Comment mieux s’organiser au quotidien pour être plus performant

Il nous arrive tous parfois de procrastiner ou de finir nos journées en ayant l’impression de ne rien avoir accompli du tout.

On peut penser que c’est un problème de fainéantise. En réalité c’est plus souvent dû à un problème d’organisation.

Lorsqu’on a beaucoup de tâches à accomplir et qu’on ne les organise pas selon leur ordre de priorité, on est plus susceptible de procrastiner parce qu’on se crée une difficulté en plus.

De même lorsqu’on ne définit pas en amont ce sur quoi on doit travailler dans la journée, on se met à travailler sur un peu tout et n’importe quoi. Et on finit généralement notre journée insatisfait de notre travail parce qu’on s’est éparpillé.

Pour éviter cela, on doit mieux s’organiser et planifier nos journées.

Dans cet article on va donc voir comment s’organiser au quotidien pour être plus performant.

Videz votre tête

“Votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir” David Allen

Lorsque l’on garde toutes nos tâches, projets et idées dans notre tête, on crée un état de confusion et de stress. La tête pleine, on a toujours l’impression d’oublier quelque chose.

C’est pourquoi on doit emprisonner toutes ces pensées sur papier ou dans une application. Cela permet non seulement de vider notre tête mais aussi d’avoir sous nos yeux une idée de tout ce qui doit être accompli.

On peut transférer nos pensées sur :

Peu importe le format que l’on choisit, nos pensées auront toujours une meilleure place hors de notre esprit.

Priorisez

Une fois que l’on a transféré nos pensées sur papier ou dans une application, on doit définir ce qui est prioritaire.

Il s’agit ici de considérer toutes nos tâches, projets et idées et de choisir ce qui mérite le plus notre temps et notre attention.

Généralement il est préférable de choisir en priorité :

Les tâches qui sont importantes mais pas urgentes
Les tâches qui sont importantes et urgentes
Les tâches qui requièrent peu d’efforts et qui apportent beaucoup de résultats
Les tâches et projets à haute valeur ajoutée
Notre santé, notre famille et nos amis
L’apprentissage (On ne doit jamais cesser d’apprendre. Il y a toujours des choses que l’on ne connaît pas et qui peuvent nous aider à réaliser nos objectifs plus efficacement)

En priorisant ces choses là, on est sûr de ne jamais perdre notre temps.

Planifiez la veille

Une journée productive se prépare la veille.

Il n’y a rien de pire que de commencer une journée en n’ayant aucune idée de ce que l’on doit accomplir. Généralement c’est dans ces moments que l’on se tourne vers la première tâche qui se présente à nous et ce n’est souvent pas la plus pertinente.

Préparer notre plan d’action la veille permet d’éviter cela. Il suffit alors de prendre 15 – 20 min à la fin de nos journées pour déterminer ce que l’on fera le jour suivant. De cette façon, dès le réveil, on sait précisément ce que l’on doit accomplir et on peut attaquer directement nos tâches sans perdre de temps.

Définissez des blocs de temps

Les blocs de temps sont des heures que l’on dédie entièrement à une tâche ou à un projet en particulier. Ce sont des heures non-négociables durant lesquelles on accomplit quelque chose de valeur et où rien ni personne ne doit nous distraire.

Par exemple si on est blogueur, on peut définir que jeudi de 9h à 11h on écrira un article. Ce qui signifie que pour cette période, on refusera toutes sollicitations, réunions ou rendez-vous.

En organisant nos semaines par blocs, on avance plus productivement sur nos tâches et nos projets tout en gardant constamment nos objectifs en ligne de mire.

Réservez les 1ere heures de la journée pour vous

Pour être heureux, on doit prendre du temps pour nous, pour nos projets et notre épanouissement.

Seulement quand la journée bat son plein, que l’on est sollicité par téléphone, par email et par message et que l’on est noyé sous nos tâches, il est difficile de trouver du temps pour soi.

Le meilleur moyen est donc de créer des moments pour soi en se levant un peu plus tôt le matin.

Quand tout le monde est encore endormi, quand notre environnement est calme et silencieux, c’est à ce moment là que l’on peut se connecter avec nous même et réaliser notre vision.

On peut méditer, écrire nos objectifs et nos intentions pour la journée, faire du sport, lire, se former et accomplir ce qu’il y a de plus important pour nous.

Si on suit ce rituel quotidiennement, on est sûr de réussir systématiquement nos journées car on fait passer notre développement personnel en premier.

Prévoyez toujours “une zone blanche”

“Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter.” – La loi d’Hofstadter

Même avec la meilleure planification du monde, une journée ne se passe jamais comme prévu. Il y a toujours un problème, un contretemps, un imprévu, quelque chose qui vient perturber notre organisation.

Pour anticiper ce genre de situation et éviter de perdre le contrôle, on peut prévoir à la fin de chaque journée une “zone blanche”, c’est-à-dire un bloc d’une heure pendant lequel on ne planifie rien du tout.

De cette façon, quand notre organisation est perturbée, on peut utiliser cette heure pour compenser le retard et les imprévus de la journée.

Et si la journée se déroule sans accroc, cette heure nous permettra d’avancer sur les tâches du jour suivant.

On peut aussi utiliser la même stratégie pour nos réunions. En prévoyant une zone blanche de 30 min après chaque réunion ou rendez-vous, on peut se permettre de déborder un peu, sans craindre d’empiéter sur ce que l’on avait prévu de faire après. Les 30 min viendront jouer le rôle de tampon.

Organisez votre espace de travail

Lorsque l’on a un bureau impeccable et rangé et que tout le nécessaire est à portée de main, on se sent dans une bonne dynamique pour attaquer nos tâches productivement. On perd aussi moins de temps à chercher nos documents.

Pour organiser son espace de travail, rien de plus simple :

Assurez-vous de bien vous équiper (stylos, cahier de note, lampe, organiseur, poubelle, tableau, meuble de rangement, support d’ordinateur, clavier, souris…)
Ne laissez rien d’inutile trainer sur votre bureau (pas de papiers qui ne servent à rien, pas de bouteilles ou verres en plastique)
Scannez un maximum vos documents pour éviter d’entasser les papiers
Nettoyez et rangez votre bureau à la fin de chaque journée pour le retrouver impeccable le lendemain

Organiser son espace de travail c’est aussi organiser son ordinateur.

Pour l’organiser :

Supprimez tous les documents que vous n’utiliserez plus jamais. Cela vous évite de vous retrouver avec tout un tas de fichiers qui viennent encombrer votre bureau
Utilisez des conventions pour chaque nouveau dossier et fichier créé pour que vous puissiez les retrouver plus facilement (par exemple 20180908_Vacances_en_bretagne_vidéo de vagues_MP4)
Installez Alfred pour trouver des fichiers rapidement

Organisez votre espace de travail de cette façon et vous aurez la tête beaucoup plus claire. Vous passerez aussi moins de temps à chercher vos documents et plus de temps sur vos tâches importantes.

___

Pour conclure, il suffit de quelques réflexes simples, routines et applications pour mieux s’organiser au quotidien. En appliquant les quelques conseils de cet article, vous aurez moins de mal à vous mettre au travail, vous serez plus clairvoyant mais aussi moins stressé.

Pour aller plus loin, rejoignez le cours intensif 7 jours pour être plus productif. Vous découvrirez notamment : « Les 3 erreurs qui tuent votre efficacité », « Le livre que vous devez absolument lire pour exploser vos résultats » et « Une méthode pour ne plus jamais procrastiner ».

Vous avez aimé cet article ? Accédez à tous les contenus sur comment s’organiser

Additional menu