Lister toutes vos tâches sur une feuille ou dans une application to-do est un moyen rapide de retrouver votre clarté d’esprit quand vous vous sentez débordé et stressé.
Mais ce n’est pas suffisant si vous voulez être efficace.
Pour être efficace, vous devez aussi prioriser vos tâches. En les hiérarchisant, vous investirez mieux votre énergie et votre temps. Vous vous concentrerez sur ce qui vous apporte les meilleurs résultats. Et vous perdrez bien moins de temps sur des choses futiles.
Alors comment prioriser ses tâches ?
Parmi les nombreuses méthodes de priorisation, on retrouve la méthode ABCDE. Cette méthode simple à appliquer, permet de mieux organiser toutes vos tâches quel que soit le support que vous utilisez déjà (carnet de notes, Trello, Todoist…)
Dans cet article on va voir en détail ce qu’est la méthode ABCDE et comment l’utiliser avec un carnet de note ou une application to-do list.
Comment prioriser ses tâches avec la méthode ABCDE ?
La méthode ABCDE consiste à classer vos tâches en 5 grandes catégories :
- A = Tâches très importantes : Les tâches très importantes sont celles que vous devez absolument faire. Ce sont les 2, 3 choses que vous devez réaliser impérativement avant la fin de journée. Ne pas les faire peut avoir de graves conséquences.
- B = Tâches importantes : Les tâches importantes sont celles que vous devez faire, une fois que vous aurez accompli les tâches très importantes. Elles n’ont pas autant d’importance que les tâches de la catégorie A et ne pas les accomplir n’aura que des conséquence mineures.
- C = Tâches optionnelles : Les tâches optionnelles correspondent aux tâches que vous pouvez faire si et seulement si les tâches des catégories A et B sont terminées. C’est ce que j’appelle les tâches bonus. Ce sont celles que l’on fait quand il nous reste un peu de temps dans la journée. Ne pas les faire, n’a pas vraiment de conséquences négatives.
- D = Tâches à déléguer : Les tâches à déléguer sont celles que vous transférez à d’autres personnes pour vous libérer du temps. Pour savoir comment déléguer vos tâches, je vous recommande de lire Une approche brillante pour déléguer ses tâches efficacement
- E = Tâches à éliminer : Les tâches à éliminer sont toutes les tâches que vous devez éliminer de votre to-do list, soit parce qu’elles ne vous sont d’aucune utilité ou parce qu’elles ne sont plus pertinentes.
Si vous appliquez correctement la méthode ABCDE vous devriez avoir très peu de tâches dans la catégorie A, un peu plus dans la catégorie B et encore un peu plus dans la catégorie C, D et E.
Si votre volume de tâches dans la catégorie A et B est conséquent, c’est un signe que vous n’avez pas encore assez prioriser. Idéalement vous ne devriez trouver que 2 ou 3 tâches à accomplir chaque jour pour ces catégories. Cela peut sembler peu mais c’est la poignée d’actions qui comptent vraiment. Ce sont les 20% de tâches qui apportent 80% des résultats si on reprend la loi de Pareto.
Appliquer la méthode ABCDE selon votre outil
Maintenant que vous savez à quoi fait référence la méthode ABCDE, comment pouvez vous l’appliquer au quotidien ?
Il existe différentes façons d’appliquer cette méthode selon les outils que vous utilisez. Voici quelques idées.
Si vous utilisez Trello pour vous organiser, vous pouvez utiliser les tags pour classer vos différentes tâches avec un tag (A) Très important, (B) Important, (C) Optionnel et (D) A déléguer.
Note : Vous pouvez ajouter les tâches de la catégorie E si vous le souhaitez mais comme ce sont des tâches à éliminer vous n’êtes pas obligé. Personnellement j’aime désencombrer au maximum mes to-do lists et ne garder que l’essentiel.
Si vous utilisez Todoist et que vous souhaitez appliquer la méthode ABCDE, la fonctionnalité de priorisation s’y prête bien. Pour cela, c’est très facile, écrivez à côté de votre tâche p1, p2 ou p3 pour indiquer le degré de priorité que vous voulez accorder à la tâche :
- Tâche A = p1
- Tâche B = p2
- Tâche C = p3
Les tâches apparaitront alors de couleur différente dans votre application pour que vous les reconnaissiez facilement.
Maintenant si vous utilisez un carnet de note traditionnel (ou le format papier en règle générale), vous pouvez diviser votre feuille en plusieurs sections comme ceci :
Vous verrez en un coup d’oeil toutes vos tâches et saurez ce qui est prioritaire ou non. Encore une fois ce ne sont que des idées. Il existe un multitude d’autres façons d’appliquer la méthode ABCDE. Faites ce qui vous semble le plus logique.
En suivant ces quelques conseils, vous y verrez plus clair dans votre to-do list et investirez mieux votre énergie et votre temps.
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