Le manque de temps est un problème auquel on est tous confrontés.
Il faut dire que beaucoup de choses demandent notre attention de nos jours. Entre le travail, les emails, les projets pro et perso, les enfants, la vie sociale, le sport, les tâches administratives… il y a de quoi se sentir débordé.
Alors, d’où vient cette impression de manque de temps exactement ? Et comment dégager plus de temps pour les choses qui sont vraiment importantes pour nous ?
Vous manquez de temps ? Voici une présentation qui devrait vous intéresser
Si le manque de temps est un problème pour vous aujourd’hui, vous devez absolument définir des plannings. Grâce à eux, vous accomplirez vos tâches plus rapidement et vous dégagerez plus de temps libre. Comme le dit Cal Newport l’auteur de Deep Work :
Une semaine de 40h planifiée produit le même volume de travail qu’une semaine de 60h sans structure.
Seulement tenir un planning peut être frustrant. Soit on prévoit trop peu de temps pour faire nos tâches et on finit alors par déborder ou on fait face à des urgences qui nous empêchent de faire ce que l’on avait prévu.
Pour vous aider à définir des plannings que vous suivrez et qui vous feront gagner du temps, j’ai préparé une présentation gratuite dans laquelle vous découvrirez :
- 5 erreurs et fausses croyances qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui
- Qu’est-ce que la méthode du Planning Infaillible (et en quoi elle est différente des autres méthodes de gestion du temps)
- 7 étapes simples pour définir un planning que vous serez sûr de suivre
Pour y accéder, il vous suffit d’indiquer votre email ci-dessous.
D’où vient le manque de temps ?
Le manque de temps, un problème de priorisation
Si on a l’impression de manquer de temps, c’est souvent parce qu’on a du mal à prioriser. On considère que tout est important et urgent. Alors on court sans arrêt pour essayer de garder les choses sous-contrôle.
Seulement si on prenait un peu de recul, on se rendrait compte que seule une poignée de choses comptent vraiment et que le reste n’est pas ou peu important.
Au final, le vrai problème n’est pas tant un manque de temps, mais plutôt un manque de priorisation.
Incapacité à dire non
Le manque de temps peut aussi provenir d’une incapacité à dire non.
Quand on nous demande un service, on dit souvent oui. Oui pour préparer la réunion. Oui pour co-organiser le voyage de fin d’année. Oui pour envoyer le rapport. Oui pour accompagner notre ami en soirée…
On dit oui parce qu’on veut bien faire, parce qu’on veut aider, mais aussi parce qu’on ne veut pas vexer.
Le problème c’est qu’en disant oui tout le temps, on finit par s’engager sur trop de choses. Résultat, on a moins de temps pour s’occuper de ce qui compte vraiment pour nous.
Mauvaise estimation du temps
Comme nous le rappelle la loi de Hofstadter, on a tous tendance à sous-estimer le temps que nos tâches prennent.
On prévoit par exemple qu’une réunion durera 30 min et finalement 2h plus tard, on y est toujours. Ou alors on se donne 3h pour préparer une présentation, mais entre les allers-retours, les données manquantes et les modifications de dernières minutes, on finit pas en passer 6.
Comme on pense que nos tâches prennent peu de temps, on est trop optimiste dans la planification de nos journées. Dans la même journée, on cale une réunion d’équipe, une présentation stratégique, 2 rendez-vous clients. Et on estime encore avoir le temps après le travail d’aller faire les courses, de faire le ménage et de préparer le repas du soir.
Mais vous le savez aussi bien que moi, rien ne se passe jamais comme prévu. Des problèmes émergent, on se fait solliciter, on fait face à des imprévus, les réunions s’éternisent… Et finalement, on n’a jamais le temps de tout faire.
C’est pour toutes ces raisons que l’on manque de temps.
C’est parce qu’on a du mal à prioriser, du mal à dire non et du mal à estimer notre temps que l’on se sent tout le temps débordé.
Alors, comment faire quand on manque de temps ?
Comment faire quand on manque de temps ?
Définir ses priorités
Comme on vient de la voir, le manque de temps n’est souvent rien d’autre qu’un manque de priorité.
Pour mieux s’organiser, on doit donc définir clairement ce qui est prioritaire pour nous. Pour cela il suffit de se demander :
- Qu’est-ce qui est vraiment important ?
- Qu’est-ce qui nous donne les meilleurs résultats ?
- Qu’est-ce qui nous rend le plus heureux ?
- Sur quoi est-ce qu’on aimerait passer plus de temps ?
En répondant à ces questions, on saura précisément ce qui est essentiel. On pourra alors éliminer toutes les tâches superflues qui encombrent notre emploi du temps.
Lire aussi :
- Comment prioriser quand tout semble important
- Prioriser ses tâches avec la méthode ABCDE
- Gérer ses priorités avec la méthode MoSCoW
Supprimer des tâches
Rien de mieux que de faire un grand ménage de printemps dans notre to-do liste pour se dégager du temps.
Pour cela, on doit lister sur une feuille toutes nos tâches, nos projets, nos rendez-vous, nos réunions, nos évènements… bref toutes les choses que l’on a prévu de faire dans les jours et les semaines qui viennent.
Puis on décide de ce que l’on veut éliminer. Pour savoir quoi éliminer, il suffit de garder en tête nos priorités. Si quelque chose n’est pas absolument essentiel, on l’élimine.
Il ne faut pas avoir de pitié ou de remords en faisant cet exercice. Si on élimine, ce n’est pas pour le plaisir, c’est parce que c’est nécessaire. C’est parce qu’humainement on n’a pas le temps de tout faire.
Lire aussi : Comment aller à l’essentiel avec la productivité Haiku ?
Automatisation des tâches
Si nos tâches sont répétitives, mais nécessaires, on doit chercher des façons de les automatiser pour gagner du temps. D’ailleurs on dit souvent en productivité que si on fait plus de 3 fois la même chose, il faut trouver un moyen de l’automatiser.
Le meilleur exemple d’automatisation est celui des tâches administratives. Ce sont des choses que l’on fait chaque mois et qui nous prennent un temps considérable.
Tout cela peut être automatisé avec des outils comme Hazel ou File Juggler. Ces logiciels permettent de créer des règles d’automatisation pour classer automatiquement nos fichiers et nos dossiers.
Par exemple, on peut créer une règle selon laquelle toute facture enregistrée dans le dossier téléchargement est ensuite automatiquement renommée selon une certaine convention puis transférée dans le dossier approprié.
Automatiser ce genre de tâches administratives peut nous faire gagner plusieurs heures chaque mois.
Mais l’automatisation ne s’arrête pas aux tâches administratives. On peut aussi créer des règles d’automatisation pour nos emails.
Souvent on nous demande les mêmes choses par email :
- Est-ce que vous pourriez m’envoyer votre dernière présentation ?
- Est-ce que vous pourriez m’envoyer les factures du mois de novembre ?
- Quels sont vos tarifs ?
- Quelles sont vos disponibilités ?
- Comment faire X, Y ou Z ?
Pour éviter de répéter encore et encore les mêmes choses, on peut créer des règles d’automatisation sur notre boîte mail.
Pour cela, il suffit de repérer certains mots clés dans les emails qui nous sont envoyés, d’écrire un email type qui pointe vers la ressource demandée et de créer des règles d’automatisation. J’en parle plus en détail dans l’article suivant :
Répondez automatiquement à vos emails avec cette fonctionnalité cachée
Les tâches administratives et les emails ne sont que des exemples d’automatisation, mais il en existe plein d’autres. Il suffit de chercher un peu pour en trouver et gagner du temps sur le long terme.
Déléguer les tâches
Si une tâche ne peut pas être éliminée ni automatisée, on peut toujours la déléguer.
Déléguer une tâche est la façon la plus rapide de gagner du temps. En transférant nos tâches à d’autres personnes, on libère instantanément de la place dans notre emploi du temps.
On peut par exemple déléguer des tâches non importantes à nos collègues, commander nos courses sur internet et se les faire livrer ou encore embaucher quelqu’un pour faire certaines tâches à notre place.
Pour moins de 100€ par mois, quelqu’un peut venir faire le ménage chez nous une fois par semaine. Et pour 300€ par mois on peut avoir un assistant personnel qui se charge de répondre à notre téléphone et à nos emails à notre place. Ces services sont plutôt abordables surtout quand on considère le temps qu’ils nous font gagner.
Lire aussi : Une approche brillante pour déléguer ses tâches efficacement
Apprendre à dire non
Pour réduire le volume de choses sur lesquelles on s’engage, on doit apprendre à dire non plus souvent. Dire non est le meilleur moyen de protéger notre temps et de garder notre volume de travail gérable.
Maintenant dire non n’est pas facile. On a toujours peur de vexer, de blesser ou de passer pour quelqu’un d’égoïste. Si vous avez du mal à dire non pour ces raisons, je vous recommande de lire L’art de savoir dire non
Conclusion
Le manque de temps est un problème très commun qui vient souvent d’un problème de priorisation, d’une incapacité à dire non ou encore d’une mauvaise estimation de notre temps.
Pour aller plus loin, regardez ma présentation gratuite qui vous montrera comment gérer votre temps en 30 minutes/semaine grâce à des plannings faciles à suivre.