La plupart des gens débordés veulent apprendre à mieux s’organiser. Parce qu’ils pensent qu’en optimisant leur organisation, ils réussiront à mieux gérer leur charge de travail. Alors ils adoptent de nouvelles méthodes de productivité, testent les dernières applications à la mode et automatisent leur travail en espérant pouvoir accomplir plus chaque jour. Mais sans le savoir ils perdent leur temps. Car toutes ces optimisations ne règleront pas le fond de leur problème.
Imaginons que demain vous trouviez LE système d’organisation parfait. Un système qui vous permet d’automatiser 80% de vos tâches et d’accomplir vos projets en 2 fois moins de temps. Grâce à lui, vous ne travaillez plus que 5h par semaine. À votre avis qu’est-ce qu’il se passerait ?
Vous seriez certainement ravi les premières semaines, mais au bout d’un temps, vous vous ennuieriez et chercheriez des occupations. Vous décideriez alors peut-être de monter de nouveaux projets, de poursuivre de nouveaux objectifs ou d’apprendre de nouvelles compétences. Résultat, vos journées seraient à nouveau pleines et vous feriez face au même dilemme.
Si aujourd’hui vous êtes débordé, votre problème ne vient probablement pas de votre manque d’organisation, mais plutôt de votre volonté d’en faire trop. Pour mieux gérer votre charge de travail, vous devez donc apprendre à en faire moins. Vous devez travailler sur moins de projets, poursuivre moins d’objectifs et dire non plus souvent. Non seulement vous allègerez votre charge mentale, mais vous avancerez aussi plus vite sur vos projets.
Maintenant, vous vous demandez peut-être comment faire ? Comment travailler sur moins de choses sans pour autant sacrifier les objectifs et projets qui vous tiennent à cœur ?
Pour y arriver, vous aurez besoin de ce que l’on appelle un backlog.
Qu’est-ce qu’un backlog ?
Un backlog est un endroit qui regroupe toutes les choses que vous aimeriez pouvoir faire. Dedans vous retrouvez :
- les projets que vous voudriez pouvoir concrétiser (ex : créer un blog, lancer une campagne publicitaire, organiser un évènement, investir dans l’immobilier)
- les objectifs que vous désirez accomplir (ex : doubler le chiffre d’affaires, perdre 3 kg, apprendre le portugais, courir un marathon)
- les habitudes que vous souhaiteriez adopter (ex : faire du sport 3 fois par semaine, méditer tous les jours, faire le Miracle Morning)
- les activités que vous aimeriez tester (ex : faire de l’escalade, tester le tir à l’arc, participer à un cours de cuisine)
L’intérêt du backlog c’est à la fois de stocker toutes les choses que vous désirez faire, mais aussi de vous forcer à prendre le temps d’évaluer chaque projet, objectif, habitude et activité avant de vous investir pleinement dessus.
Sans backlog, vous serez toujours tenté de concrétiser vos idées à l’instant où elles se manifesteront. Un matin vous vous direz : “Et si je changeais le design de mon site ?“ Et l’après-midi vous travaillerez dessus alors que ce n’était pas du tout prévu. Et comme vous accepterez de travailler spontanément sur tout et n’importe quoi, vous surchargerez vos journées et finirez débordé.
Le backlog permet d’éviter que cela arrive. Au lieu de foncer tête baissée sur chaque nouvelle tâche, projet, objectif… vous les notez d’abord à un endroit pour les évaluer ensuite. Cette étape intermédiaire vous encourage à être plus sélectif et donc à réduire votre flot de travail.
Finalement il faut voir le backlog un peu comme un barrage qui permet de contrôler le “débit” des choses sur lesquelles vous travaillez.
Comment construire un backlog pour alléger vos journées ?
Pour commencer, vous aurez besoin d’un outil pour noter toutes vos tâches, projets, objectifs, habitudes et activités et les présenter sous forme de colonnes. Pour cela vous pouvez utiliser Notion, Trello ou encore Todoist (note : pour cette démo, on utilisera Notion).
Une fois que vous avez choisi votre outil, créez 4 colonnes :
- Backlog
- À faire
- En cours
- Terminé
Backlog
Dans le backlog, écrivez toutes les choses que vous désirez accomplir. Comme on l’a vu un peu plus tôt, il peut s’agir de tâches, de projets, d’habitudes, d’activités….
Exemples :
- désencombrer ma maison
- tester l’escalade
- lancer un blog sur le bien être
- tester la publicité pour promouvoir mes produits
- méditer tous les jours
- tester le Yoga
- écrire un livre sur le développement personnel
Lire aussi : Méthode Agile : définition, étapes et exemples
À faire
Chaque fin de mois, regardez votre backlog et choisissez les choses sur lesquelles vous voulez travailler le mois suivant puis glissez-les dans la colonne “À faire”.
Cette étape est importante, car selon les choix que vous ferez, vous surchargerez plus ou moins vos journées. Si vous décidez de travailler sur 3 projets, 5 objectifs et de commencer 3 nouvelles habitudes pendant le mois, vous finirez débordé. En revanche si vous choisissez 2 projets, un objectif et une nouvelle habitude, vos journées seront beaucoup plus gérables. Veillez donc à ne pas en faire trop ici.
Pour vous aider à ne pas surcharger vos journées, voici quelques recommandations :
- Considérez votre bande passante : si vous manquez déjà de temps, n’acceptez aucun nouveau projet ou objectif. Finissez d’abord ce que vous avez commencé avant de vous investir sur de nouvelles choses.
- Prévoyez large pour les projets inédits : parmi les projets que vous avez notés dans votre backlog, il y en aura certainement que vous n’avez jamais entrepris auparavant. Et par conséquent la charge de travail sera difficile à évaluer. Si vous décidez de lancer un podcast par exemple et que vous ne l’avez jamais fait avant, vous n’aurez aucune idée du temps que vous devez prévoir pour préparer un épisode ni de la difficulté technique pour l’enregistrer. Quand vous envisagez de travailler sur ce genre de projet inédit, prévoyez large. Planifier volontairement moins de tâches pendant le mois pour ne pas être pris de court.
- Cherchez à en faire 2x moins : si vous avez naturellement tendance à vouloir en faire trop et que vous regardez votre backlog, vous aurez envie de tout faire. Vous serez comme un enfant dans une confiserie qui veut goûter tous les bonbons. Vous voudrez à la fois désencombrer votre maison, vous mettre au Yoga, aider un ami sur son projet… et vous surchargerez vos journées. Pour éviter cela, cherchez à en faire 2 fois moins. Vous pensez pouvoir accomplir 4 projets pendant le mois ? Planifiez-en 2. Vous estimez pouvoir poursuivre 6 objectifs ? Définissez-en 3. En limitant volontairement le nombre de choses sur lesquelles vous vous engagez, vous rendrez vos journées moins stressantes et plus productives.
En cours
À chaque fois que vous décidez de démarrer un nouveau projet, de poursuivre un nouvel objectif ou de commencer une nouvelle habitude, glissez-le dans la colonne “En cours”.
Cette colonne vous permettra de savoir à chaque instant, le nombre de choses sur lesquelles vous êtes engagé. Grâce à elle, vous pourrez voir en un coup d’oeil si vous vous éparpillez ou non. Si vous voyez 20 éléments dans cette colonne par exemple, c’est probablement un signe que vous vous êtes engagé sur trop de choses et que vous devez revoir vos priorités pour ne pas finir débordé.
Terminé
Dans la colonne Terminé, vous retrouverez l’historique des objectifs que vous avez accomplis, des projets que vous avez terminés et des habitudes que vous avez décidé d’arrêter. Cette colonne vous sera particulièrement utile quand viendra le moment de faire votre bilan annuel.
En synthèse
Si vous êtes débordé, ne cherchez pas à mieux vous organiser, cherchez d’abord à en faire moins. Pour prendre cette habitude, utilisez un backlog. Pour cela, choisissez un outil comme Notion, Trello ou Todoist et créez 4 colonnes :
- Backlog
- À faire
- En cours
- Terminé
Notez tous les projets, objectifs, habitudes et activités que vous désirez faire dans la colonne backlog. Choisissez chaque mois ce que vous voulez faire et glissez-le dans la colonne “À faire”. Veillez bien à ne pas en faire trop.
Contrôlez aussi régulièrement votre colonne “En cours” pour vous assurer de ne pas vous engager sur trop de choses en même temps. En mettant en place ce système, vous parviendrez à mieux gérer votre charge de travail.