Comment aller à l’essentiel avec la productivité Haiku ?

Beaucoup de choses que nous faisons sont superflues.

Traiter nos emails, consulter les réseau sociaux, lire la presse…

Si on éliminait ces choses de notre quotidien, nos résultats n’en seraient que très peu impactés.

En revanche il y a des tâches qui sont essentielles. Selon la loi de Pareto, ce sont les 20% d’actions qui nous apportent 80% des résultats.

Pour simplifier notre travail et gagner du temps, on doit apprendre à identifier cette poignée d’actions qui fait la différence et éliminer le superflue. C’est ce que Leo Babauta, l’auteur du blog Zen Habits, appelle la productivité Haiku ou l’art d’aller à l’essentiel. 

Dans cet article on va voir ce qu’est la productivité Haiku, en quoi elle nous est bénéfique et comment aller à l’essentiel pour vivre une vie plus productive et plus zen.

Qu’est-ce que la productivité Haiku ?

Pour comprendre ce qu’est la productivité Haiku, il faut d’abord savoir ce qu’est l’Haiku.

L’Haiku est une forme de poème japonais qui est composé de 17 syllabes. Ce sont des poèmes limités, courts et impactants. Tout l’intérêt de cet art est de dire beaucoup de choses avec très peu de mots.

La productivité Haiku renvoie donc à l’idée d’accomplir un nombre limité de tâches impactantes. C’est accepter d’en faire moins pour aller à l’essentiel. 

Qu’est-ce que ça veut dire concrêtement ?

Et bien au lieu de chercher à accomplir 15 tâches dans la journée, on ne va en accomplir que 2-3 par exemple. 

Au lieu de s’engager sur beaucoup de projets en même temps, on ne va en mener que 1 ou 2 mais on va prendre le temps de les accomplir. 

Et au lieu de travailler 8h par jour, on ne va en travailler que 6 ou 4. 

En bref on décide de faire moins pour vivre plus simplement et sereinement.

Les bénéfices d’aller à l’essentiel

Alors quel est l’intérêt d’aller à l’essentiel ? 

Est-ce que justement pour réussir on ne doit pas chercher à en faire le plus possible pour se donner toutes nos chances ? 

C’est vrai après tout, un blogueur parviendra toujours à mieux se faire connaitre s’il écrit plus d’articles. Un commercial trouvera toujours plus de clients s’il participe à plus d’évènements. Et un freelance pourra signer toujours plus de contrats s’il offre plus de services à ses clients. 

“Si d’autres personnes investissent 40 heures par semaine et que vous investissez 100 heures, même si vous faites la même chose vous accomplirez en 4 mois ce que les autres mettront 1 an à accomplir.”

Elon Musk

Pourquoi vouloir en faire moins quand en faire plus nous donne plus de chances de réussite ?

Parce qu’en faire plus ne vient pas sans conséquences. 

Quand on ajoute plus de tâches à notre to do, que l’on s’engage sur plus de projets et que l’on poursuit plus d’objectifs, on gagne peut être en productivité mais on perd généralement une ou plusieurs des choses suivantes :

• Notre temps libre
• Notre sérénité 
• Notre santé

Quand on applique la productivité Haiku, on considère que nos objectifs sont importants mais plus important encore sont notre temps libre, notre sérénité et notre santé. On est donc prêt à accomplir moins de tâches et à avancer moins rapidement vers nos objectifs pour préserver ces valeurs qui sont chères à nos yeux.

Là où la productivité traditionnelle valorise la quantité de travail accomplie, la productivité Haiku, elle, valorise la simplicité et le bien être. 

Cet art d’aller à l’essentiel est bénéfique pour plusieurs raisons :

• L’Haiku permet d’optimiser notre temps : Quand on s’impose une contrainte de temps, qu’on se dit que l’on va travailler 1 heure ou 2 heures de moins chaque jour par exemple, on va chercher à optimiser les heures restantes. Cela nous force à trouver des moyens et des astuces d’être tout aussi productif en moins de temps. 

• L’Haiku simplifie notre vie : Quand on veut en faire toujours plus, on rencontre tôt ou tard des problèmes d’organisation. Les évènements auxquels on souhaite participer se chevauchent, les projets sur lesquels ont s’est engagés doivent être livrés en même temps… Chercher à ce que tout fonctionne peut vite devenir un casse tête. Quand on va à l’essentiel, on fait rarement face à ce genre de complication du fait du nombre limité d’activités que l’on mène.

• L’Haiku offre plus de sérénité : Ouvrir notre todo list et y voir 15 tâches à accomplir à de quoi nous rendre nerveux. Plus notre masse de travail est importante, plus on se sent débordé et stressé. En éliminant le superflu et en ne choisissant que les tâches absolument essentielles, en enlève ce poids de nos épaules et on gagne en sérénité.

• L’Haiku nous donne plus de satisfaction : On connait tous cette sensation satisfaisante de finir une journée en ayant accompli tout ce que l’on voulait faire. Quand on applique l’Haiku, on finit très souvent nos journées avec ce sentiment. Parce qu’on ne se concentre que sur 2-3 tâches essentielles, on a plus le temps de les accomplir et on les finit souvent dans le temps imparti.

• L’Haiku nous fait gagner du temps libre : Quand on applique l’approche Haiku, on organise notre temps libre non pas en fonction de notre travail mais on organise notre travail en fonction de notre temps libre. Si on décide de dégager une heure de temps libre supplémentaire chaque jour, on réfléchira au différentes façons d’organiser notre temps de travail autour de cette contrainte.

Maintenant que vous connaissez l’Haiku et ses bénéfices, on va voir concrêtement comment appliquer cette méthode (même si vous êtes salarié et que votre patron décide de vos heures de travail).  

Comment aller à l’essentiel avec l’Haiku

Voici les 5 conseils pour appliquer la productivité Haiku :

• Déterminer quelles tâches sont essentielles
• Traiter ce qui est inutile ou superflu
• Se concentrer sur l’essentiel
• Se limiter à 3 tâches importantes 
• Appliquer l’Haiku progressivement

Déterminer quelles tâches sont essentielles 

Pour déterminer quelles tâches sont essentielles, on peut s’y prendre de 2 façons.

Premièrement on peut regarder rétrospectivement ce que l’on a accompli par le passé pour trouver ce qui fonctionne le mieux. Si on est commercial par exemple et que l’on a 15 ans d’expérience, on sait ce qui fonctionne le mieux dans notre métier. L’expérience nous aide à savoir ce qui est essentiel pour réaliser nos objectifs de ventes. Tout ce qu’il suffit de faire est de lister nos actions passées qui ont eu le plus d’impact. Une fois que l’on a identifié les 2-3 actions qui ont le mieux fonctionné, elles deviennent nos tâches essentielles futures. 

Note : Pour nous aider à déterminer ce qui a le mieux fonctionné par le passé, on peut s’aider du diagramme de Pareto. J’ai écrit un article complet là-dessus :

Loi de Pareto : Le guide ultime de la règle des 80/20

La deuxième façon de déterminer les tâches essentielles est de se faire aider par ce que j’appelle un Eclaireur. 

Quand on fait face à une tâche inédite ou que l’on manque d’expérience, on ne dispose d’aucune données passées sur lesquelles s’appuyer. Alors comment savoir sur quoi se concentrer pour obtenir un maximum de résultats ? 

Et bien on peut capitaliser sur l’expérience des autres. On peut demander conseil à des personnes qui ont déjà réussi à atteindre les objectifs que l’on souhaite accomplir. Elles nous partageront ce qui fonctionne le mieux ce qui nous aidera à déterminer quelles doivent être nos tâches essentielles. 

Pour en savoir plus, je vous invite à lire l’article suivant :

Comment prendre de meilleures décisions avec le Principe de l’Eclaireur

Quand on choisit ce qui est essentiel, on peut le faire de façon plus ou moins agressive. On peut décider par exemple que très peu de choses sont essentielles et se dégager beaucoup de temps libre. C’est ce qu’a fait Leo Babauta quand il a mené son expérience sur l’Haiku. Il a éliminé beaucoup de tâches de sa to-do pour ne travailler que 3 jours par semaine. 

Maintenant pas tout le monde ne peut se permettre de faire cela. Quand on est moins libre de fixer nos heures de travail parce qu’on est salarié par exemple, on devra appliquer l’Haiku moins agressivement. Au lieu d’éliminer 80% de nos tâches, on n’en éliminera peut être 10 ou 20%.

Cela ne veut pas dire que l’on ne tira pas bénéfice de la méthode. Diminuer notre volume de travail même de 10% est déjà une simplification en soi. Cela peut nous faire gagner plus de temps et de sérénité.

Traiter ce qui est inutile ou superflu

Une fois que l’on a déterminé ce qui est essentiel, on doit choisir ce que l’on veut faire du reste. Qu’on le veuille ou non, certaines choses doivent être prises en charge même si elles ne sont pas essentielles. S’occuper des factures par exemple n’est peut être pas essentiel mais c’est une tâche qui ne peut pas être ignorée. 

Pour s’occuper des tâches qui ne sont pas essentielles, on a 3 options :

• Eliminer : Si les tâches sont superflues, on s’en débarasse purement et simplement.

• Déléguer : Si les tâches doivent être faites mais ne sont pas importantes, on peut les délèguer à quelqu’un d’autre. Pour savoir quoi déléguer, lisez mon article sur la méthode Eisenhower et pour savoir comment le déléguer, utilisez cette approche brillante.

• Automatiser : Si les tâches sont nécessaires et récurrentes, on peut trouver des moyens de les automatiser. Pour vous aider, j’ai listé sur la page Ressources, différentes applications d’automatisation qui vous aideront à réaliser certaines tâches automatiquement.

Se concentrer sur l’essentiel

Si on prend la peine d’éliminer, déléguer ou automatiser nos tâches, ce n’est pas pour se laisser distraire à la moindre occasion. L’objectif de la productivité Haiku est de faire moins mais aussi de faire mieux. Et pour faire mieux, il est important de se concentrer intensément sur nos tâches. 

Pour cela je vous recommande les 3 articles suivants. Ils vous aideront à vous concentrer intensément et à mieux organiser vos journées :

• Deep Work: Comment se concentrer dans un monde distrait
• Méthode Pomodoro : Comment améliorer la gestion de votre temps ?
• L’art de savoir dire non

Se limiter à 3 tâches importantes par jour maximum

Dans l’idéal, le volume de tâches importantes à accomplir quotidiennement ne doit pas excéder 3. Autrement dit chaque jour, on doit lister dans notre todo 3 tâches non négociables à absolument accomplir avant la fin de la journée. 

3 est un bon volume. C’est assez pour avancer sur nos objectifs (à condition que les tâches soient pertinentes bien sûr) et ce n’est pas non plus excessif ce qui nous permet d’avancer dans notre travail sans craindre de ne pas pouvoir tout finir. 

Maintenant rien ne nous empêche d’ajouter 2 ou 3 autres tâches bonus. Si on finit nos 3 tâches importantes de la journée en avance, on peut tout à fait s’autoriser à en accomplir quelques unes supplémentaires. 

Appliquer l’Haiku progressivement

Quand on applique la productivité Haiku, on doit le faire progressivement et ce pour plusieurs raisons.

La première raison est d’ordre moral. Tout simplement parce qu’on ne peut pas éliminer subitement de notre to do list toutes les tâches, projets et objectifs sur lesquels on s’est déjà engagés. Des personnes comptent sur nous et les laisser en plan serait irrespectueux. On doit donc aller au moins au bout des travaux sur lesquels on est déjà engagé. 

La deuxième raison, est plutôt psychologique. Quand on commence à en faire moins, on a souvent tendance à culpabiliser. Et ce sentiment de culpabilité est d’autant plus vif quand on divise soudainement notre volume de travail par 2 voir 3 du jour au lendemain. En levant le pied progressivement c’est-à-dire en diminuant notre nombre de tâche jour après jour… on diminue petit à petit notre volume de travail ce qui nous laisse le temps de nous adapter. 

Et la troisième et dernière raison est technique. La productivité Haiku nécessite quelques ajustements. Quand on cherche à travailler 1h de moins chaque jour (voir 2 jours de moins dans le cas extrême de Leo Babauta) il faut se laisser le temps de trouver des façons intelligentes d’automatiser notre travail. Et cette phase d’expérimentation prend du temps. Il ne faut donc pas avoir peur de se laisser 1 ou 2 mois le temps de trouver un système qui fonctionne pour nous.

Conclusion 

Pour réussir on entend souvent qu’il faut travailler dur, se sacrifier et faire le maximum.

La méthode Haiku propose une approche différente. Elle consiste à en faire moins mais à faire mieux c’est-à-dire à aller à l’essentiel, à éliminer le superflu, à se simplifier la vie et à s’accorder plus de temps libre. 

Pour appliquer la productivité Haiku, voici les 5 conseils à retenir :

• Déterminer quelles tâches sont essentielles
• Traiter ce qui est inutile ou superflu
• Se concentrer sur l’essentiel
• Se limiter à 3 tâches importantes / jour
• Appliquer l’Haiku progressivement