Comment être ultra-efficaces en travaillant plus intelligemment

*Note : Cet article est un article invité d’Olivier Charles du site Motive-Toi !

La célèbre devise « travailler plus intelligemment et non pas plus dur » existe depuis les années 30. L’époque où Allen Morgenstern l’a inventé dans le but de simplifier la façon de travailler de ses employés. Il signifie, savoir utiliser ses capacités de réflexion pour minimiser les tâches afin de pouvoir plus rapidement et plus efficacement faire avancer les choses vers l’objectif à atteindre. Cela veut aussi dire qu’en tant qu’individu, vous êtes en mesure de hiérarchiser vos propres besoins et de tirer parti de vos forces et de vos faiblesses.

Ce que Morgenstern cherchait à atteindre, c’était de faire en sorte que les travailleurs puissent être capables de réaliser leurs tâches avec moins d’effort. Cela à une époque où le travail physique était de loin majoritaire et où les gens travaillaient pour la plupart 6 jours par semaine dans des aciéries, dans les champs ou dans des chaînes de montage manuelles. 

Aujourd’hui, l’ère industrielle s’est transformée grâce à de puissantes machines et des logiciels visant à faciliter nos vies. Le travail physique a été remplacé par un travail beaucoup plus mental et moins physiquement éprouvant. Malgré cela, de nombreux mentors et gourou continuent à dire qu’il faut travailler plus dur et qu’il faut constamment déployer des efforts, quelles que soient nos activités. Ce sont de belles paroles, mais en réalité, un très faible pourcentage d’entre nous sait vraiment ce qu’il faut pour réussir.

Maintenant, la grande question est : comment travaillez-vous plus intelligemment et non pas plus dur ? Si vous utilisez déjà des techniques, mais que vous êtes toujours submergé de tâches, alors vous êtes au bon endroit. Continuez à lire et découvrez quelques-uns des conseils sur comment vous pouvez mettre cette devise à profit dans votre vie !  Pour vous donner une longueur d’avance, vous trouverez ici parmi les meilleurs outils pratiques du développement personnel qu’il sera bon de maîtriser.

Améliorez votre gestion du temps

Le temps est votre première et plus importante ressource. Outre les conseils habituels sur comment fixer des délais réalistes ou éviter les distractions, il existe quelques techniques pratiques que vous pouvez mettre en œuvre. Selon certaines études, 90 minutes est l’intervalle de temps le plus susceptible de favoriser d’excellentes performances de travail. Tout ce qui dépasse cet intervalle ne fait que diminuer votre productivité.

Pour ce faire, divisez votre journée en tranches de 90 minutes ou en deux périodes distinctes de 4 heures, une le matin et une l’après-midi avec une grande pause à midi. Pensez à utiliser la méthode Pomodoro toujours populaire, si vous aimez les pauses plus courtes. L’idée sous-jacente du Pomodoro est que travailler par lots de 25 minutes suivis d’une pause de 5 minutes augmentera votre productivité tout en laissant libre cours à votre créativité.

Utilisez les outils numériques

Contrairement à Morgenstern qui a dû réfléchir à des moyens innovants de déjouer les processus de travail contraignants de son époque, le travailleur d’aujourd’hui n’a qu’à utiliser un outil qui peut faire une grande partie du travail pour lui. Il y a vraiment plusieurs solutions à chaque problème : des outils d’édition d’images que même les non-designers peuvent utiliser, des planificateurs de médias sociaux pour automatiser vos publications, des éditeurs de code en ligne, des logiciels de mixages audio, des convertisseurs de paroles vers texte, etc.

Déléguez ce que vous pouvez déléguer

Déléguer vos tâches est un aspect que vous devriez sérieusement considérer. Demander de l’aide est une façon de travailler intelligemment. En tant que membre d’une équipe, il y a sans aucun doute quelques tâches pour lesquelles vous pouvez utiliser l’aide de quelqu’un d’autre. En fait, vous pouvez quasiment toujours trouver une personne qui sera meilleure que vous à une certaine tâche ou qui aura plus de connaissances sur le sujet.

Commencez par déléguer vos tâches les moins importantes à quelqu’un qui peut les faire pour vous. Ensuite, listez vos propres tâches en fonction de leur priorité. Faites les tâches dès que possible si elles peuvent être réalisées dans la demi-heure. Si cela prend plus de temps, planifiez-les et hiérarchisez-les. Tout cela associé à une gestion efficace du temps, vous pourrez alors travailler plus intelligemment et non pas plus dur.

Apprenez à automatiser au maximum votre travail

Vous en avez assez de faire des tâches ennuyeuses et répétitives ? Pensez à les automatiser. N’oubliez pas que plus vous automatisez votre travail, plus vous pouvez consacrer votre temps à des tâches plus créatives et productives. Vous pouvez le faire en répertoriant toutes les tâches que vous effectuez de manière récurrente sur une base hebdomadaire. Ensuite, utilisez la puissance de la technologie pour les automatiser à l’aide d’une application payante, open source ou en créant la vôtre si vous avez des notions de programmation.

Une tâche répétitive courante à laquelle nous sommes confrontés chaque jour est le traitement des e-mails. Ici, même de petites automatisations peuvent faire une énorme différence. Vous pouvez par exemple apprendre certaines astuces. Comme l’utilisation de raccourcis clavier et l’implémentation de règles sur votre boîte de réception. Rien qu’avec ceux-ci, vous pourrez déjà gagner quelques minutes précieuses en traitant des tonnes de messages.

Restez concentré sur une seule tâche à la fois

Quelles que soient les méthodes que vous choisirez pour gérer votre temps, vous devez reconsidérer votre façon d’effectuer plusieurs tâches à la fois. Essayer de travailler sur plusieurs choses en même temps peut diminuer votre efficacité jusqu’à 40 %. La solution est simple : traitez chaque tâche de manière systématique en fonction de leurs priorités. Même si vous aimez le faire, le multitâche peut en fait causer plus de problèmes et de travail que nécessaire. Car en essayant de faire tant de choses en même temps, vous devenez incapables de vous concentrer totalement sur aucune de vos tâches. 

Le multitâche vous ralentit, car le changement de contexte prend du temps et épuise le cerveau. Il sature votre mémoire de travail avec trop d’informations, ce qui érode encore plus votre efficacité. Sans compter qu’il faut au moins 20 minutes pour retrouver la concentration après une distraction. Ce qui signifie que non seulement vous perdez de la productivité par manque de concentration, mais vous perdez également du temps à cause du besoin constant de passer d’une tâche à l’autre. Donc, restez concentré sur une tâche à la fois et terminez cette tâche avant de passer à la suivante !

Embrassez et utilisez vos forces et vos faiblesses

Chacun a ses propres forces et faiblesses, et d’une manière ou d’une autre, elles vont affecter votre façon de gérer vos tâches. Apprenez à embrasser les deux en entreprenant plus d’activités pour lesquelles vous pensez être doué et en vous éloignant autant que possible de celles qui ralentissent votre productivité. Encore une fois, évitez-le multitâche et si possible, déléguez ou collaborez avec quelqu’un qui peut assumer le fardeau de vos points les plus faibles. Vous pourrez ainsi consacrer plus de temps à ce que vous faites le mieux.

Essayer de hiérarchiser

Pensez à hiérarchiser et à accomplir les tâches plus efficacement en planifiant votre emploi du temps à l’avance. Vous vous assurez ainsi de pouvoir être pleinement concentré et engagé sur ce sur quoi vous travaillez sur le moment. Pour les projets qui nécessitent plus d’attention et de concentration, prévoyez de plus grands intervalles de temps lorsque vous vous sentez à votre apogée. Consolidez les tâches administratives et planifiez-les dans les courtes pauses intermédiaires de votre emploi du temps, ou lorsque vous sentez que vous n’êtes plus au niveau optimal de votre concentration.

Ordonnez efficacement vos tâches

C’est tout à fait normal d’avoir l’impression de ne pas arriver à ordonner ses tâches. Surtout quand vous avez tant de choses importantes qui réclament chacune leur juste part d’attention. Voici trois principes clés à toujours garder à l’esprit pour ces moments difficiles :

La matrice de décision d’Eisenhower

Cette technique permet de faire la distinction entre les tâches urgentes qui exigent une attention immédiate et les tâches importantes que vous pouvez accomplir à tout autre moment. La matrice d’Eisenhower vous permet de séparer les tâches en 4 catégories différentes : importantes et urgentes, importantes, mais pas urgentes, pas importantes, mais urgentes, et pas importantes ni urgentes.

La loi de Pareto

Également connue sous le nom de règle des 80/20. Cette loi repose sur le principe que 20 % des tâches sont responsables d’environ 80 % des résultats. Ce principe puissant peut être appliqué à n’importe quelle situation. Appliqué aux entreprises, cela peut signifier que 20 % des commerciaux sont responsables de 80 % des ventes. Ou que 20 % de vos clients apportent 80 % du bénéfice total.

La méthode GTD

La méthode GTD est un cadre en 5 étapes créé par David Allen qui permet de gérer ses tâches de manière structurée et sans stress.

 Pour l’implémenter, suivez ces étapes :

• Capturez : notez toutes les idées et activités qui exigent votre attention ;
• Clarifiez : donner un sens à chaque idée et à ce que vous pouvez en faire ;
• Organisez : triez vos activités dans des listes ;
• Réfléchissez : prenez le temps d’analyser régulièrement ce que vous faites ;
• Engagez-vous : travaillez sur vos idées.

Conclusion

Travailler plus intelligemment et non pas plus dur implique de mettre en pratique différentes stratégies. En fin de compte, cela se traduira par un travail de premier ordre et avec moins de stress. Non seulement cela vous aidera à accomplir des tâches plus rapidement, mais vous aurez également plus d’énergie et de temps à consacrer à des activités relaxantes une fois le travail terminé. Considérez tous les conseils donnés, mais soyez parfois prêt à travailler dur chaque fois que nécessaire. Le vrai succès à long terme est un mélange de ces deux concepts. Et qu’il s’agisse de travailler dur ou non, faites toujours ce qui vous convient le mieux.