8 méthodes de priorisation simples pour mieux gérer votre quotidien

Difficile de gérer ses priorités quand on a beaucoup de choses à faire. 

Par quoi commencer ? L’urgent ? L’important ? Comment savoir ce qui est vraiment important d’ailleurs ? Et dans quel ordre traiter les urgences ? Ce n’est pas toujours clair.

Dans cet article, vous allez découvrir 8 méthodes de priorisation simples pour reprendre le contrôle sur vos journées. Une fois que vous les connaitrez, vous serez capable d’accomplir vos tâches avant les deadlines, d’investir votre temps efficacement et de mieux gérer votre charge de travail.

Vous voulez gérer vos priorités efficacement ? Voici une présentation qui devrait vous intéresser

J’ai préparé une présentation dans laquelle vous apprendrez à gérer votre temps et vos priorités grâce à des plannings faciles à suivre. Vous découvrirez notamment : 

• 5 erreurs et fausses croyances qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui

• Qu’est-ce que la méthode du Planning Infaillible (et en quoi elle est différente des autres méthodes de gestion du temps)

• 7 étapes simples pour définir un planning que vous serez sûr de suivre

Pour y accéder, il vous suffit d’indiquer votre email ci-dessous. 

La matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est une des méthodes de priorisation les plus connues. Elle consiste à organiser vos tâches selon leur degré d’urgence et d’importance.

Pour bien comprendre cette approche, vous devez d’abord savoir faire la distinction entre la notion d’urgence et d’importance :

• Une tâche est urgente quand celle-ci doit être traitée le plus rapidement possible. Si votre site internet tombe en rade alors que c’est votre principale source de revenus par exemple, vous devez régler le problème au plus vite pour limiter l’impact de ce problème sur votre activité. 

• Une tâche est importante quand celle-ci contribue à la réalisation de vos objectifs à court, moyen ou long terme. Plus une tâche vous permet d’avancer rapidement vers vos objectifs, plus elle est importante. 

Notez qu’une tâche urgente n’est pas nécessairement importante et inversement. 

Une fois que vous avez compris cette différence fondamentale, vous pouvez classer vos tâches en 4 grandes catégories :

• Urgent et important : Ce sont les tâches que vous devez traiter le plus rapidement possible.
• Important et non urgent : Ce sont les tâches que vous planifiez dans votre calendrier
• Urgent mais non important : Ce sont les tâches que vous déléguez
• Ni urgent ni important : Ce sont les tâches que vous éliminez ou limitez

Lire aussi : Matrice d’Eisenhower : Comment mieux gérer ses priorités

La méthode Ivy Lee

La méthode Ivy Lee est une méthode de priorisation simple, mais efficace. Elle a été inventée au début du XXème siècle par un consultant nommé Ivy Lee. 

L’histoire raconte qu’un jour Schwab, président de Bethlehem Steel aux États-Unis, fit appel aux services de Lee pour améliorer la productivité de ses équipes. Ce dernier lui proposa alors de tester une méthode pendant 3 mois en lui faisant l’offre suivante : 

Si après avoir testé la méthode Schwab ne remarquait aucune amélioration, alors il ne devrait rien lui payer. En revanche, si son conseil portait ses fruits, il devrait lui verser une somme proportionnelle à la valeur qu’il en avait retirée. 

Après avoir testé la méthode Schwab fut tellement satisfait qu’il envoya un chèque de 25000 dollars à Ivy Lee, une petite fortune à l’époque.

Alors en quoi consiste cette méthode ?

La méthode Ivy Lee consiste à respecter 5 règles simples : 

1. À la fin de la journée, vous écrivez les 6 tâches les plus importantes que vous devez accomplir.

2. Vous priorisez ensuite vos tâches par ordre d’importance.

3. Quand vous arrivez au travail le lendemain, vous vous concentrez seulement sur la première tâche. Vous n’attaquez la suivante qu’une fois que vous avez complètement terminé la première.

4. Vous approchez le reste de la liste de la même façon. À la fin de la journée, vous transférez toutes les choses que vous n’avez pas terminées dans une nouvelle liste de 6 tâches à faire pour le lendemain.

5. Puis vous répétez le même processus chaque jour

En vous limitant à 6 tâches chaque jour, vous vous forcez à prioriser et à ne vous concentrer que sur ce qui est vraiment important.

La méthode des 2 listes de Warren Buffett

Le mois dernier, j’ai coaché une consultante RH qui était débordée. Elle était mère de 3 enfants et elle avait beaucoup de mal à tout gérer au quotidien. Elle était pourtant bien organisée. Elle utilisait un bullet journal, elle planifiait ses journées dans son calendrier, elle batchait ses tâches, elle utilisait la méthode Pomodoro pour rester concentrée. Bref elle faisait tout ce qu’il fallait faire, mais elle passait son temps à courir malgré tout.

En lui posant quelques questions, j’ai réalisé que son problème ne venait pas de son manque d’organisation, mais plutôt de sa volonté d’en faire trop. Je lui ai donc proposé de faire l’exercice des 2 listes de Warren Buffett. 

J’ai commencé par lui demander de dresser une liste exhaustive de tous ses objectifs. Elle en avait une dizaine environ. Puis je l’ai invité à sélectionner les 5 plus importants et à créer une nouvelle liste à partir de ces derniers.

C’était difficile pour elle parce que tous ses objectifs lui tenaient à cœur, mais elle a joué le jeu. Elle s’est donc retrouvée avec 2 listes : une liste de 5 objectifs et une liste avec des dizaines d’autres objectifs.

J’ai fini par lui dire :

Ces 5 objectifs sont maintenant tes priorités. Les dizaines d’autres objectifs constituent ta liste de choses à éviter à tout prix. Tant que tu n’auras pas accompli tes 5 priorités, ignore tout le reste.

En faisant cet exercice, elle a senti un poids en moins sur ses épaules. Toutes ces choses qu’elle se croyait obligée de faire s’étaient évaporées et elle pouvait maintenant se concentrer sur l’essentiel.

Si vous aussi vous vous sentez débordé, faites la même chose. Dressez une liste exhaustive de tous vos objectifs et sélectionnez-en 5. Ne faites rien d’autre tant que vous n’avez pas terminé vos 5 priorités. 

La méthode MoSCoW

La méthode MoSCoW est une autre méthode de priorisation semblable à la matrice d’Eisenhower puisqu’elle consiste à classer vos tâches selon 4 catégories :

• Must have : Ce sont les tâches critiques de la journée, celles que vous devez traiter en priorité et que vous ne pouvez manquer sous aucun prétexte.

• Should have : Ce sont les tâches importantes qui ont une vraie valeur ajoutée. La différence avec les Must have c’est qu’elles peuvent être traitées plus tard.

• Could have : Ce sont les tâches optionnelles. Les accomplir est un plus mais elles restent accessoires. Si vous manquez de temps, ce sont les tâches que vous mettrez de côté en premier.

• Will not : Ce sont les tâches que vous souhaitez peut-être faire un jour mais qui ne sont pas prioritaires pour le moment.

Pour identifier la catégorie à laquelle chaque tâche appartient, vous pouvez ajouter la lettre M, S, C ou W à côté de chacune d’entre elles. Par exemple : 

• (M) Appeler un client
• (S) Faire le montage de la vidéo
• (C) Ecrire un rapport
• (W) Consulter les réseaux sociaux

Vous saurez ainsi en un coup d’oeil ce qui est prioritaire ou non.

Si vous avez du mal à déterminer vos Must have et Should have, définissez des plannings. En bloquant des créneaux dans votre calendrier, vous réaliserez que votre temps est limité et vous serez contraint de faire des choix stratégiques.

Si vous voulez en savoir plus, j’ai préparé une présentation d’une heure dans laquelle vous apprendrez à gérer votre temps et vos priorités efficacement.  

Lire aussi : Gérer ses priorités avec la méthode MoSCoW

Les multiplicateurs de temps

Une façon intéressante de prioriser vos tâches au quotidien est de vous concentrer en priorité sur ce que l’on appelle les multiplicateurs de temps. Un multiplicateur de temps est une tâche que vous accomplissez aujourd’hui pour vous faire gagner du temps demain. C’est en quelque sorte un investissement pour l’avenir. 

Pour vous donner un exemple concret, en ce moment je suis en train de créer toute une librairie de modèles de contenu. C’est-à-dire que je prépare des plans et des structures de phrase préfaites pour m’aider à produire rapidement tous mes futurs articles, posts et newsletters. Quand je voudrai écrire quelque chose à l’avenir, il me suffira de choisir un plan type parmi tous ceux que j’ai créés et de le compléter avec le sujet en question. Je ne partirai plus jamais de zéro ce qui me fera gagner énormément de temps.

Et ceci n’est qu’un exemple parmi tant d’autres, dans votre cas vous pourriez :

• automatiser la paperasse avec des outils comme Zapier, Make ou Hazel
• créer des templates pour vos présentations et posts sur les réseaux sociaux
• préparer tous vos plats de la semaine à l’avance pour vous éviter d’avoir à cuisiner chaque jour

Toutes ces tâches sont des multiplicateurs de temps qui vous feront gagner un temps précieux dans le futur. Pour les identifier, il vous suffit de vous demander : 

Quelle est la chose que je peux faire aujourd’hui et qui me fera gagner du temps demain ?

En faisant passer en priorité ces multiplicateurs de temps, vous dégagerez plus de temps libre dans le futur et vous vous faciliterez la vie.

La méthode ABCDE

La méthode ABCDE ressemble beaucoup à la méthode MoSCoW et à la matrice d’Eisenhower puisque là encore elle consiste à classer vos tâches en 5 grandes catégories : 

A = Tâches très importantes : Les tâches très importantes sont celles que vous devez absolument faire. Ce sont les 2, 3 choses que vous devez réaliser impérativement avant la fin de journée. Ne pas les faire peut avoir de graves conséquences.

B = Tâches importantes : Les tâches importantes sont celles que vous devez faire, une fois que vous avez accompli les tâches très importantes. Elles n’ont pas aussi importante que les tâches de la catégorie A et ne pas les accomplir n’aura que des conséquences mineures.

C = Tâches optionnelles : Les tâches optionnelles correspondent aux tâches que vous pouvez faire si et seulement si les tâches de la catégorie A et B sont terminées. C’est ce que j’appelle les tâches bonus. Ce sont celles que l’on fait quand il nous reste un peu de temps dans la journée.  Ne pas les faire, n’a pas vraiment de conséquences négatives.

D = Tâches à déléguer : Les tâches à déléguer sont celles que vous transférez à d’autres personnes pour vous libérer du temps. 

E = Tâches à éliminer : Les tâches à éliminer sont toutes les tâches que vous devez éliminer de votre to-do list, soit parce qu’elles ne vous sont d’aucune utilité ou parce qu’elles ne sont plus pertinentes.

Pour bien appliquer cette méthode, veillez à avoir relativement peu de tâches dans les catégories A et B en comparaison des catégories C, D et E.

Lire aussi : Prioriser ses tâches avec la méthode ABCDE

Avalez le crapaud

Mark Twain disait : 

Avalez un crapaud vivant dès le matin et rien ne vous arrivera de pire le reste de la journée.

Pour Brian Tracy, le crapaud représente votre tâche la plus difficile de la journée. Celle qui vous demande le plus de concentration ou que vous redoutez le plus faire. Autrement dit, celle sur laquelle vous êtes le plus susceptible de procrastiner.

Pour démarrer votre journée productivement, commencez par faire cette tâche dès le matin, au moment où vous avez le plus d’énergie et de motivation. De cette façon, vous l’accomplirez dans les meilleures conditions. 

Une fois que vous l’aurez faite, le sentiment de satisfaction vous accompagnera pour le reste de la journée. Vous approcherez alors vos autres tâches plus sereinement parce que vous saurez que le plus dur est derrière vous.

Pour aller plus loin, vous pouvez aussi séquencer vos tâches selon leur degré de difficulté. C’est-à-dire que vous commencez votre journée par les plus difficiles et vous terminez par les plus faciles. Chaque tâche que vous accomplissez devient alors de plus en plus facile à mesure que vous avancez dans la journée ce qui crée un momentum.

Lire aussi : Avalez le crapaud : Comment (enfin) en finir avec la procrastination ?

Les tâches d’échauffement

Certaines personnes trouvent difficile de démarrer leur journée par la tâche la plus difficile. Si c’est votre cas, commencez par faire 1 ou 2 tâches rapides et faciles pour vous échauffer puis avalez votre crapaud. 

En accomplissant ces petites tâches, vous vous mettrez dans le rythme du travail et vous prendrez de l’élan pour réaliser quelque chose de plus difficile ensuite. 

Lire aussi : Améliorer ses performances en exploitant l’état de flow

Conclusion

Vous connaissez désormais les 8 méthodes de priorisation. Ce que je vous invite à faire maintenant c’est à en tester plusieurs pour voir celle qui vous correspond le plus. Essayez-en une cette semaine et s’il ne vous correspond pas, choisissez-en une autre la semaine suivante et vous serez capable de mieux prioriser vos tâches.