12 façons de se simplifier la vie au travail 

« Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ? »

Au cours d’une journée de travail on fait face à une multitude de petites difficultés. Entre les dossiers perdus, les pièces jointes que l’on n’arrive pas à retrouver, les mots de passe oubliés, les tâches répétitives, le ping-pong d’emails pour trouver un créneau horaire de rendez-vous… on perd beaucoup de temps et d’énergie pour rien.

Ces petites choses ne sont pas bloquantes mais elles nous compliquent la vie. Heureusement il existe des solutions.

Dans cet article on va voir les différentes, approches techniques et outils pour se simplifier la vie au travail. 

S’organiser à l’avance

Cela peut paraitre évident mais organiser nos journées de travail à l’avance nous simplifie énormément la vie. 

Il n’y a rien de pire que d’arriver au bureau le matin et de n’avoir aucune idée des tâches à accomplir. Quand on ne planifie rien à l’avance, on se retrouve à passer les premières minutes de la matinée à décider de ce que l’on doit faire. Autrement dit on se fatigue avant même d’avoir réellement commencé le travail.

Il est beaucoup plus simple d’arriver au travail et de savoir précisément les différentes tâches qui nous attendent et comment celles-ci s’enchaînent. On n’a alors pas besoin de réfléchir. Il nous suffit d’exécuter bêtement le plan que l’on s’est fixé. 

Personnellement je considère que chaque jour démarre la veille. A la fin de l’après-midi, je prépare donc toujours ma journée du lendemain. Si j’ai pris du retard sur certaines tâches, je les ajoute à ma to-do list du lendemain. Et si j’ai pris de l’avance, je regarde quelles tâches je peux y ajouter.

Je définis aussi quelles sont mes priorités en fonction de mes objectifs. De cette façon quand j’arrive au travail, je sais exactement ce que je dois faire et je ne perds pas mon temps et mon énergie.

Lire aussi : Comment s’organiser : Les meilleures méthodes d’organisation

Dire non plus souvent

S’il y a bien une chose qui peut nous simplifier la vie c’est de savoir dire non. Quand on dit oui à longueur de temps, on finit par s’engager sur trop de choses. On accepte de rendre service à chaque fois qu’on nous le demande. On s’embarque dans des projets qui nous emballent moyennement. On participe à des réunions dont on aurait pu se passer…

Résultat, on surcharge notre emploi du temps de tâches et d’évènements et s’organiser est un vrai casse tête.

Quand on apprend à dire non, on contrôle mieux notre charge de travail. On s’engage sur moins de choses et s’organiser devient plus simple.

Lire aussi : L’art de savoir dire non

Rester concentré

Le manque de concentration ne fait pas que nous faire perdre en efficacité, cela complique aussi notre travail. 

Quand on n’est pas à 100% concentré sur nos taches, on fait plus d’erreurs d’inattention. On écrit un email et on oublie la pièce jointe. On code un programme et on fait des erreurs sur plusieurs lignes. On envoie un courrier et on se trompe dans l’adresse postale… 

Le problème de ces erreurs c’est qu’elles créent une charge de travail supplémentaire car on passe plus de temps à les corriger.

Pour limiter ce type d’erreur et faciliter notre quotidien, on doit apprendre à mieux se concentrer. 

Pour cela je vous conseille les 3 articles suivants :

• Deep Work: Comment se concentrer dans un monde distrait
• Méthode Pomodoro : Comment améliorer la gestion de votre temps ?
• Comment exploiter votre rythme ultradien pour une productivité maximale
  

Vous y apprendrez différentes méthodes pour maintenir votre attention au travail. 

Déléguer les tâches

Déléguer les tâches est une excellente façon de se simplifier la vie rapidement. 

Quand on transfère une tâche à quelqu’un, on s’enlève un poids des épaules. On a plus besoin de se prendre la tête à savoir comment on va accomplir la tâche puisque c’est quelqu’un d’autre qui s’en occupe. 

Cela nous permet aussi de faire faire le travail à quelqu’un qui s’y connaît mieux que nous ou qui aura plus de plaisir à réaliser la tâche. 

Quand je fais face à un problème technique sur mon site ou sur le site de clients par exemple, je délègue toujours la tâche à des personnes de mon équipe. Je déteste mettre les mains dans le code. Cela me prend du temps et je n’ai aucun plaisir à le faire. Je préfère donc déléguer et cela me simplifie la vie. 

Pour aller plus loin sur comment déléguer :

• Matrice d’Eisenhower : Comment mieux gérer ses priorités
• Une approche brillante pour déléguer ses tâches efficacement

Optimiser son espace de travail

Avoir un espace de travail propre et bien rangé facilite notre travail. Cela nous évite les désagréments du genre :

• Chercher un dossier sous une pile de feuilles 
• Fouiller dans notre pot à crayons pour trouver le stylo qui fonctionne 
• Chercher pendant plusieurs minutes notre câble de chargement d’ordinateur
• Se lever à chaque fois pour aller chercher un verre d’eau ou un snack. 

Tout est ordonné et facilement accessible.

Pour apprendre à organiser efficacement votre espace de travail, je vous recommande l’article suivant :

Méthode des 5S : Comment optimiser votre espace de travail ?

Ranger son ordinateur 

Ranger notre espace de travail virtuel est tout aussi important que ranger notre espace de travail physique. 

Avec le temps on accumule beaucoup de dossiers, de fichiers, PDF, images… sur notre ordinateur. Et on peut avoir du mal à s’y retrouver. On ne sait plus quel dossier renferme quoi ? Qu’est-ce qui doit être conservé ? Qu’est-ce qui doit être jeté ?

Pour s’y retrouver facilement on peut bien entendu faire le ménage régulièrement mais il y a mieux. On peut complètement automatiser ce travail.

Avec des applications tel que Automator, Windows Task Scheduler ou encore Noodlesoft, il est possible de gérer automatiquement tous nos fichiers.

Grâce aux worklflows on peut créer, supprimer, copier, transférer, compresser, convertir tous nos dossiers et fichiers. 

Sur mon Mac j’utilise Noodlesoft. J’ai créé la règle selon laquelle tout fichier que j’enregistre sur mon bureau et qui contient le mot clé “facture” est automatiquement renommé et transféré dans un dossier sur mon ordinateur. Je copie également le fichier automatiquement sur mon Google Drive.

Je garde ainsi un bureau propre et je sais où exactement où retrouver mes factures. Cela me facilite énormément la tâche et me fait gagner un temps fou.

Organiser ses emails

On reçoit en moyenne près de 100 emails chaque jour. Entre les notifications, les newsletters, les emails de rendez-vous, les emails de collègues, ceux de clients… pas facile de s’y retrouver. 

Pour rendre le traitement des emails plus simple, il existe un système intuitif qui permet de gérer facilement nos emails. J’en parle en détail dans cet article :

Le système ultime pour mieux gérer ses emails et gagner du temps 

Une fois qu’on connait ce système, il est beaucoup plus simple de gérer ses emails.

Automatiser son travail

Un bon moyen de ne pas se prendre la tête sur des tâches répétitives est de les automatiser. 

Pour automatiser nos tâches, il existe 2 outils très utiles qui sont Zapier ou IFTTT. Ces outils connectent nos applications entre elles pour exécuter certaines tâches à notre place et ainsi faciliter notre travail. 

Pour mieux comprendre comment ces applications fonctionnent, voici quelques cas concrets :

Exemple 1 : On prend des notes en réunion sur Evernote et on veut les envoyer automatiquement aux personnes concernées une fois la réunion terminée → on connecte Evernote avec Gmail et les notes seront automatiquement transférées aux personnes ciblées.

Exemple 2 : On est freelance et on veut mesurer le temps passé sur chaque mission →  on connecte Toggl avec Google Sheet. Toggl trackera le temps passé sur la mission, Google Sheet gardera l’historique.

Exemple 3 : On veut sauvegarder automatiquement les pièces jointes que l’on reçoit par email tel que les factures ou présentations → On connecte Gmail avec Google Drive ou Dropbox et toutes nos pièces jointes seront sauvegardées automatiquement. 

Exemple 4 : On reçoit régulièrement des contrats et on veut automatiquement les imprimer → On connecte Gmail à Google Cloud Print et on définit la règle selon laquelle tout email qui contient le mot clé contrat et qui comporte une pièce jointe est automatiquement transféré sur Google Cloud Print.

Il existe une infinité d’autres possibilités d’automatisation. Il suffit de regarder quelles tâches on fait répétitivement et de trouver un moyen de les automatiser via Zapier ou IFTTT.

Utiliser un outil d’expansion de texte

Combien de fois écrivons nous les mêmes choses encore et encore ? 

Que ce soit pour se présenter dans un email, pour répondre à des questions récurrentes, pour présenter un rapport mensuel…

On tape et retape les mêmes choses encore et encore. Pour se simplifier la vie, il existe des outils d’expansion de texte. Un outil d’expansion de texte est une application qui permet en un ou deux mots clés d’écrire des textes entiers.

On l’utilise tous les jours sans le savoir. Quand on écrit bjr par message sur notre smartphone par exemple, l’auto-correcteur le transforme automatiquement en bonjour de façon à ce que l’on ait pas à écrire le mot en entier. C’est ça l’expansion de texte. Et c’est entièrement paramétrable.

Quand je veux envoyer un email pour me présenter par exemple et que j’écris le mots clé bonjourprez, celui-ci est automatiquement transformé en un email comme celui ci :

Je n’ai ainsi pas besoin de taper et retaper toujours le même email. 

L’outil d’expansion de texte ne fonctionne pas qu’avec les emails. Il fonctionne partout où on peut écrire du texte : Word, Excel, Powerpoint, Evernote, Intercom, Slack, Messenger…

Pour paramétrer ces raccourcis, il existe différent outils d’expansion de texte. Voici les 3 meilleurs selon moi : aText (Windows/Mac), TextExpander (Mac), Phrase Express (Windows).

Travailler dans le cloud

Tout sauvegarder directement sur son disque dur n’est pas forcément une bonne idée. Car qu’est-ce qu’il se passe quand notre ordinateur a un problème ? Ou si exceptionnellement on ne peut pas aller au travail pour une raison ou une autre ?

On se retrouve dans l’incapacité de travailler parce que tous nos dossiers et fichiers sont inaccessibles. C’est pourquoi je recommande toujours de travailler dans le Cloud. 

Personnellement je ne garde rien sur mon ordinateur. J’écris mes brouillons d’article sur Google Doc, mes tableurs sont sur Google Sheet, mes notes sur Evernote et Notion, mon gestionnaire de tâches est aussi en ligne et tous mes dossiers et fichiers sont sur Google Drive et Dropbox.

Je peux ainsi travailler de n’importe où dans le monde, sur n’importe quel support (ordinateur, smartphone, tablet) il me suffit d’avoir une connexion internet. Ca simplifie énormément les choses. 

Utiliser Calendly

Fixer un créneau horaire pour un rendez-vous est souvent fastidieux. On échange 2, 3, 4 emails pour trouver une heure qui convient à tout le monde.

Pour éviter ces allers-retours inutiles, il faut plutôt utiliser Calendly. Une fois notre compte créé, on indique les horaires auxquels on est disponible. Les personnes avec qui on souhaite fixer un rendez-vous n’ont ensuite plus qu’à sélectionner le créneau qui leur convient. On est alors notifié et le rendez-vous est ajouté à notre calendrier. 

Plus besoin de faire du ping pong d’email pour trouver un créneau horaire, Calendly facilite le processus.

Sauvegarder automatiquement ses mots de passe

Combien de temps perdons nous chaque jour à nous connecter sur nos applications ou à chercher nos mots de passe ? 

On connait tous la frustration quand on veut se connecter à un service et qu’on a oublié le mots de passe. On doit faire « mots de passe oublié », indiquer l’email avec lequel on s’est créé un compte (quand on s’en souvient), aller dans nos emails, cliquer sur le lien contenu dans l’email reçu, redéfinir un mots de passe…

Pour ne pas perdre de temps avec ça, différents services existent tel que 1Password, Dashlane, Lastpass. Ces gestionnaires permettent de sauvegarder tous nos mots de passe dans une application ultra-securisée. 

Une fois l’application paramétrée, il ne nous reste plus qu’à retenir un seul mot de passe, celui de notre gestionnaire, pour retrouver tous les autres. On peut aussi se connecter automatiquement à tous nos services sans avoir à taper un email ni même un mot de passe. C’est un vrai gain de temps.

Conclusion

Toutes les techniques, approches et outils que nous venons de voir, simplifie beaucoup notre travail au quotidien. Utilisez les et vous constaterez rapidement que vos journées seront plus fluides.