Time blocking : La meilleure méthode pour 2x votre productivité (sans vous épuiser)

“Une semaine de 40h organisée en blocs de temps permet de produire la même quantité de travail qu’une semaine de 60 h sans structure.” – Cal Newport

Avec un agenda surchargé et des journées qui filent à toute allure, garder le contrôle de votre charge de travail peut parfois sembler impossible. Les réunions s’enchaînent, les e-mails affluent, les imprévus se multiplient… et vous avez l’impression de courir après le temps sans jamais réussir à tout accomplir.

C’est là que le Time blocking entre en jeu. Comme une feuille de route pour votre journée, il vous offre un chemin clair pour accomplir vos tâches et atteindre vos objectifs.

Alors, comment fonctionne le blocage de temps ? Comment l’appliquer ? Et comment savoir si cette méthode est adaptée pour vous ? C’est ce que vous allez découvrir dans cet article.

Qu’est-ce que le Time blocking ?

Le Time blocking est une méthode de gestion du temps qui consiste à diviser votre journée en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques. Par exemple, de 9h à 10h vous traitez vos e-mails, de 10h à 12h vous travaillez sur un projet client, et de 14h à 15h vous faites une réunion d’équipe.

En organisant vos journées de cette façon : 

• vous boostez votre productivité
• vous vous concentrez en profondeur sur vos tâches
• vous structurez efficacement votre emploi du temps
• vous améliorez votre organisation en classant vos tâches

Cette méthode renforce aussi votre gestion du temps puisqu’elle vous permet de planifier précisément ce que vous allez faire et quand vous allez le faire, au lieu de vous contenter d’une to-do list sans fin, que vous essayez de compléter au fil de la journée.

Plutôt que de laisser votre emploi du temps se fragmenter en une multitude de petites tâches et interruptions, le time-blocking vous permet de créer de grands blocs de travail où vous vous concentrez pleinement sur votre travail. 

Cette méthode est particulièrement utile pour tous ceux et celles qui ont tendance à réagir en permanence aux sollicitations, qu’il s’agisse de répondre aux e-mails dès leur réception ou de se laisser interrompre par les notifications de leur téléphone.

Time boxing vs Time blocking : Quelle différence ?

À première vue, le Time boxing et le Time blocking semblent très similaires, mais ces deux méthodes reposent sur des approches bien distinctes. 

Durée et Flexibilité

• Time Boxing : Vous définissez des périodes de temps précises pour des tâches spécifiques, avec l’objectif de les accomplir dans cette “boîte” de temps prédéfinie. Un peu comme les examens à l’école que vous deviez terminer dans le temps imparti. 

• Time Blocking : Vous organisez votre journée en blocs de temps dédiés à différents types d’activités, sans vous imposer de limite stricte pour terminer une tâche. L’idée est de vous assurer que chaque activité a son moment réservé, sans vous soucier d’une fin précise.

Approche

• Time Boxing : Vous créez une urgence qui vous pousse à découper vos tâches en intervalles gérables, parfait pour éviter la procrastination et vous faire avancer par étapes.

• Time Blocking : Vous optez pour une planification plus globale et équilibrée de votre journée, en intégrant travail, pauses et temps personnel.

Interruptions et Souplesse

• Time Boxing : Vous adoptez une approche plus rigide, avec peu de tolérance pour les interruptions tant que le bloc de temps n’est pas terminé. La règle est simple : vous ne vous arrêtez pas avant d’avoir fini.

• Time Blocking : Vous choisissez une méthode plus flexible, qui vous permet de vous adapter aux imprévus de la journée. Si quelque chose survient, pas de souci, vous réorganisez vos blocs comme bon vous semble.

Applications

• Time Boxing : Idéal pour les tâches qui risquent de s’éterniser ou celles propices à la procrastination. Couramment utilisé dans le développement agile, notamment lors des sprints, et dans des techniques comme le Pomodoro.

• Time Blocking : Utile pour structurer la journée des professionnels aux responsabilités variées, en dédiant des blocs de temps au travail de fond, aux réunions et aux pauses. Il aide à maintenir un équilibre et à ne négliger aucune tâche importante.

Les méthodes de Time blocking

Il existe des variations proches du Time Blocking, comme le Task batching ou le Day theming, chacune ayant ses particularités. Vous trouverez ci-dessous un tableau détaillant ces méthodes.

Task batching (regroupement de tâches)

Le task batching consiste à regrouper toutes les petites tâches similaires en une seule session. Par exemple :  

• Vous bloquez une matinée par semaine pour traiter vos factures, organiser vos documents et répondre aux courriers administratifs.

• Vous consultez et répondez à tous vos e-mails une fois le matin et une fois en fin de journée, au lieu de vérifier votre boîte de réception en continu.

• Vous réservez 2h chaque vendredi après-midi pour faire les courses, déposer un colis à la poste et faire quelques tâches ménagères. 

En vous organisant de cette façon, vous évitez de passer vos journées à sauter d’une activité à une autre, ce qui réduit votre fatigue mentale et vous fait gagner un temps précieux. 

Day theming (journées à thème)

Le day theming va plus loin que le task batching puisqu’il implique de consacrer des journées entières à des thèmes précis. Plutôt que de regrouper des tâches similaires dans des créneaux de temps, vous dédiez une journée entière à un type de travail particulier. Par exemple, un chef d’entreprise pourrait structurer sa semaine ainsi :

• Lundi : Planification stratégique et réunions.
• Mardi : Analyse financière et gestion des budgets.
• Mercredi : Développement de projets et innovation.
• Jeudi : Networking et gestion des relations extérieures.
• Vendredi : Encadrement des équipes et feedback.

En organisant vos journées de cette façon, vous minimisez les changements de contexte ce qui vous permet de vous immerger pleinement dans chaque type d’activité. 

Les bénéfices du Time blocking

Vous êtes plus en contrôle de vos journées

Lorsque vous appliquez le Time blocking, vous tracez une ligne dans le sable. Vous déclarez : “Ces créneaux seront consacrés à ces tâches et rien d’autre ne viendra les perturber.”

En adoptant cette approche, vous donnez la priorité à vos propres objectifs et vous êtes capable de mieux gérer toutes les tâches entrantes. Par exemple, si quelqu’un vous envoie un email en vous proposant : “Peut-on se voir demain à 9h ?”, vous pouvez répondre en toute tranquillité : “Désolé, j’ai déjà un engagement à cette heure-là.”

Il en va de même pour les imprévus au bureau. Si un collègue passe vous voir pour vous demander un service, vous êtes en mesure de lui dire : “Je suis occupé pour le moment, mais je serai disponible un peu plus tard. Passons en revue cela à 15h.”

En pratiquant le Time blocking, vous êtes proactif. Au lieu de vous laisser porter par les urgences et les interruptions, vous choisissez où et quand vous concentrez vos efforts. Tout devient plus cadré, plus intentionnel. Vous n’êtes plus en mode survie, constamment à répondre aux demandes extérieures. Vous êtes aux commandes de votre emploi du temps.

Vous accomplissez plus en moins de temps

Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois. – Loi de Carlson

Lorsque vous faites du multitâche, vous perdez du temps à cause de ce que l’on appelle le “résidu d’attention”. Ce phénomène se produit lorsque vous changez d’activité, mais qu’une partie de votre attention reste accrochée à la tâche précédente. Cela crée une transition cognitive coûteuse en temps et en énergie.

Avec le Time blocking, vous limitez ce problème car vous travaillez sur une seule tâche à la fois, sans interruption. Vous dédiez des plages horaires à chaque activité, ce qui vous permet de vous immerger pleinement dans ce que vous faites. Vous passez alors moins de temps à “redémarrer” votre cerveau entre les tâches et plus de temps à avancer, ce qui se traduit par plus de productivité.

Lire aussi : État de flow : 6 conseils pour atteindre le nirvana de la concentration

Vous priorisez les tâches de fond (deep work)

Le Time blocking vous ecourage à travailler en priorité sur vos tâches de fond (deep work), c’est-à-dire sur les activités à haute valeur ajoutée qui vous font réellement progresser vos objectifs. Il peut s’agir par exemple de : 

• Définir la stratégie du trimestre
• Recruter un nouveau collaborateur
• Lancer une nouvelle campagne publicitaire 

Grâce au Time blocking, vous allouez spécifiquement du temps dans votre emploi du temps à ces tâches importantes. Plutôt que de les repousser ou de les traiter entre deux interruptions, vous leur réservez des créneaux dédiés.

Vous dégommez les tâches superflus (shallow work) plus efficacement 

Le Time blocking vous permet de regrouper toutes les petites tâches secondaires et de les accomplir d’une seule traite. Par exemple vous pouvez :  

• Répondre à tous vos emails en une seule session
• Bloquer 1h pour signer et organiser tous les documents en attente 
• Gérer les tâches administratives mensuelles tous les 28 du mois

En accomplissant ces tâches pendant des créneaux spécifiques, vous ne les laissez plus vous parasiter tout au long de la journée. Vous les traitez en même temps ce qui libére du temps pour les projets plus stratégiques.

Vous êtes plus réaliste (et donc moins souvent déçu de vous-même)

Beaucoup de personnes utilisent des listes de tâches pour s’organiser. Elles se disent : “Aujourd’hui, je vais faire une réunion, traiter mes emails, préparer un rapport, corriger ce bug…” 

Mais en faisant ces listes, elles surchargent leurs journées parce qu’elles n’estiment pas le temps que chaque tâche leur prendra. Résultat, elles finissent souvent frustrées parce qu’elles ne parviennent pas à accomplir la moitié de ce qu’elles ont prévu.

Avec le Time blocking, vous évitez ce piège. Vous allouez des créneaux précis à chaque tâche, ce qui vous oblige à être réaliste. Par exemple, vous dites : “De 8 h à 10 h, je travaillerai sur ce projet ; de 10 h 15 à 11 h, je traiterai mes e-mails.” Vous devez évaluer le temps nécessaire pour chaque activité et vous adapter à cette contrainte. Contrairement à une to-do list infinie, vous devez faire des choix.

En tenant compte du temps, vous élaborez un planning réaliste et évitez de finir la journée avec ce sentiment de frustration.

Vous gérez mieux votre énergie

Le Time blocking vous aide à mieux gérer votre énergie de deux manières :  

• Premièrement, vous organisez vos créneaux en fonction de votre niveau d’énergie. Vous consacrez les moments où vous êtes le plus alerte aux tâches de fond, qui demandent une concentration maximale, et réservez les tâches plus légères pour les moments où votre énergie est en baisse.

• Et deuxièmement, vous réduisez la fatigue décisionnelle. Dès le début de la journée, vous savez exactement ce que vous allez faire et quand. Vous n’avez pas à vous demander quelle tâche accomplir, tout est planifié à l’avance. Vous économisez ainsi votre énergie mentale et pouvez vous concentrer sur l’exécution de votre plan.

Comment appliquer le Time blocking ?

Identifiez vos priorités

Pour commencer, identifiez vos priorités. Demandez-vous : 

• Quels sont mes 3 grands objectifs ?
• Quelles tâches en découlent directement ?
• Qu’est-ce qui est non négociable pour moi ? 
• Quels sont les 20% de tâches qui produisent 80% des résultats ?

Une fois que vous savez quelles sont vos priorités, passez à l’étape suivante.

Important : Ne limitez pas vos priorités au travail. Si vous souhaitez vous accorder plus de temps personnel, n’hésitez pas à bloquer des créneaux pour lire, faire du sport ou simplement vous détendre.

Créez des blocs de temps prioritaires

Maintenant ouvrez votre calendrier et choisissez les créneaux pendant lesquels vous ferez vos tâches prioritaires. Mais ne le faites pas au hasard. Prenez en compte votre rythme ultradien.

On a tous des moments dans la journée où notre énergie et notre motivation fluctuent. C’est ce qu’on appelle le rythme ultradien. Par exemple, je sais que le matin, je suis au top de ma forme, tandis que vers 17h, mon énergie chute. Je planifie donc mes blocs en fonction de ça.

Le matin, quand je suis au maximum de mes capacités, je réserve mes créneaux pour les tâches importantes. L’après-midi, je garde les choses plus simples, qui demandent moins d’efforts.

En planifiant de cette façon, je m’assure de canaliser toute mon énergie là où elle compte vraiment.

Créez des blocs de temps secondaires

Une fois vos priorités verrouillées dans votre planning, passez aux tâches secondaires comme répondre aux emails, organiser des réunions, passer des appels ou gérer la facturation. Allouez-leur des créneaux spécifiques dans la semaine pour éviter qu’elles n’empiètent sur votre deep work.

Réservez des blocs pour les imprévus

Même avec une planification minutieuse, vous ferez toujours face à des impondérables. Il est donc essentiel d’anticiper. Pour cela, allouez une heure en fin de journée pour gérer les imprévus éventuels : bugs à corriger, réunions de dernière minute, appels imprévus…

Si tout se passe comme prévu, vous pourrez utiliser cette heure pour prendre de l’avance le jour suivant (ou pourquoi pas finir votre journée plus tôt). Si, en revanche, vous faites face à un imprévu, ce bloc vous permettra d’encaisser le coup sans que votre journée ne dérape.

Note : Si vos journées sont hautement imprévisibles, prévoyez plus de temps. Pour certains de mes clients, je recommande de bloquer jusqu’à 4 heures pour les imprévus.

Faites un bilan à la fin de chaque jour

Quand votre journée se termine, prenez un moment pour revoir votre planning du lendemain. Avec les aléas comme les retards, les nouvelles tâches ou les rendez-vous annulés, votre emploi du temps sera continuellement chamboulé. Ce point quotidien vous permettra d’ajuster vos blocs et de vous assurer que votre planning reste aligné avec vos priorités.

Lire aussi : Comment faire un bilan hebdomadaire ? (modèles et exemples inclus)

5 conseils pour adopter la méthode du Time blocking 

Le Time blocking est simple en théorie, mais peut être difficile à mettre en pratique. Beaucoup essaient pendant quelques jours, voient qu’ils n’arrivent pas à respecter leur planning et abandonnent. Pour éviter de faire partie des déçus, appliquez les conseils suivants et vous réussirez à adopter cette méthode, même si vos journées sont chaotiques.

Adaptez le Time blocking à votre profil

Qui a dit qu’il n’existait qu’une seule façon d’appliquer le time blocking ? Vous pouvez l’adapter à votre rythme, à vos contraintes et à votre emploi du temps.

Voici quelques manières d’appliquer le blocage de temps :

• Le Time blocking à la semaine : Vous planifiez l’intégralité de la semaine à l’avance.
• Le Time blocking au jour le jour : Vous bloquez des créneaux chaque jour pour le jour suivant.
• Le Time blocking du matin : Vous bloquez uniquement des créneaux le matin.

Il n’y a pas de règle absolue. Le plus important est de trouver un mode de fonctionnement qui vous correspond et que vous pourrez maintenir dans la durée.

Personnellement, j’ai beaucoup de mal à bloquer tous mes créneaux pour la semaine entière à l’avance. Je préfère faire du time blocking le lundi, le mardi et le mercredi, tout en gardant le jeudi et le vendredi complètement libres. J’aime savoir que j’ai deux jours flexibles dans la semaine où je peux faire ce que je veux.

Bloquez du temps selon votre énergie

On s’attarde souvent sur la liste des tâches à faire, sans réfléchir au meilleur moment pour les exécuter. Or, le quand est aussi décisif que le quoi.

Effectuer une tâche complexe lorsque vous êtes fatigué peut vous prendre trois fois plus de temps que lorsque vous êtes en pleine forme. La tâche reste identique, mais votre capacité à la réaliser change radicalement en fonction de votre niveau d’énergie.

Pour que le Time blocking soit vraiment efficace, vous devez planifier vos créneaux en tenant compte de vos fluctuations d’énergie. Par exemple, si vous savez que vous êtes au maximum de vos capacités le matin, réservez ces moments pour vos tâches de fond. À l’inverse, si vous constatez que votre énergie chute en début d’après-midi, après le déjeuner, c’est le moment idéal pour programmer des tâches moins exigeantes. 

Prévoyez toujours large  

On a tous tendance à planifier nos journées en fonction de ce qu’on aimerait qu’elles soient, plutôt qu’en tenant compte de la réalité. On se dit : “Je vais travailler sur ma présentation de 8 h à 9 h, puis répondre à mes e-mails de 9 h à 10 h…” Mais en pratique, les choses ne se passent jamais aussi parfaitement. À 10 h, vous êtes peut-être encore en train de peaufiner la présentation, d’ajuster des détails ou de résoudre un problème imprévu, tandis que les e-mails s’entassent et que votre planning commence déjà à dérailler.

Pour éviter cette situation, adoptez une approche plus réaliste en prévoyant systématiquement plus de temps que nécessaire. Si vous pensez qu’une tâche prendra une heure, bloquez-en une heure et demie. Cela vous permet d’anticiper les imprévus et d’éviter de courir après le temps.

Pro tip : Utilisez des applications comme RescueTime ou Toggl pour suivre le temps passé sur chaque tâche. Ces outils génèrent un historique détaillé de vos activités, ce qui vous aidera à affiner vos estimations pour des tâches similaires à l’avenir.

Acceptez l’imperfection

Le but du Time blocking n’est pas de suivre parfaitement votre planning. C’est d’avoir une structure pour naviguer dans votre journée. Si vous déviez, ce n’est pas un échec. L’important, c’est d’avoir un cadre qui vous aide à avancer. Gardez en tête que la flexibilité fait partie du processus. Laissez de la place aux imprévus et aux ajustements sans culpabiliser. Vous finirez chaque journée avec le sentiment d’avoir progressé, même si tout ne s’est pas déroulé comme prévu.

Utilisez des” gardes-fou” 

Je vais être honnête : si vous êtes habitué au multitâche, le passage au Time blocking sera difficile, car votre cerveau n’est pas encore câblé pour se concentrer longtemps sur une seule tâche.

Pour vous aider à adopter cette habitude, mettez en place ce que j’appelle des “garde-fous”. Ce sont des outils et/ou des habitudes qui vous aident à travailler par blocs. Par exemple :

• Utilisez Cold Turkey pour bloquer les sites distrayants
• Mettez votre téléphone en mode silencieux
• Informez vos collègues de vos plages de deep work
• Fermez la porte pour ne pas être dérangé

Ces stratégies vous permettront de créer un cadre favorable à votre nouvelle organisation. Progressivement, votre cerveau s’habituera à fonctionner en mode “focus” et à rester ancré dans la tâche que vous avez planifiée.

Lire aussi : Tiny Habits : Comment créer de nouvelles habitudes ?

Les meilleures app de Time blocking 

• Google Calendar pour débuter avec le time blocking
• Todoist pour les listes de tâches
• Motion pour le time blocking automatisé
• Morgen pour la transparence des plannings
• TickTick pour planifier les tâches
• Sunsama pour équilibrer travail et vie quotidienne
• Clockify pour le suivi du temps et les feuilles de temps
• Fantastical pour un time blocking simple
• Planyway pour les utilisateurs de Trello et Jira

Questions communes sur le Time blocking 

Mon emploi du temps est chaotique, comment réussir à appliquer le Time blocking ?

Si votre emploi du temps est imprévisible, commencez par bloquer des créneaux plus larges pour vos tâches importantes. Prévoyez aussi des “blocs tampons” pour absorber les imprévus. Par exemple, allouez une heure en fin de matinée et une autre en fin de journée pour gérer les urgences. L’objectif n’est pas de tout contrôler, mais de structurer suffisamment votre journée pour avancer sur vos priorités malgré le chaos.

Je suis toujours interrompu par mes collègues, comment rester concentré ?

Communiquez clairement vos plages de deep work. Utilisez des signaux visuels, comme une porte fermée ou un casque sur les oreilles, pour indiquer que vous n’êtes pas disponible. Si possible, bloquez des créneaux dans votre agenda partagé en les intitulant “Travail concentré” ou “Créneau indisponible”. Vous pouvez aussi planifier des moments dédiés aux échanges avec vos collègues, ce qui vous permet de rester concentré sur vos blocs de travail le reste du temps.

Comment ajuster mes blocs de temps quand mes priorités changent ?

Revoyez votre planning à la fin de chaque journée. Identifiez les tâches qui ont pris du retard ou les nouvelles priorités qui sont apparues. Réorganisez vos blocs en conséquence, en déplaçant ou en allongeant certains créneaux. Pensez également à bloquer du temps pour la planification hebdomadaire afin d’anticiper les changements de priorité. L’objectif est de rester flexible tout en gardant une structure solide.

Que faire si je n’arrive pas à respecter mes blocs de temps ?

D’abord, ne vous découragez pas. Le but du Time blocking est de vous guider, pas de vous emprisonner. Analysez pourquoi vous n’avez pas respecté vos créneaux : la tâche était-elle mal estimée ? Avez-vous été trop optimiste ? Avez-vous subi des interruptions imprévues ? 

Ajustez votre planning en conséquence, en prévoyant plus de temps pour certaines tâches ou en insérant des blocs tampons pour les aléas.

Est-ce que je dois planifier chaque minute de ma journée ?

Non, ce n’est pas nécessaire. Le Time blocking consiste à créer des blocs de temps pour les grandes catégories de tâches, pas à planifier chaque minute. Laissez-vous de la flexibilité entre les blocs et n’oubliez pas d’inclure des moments de pause ou de relaxation. Cela vous permettra de mieux gérer votre énergie et de rester productif sans être rigide.

Le Time blocking est-il adapté aux créatifs ?

J’écris uniquement quand l’inspiration frappe. Heureusement, elle frappe chaque matin à neuf heures précises. – W. Somerset Maugham

Oui, le Time blocking peut être très utile pour les créatifs. Bloquez des créneaux spécifiques pour vos sessions de création, où vous vous plongez dans votre travail sans distraction. Vous pouvez aussi planifier des blocs “libres” pour laisser place à l’exploration et à l’inspiration. L’important est de structurer votre journée tout en vous accordant des moments de flexibilité pour nourrir votre créativité.

J’ai un TDAH, est-ce que je peux appliquer le Time blocking ?

Oui, le Time blocking peut être une méthode particulièrement bénéfique si vous êtes atteint de TDAH. En structurant votre journée en blocs de temps dédiés, vous créez une routine qui peut aider à réduire la surcharge cognitive et à améliorer la concentration. Voici quelques conseils pour appliquer le Time blocking de manière efficace :

• Commencez petit : Au lieu de bloquer de longues périodes, commencez par des intervalles plus courts, par exemple 25 à 30 minutes, suivis de pauses de 5 minutes. 

• Utilisez des signaux visuels : Créez un environnement de travail visuellement engageant. Utilisez des couleurs ou des graphiques pour marquer vos blocs de temps. 

• Intégrez des activités physiques : Incluez des pauses actives entre vos blocs pour vous dégourdir les jambes et recharger votre attention. 

• Soyez flexible : Adaptez vos blocs en fonction de votre niveau d’énergie et des distractions. Si une tâche prend plus de temps que prévu ou si vous avez besoin de changer d’activité, ne soyez pas trop dur avec vous-même. Réorganisez vos blocs selon vos besoins.

• Révisez régulièrement : À la fin de chaque journée ou semaine, prenez quelques minutes pour évaluer ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. 

En suivant ces conseils, vous pouvez tirer parti du Time blocking pour mieux gérer votre temps et vos priorités, tout en tenant compte des défis spécifiques que le TDAH peut présenter.