Comment gérer votre charge de travail ?

Avoir une charge de travail excessive est un problème commun de nos jours. Selon une étude du cabinet Stimulus Conseil, 62% des salariés français estiment manquer de temps pour accomplir leurs tâches.

Peut-être que vous en faites partie. Peut-être que vous aussi vous avez un volume de travail important et que vous vous dites que vous n’aurez jamais le temps de tout accomplir.

Si c’est votre cas, rassurez-vous, il existe des solutions. Dans un instant, vous allez découvrir différentes approches et outils pour mieux gérer votre charge de travail et retrouver plus de sérénité. Mais avant faisons un point sur les conséquences de la surcharge de travail.

Les conséquences de la surcharge de travail 

Votre charge mentale s’alourdit

Pour commencer, un grand volume de travail crée une charge mentale importante. Plus vous avez de choses à faire, plus vous avez la désagréable sensation de crouler sous les tâches. C’est notamment dû à ce que l’on appelle l’effet Zeigarnik

Vous êtes plus stressé et anxieux 

Une charge de travail excessive est aussi synonyme de stress et d’anxiété. Quand vous devez gérer plusieurs projets en même temps et que vous avez des objectifs à atteindre, vous ressentez beaucoup de pression. Et quand cette pression perdure, celle-ci peut parfois conduire au surmenage voire au burn-out. 

Vous êtes sujet aux insomnies 

Votre charge de travail peut provoquer des insomnies. Quand vous êtes allongé dans votre lit le soir, vous cogitez. Vous pensez à toutes ces choses que vous devez faire et vous n’arrivez pas à trouver le sommeil. Et quand vous vous réveillez le lendemain, vous vous sentez fatigué. Cette fatigue conduit à plus de stress qui à son tour vous empêche de dormir. Vous êtes alors dans un cercle vicieux dont il est difficile de sortir. 

Vous avez moins de temps libre

Une surcharge de travail vous fait aussi travailler plus longtemps. Vos journées de travail sont plus longues. Quand vous rentrez chez vous le soir, il n’est pas rare que vous finissiez vos tâches à la maison. Votre vie personnelle est donc affectée puisque vous passez moins de temps avec votre famille et vos amis.

Vos relations sociales se détériorent

Pour finir, vos relations sociales se détériorent. Votre charge de travail vous éloigne de ceux que vous aimez. Vous voyez moins votre conjoint(e), vos enfants, vos frères et soeurs, vos amis. Vous devenez la personne souvent absente que l’on ne voit pas aux fêtes et anniversaires.

Les conséquences d’une surcharge de travail sont donc nombreuses et affectent tous les aspects de votre vie. Votre santé, votre sommeil, votre temps libre et vos relations. Alors, comment mieux la gérer ?

Comment gérer votre charge de travail ?

Faites un audit de votre temps

Pour commencer, faites un audit de votre temps pour identifier les potentielles opportunités d’optimisation. Cet audit vous permettra de détecter les tâches que vous pouvez supprimer, automatiser ou déléguer pour réduire votre charge de travail. 

Pour faire cette analyse, c’est simple, prenez une feuille et notez heure par heure ce que vous faites au cours de la journée. Par exemple, vous pourriez écrire :

• 8h30 – 9h00 : Préparation d’un devis
• 9h00 – 9h35 : Réunion hebdomadaire
• 9h35 – 9h40 : Pause café
• 9h40 – 10h30 : Traitement des emails
• 10h30 – 12h20 : Planification du calendrier éditorial
• […]

Faites cet exercice pendant 1 semaine et vous verrez qu’après 7 jours vous aurez une idée précise de la façon dont vous investissez votre temps. Vous pourrez alors réfléchir aux différents moyens de réduire votre charge de travail.

Lire aussi : Le journal interstitiel pour rester concentré et efficace 

Pour faciliter cet audit, vous pouvez aussi utiliser des outils tels que RescueTime ou Toggl. Ces applications vous permettront de tracker votre temps facilement et vous donneront des rapports détaillés de vos journées.

Eliminez le superflu

Maintenant que vous savez précisément à quoi ressemblent vos journées, éliminez tout ce qui n’est absolument pas essentiel. Pour cela, prenez vos activités une par une et demandez-vous si celles-ci sont vraiment nécessaires. 

Par exemple vous pourriez vous demander : 

Cette réunion hebdomadaire que j’organise tous les lundis pour suivre l’avancée de mon équipe est-elle vraiment nécessaire ? Est-ce que je ne pourrais pas plutôt utiliser une application sur laquelle tout le monde renseigne le statut de ses tâches pour que je puisse faire un suivi en temps réel ?

Ces publications quotidiennes que je fais sur Facebook pour développer la visibilité de mon entreprise sont-elles vraiment utiles ? Est-ce que ça vaut vraiment le coup d’investir mon temps et mon énergie là-dessus sachant que chaque publication obtient 3 likes en moyenne ?

En prenant du recul sur vos activités quotidiennes, vous réaliserez souvent que certaines d’entre elles sont inutiles et que vous pouvez vous en passer.

Lire aussi : The One Thing – L’art de se concentrer sur l’essentiel

Dites non plus souvent 

Pour mieux gérer votre charge de travail, vous devez apprendre à dire non plus souvent. En disant non, vous éviterez de vous engager sur trop de projets et vous garderez votre to-do list sous contrôle.

Maintenant, dire non est plus difficile qu’il n’y paraît. On pense souvent pouvoir le dire, mais quand vient le moment on finit par céder. Comme le dit Vanessa Bohns professeur associé au département de comportement organisationnel à l’Université de Cornell :

Les gens pensent savoir dire non, mais quand le moment vient, et qu’ils sont face à face avec quelqu’un, ils se retrouvent dans une situation embarrassante. Ils se sentent rongés par la culpabilité. Ils ne réalisent pas à quel point dire non est difficile. En fait, ils sont bien plus enclins qu’ils ne le pensent à céder et à dire oui.

Si vous avez du mal à dire non, je vous recommande de lire l’article suivant : L’art de savoir dire non

Déléguez vos tâches

Déléguer vos tâches est aussi un excellent moyen de réduire votre charge de travail. Vous pouvez déléguer par exemple le traitement de vos emails, le support client, la mise en page de vos documents ou encore la création de contenu.

Pourquoi ne pas embaucher un freelance ou un stagiaire pour vous décharger de toutes ces tâches ? Pour 500-600€ par mois, vous pouvez recruter quelqu’un et gagner facilement 10 à 20h tout en allégeant votre charge mentale. 

Déléguer prendra un peu de temps au début, car vous devrez former la personne, mais passé cette période, vous gagnerez beaucoup de temps. 

Lire aussi : Une approche brillante pour déléguer ses tâches efficacement

Automatisez votre travail

Il existe une loi en productivité qui dit que si vous faites la même chose plus de 3 fois, vous devez chercher un moyen de l’automatiser. 

Si vous reprenez l’audit de vos journées dont je vous ai parlé un peu plus tôt, vous trouverez forcément des activités que vous faites plus de 3 fois par semaine. Il peut s’agir de répondre à vos emails, de poster sur les réseaux sociaux ou encore de trier et renommer vos fichiers. Tout cela, vous pouvez l’automatiser grâce à la technologie. 

Voici quelques exemples d’automatisation :

• Vous pouvez automatiser le traitement de vos emails en créant des réponses automatiques. Pour savoir comment faire, lisez l’article suivant : Répondez automatiquement à vos emails avec cette fonctionnalité cachée

• Vous pouvez automatiser la gestion et le traitement de vos données avec Hazel ou FileJuggler. Ces outils trieront, renommeront et supprimeront automatiquement tous vos fichiers et dossiers à votre place.

• Vous pouvez automatiser la publication sur les réseaux sociaux avec des outils comme Buffer ou Hootsuite. Ces derniers publieront vos posts sur les réseaux sociaux sans que vous ayez à lever le petit doigt.

• Enfin vous pouvez automatiser la connexion à vos sites avec 1Password. Parce qu’il n’y a rien de plus pénible que de vouloir se connecter à un de vos comptes et de ne pas se rappeler de vos identifiants. Cela fait perdre beaucoup de temps inutilement.

Il existe donc beaucoup d’outils d’automatisation qui vous aideront à alléger votre charge de travail.

Conclusion

Gérer une charge de travail importante n’est pas toujours facile. Mais en suivant ces quelques conseils, vous pourrez reprendre le contrôle sur vos journées et vivre plus sereinement.

Pour rappel, pour surmonter votre surcharge de travail vous devez : 

• Faire un audit de votre temps pour identifier les potentielles optimisations 
• Éliminer les activités superflues pour aller à l’essentiel
• Dire non plus souvent pour garder votre to-do list sous contrôle
• Déléguer vos tâches pour vous décharger d’une partie d’entre elles
• Automatiser les tâches que vous faites de façon répétée