Votre boîte mail est pleine à craquer ? Vous recevez des dizaines d’emails chaque jour et vous n’avez jamais le temps de tous les traiter ?
Voici 6 conseils pour désencombrer votre boîte de réception en moins de 10 minutes et garder votre flot d’emails sous contrôle.
Déclarez la faillite de l’email
Si votre boîte mail affiche des milliers d’emails non lus et que la situation est devenue hors de contrôle, ne perdez pas de temps à faire le tri, déclarez plutôt la faillite de l’email. Pour cela, sélectionnez tous vos emails et cliquez sur archiver. Votre messagerie se videra en quelques secondes et vous pourrez repartir sur des bases saines tout en gardant vos emails accessibles en cas de besoin.
Désencombrez votre boîte mail
Si vous n’avez pas fait le ménage dans votre boîte mail depuis des années, il se peut que votre espace de stockage soit saturé et que vous ne receviez plus vos nouveaux emails. Si c’est votre cas, appliquez le principe de Pareto. Débarrassez-vous des 20% d’emails qui prennent 80% de la place.
Voici comment faire :
- Aller dans la barre de recherche de votre boîte mail
- Cherchez les emails dont la taille est supérieure à 10Mo
- Supprimez ceux qui ne sont pas pertinents
Cette astuce vous permettra de faire rapidement de la place. Rien qu’en supprimant 100 emails, vous libérerez déjà plus d’1Go de stockage.
Débarrassez-vous des emails non nécessaires
La plupart des emails que vous recevez aujourd’hui ne vous apportent aucune valeur et ne font qu’encombrer votre boîte mail. Je pense notamment aux newsletters et emails promotionnels que vous n’ouvrez jamais. Au lieu de continuer de les laisser inonder votre messagerie, débarrassez-vous-en une bonne fois pour toutes.
Allez dans la barre de recherche de votre boîte mail et cherchez tous les emails qui contiennent les mots “désabonner” “désabonnement” ou “unsubscribe”.
Vous verrez alors apparaître toutes les newsletters et emails promotionnels auxquels vous êtes abonné. Ouvrez ceux qui ne vous intéressent pas et désabonnez-vous-en (vous trouverez généralement le lien de désabonnement en bas des emails). Profitez-en pour supprimer ces emails de boîte de réception, cela vous fera toujours de la place en plus.
Si vous voulez aller plus vite, vous pouvez aussi utiliser Cleanfox. Cette solution gratuite identifiera toutes les newsletters pour vous et vous permettra de supprimer celles qui ne vous intéressent plus.
Suivez vos contenus favoris sur Feedly
Pour ne pas surcharger votre boîte mail de newsletters, utilisez des solutions alternatives comme Feedly. Cette application regroupera tous les derniers contenus de vos sites favoris sur une seule et même interface. Vous n’aurez qu’à chercher les sites qui vous intéressent et à cliquer sur le bouton “s’abonner” pour recevoir les derniers articles, vidéos ou podcasts.
Clarifiez votre communication
En suivant les 3 principes suivants, vous pouvez réduire considérablement le volume d’emails que vous recevez au quotidien tout en rendant votre communication plus claire et concise :
- Demandez à être mis en copie seulement lorsqu’une décision finale est prise. Cela vous évitera de recevoir une longue chaîne d’e-mails qui vous concernent à moitié.
- Rédigez des emails clairs pour que vos destinataires vous comprennent du premier coup. Ils reviendront moins souvent vers vous pour vous demander des précisions.
- Expliquez aux personnes avec qui vous échangez régulièrement que si elles font l’effort d’écrire des emails concis, vous ferez l’effort de revenir le rapidement vers elles.
Ces quelques principes simples faciliteront votre communication et vous permettront de traiter vos emails plus rapidement.
Utilisez l’email avec parcimonie
L’email est utile, mais pas toujours pertinent. Parfois d’autres moyens de communication sont plus adaptés :
- Pour les communications internes à l’entreprise, utilisez plutôt Microsoft Teams ou Slack. Vous pourrez créer des groupes de discussion et collaborer plus facilement.
- Pour clarifier un point, fournir des commentaires détaillés ou résoudre des problèmes, privilégiez plutôt les échanges en face à face ou par téléphone. Vous irez plus vite et vous vous épargnerez un ping-pong interminable d’emails.
- Pour le suivi de projet, adoptez un logiciel comme Notion, Asana ou Monday. Vous pourrez voir l’avancée de vos équipes en temps réel ce qui vous dispensera de leur demander des comptes-rendus par email.
En utilisant d’autres canaux de communication, vous rendrez votre boître mail plus gérable et vous fluidifierez votre travail.
Les points à retenir
En résumé, voici comment reprendre le contrôle sur votre boîte de réception en moins de 10 min :
- Déclarez la faillite de l’email en sélectionnant tous vos emails et en les archivant.
- Désencombrez votre boîte mail en supprimant les emails dont la taille est supérieure à 10 Mo.
- Débarrassez-vous des emails non nécessaires en utilisant Cleanfox.
- Définissez des principes pour être moins souvent mis en copie et clarifier votre communication.
- Utilisez l’email avec parcimonie en adoptant d’autres canaux de communication.
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