On sait tous qu’une année fait 12 mois. Ce que l’on sait moins en revanche c’est qu’au cours de ces 12 mois, notre efficacité fluctue.
En janvier, février on est généralement efficace. Ce sont des mois stratégiques pendant lesquels on prend de nouvelles résolutions et où on prépare nos plans pour l’année qui vient.
En juillet, août on fonctionne au ralenti. Ce sont les mois de vacances. Nos clients, prospects et partenaires sont moins joignables. On travaille un peu moins que d’habitude. On prend de plus longues pauses déjeuner et on finit le travail plus tôt.
En septembre c’est la rentrée. On revient des vacances et on reprend progressivement le rythme de travail habituel. On est plein d’énergie et prêt à attaquer les 4 derniers mois de l’année.
Et en novembre, décembre on intensifie notre rythme de travail pour clôturer l’année et atteindre nos objectifs. C’est d’ailleurs ce qui explique que la plupart des entreprises font 40% de leurs progrès pendant le dernier trimestre de l’année.
Au lieu d’être efficace en continu, nos performances ressemblent donc plutôt à ça :
Sur une année de 12 mois, on est donc vraiment efficace que pendant 2 ou 3 mois. Le reste de l’année on sous-performe.
Alors comment être efficace en continu et pas seulement en début et fin d’année ?
Selon B.Moran et M.Lennington, auteurs du livre the 12 Week Year (aff), il faut rédéfinir ce qu’est une année et considérer qu’elle ne fait non pas 12 mois mais 12 semaines.
Qu’est-ce qu’une année de 12 semaines ?
L’année de 12 semaines est une façon d’approcher notre temps différemment. On estime qu’une année n’est pas égale à 12 mois mais à 12 semaines. Chaque trimestre, représente une année à part entière pendant laquelle on se fixe des objectifs, un plan d’action et à la fin de laquelle on réalise un bilan de fin d’année.
- Trimestre 1 → Année 1
- Trimestre 2 → Année 2
- Trimestre 3 → Année 3
- Trimestre 4 → Année 4
En partant du principe qu’une année fait 12 semaines, on est plus efficace et ce pour plusieurs raisons.
En quoi une année de 12 semaines permet d’être efficace ?
Quand on considère qu’une année est égale à 12 semaines, il est plus facile de se projeter et de faire des plans réalistes. Planifier à 12 mois est très souvent inefficace et irréaliste comme l’explique Moran et Lennington :
“Plus vous planifiez sur le long terme, moins vous avez de prédictibilité. Avec des plans de long terme, vos hypothèses sont empilées sur des hypothèses antérieures qui elles mêmes sont empilées sur d’autres hypothèses antérieures. Le fait est qu’il est très difficile, pour ne pas dire impossible, de déterminer quelles devraient être vos actions d’ici 11 à 12 mois.”
On ne peut pas savoir ce qu’il se passera dans 12 mois ni même dans 6 mois. Les choses changent en permanence. On fait toujours face à des imprévus. Il est donc plus réaliste de planifier sur 3 mois. C’est assez long pour se projeter et assez court pour coller à la réalité.
L’année de 12 semaines crée également un sentiment d’urgence propice à l’efficacité. Dans une année de 12 mois, on est généralement efficace pendant le premier et dernier trimestre de l’année mais entre les deux on sous-performe comme on l’a vu.
Quand on considère qu’une année est égale à 3 mois, on reste efficace en permanence parce qu’on a l’impression que la fin d’année n’est jamais loin mais aussi parce qu’on doit produire l’équivalent d’un mois de travail chaque semaine.
Alors comment accomplir l’équivalent d’un mois de travail en une semaine ? Et comment réaliser notre objectif d’une année en 3 mois ?
Comment mettre en place l’année de 12 semaines ?
Adopter la mentalité “aucune excuse”
En 1519 le capitaine Hernán Cortés arriva à Veracruz pour démarrer sa conquête de l’Amérique. Au moment de débarquer, il ordonna à son équipage de brûler tous les bateaux avec lesquels ils étaient venus. Il savait que sans bateau, ils ne pourraient pas revenir en arrière et qu’ils n’auraient d’autres choix que d’avancer pour accomplir leur mission.
Quand on poursuit des objectifs, nos excuses sont nos bateaux. Ce sont elles que l’on utilise pour battre en retrait quand les choses deviennent difficiles.
Pour se forcer à avancer, on doit “brûler” nos excuses. On doit se promettre d’accomplir nos objectifs peu importe ce qu’il se passe. Quelles que soient nos difficultés, que l’on soit fatigué, débordé, que l’on manque de motivation ou que l’on soit dans l’inconfort, on doit exécuter notre plan coûte que coûte. Ce sont nos engagements qui doivent guider nos actions et non nos émotions 1.
Pour tenir de tels engagements, notre volonté seule ne suffit pas. On a toujours des moments de faiblesse pendant lesquels on est tenté d’abandonner ou de procrastiner. Pour se faire aider, on peut se faire accompagner par ce que l’on appelle un partenaire de responsabilité.
Un partenaire de responsabilité est une personne de confiance auprès de laquelle on s’engage à respecter nos engagements. Elle connait nos objectifs et notre plan d’action et s’assure qu’on le respecte.
C’est aussi elle qui donne la sentence quand on ne respecte pas nos engagements. Par exemple elle peut encaisser un chèque de 500€ qu’on lui a confié au cas où on n’atteindrait pas nos objectifs. La sentence doit être suffisamment douloureuse pour nous pousser à exécuter notre plan.
C’est seulement quand on est dos au mur que l’on révèle notre vrai potentiel. Et on découvre souvent que l’on a bien plus d’énergie et des ressources en nous qu’on ne le pense.
Préparer un plan d’action à 3 mois
Pour mettre en place l’année de 12 semaines, on doit préparer un plan solide sur 3 mois. En préparant ce plan, on est capable de mieux gérer notre énergie et notre temps. On sait exactement ce que l’on doit faire chaque jour ce qui nous évite d’avoir à décider au jour le jour des tâches à accomplir.
Pour créer notre plan d’action, on doit partir de nos objectifs à 3 mois et les décomposer en 12 objectifs hebdomadaires.
Ces objectifs peuvent être linéaires. Par exemple si notre objectif est de courir un marathon, on peut décider de courir 3 fois par semaine et d’ajouter 1 km à notre course chaque semaine.
- Semaine 1 : 3 x 5 km
- Semaine 2 : 3 x 6 km
- Semaine 3 : 3 X 7 km
- Semaine 4 : 3 x 8 km
- …
On peut aussi définir des objectifs exponentiels. Chaque semaine on augmentera alors de X% nos objectifs. Si par exemple on a une liste de 100 abonnés, on peut se dire que chaque semaine, on augmentera le nombre d’abonnés de 20%.
- Semaine 1 : 100 abonnés
- Semaine 2 : 120 abonnés (+20%)
- Semaine 3 : 144 abonnés (+20%)
- Semaine 4 : 173 abonnés (+20%)
Pour trouver quelles actions intégrer dans notre plan pour obtenir ces résultats, il faut faire des recherches. Pour cela inutile de ré-inventer la roue. Les objectifs que l’on poursuit ont très souvent déjà été accomplis par d’autres personnes avant nous. Il s’agit donc de suivre leurs traces pour en extraire des actions clés. On peut lire les livres que ces personnes ont écrit, regarder leurs conférences, écouter leur podcast, les interviewer, prendre des notes…
On peut aussi utiliser le diagramme du comment pour sortir un plan d’action solide de notre tête. J’en parle en détails dans l’article Comment élaborer un plan d’action solide (et s’y tenir) ?
Une fois notre plan d’action établi, vient le moment de l’exécuter. Pour mesurer notre progression il est alors important de se référer à notre score d’exécution.
Mesurer ses progressions avec le score d’exécution
Quand on poursuit un objectif, on a tendance à mesurer nos efforts par nos résultats.
On fait du sport 3 fois par semaine et pour juger de nos efforts, on monte sur la balance pour mesurer notre poids. On lance un produit/service, on passe 30 appels commerciaux et on mesure le chiffre d’affaire qui en découle.
Le problème quand on suit cette approche c’est que c’est décourageant. Perdre du poids, augmenter son chiffre d’affaire… sont des objectifs qui prennent du temps. Si on mesure les efforts que l’on fournit sur le court terme par les gains que l’on obtient sur le long terme, on peut avoir l’impression de ne pas avancer.
Plutôt que de mesurer l’évolution de nos résultats finaux, on doit mesurer notre score d’exécution. C’est-à-dire le nombre d’actions accomplies par rapport au nombre d’actions fixées.
Si on cherche à perdre du poids on ne doit pas mesurer notre poids chaque semaine, mais plutôt le nombre sessions de sport auxquelles on va, le nombre de répétitions que l’on fait, le nombre de repas équilibrés que l’on mange…
Et si on cherche à augmenter notre chiffre d’affaire, la métrique que l’on doit constamment garder en tête n’est pas notre chiffre d’affaire mais plutôt le nombre d’appels que l’on passe, le nombre de nouveaux prospects inscrits via nos campagnes marketing…
Car si on optimise en permanence nos efforts, les résultats qui en découlent seront atteints d’eux même. Sans compter qu’il est beaucoup plus motivant de mesurer des choses sur lesquelles on a directement le contrôle.
Pour calculer notre score d’exécution, c’est simple, il suffit de diviser le nombre de tâches réalisées par le nombre de tâches planifiées. Si par exemple on accomplit 12 tâches sur 14 au cours de la semaine, on se donne un score de 85,7% (12/14) x 100 = 85,7.
Si on accomplit 85% de nos objectifs en moyenne, il y a de forte chance que l’on réalise nos objectifs. En revanche si notre score est inférieur à 65%, on doit sonner l’alarme et redoubler d’efforts ou déléguer si besoin.
Note : Si vous utilisez l’application Todoist vous pouvez facilement calculer ce score grâce à la fonctionnalité Karma. Chaque jour vous vous fixez un objectif de tâches à accomplir et vous pouvez voir votre progression directement depuis l’application.
Lire aussi : Comment atteindre ses objectifs en 3 étapes simples
Passer en revue sa progression une fois par semaine
Passer en revue nos progressions une fois par semaine permet de rester concentré sur nos objectifs et de corriger notre trajectoire si besoin.
Pour cela on doit passer 15 – 20 minutes le lundi pour faire un point sur la semaine précédente et préparer la semaine qui arrive.
Durant ces points hebdomadaires, il s’agit de :
- Mesurer notre progression vers notre objectif à 12 semaines
- Ajuster notre plan de la semaine qui vient. Si on a pris du retard, on devra le corriger durant la semaine.
- Se reconnecter avec notre vision
En passant régulièrement en revue notre progression, cela nous permet d’exécuter notre plan comme voulu et de ne pas se laisser distraire.
Conclusion
L’approche des 12 semaines est une approche intense puisqu’elle consiste à accomplir en 12 semaines ce que l’on fait habituellement en 12 mois.
Les personnes qui appliquent cette méthode obtiennent généralement des résultats explosifs en peu de temps. En revanche elle peut être fatigante et stressante à la longue car on travaille toujours dans l’urgence.
Si vous voulez une approche plus douce pour être efficace, je vous conseille plutôt de suivre la méthode Haiku. Mais si vous voulez des résultats à tout prix et que vous êtes prêt à fournir un volume de travail important chaque semaine, l’approche des 12 semaines est faite pour vous.
Notes :