La méthode GTD (Getting Things Done) est sans doute une des méthodes d’organisation les plus populaires. Elle a été inventée par David Allen et consiste à trier toutes nos tâches, projets, idées, rendez-vous, documents… en utilisant le système suivant :
Note : Si vous voulez en savoir plus sur ce système, je vous invite à lire l’article, Comment augmenter sa productivité avec la méthode GTD ?
Quand on voit cette méthode pour la première fois, on est séduit par sa logique. GTD offre un moyen de trier toutes ces choses qui encombrent habituellement notre esprit.
Sur papier, le système semble donc logique et simple. Le problème c’est quand on commence à l’appliquer dans la vie de tous les jours. Rapidement on se rend compte qu’il est en réalité lourd et complexe.
Leo Bauta, auteur du blog Zen Habit, propose une version allégée de la méthode GTD. Il l’appelle la méthode ZTD (Zen To Done).
La méthode ZTD reprend les meilleurs aspects de la méthode GTD et les simplifie.
Dans cet article, on va voir quels sont les 5 grands problèmes de la méthode GTD et comment la méthode ZTD les résout.
Les 5 problèmes de la méthode GTD
GTD et les habitudes
Le problème avec la méthode GTD est qu’elle requiert le changement de plusieurs habitudes en même temps. Quand on adopte la méthode, on doit changer notre façon d’approcher nos projets, notre emploi du temps, notre façon de trier, notre façon de déléguer…
Or on sait tous ce qu’il se produit quand on essaye de changer trop de choses trop rapidement. On retombe rapidement dans nos vieilles habitudes.
Si tant de personnes abandonnent leurs résolutions de la nouvelle année, c’est parce qu’elles souhaitent changer trop de dimensions de leur vie d’un seul coup. Elles veulent commencer le sport, la méditation, changer leur alimentation…
Seulement tous ces changements demandent beaucoup d’effort et de volonté.
Pour changer nos habitudes sur le long terme, on doit le faire progressivement. C’est pourquoi la méthode ZTD nous invite à changer nos habitudes une par une.
GTD ne se concentre pas assez sur l’action
GTD est une excellente méthode pour trier toutes nos tâches, nos projets et nos idées mais on finit souvent par passer plus de temps à trier nos tâches qu’à les faire réellement.
Personnellement j’ai appliqué cette méthode pendant plusieurs semaines et j’ai constaté que GTD complexifiait parfois inutilement mon organisation. Je passais beaucoup de temps à me demander comment classer mes tâches dans le système alors que j’aurais eu sans doute meilleur temps de les faire tout de suite.
Contrairement à GTD, la méthode ZTD, elle, nous invite à faire plutôt qu’à trier.
GTD n’offre pas assez de structure
Structurer nos journées est le meilleur moyen d’avancer dans notre travail. Quand on sait à l’avance quelles tâches accomplir et à quels moments, on gagne en visibilité et en sérénité. Nos journées sont réglées comme du papier à musique.
Le problème quand on applique la méthode GTD c’est qu’on ne suit aucune structure. Aussitôt qu’on accomplit une tâche, on la raye de notre to-do list et on passe à la suivante. On ne les planifie pas vraiment, on les fait un peu au jour le jour.
La méthode ZTD adresse ce problème de plusieurs façons, notamment en définissant en amont nos 3 TPIs (les Tâches les Plus Importantes) de la journée, en créant des routines quotidiennes et en s’accordant des moments de planification.
GTD en fait trop
GTD permet de classer absolument tout, nos tâches, nos projets, nos idées, nos rendez-vous, nos favoris… ce qui peut sembler être une bonne chose au premier abord. Le problème c’est que cela crée aussi du stress dans notre vie car on se sent obligé de tout classer en permanence. Si on ne le fait pas, on a l’impression de mal faire les choses.
Avec la méthode ZTD on ne cherche pas à tout trier continuellement. On prend ce que l’on est capable de prendre et on se concentre sur ce qui est important.
GTD ne se concentre pas assez sur les objectifs
Avec GTD, on ne cherche pas vraiment à savoir si nos tâches sont connectées ou non à nos objectifs. On prend un peu tout ce qui vient et on le trie ensuite en utilisant le système. On est plutôt dans un mode réactif.
La méthode ZTD, elle, est plus proactive. Chaque jour on définit 3 TPIs autrement dit 3 tâches que l’on juge importantes pour accomplir nos objectifs et on les réalise en priorité.
Les 10 habitudes de la méthode ZTD
La méthode ZTD se résume à 10 habitudes. Leo Babauta précise que rien ne nous oblige à appliquer les 10. L’idée est de les tester les unes après les autres et de voir le changement que cela fait dans notre vie. Il faut donc plutôt voir ces habitudes comme des pistes à explorer plutôt que comme des règles absolues.
1. Collecter
La première habitude est celle de collecter nos tâches, projets ou idées qui nous viennent en tête et de les transférer sur un support tel qu’un carnet de note, des Post-it ou applications.
Le support importe peu. Tout ce qui compte c’est qu’il soit facile à utiliser et à transporter. L’objectif est de pouvoir décharger à tout moment notre esprit des informations qui l’encombrent.
2. Traiter
Traiter consiste à prendre l’habitude de traiter au moins une fois par jour nos différentes boîtes de réception. C’est-à-dire notre boîte email, notre boîte au lettre, notre messagerie, notre carnet de note, notre to-do list… tous les endroits (virtuels et physiques) où on retrouve ce que l’on a appelle les entrants (emails, lettres, messages vocaux, sollicitations…)
Quand on traite nos entrants, on commence par le dessus de la pile, puis on les enchaine les uns à la suite des autres en décidant à chaque fois de ce que l’on va en faire. Pour cela il suffit de reprendre la méthode GTD :
- Si l’élément prend moins de 2 min à faire, on le fait tout de suite
- S’il n’est pas important on le jette à la poubelle
- S’il s’adresse à quelqu’un d’autre on le délègue
- Si on souhaite le sauvegarder on l’archive
- Si on souhaite le planifier, on l’ajoute à notre to-do list ou à notre calendrier
Encore une fois, si vous voulez en savoir plus sur la façon de traiter ces différents éléments, je vous invite à lire l’article : Comment augmenter sa productivité avec la méthode GTD ?
3. Planifier
Quand on applique la méthode ZTD, on doit choisir chaque jour entre 1 et 3 TPIs. Autrement dit entre 1 et 3 tâches que l’on veut absolument accomplir avant la fin de la journée. Ce sont nos gros cailloux pour reprendre l’analogie du professeur et du seau.
On doit accomplir ces TPIs de préférence en début de journée, au moment où on a le plus d’énergie et de concentration.
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4. Agir
Agir c’est déterminer les tâches importantes de notre journée et se concentrer exclusivement dessus en ignorant les distractions.
Pour travailler efficacement, on doit avancer sur une chose à la fois et éviter le multitâche. On doit mettre en pause, les emails, le smartphone… le temps de réaliser nos TPIs.
Lorsqu’on se fait interrompre par quelqu’un ou quelque chose, on doit le noter quelque part pour se souvenir de s’en occuper plus tard. Cela ne doit pas nous empêcher de continuer notre travail.
Travailler par bloc de temps ininterrompu est le meilleur moyen d’accomplir notre travail.
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5. Systématiser
Avec la méthode ZTD, on définit des listes contextuelles. Une liste @travail pour toutes les tâches relatives au travail, une liste @maison pour toutes les tâches de la maison, une liste @course, pour les courses…
On garde les choses très simples. Inutile de surcharger notre to-do list de dizaines de catégories ou de tags. Plus on alourdit notre système, moins on le rend pratique.
En allégeant notre système, on passe moins de temps à le maintenir et plus de temps à avancer sur notre travail.
6. Organiser
Pour gagner du temps, on doit régulièrement s’assurer que tout est bien à sa place : nos tâches, nos projets, nos idées, nos documents… On ne doit pas attendre que ces choses s’entassent. C’est le meilleur moyen de garde notre espace de travail rangé et notre esprit clair.
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7. Examiner
Chaque semaine on doit passer en revue notre système et nos objectifs. C’est-à-dire réexaminer chacun de nos objectifs annuels, regarder les progrès que l’on a réalisés et ceux qu’il nous reste encore à faire.
Aussi une fois par mois, on doit prévoir un examen mensuel de nos objectifs et en fin d’année prendre du temps pour faire un bilan de fin d’année.
Ces différents points réguliers permettent de nous assurer que l’on avance bien vers nos objectifs et qu’on ne se laisse pas distraire par des tâches accessoires.
8. Simplifier
La plus grande caractéristique de la méthode ZTD est la simplification. On doit développer l’habitude d’aller à l’essentiel, de ne pas s’encombrer de choses accessoires, de définir les objectifs qui sont vraiment importants pour nous et de se concentrer dessus sans relâche.
Ce conseil semble évident mais on peut parfois être surpris de voir à quel point on charge nos journées de choses inutiles.
9. Routine
Définir des routines nous aide à mieux structurer nos journées, à créer un rythme régulier dans notre vie et à avancer vers nos objectifs.
Les routines sont propres à chacun. Il faut définir quelque chose qui fonctionne pour nous. On peut par exemple commencer nos journées en faisant quelques minutes de méditation, suivi par un peu d’exercice, puis finir par s’occuper de nos TPIs.
L’intérêt de ces routines est de rendre nos actions automatiques.
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10. Trouver sa passion
Le meilleur moyen de travailler productivement est de trouver sa passion. Quand on est passionné, on ne procrastine pas. Quand on est passionné, on se lève chaque matin motivé et plein d’énergie. Quand on est passionné, on est pleinement concentré, on travaille dans un état de flow. Notre liste de tâches se transforme en une liste de récompenses.
Notre mission dans le vie doit donc être de trouver notre passion et de rester curieux. C’est la meilleure façon de découvrir de nouveaux domaines et par la même occasion de nous découvrir nous même.
Conclusion
La méthode ZTD est une façon de s’organiser rapidement et simplement. Elle reprend la méthode GTD et l’allège pour la rendre plus pratique.
Pour rappel, cette méthode est axée autour de 10 habitudes :
- Collecter : Notez tout.
- Traiter : Prenez une décision rapide pour tout ce qui se trouve dans votre boite de réception, ne les remettez pas à plus tard.
- Planifier : Sélectionnez vos TPIs pour la semaine et pour la journée.
- Agir : Accomplissez une tâche à la fois sans vous laisser distraire.
- Systématiser : Faites des listes simples, vérifiez-les chaque jour.
- Organiser : Prenez l’habitude de mettre chaque chose à sa place
- Examiner : Passez votre système et vos objectifs en revue chaque semaine.
- Simplifier : Réduisez vos objectifs et vos tâches à l’essentiel.
- Définir des routines : Mettez en place des rituels.
- Trouver sa passion : Rechercher un travail qui vous passionne.