ces tâches pendant la semaine.
Commencez par bloquer des créneaux pour les tâches les plus importantes. Réservez-leur une place de choix en début de semaine ou en début de journée. Le but étant de vous en soulager le plus rapidement possible pour alléger votre charge mentale.
Si vous devez préparer une réunion importante le vendredi par exemple, occupez-vous-en le lundi ou le mardi matin pour éviter que cette tâche n’encombre votre esprit toute la semaine. Il n’y a rien de pire que de laisser une tâche importante traîner.
Ensuite, bloquez des moments pour les tâches moins importantes comme le traitement de vos emails, les appels ou la réalisation de vos tâches administratives. Faites ces tâches plutôt l’après-midi lorsque vous avez moins d’énergie.
Enfin, réservez des créneaux pour vos activités plaisir. Si vous voulez faire du sport 1h le midi avant de manger, bloquez ce moment dans votre agenda. Si vous voulez prendre le temps de vous former, choisissez quand vous le ferez et pendant combien de temps. Vous pouvez commencer par planifier ces tâches avant tout le reste si vous ressentez le besoin de prendre du temps pour vous.
Pour finir, n’oubliez pas de laisser quelques créneaux de libre chaque jour pour gérer les contretemps et imprévus. J’en reparlerai un peu plus tard car ce point est important.
Lire aussi : Mieux gérer son temps avec le time blocking
Étape 4 : Ajustez votre planning quotidiennement
Que vous le vouliez ou non, vos journées ne se passeront jamais comme prévu. Vos projets vous prendront plus de temps que vous ne le pensiez, vous ferez face à des problèmes qui vous empêcheront de faire vos tâches, vos priorités changeront en cours de route… Même en planifiant parfaitement, vous serez toujours confronté à ces impondérables.
Pour ne pas les laisser gâcher vos journées, faites preuve de flexibilité et d’adaptabilité. Bloquez 10 min à la fin de vos journées pour ajuster votre planning. Annulez certains rendez-vous si besoin, décalez vos tâches, changez la longueur de vos créneaux. Bref ajustez votre planning tout en gardant en tête vos top priorités.
Lire aussi : Comment gérer les imprévus et dominer vos journées grâce à la technique des quarts-temps ?
Vous connaissez maintenant les 4 étapes pour mieux gérer votre temps. Pour rappel vous devez :
- lister vos tâches et projets
- prioriser
- planifier vos semaines en tenant compte de vos priorités
- ajuster quotidiennement votre planning pour vous adapter aux aléas.
Maintenant toute la difficulté est de mettre en application ces étapes au quotidien. C’est de prendre l’habitude chaque semaine de réserver un moment pour planifier. C’est de penser chaque fin de journée à ajuster votre planning. C’est de vous discipliner à faire vos tâches et de ne pas céder à vos envies du moment. Dans la partie suivante, vous allez donc apprendre 4 astuces pour tenir votre planning.
4 astuces pour tenir votre planning
Rendez la planification motivante, facile et évidente
Dans son livre Tiny Habits, BJ Fogg explique que les habitudes dépendent de 3 facteurs :
- Le signal : C’est ce qui déclenche l’habitude. Plus le signal est évident, plus vous aurez de chance d’accomplir votre habitude.
- La motivation : C’est l’intérêt que vous avez pour accomplir quelque chose. Cette motivation peut être plus ou moins forte. Si votre motivation est forte, vos habitudes seront rapides à développer. Si au contraire, vous n’êtes pas motivé, elles vous demanderont plus de temps.
- L’aptitude : C’est la facilité que vous avez à accomplir quelque chose. Si l’habitude que vous cherchez à adopter est difficile, alors vous abandonnerez rapidement. Si au contraire elle est facile, vous serez capable de la garder longtemps.
Pour prendre l’habitude de planifier, vous devez donc rendre la planification à la fois motivante, facile et évidente. Voilà comment je m’y prends personnellement.
- Signal : Chaque vendredi après-midi, je bloque 30 minutes dans mon agenda pour planifier la semaine suivante. Lorsque le moment vient, mon calendrier me le rappelle en m’envoyant une notification. C’est mon signal.
- Motivation : Ensuite je m’installe confortablement dans mon salon ou sur ma terrasse. Je prends quelque chose à boire et à manger et je mets ma playlist favorite sur Spotify. Je crée une atmosphère agréable pour me motiver et m’inspirer à planifier.
- Aptitude : Une fois que je suis posé, j’appuie sur 2 touches de mon clavier et j’ouvre à la fois mon application Todoist, Notion et mon calendrier pour préparer mon planning hebdomadaire. Ce raccourci facilite la planification et m’aide à me mettre en mouvement.
Résultat, chaque vendredi j’arrive à planifier sans difficulté, alors que je ne suis pas quelqu’un de particulièrement discipliné à la base. Si je peux le faire, vous le pouvez vous aussi. Pour cela, rendez votre planification évidente, motivante et facile.
Lire aussi : Tiny Habits : Comment créer de nouvelles habitudes ?
Soyez réaliste
L’optimisme a du bon, sauf quand il s’agit de planification. Pour tenir votre planning, vous devez être tout sauf optimiste. Vous devez réfléchir en amont à ce qui pourrait déraper et anticiper les potentiels imprévus sans omettre le moindre détail. Pour y parvenir, jouez le rôle de détective et posez-vous autant de questions que possible.
Imaginons que vous prévoyiez de préparer une présentation importante de 8h à 10h. Est-ce que vous pensez vraiment que vous réussirez à accomplir cette tâche en 2h ? Rappelez-vous de la dernière fois où vous avez réalisé une présentation similaire, combien de temps aviez-vous mis ? 3h ? 4h ?
Et quand vous arriverez au bureau à 8h, croyez-vous sincèrement que vous travaillerez tout de suite sur votre présentation ? Probablement pas. Le temps que vous vous installiez et que vous discutiez avec les collègues, il sera 8h10. Ensuite, vous consulterez certainement vos emails pendant 20 min minimum, puis vous répondrez à 2, 3 messages. Et à 8h40, vous ouvrirez enfin PowerPoint pour commencer à travailler sur votre présentation. Vous n’aurez pas démarré votre journée, que vous serez déjà à la traîne sur votre planning.
Pour éviter que cela arrive, visualisez votre journée le plus précisément possible pour ne pas vous faire surprendre par les aléas. Comme on dit : “le diable est dans les détails”.
Lire aussi : 4 méthodes pour éviter l’erreur de planification (planning fallacy)
Laissez des espaces vides
Votre planning n’est pas un Tetris. Vous ne gagnerez pas au jeu de la productivité en empilant le plus de blocs possible dans vos journées, mais au contraire en laissant des espaces vides. C’est seulement en laissant des plages horaires libres que vous pourrez :
- gérer les urgences que vous ne pouviez pas anticiper
- résoudre les problèmes qui surviennent au cours de la journée
- ajuster vos priorités en fonction des réalités quotidiennes
Maintenant toute la question est de savoir combien de créneaux libres laisser ?
Tout dépend de la nature de votre métier. Si vos journées sont prévisibles, prévoyez 2 créneaux d’1h pendant lesquels vous ne planifiez rien. Vous pourrez alors tenir votre planning sans trop de difficulté, même si vous faites face à des impondérables.
En revanche, si vos journées sont imprévisibles, prévoyez plus d’espaces. Par exemple, certains de mes clients travaillent dans le BTP. Entre les problèmes sur les chantiers, les retards fournisseurs, les intempéries… ils ne savent jamais à quoi vont ressembler leurs journées. Dans leur cas, je leur recommande plutôt de ne planifier que le matin et de garder leurs après-midis libres pour gérer les urgences.
Ne planifiez donc pas entièrement vos journées, laissez plus ou moins de créneaux libres pour gérer les imprévus.
Acceptez l’imperfection
Beaucoup de personnes estiment que la planification est une perte de temps. Elles se disent : “À quoi bon définir un planning puisque je ne réussirai pas à le tenir de toute façon.” Alors elles ne planifient rien et travaillent en mode réactif à longueur de journée.
En réalité, le problème ne vient pas des plannings, mais de leurs attentes irréalistes. Elles s’attendaient à ce que tout se passe comme prévu, que leurs tâches soient terminées à temps, que leurs projets se déroulent sans accroc et que leurs objectifs soient atteint. Et quand elles n’y arrivent pas, elles en concluent que les plannings ne marchent pas.
Mais le but d’un planning n’est pas de le tenir parfaitement, c’est de s’en rapprocher le plus possible. D’ailleurs personne ne respecte jamais son planning à 100%. Les artistes démarrent leur concert en retard, les entreprises du BTP ne tiennent pas leurs délais et la NASA retardent le lancement de ses fusées.
Est-ce que cela signifie que les artistes ne devraient plus indiquer leur date de concert sous prétexte qu’ils ne démarrent parfois pas à l’heure prévue ? Est-ce que cela signifie que la NASA devrait lancer ses fusées “au feeling” ?
Bien sûr que non. Ils ont tout intérêt à définir des plannings, même s’ils n’arrivent pas tout le temps à les tenir. C’est valable pour vous aussi. Même si vous ne suivez votre planning que 60% du temps, vous accomplirez toujours plus que si vous n’avez pas de plannings du tout.
Conclusion
En conclusion, voici les étapes à suivre pour pour planifier vos journées :
- Étape 1: Listez vos tâches et projets
- Étape 2: Priorisez vos tâches
- Étape 3: Planifiez votre semaine
- Étape 4: Ajustez votre planning quotidiennement
Et pour tenir votre planning :
- Rendez la planification motivante, facile et évidente
- Soyez réaliste
- Laissez des espaces vides
- Acceptez l’imperfection