6 étapes pour faire un tableau de bord (outils et exemples inclus)

Vous voulez créer un tableau de bord, mais vous ne savez pas par où commencer ?

Dans ce guide, vous allez découvrir comment en construire un pas à pas et quels outils utiliser.

Les plannings : Le meilleur complément aux tableaux de bord

Les plannings sont le meilleur complément aux tableaux de bord, voici pourquoi.

Imaginons que vous créiez un tableau de bord pour mesurer l’évolution de votre chiffre d’affaires. Vous voyez que le mois dernier celui-ci à exploser.

En analysant votre planning vous pourrez comprendre pourquoi. Peut-être que vous remarquerez que vous avez passé plus de temps à prospecter le mois dernier ou peut-être que vous avez lancé une campagne de publicité qui a particulièrement bien marché. Vous aurez alors de précieux indicateurs pour vous améliorer.

Si vous voulez apprendre à définir des plannings, j’ai préparé une présentation dans laquelle vous découvrirez : 

• 5 erreurs qui vous empêchent de bien gérer votre temps 
• 7 étapes pour définir des plannings efficacement
• Comment tenir vos plannings malgré les imprévus 

Pour y accéder, il vous suffit d’indiquer votre email ci-dessous.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord ? Définition

Le tableau de bord, ou TdB, est un outil de pilotage qui présente synthétiquement un ensemble de données clés aussi appelées KPI (Key Performance Indicator). Ces tableaux sont souvent utilisés en entreprise pour suivre les performances et prendre des décisions, mais vous pouvez aussi l’utiliser à titre personnel pour suivre vos performances physiques, vos projets, vos finances personnelles et bien plus. 

On distingue 3 types de tableau de bord : 

• Le tableau de bord stratégique (balanced scorecard) : Il est orienté autour de votre vision de long terme avec des indicateurs qui sont généralement liés à vos objectifs. Il peut s’agir de la croissance de votre chiffre d’affaires ou encore du suivi de votre patrimoine par exemple .

• Le tableau de bord budgétaire : Il permet de comparer vos prévisions budgétaires (revenus, dépenses, investissements) avec les chiffres réels. Grâce à lui, vous vous assurez de bien respecter votre budget et vous pouvez ajuster vos dépenses si nécessaire. 

• Le tableau de bord opérationnel : Il est axé sur le suivi des opérations quotidiennes (plans d’action, gestion de projet, utilisation de ressources…) 

Pourquoi faire un tableau de bord ?

Amélioration de votre prise de décision

Les tableaux de bord permettent de suivre ce que l’on appelle des KPI. Une KPI ou Indicateur Clé de Performance (Key Performance Indicator) est une mesure quantitative qui permet de connaître la performance de quelque chose. 

Par exemple, dans le cadre de votre entreprise vous pouvez mesurer : 

• Le chiffre d’affaires
• Le Net Promoter Score
• Le volume de ventes
• Le coût d’acquisition client
• Le taux d’absentéisme

Et dans votre vie personnelle, vous pouvez mesurer : 

• Le nombre de pas par jour
• Les heures de sommeil par nuit
• Le nombre de livres lu par mois
• Le taux d’épargne mensuel

En faisant remonter ces KPI dans votre tableau de bord, vous retrouvez tous ces indicateurs clés à un seul et même endroit ce qui permet de voir en un coup d’œil où vous vous situez par rapport à vos objectifs et d’ajuster vos stratégies ou habitudes en conséquence. 

Pilotage efficace de vos projets 

De nombreux problèmes peuvent survenir au cours d’un projet : retards, erreurs techniques, dépassement de budget, difficultés techniques… Un tableau de bord vous permet de mieux les anticiper. 

Grâce à lui, vous pouvez : 

• surveiller vos dépenses pour éviter d’aller au-delà du budget 
• mesurer vos performances pour éviter les retards de livraison
• maintenir un haut niveau de qualité en suivant les KPI
• coordonner les équipes pour éviter les erreurs

Finalement c’est comme le tableau de bord de votre voiture qui vous indique les potentiels problèmes moteurs.

Clarification de la communication 

Quand j’étais directeur marketing, on avait installé une grande TV dans l’open space sur laquelle on affichait un tableau de bord qui faisait remonter en temps réel toutes les données clés de l’entreprise telle que : 

• Le chiffre d’affaires
• Le nombre de contrats signés
• Les projets en cours
• Le nombre de nouveaux inscrits
• Le nombre de visiteurs sur le site
• Le nombre de bugs sur la plateforme
• Le Net Promoter Score

C’était pratique, tout le monde pouvait connaître à chaque instant les performances de l’entreprise. Mais surtout cela motivait les équipes à améliorer leur KPI. Les commerciaux cherchaient à dépasser le nombre de contrats signés du mois précédent, les développeurs à réduire le nombre de bug critique et le département marketing à augmenter le nombre de visiteurs et d’inscrits. 

C’est donc un super outil de communication et de motivation, mais c’est aussi une excellente façon de communiquer avec vos clients. En leur construisant un tableau de bord sur mesure, ils peuvent suivre en temps réel les performances des services ou produits que vous leur fournissez ce qui est souvent très apprécié.

Exemples de tableau de bord

Tableau de bord commercial

Les commerciaux peuvent construire des tableaux de bord pour mesurer : 

• La performance des ventes par période
• Le volume des ventes par produit ou service
• Les performances individuelles des membres de l’équipe de vente
• La répartition géographique des ventes
• Le cycle de vie moyen d’une vente, du premier contact à la clôture

Tableau de bord marketing

Les équipes marketing peuvent construire des tableaux de bord pour mesurer : 

• L’efficacité des campagnes promotionnelles et marketing
• Le taux de conversion à chaque étape du tunnel de vente
• Le coût d’acquisition client (CAC) et la valeur à vie du client (LTV)
• L’engagement sur les réseaux sociaux (likes, partages, commentaires)
• Le taux de clics (CTR) sur les publicités et les emails
• Le retour sur investissement (ROI) des campagnes marketing
• Le volume de trafic web et sa source (organique, payante, références)

Tableau de bord financier

La direction de l’entreprise peut construire des tableaux de bord pour mesurer : 

• Le compte de résultat (détails des revenus, coûts et bénéfices)
• Le flux de trésorerie (entrées et sorties de fonds, cash flow opérationnel)
• Les ratios financiers (liquidité, endettement, rentabilité, efficacité opérationnelle)
• Les coûts et dépenses (analyse des coûts, dépenses opérationnelles et non opérationnelles)
• Revenus (suivi des revenus par produit, service, région ou segment de clientèle)

Tableau de bord RH

Le département RH peut construire des tableaux de bord pour mesurer : 

• Le taux de rotation du personnel (statistiques sur les entrées et sorties de personnel)
• L’absentéisme (taux d’absence, motifs et répartition par département)
• Les investissements en formation et les heures de formation par employé
• La satisfaction et engagement des employés 
• Les performances des employés (objectifs atteints, plans de développement)
• La sécurité et bien-être (incidents liés à la sécurité, programmes de bien-être)

Les meilleurs logiciels de tableaux de bord gratuit

Google Sheet 

Comme tout tableur, Google Sheet permet de manipuler la donnée et donc de créer des tableaux de bord personnalisés. Avec, vous pouvez construire toutes sortes de graphiques (courbes, colonnes, camembers, nuages de points…) et afficher les KPI les plus importantes pour vous.

En utilisant des modules complémentaires ou des logiciels d’automatisation tels que Zapier ou Make, vous pouvez même faire remonter automatiquement les données qui se trouvent à d’autres endroits. Par exemple, il existe un module Google Sheet qui permet de connecter le tableur à Salesforce. Grâce à lui, vous pouvez voir en temps réel toutes les données de Salesforce depuis Google Sheet et les présenter de la façon que vous voulez.

Power BI

Power BI est un logiciel Microsoft qui permet de créer rapidement des tableaux de bord. Vous pouvez connecter la solution à des bases de données locales (SQL Server, Oracle), à des services en ligne (Salesforce, Google Analytics), mais aussi à des fichiers Excel, CSV, XML ou encore JSON.

Copilot, l’assistant IA de Microsoft, est aussi directement intégré dans le produit ce qui vous permet de faire remonter des insights rapidement. Vous pouvez lui poser toutes sortes de questions pour analyser facilement les données récoltées. 

Databox

Databox permet de créer de magnifiques tableaux de bord pour suivre de près tous vos KPI. L’outil propose de nombreuses intégrations pour centraliser toutes vos données à un seul et même endroit. Vous pouvez connecter la solution à Google Analytics, Hubspot, Google Ads, Instagram, Facebook, X (Twitter), Google Search Console, Stripe, QuickBooks et bien d’autres.

Databox permet même de paramétrer l’envoi de rapport automatique aux personnes de votre choix pour qu’ils suivent les KPI importantes. Un vrai gain de temps dans la communication.

Looker Studio (anciennement Google Data Studio) 

Looker Studio est un outil d’analyse et de visualisation de données. Étant une solution Google, vous pourrez la connecter facilement à tous les produits Google : Google Analytics, Google Ads, Google Sheets, Google Search Console. 

Looker Studio propose également plusieurs templates de tableaux de bord pour créer les vôtre rapidement. Vous n’avez qu’à cliquer sur l’un d’entre eux, connecter vos données et le tour est joué. 

Comment créer un tableau de bord ?

Étape 1 : Définissez vos objectifs

Pour commencer, identifiez l’objectif spécifique de votre tableau de bord :  

• Pourquoi avez-vous besoin d’un tableau ? 
• Quelles réponses doit-il vous fournir ? 
• À qui s’adresse-t-il ? 

Répondre à ces questions vous permettra de poser de solides fondations pour construire votre tableau. 

Pour cette démo, on va partir du principe que l’on veut construire un tableau de bord pour mesurer notre productivité et nos performances physiques. 

Étape 2 : Choisissez vos indicateurs clés de performance (KPI)

Une fois vos objectifs clairement définis, choisissez des KPIs pour mesurer vos performances par rapport à ces derniers. Assurez-vous que ces KPIs soient mesurables et pertinentes.

Pour mesurer notre productivité et nos performances, on pourrait choisir les KPIs suivantes : 

• Nombre total de tâches accomplies
• Nombre de séance de sport
• Nombre de calories consommés

Étape 3 : Choisissez votre logiciel de tableau de bord

Maintenant, choisissez le logiciel avec lequel construire votre tableau de bord. Comme on l’a vu, vous avez plein d’options : 

• Google Sheet
• Power BI
• Databox
• Looker Studio

Pour décider quelle solution choisir, tenez compte de vos besoins spécifiques, votre budget, la facilité d’utilisation, la compatibilité avec vos autres outils et systèmes, ainsi que la capacité à intégrer et visualiser les données pertinentes pour vos objectifs.

Si vous avez besoin d’une solution gratuite pour créer des tableaux de bord simples, Google Sheet peut être un bon choix. En revanche, si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées, telles que des visualisations de données sophistiquées ou des intégrations avec des sources de données complexes, Power BI, Databox et Looker Studio peuvent être des options plus appropriées. Power BI est idéal si vous utilisez déjà l’écosystème Microsoft, tandis que Databox et Looker Studio offrent une large gamme d’intégrations avec des services tiers populaires.

Dans le cadre de cette démo, on choisira Google Sheet pour garder les choses simples.

Étape 4 : Collectez et organisez vos données

Pour collecter les données qui viendront alimenter votre tableau de bord, vous pouvez vous y prendre de 2 façons. Soit vous saisissez manuellement ces données, soit vous les faites remonter automatiquement. Voyons en détails ces 2 options : 

• La collecte manuelle consiste à ajouter vos données une par une dans votre tableau. Par exemple, à chaque fois que vous faites une tâche, vous la cochez pour qu’elle soit comptabilisée ou chaque début de mois, vous renseignez votre chiffre d’affaires du mois précédent pour analyser son évolution. La collecte manuelle n’est pas idéale car elle est chronophage et sujette aux erreurs humaines, mais c’est parfois la seule façon d’obtenir les informations. 

• La collecte automatique consiste à créer des pipelines qui vous permettent d’acheminer automatiquement les données vers votre tableau de bord. Par exemple, vous pouvez connecter Google Sheet à votre logiciel comptable pour faire remonter automatiquement les données de facturation, ou Looker Studio à Google Analytics pour voir le nombre de visites sur votre site. Ce type de collecte est pratique car vous n’avez rien besoin de faire. Les données sont automatiquement mises à jour grâce aux automatisations. L’inconvénient par contre, c’est que ces dernières peuvent être coûteuses et difficiles à mettre en place techniquement. 

Pour mesurer notre productivité et nos performances, on optera pour la collecte manuelle. On pourrait automatiser les choses en utilisant Zapier pour connecter Google Sheet à d’autres solutions comme Todoist pour calculer les tâches accomplies ou Fitbit pour suivre nos séances de sport, mais il faudrait que je vous explique comment fonctionne ces automatisations et ce tutoriel commence déjà à être long 😉

Étape 5 : Concevez votre tableau de bord

Maintenant vous devez réfléchir à la façon la plus claire de présenter vos KPIs sur votre tableau de bord. Pour cela, vous pouvez utiliser différents outils graphiques comme des courbes, des diagrammes en barres, des histogrammes, des camembers, des entonnoirs ou encore des heatmaps.

Pour trouver la façon la plus pertinente de présenter vos données, visitez les sites suivants. Vous y trouverez des exemples de tableaux de bord et graphiques pour vous inspirer : 

• Tableau Public
• Infogram exemples
• Flourish exemples

Étape 6 : Construisez votre tableau de bord

Pour terminer, importez vos données dans votre tableau. Si vous avez opté pour l’approche manuelle, saisissez vos données une par une et si vous avez choisi l’approche automatique, connectez votre tableau à vos autres solutions. 

Dans notre cas on importera les données manuellement dans notre tableau comme ceci.

Enfin, présentez vos données graphiquement en vous inspirant des tableaux de bord de l’étape 5. 

Pour mesurer notre productivité et nos performances, on choisira une heatmap, un calendrier et un graphique en barre et on obtient alors le tableau de bord suivant.

Et voilà, vous avez maintenant un tableau de bord grâce auquel vous pourrez voir en un coup d’oeil toutes vos KPIs.

Conclusion 

Vous savez maintenant comment créer un tableau de bord.

Pour rappel, voici les étapes à suivre : 

• Étape 1 : Définissez vos objectifs
• Étape 2 : Choisissez vos indicateurs clés de performance (KPIs)
• Étape 3 : Choisissez votre logiciel de tableau de bord
• Étape 4 : Collectez et organisez vos données
• Étape 5 : Concevez votre tableau de bord
• Étape 6 : Construisez votre tableau de bord