Mon système de productivité simple

Depuis plus de 5 ans maintenant j’utilise le même système de productivité pour gérer mon entreprise. Grâce à lui, je peux :

• Investir mon temps dans sur les tâches qui m’apportent le plus de résultats.
• Ne pas laisser les imprévus gâcher mes journées.
• Organiser rapidement mes projets.
• Rester concentré sur mon travail.
• Garder un historique de mes projets, expérimentations et leçons apprises.

Ce système repose sur 5 piliers : 

• Objectif
• Organisation
• Planification
• Exécution
• Bilan

Dans cet article, vous allez découvrir comment fonctionne ce système et comment l’adopter pour mieux gérer votre temps et vos priorités.

Vous voulez booster votre productivité ?

J’ai préparé une présentation d’1h qui a déjà été suivie par plus de 3000 personnes et dans laquelle vous découvrirez :

• 5 erreurs qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui.
• 7 étapes pour gérer votre temps et vos priorités en 30 minutes par semaine.
• Comment gérer les urgences sereinement et finir vos journées satisfait de vous-même.
• Comment accomplir en 1h ce que vous mettez 2h à faire aujourd’hui.

Et bien plus ! 

Pour y accéder, il vous suffit de renseigner votre email ci-dessous.

Étape 1 : Définition des objectifs

Pour être productif, il faut commencer par définir des objectifs précis. Les objectifs nous permettent de nous organiser, planifier nos journées, et prioriser nos tâches. On parle souvent d’objectifs SMART, mais personnellement je préfère rédiger une lettre d’objectif dans laquelle je détaille mes objectifs et pourquoi je les ai choisis.

À la fin de chaque mois, je vais sur Notion pour préparer le mois suivant. Par exemple, fin mai, je prépare juin et je fixe 3 objectifs principaux, comme créer 4 vidéos YouTube, mettre en place un tunnel de vente, et courir 3 fois par semaine. Ces objectifs sont sous mon contrôle, contrairement aux objectifs de fin comme « gagner 1000 abonnés », qui dépendent d’autres facteurs.

Lire aussi : Atteindre ses objectifs avec les 4 disciplines de l’exécution

Je développe chaque objectif en expliquant pourquoi je l’ai choisi. Par exemple, pour les vidéos YouTube, je note que c’est pour augmenter ma visibilité et trouver des clients.

Cela m’aide à rester motivé et à comprendre pourquoi je dois atteindre ces objectifs.

Il y a 3 avantages à écrire des lettres d’objectif :

• Clarté : En expliquant pourquoi on choisit chaque objectif, on gagne en clarté et en conviction.
• Rappel : Se rappeler régulièrement de nos objectifs évite de les oublier au fil du temps.
• Tester les hypothèses : En fin de mois, on peut vérifier si nos hypothèses étaient bonnes et ajuster nos objectifs pour le mois suivant.

Étape 2 : Organisation des tâches

Pour atteindre mes objectifs, je m’organise avec l’application Todoist. Dans Todoist, j’ajoute toutes les tâches, habitudes et projets nécessaires pour mes objectifs. J’y mets aussi les petites tâches du quotidien comme répondre aux emails ou penser à un anniversaire.

Pourquoi Todoist et pas Notion ?

Todoist est plus simple d’utilisation, surtout sur smartphone. Notion est trop compliqué avec ses tableaux et bases de données. Avec Todoist, ajouter une tâche est facile. Par exemple, je peux ajouter « Répondre à Nathalie » et le mettre dans un projet en utilisant un hashtag, comme #Professionnel. Todoist reconnaît les dates et les fréquences, ce qui rend la planification très rapide et intuitive.

Il offre plein de fonctionnalités pratiques comme par exemple :

• Ajouter des tâches facilement : Je peux simplement écrire « Faire une présentation dans 2 jours » et Todoist comprend et planifie la tâche pour dans deux jours.

• Tâches récurrentes : Pour une tâche récurrente comme « Faire la course à pied tous les lundis, mercredis, jeudis », Todoist la planifie automatiquement chaque semaine.

Enfin à la fin de chaque mois, je transfère mes objectifs de Notion vers Todoist.

Étape 3 : Planification des tâches

Pour atteindre mes objectifs, je planifie mes tâches chaque fin de semaine dans mon calendrier Apple en utilisant la méthode du Time Blocking. Voici comment je m’y prends.

Je regarde les tâches à faire sur Todoist et je bloque du temps. Si j’ai prévu de créer 4 vidéos YouTube et de travailler sur une landing page, je bloque des créneaux dans mon calendrier pour chacune de ces tâches :

• Créer la vidéo 1 : lundi de 9h à 10h.
• Créer la vidéo 2 : mercredi de 9h à 10h.
• Écrire la landing page : mardi de 14h à 15h.

En m’organisant de cette façon : 

• Je sais exactement ce que je vais faire et quand je vais le faire.
• Je m’assure de ne pas dépasser le temps alloué, ce qui évite de décaler tout mon agenda.
• Je suis encouragé à passer à l’action comparé à une to-do list vague.

Étape 4 : Exécution

Pour exécuter mes tâches efficacement, j’ai mis en place un rituel qui m’aide à entrer rapidement dans l’état de flow. Voici comment je m’y prends :

• Je commence par me préparer un café pour m’aider à me concentrer.
• Je mets mon téléphone dans une autre pièce pour éviter les distractions.
• Je ferme la porte de mon bureau pour créer un environnement de travail dédié.
• J’active l’application Cold Turkey pour bloquer tous les sites distrayants.
• Je mets mon casque et j’écoute de la musique instrumentale.
• Je garde un carnet de notes à côté de moi pour noter toutes mes pensées distrayantes. 

Étape 5 : Bilan hebdomadaire

Chaque fin de semaine, je prends 30 minutes à 1 heure pour faire un bilan hebdomadaire et préparer ma semaine suivante. Je vais sur ma page Notion où j’ai mes objectifs et ma lettre d’objectif ensuite je créer une section intitulée « Bilan de la semaine » avec la semaine correspondante et je me pose les questions suivantes :

• Qu’est-ce qui s’est bien passé pendant la semaine ?
• Qu’est-ce qui s’est moins bien passé ?
• Qu’est-ce que je peux améliorer ?

Si une vidéo YouTube n’a pas bien fonctionné, j’analyse pourquoi et j’ajoute ces observations sur ma page Notion.

Ce petit exercice à pleins d’avantages :

• Traçabilité : Je garde un historique détaillé de mes semaines, de mes projets, de ce qui a fonctionné ou non, et des ajustements nécessaires.

• Rappel des objectifs : Cela me rappelle régulièrement mes objectifs et les raisons pour lesquelles je les poursuis.

• Amélioration continue : J’utilise ces informations pour améliorer mes stratégies et éviter les erreurs passées.

• Planification de la semaine suivante : Après avoir fait le bilan, je prépare la semaine suivante. Je consulte Todoist pour voir les tâches restantes et les planifie dans mon calendrier, utilisant la méthode du « time blocking ».

Conclusion 

Pour récapituler, voici mon système de productivité :

• Étape 1 : Définition des objectifs. J’ouvre Notion et j’écris mes grands objectifs mensuels et je les explique dans une lettre d’objectifs.

• Étape 2 : Je note sur Todoist les tâches, projets et habitudes que je dois accomplir pour réaliser mes objectifs. 

• Étape 3 : Chaque fin de semaine, je regarde ce que je veux faire la semaine suivante et je bloque du temps dans mon agenda Apple.

• Étape 4 : J’optimise mon environnement pour me concentrer dans les meilleures conditions.

• Étape 5 : Je fais un bilan chaque fin de semaine pour évaluer mes réussites et mes échecs et je planifie la semaine suivante.