Vous êtes débordé ? Vous passez votre temps à courir, mais vous avez l’impression de faire du surplace ?
Si c’est le cas, il est temps d’optimiser votre gestion d’agenda. C’est le meilleur moyen de prioriser vos tâches, de gagner en clarté et de ne rien oublier.
Maintenant bien gérer son agenda est plus facile à dire qu’à faire. Par où commencer ? Que devez-vous mettre dans votre agenda ? Comment planifier vos tâches ? Et quel agenda choisir ?
C’est ce que l’on va voir ensemble dans cet article.
Vous voulez mieux gérer votre temps ? Voici une présentation qui devrait vous intéresser
J’ai préparé une présentation gratuite d’une heure dans laquelle vous découvrirez :
- 5 erreurs qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui
- 7 étapes pour gérer votre agenda efficacement
- Comment tenir vos plannings malgré les imprévus
Pour y accéder, il vous suffit d’indiquer votre email ci-dessous.
Agenda papier vs agenda numérique
Il existe 2 grandes catégories d’agenda : les agendas papier et les agendas numériques. Si vous avez du mal à savoir lequel choisir, voici les avantages et inconvénients de chacun.
L’agenda papier
Les avantages de l’agenda papier :
- Ne dépend pas d’internet : L’agenda papier ne dépend pas de la technologie. Si votre box internet tombe en rade, si vous avez une coupure de courant ou si vous êtes perdu en plein milieu de nulle part, vous pourrez toujours consulter votre planning.
- Simple d’utilisation : L’agenda papier est très simple d’utilisation. Tous les agendas fonctionnent plus ou moins de la même façon. Vous y trouvez un agenda annuel, un agenda mensuel et un agenda hebdomadaire. Il vous suffit d’ajouter vos tâches, réunions et deadlines sur les bons jours et le tour est joué.
- L’expérience est agréable : Utiliser un carnet papier est toujours agréable. L’odeur du papier, le bruit des pages qui tournent, le plaisir d’écrire avec un beau stylo offrent une vraie expérience que les outils numériques ne peuvent égaler.
Les inconvénients de l’agenda papier :
- Problématique en cas de perte ou de vol : Si vous égarez votre agenda ou si vous vous le faites voler, vous vous retrouvez sans rien. Toutes vos données (tâches, rendez-vous…) seront perdues et vous devrez repartir de zéro.
- Chronophage : Écrire à la main prend plus de temps que de taper sur un clavier, et vous devez réécrire systématiquement les événements récurrents (réunions hebdo, habitudes, anniversaires…).
L’agenda numérique
Les avantages de l’agenda numérique :
- Disponible et synchronisé sur tous les supports : L’agenda numérique est disponible sur tous les supports que ce soit votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette. C’est pratique surtout quand vous êtes en déplacement.
- Rapide : Avec un agenda numérique, vous pouvez rapidement créer et éditer vos événements, même ceux qui sont récurrents. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur un bouton, pour définir la fréquence que vous désirez (chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année, toutes les 2 semaines…). Vous ne perdez donc pas de temps à réécrire les mêmes choses comme cela peut être le cas avec un agenda papier.
- Collaboratif : L’agenda numérique vous permet d’inviter d’autres personnes pour des évènements (réunions, rendez-vous, appels…) et aussi d’être invité. C’est le meilleur moyen de vous assurer que toutes les personnes concernées se rappellent bien de l’événement en question.
Les inconvénients de l’agenda numérique :
- Dépend de la technologie : L’agenda numérique dépend d’Internet et de l’électricité pour fonctionner ce qui peut poser problème dans certaines situations. Si vous êtes en déplacement et que votre smartphone n’a plus de batterie par exemple, vous ne pourrez pas le consulter.
- Les distractions ne sont jamais loin : Quand vous utilisez votre ordinateur, smartphone ou tablette pour vous organiser, vous êtes toujours à un clic de vous retrouver sur les réseaux sociaux, YouTube ou sur vos jeux favoris ce qui peut rendre la concentration difficile.
Maintenant que vous connaissez les avantages et inconvénients de l’agenda papier et ceux de l’agenda numérique, lequel devez-vous choisir ?
Quel est le meilleur agenda ?
Il n’existe pas de meilleur agenda. Le meilleur agenda c’est celui qui fonctionne pour vous et que vous utilisez au quotidien. Il peut s’agir d’un agenda papier, de Google Agenda, du calendrier Outlook, du calendrier Apple ou encore de Fantastical, peu importe. C’est celui vers lequel vous vous tournez instinctivement pour vous organiser.
Personnellement, j’utilise Google Agenda parce que j’aime son interface, mais aussi parce que je peux ajouter des évènements récurrents et non récurrents rapidement et connecter l’agenda à d’autres applications comme Todoist par exemple. Cet outil est donc adapté à mes besoins, mais peut-être pas au vôtre.
Peut-être que vous n’aimez pas l’interface de cet outil ou peut-être que vous n’avez pas besoin de connecter votre agenda à d’autres applications. Le seul moyen de savoir quel est le meilleur agenda pour vous et donc d’en essayer plusieurs pour trouver ce qui vous correspond le plus.
4 astuces pour optimiser la gestion d’agenda
Espacez vos blocs de temps
Quand vous planifiez vos tâches, projets, réunions et rendez-vous, gardez toujours des espaces libres entre chaque bloc de temps. Si par exemple vous ajoutez un bloc “Réunion marketing”, laissez 15 à 30 min de libre avant d’ajouter le bloc suivant. De cette façon, si la réunion s’éternise, votre planning ne sera pas impacté parce que vous aurez anticipé ce potentiel imprévu.
Gardez aussi toujours 1 à 2h de libre dans vos journées pour tous les contretemps. Là encore, si un problème émerge ou si une tâche vous prend plus de temps que prévu, ce créneau vous permettra d’encaisser le coup et de garder les choses sous contrôle.
Lire aussi : Mieux gérer son temps avec le time blocking
Planifiez selon votre niveau d’énergie
La plupart des gens planifient selon leur temps. Rares sont les personnes qui planifient selon leur niveau d’énergie, pourtant il y a tellement à y gagner.
Quand vous faites les bonnes tâches au bon moment, vous travaillez plus efficacement. Parce que vous accomplissez les tâches challengeantes au moment où vous êtes le plus en forme, et vous gardez les autres tâches pour les moments où vous ressentez une baisse d’énergie. Par exemple, vous pouvez travailler sur la préparation d’une présentation stratégique le matin et réserver votre après-midi pour traiter vos emails ou gérer les tâches administratives. Résultat, vous accomplissez toujours votre travail le plus important dans les meilleures conditions.
Lire aussi : Comment gérer son énergie et pas seulement son temps ?
Planifiez de façon hebdomadaire
Planifier vos journées est important, c’est le seul moyen d’investir votre temps et votre énergie stratégiquement. Maintenant cela ne signifie pas que vous devez créer des plannings longs comme le bras qui s’étalent sur plusieurs semaines voire plusieurs mois. Faire ce genre d’exercice est contre-productif, car plus l’horizon temporel est éloigné, moins vous avez de visibilité et plus il devient difficile d’anticiper les choses.
Il est impossible de savoir ce qui se passera d’ici les prochaines semaines. vous ferez certainement face à des problèmes que vous ne pouvez pas anticiper aujourd’hui, vous prendrez du retard sur vos projets ou de nouvelles opportunités s’offriront à vous. En tout cas, une chose est sûre, le planning que vous vous êtes fixé aujourd’hui ne sera plus aussi pertinent.
Vous devez donc rester agile et travailler sur des cycles plus courts d’une semaine. Pour cela, c’est simple, chaque fin de semaine faites un bilan de la semaine qui vient de se passer et planifiez la semaine suivante. Cela vous permettra à la fois de garder un cap tout en vous adaptant aux imprévus du quotidien.
Si vous voulez apprendre à planifier vos semaines, regardez ma présentation qui vous montrera les 7 étapes pour définir des plannings hebdomadaires.
Lire aussi : Comment définir son planning hebdomadaire et mensuel ? (modèles inclus)
Ajoutez tous les évènements (y compris les évènements perso)
Pendant longtemps j’ai utilisé un agenda pour organiser ma vie professionnelle. J’y ajoutais mes tâches, réunions et deadlines. Mais je n’indiquais jamais les événements de ma vie personnelle, comme par exemple les soirées au restaurant ou encore les week-ends. Je pensais que c’était inutile et que je me rappellerais de toutes ces choses. Quelle erreur de débutant ! En ne notant pas ces évènements, naturellement, je les oubliais. Résultat, j’arrivais souvent en retard en soirée, j’oubliais des anniversaires ou parfois je loupais certains rendez-vous.
J’ai appris de mes erreurs et aujourd’hui je note tout dans mon calendrier. Mes événements professionnels ET personnels, ce qui me permet de tout voir à un seul et même endroit.
Maintenant que vous connaissez les différentes astuces pour mieux gérer votre agenda, comment faire pour planifier ?
La gestion d’agenda étape par étape
Étape 1 : Planifiez l’important
Pour commencer, planifiez ce qui est important. Si on reprend l’analogie de professeur et du seau, ce sont vos gros cailloux. Ce sont toutes les choses essentielles que vous devez planifier en priorité dans votre agenda pour avancer sur vos objectifs et vivre une vie équilibrée. Il peut s’agir de créer du contenu pour développer votre visibilité, d’optimiser vos process pour être plus efficace, de faire du sport 3 fois par semaine ou encore de passer du temps en famille par exemple.
Donc réservez des blocs de temps spécifiques pendant la semaine pour faire toutes ces choses que vous jugez importantes.
Étape 2 : Planifiez les éléments secondaires
Après avoir planifié ce qui est important, vous devez maintenant planifier le reste, c’est-à-dire tout ce qui est secondaire comme par exemple traiter les emails, participer à des réunions ou encore gérer la paperasse.
Avant de planifier quoi que ce soit dans votre agenda, cherchez d’abord à savoir si vous pouvez optimiser ces choses secondaires. Pour cela demandez-vous :
Est-ce que je peux le déléguer, l’automatiser ou l’éliminer complètement ?
Si c’est le cas, alors faites-le et vous gagnerez du temps. Mais si ce n’est pas possible, planifiez-le dans votre agenda.
Étape 3 : Gérez les entrants
Une fois que vous avez terminé votre planning, vous devez maintenant gérer les entrants. Les entrants sont toutes les tâches, les problèmes, les sollicitations et les imprévus qui émergent au fur et à mesure de la journée. En d’autres termes, ce sont toutes ces choses qui viennent perturber votre planning.
Gérer les entrants n’est pas toujours facile, mais voici quelques astuces qui devraient vous aider :
- Si l’entrant prend moins de 2 min et qu’il est urgent ou important, alors faites-le tout de suite pour limiter votre charge mentale
- Si l’entrant prend plus de 2 min et qu’il est urgent, occupez-vous-en dans la journée en utilisant le bloc de temps que vous aurez prévu à cet effet (CF partie sur Espacez vos blocs dans votre agenda ci-dessus)
- Si l’entrant prend plus de 2 min et qu’il est important planifiez-le dans votre agenda pour vous en occuper plus tard.
- Si l’entrant n’est ni important, ni urgent alors ignorez le complètement
Lire aussi : Matrice d’Eisenhower : Comment mieux gérer ses priorités
Conclusion
La gestion d’agenda n’est pas toujours évidente, mais en suivant les quelques conseils et astuces de cet article, vous devriez être capable de mieux organiser vos semaines.
Pour rappel, voilà comment bien gérer votre agenda :
- Espacez vos blocs de temps pour faire face aux potentiels imprévus
- Planifiez selon votre niveau d’énergie et pas seulement selon votre temps
- Planifiez vos tâches, projets et activités de façon hebdomadaire
- Ajoutez tous les évènements dans votre agenda (y compris les événements personnels)