Il y a quelques mois, un chef d’entreprise débordé m’a contacté parce qu’il faisait face à un dilemme. Il voulait apprendre à mieux s’organiser, mais il ne trouvait jamais le temps de le faire. À chaque fois des urgences et imprévus prenaient le dessus.
Il se sentait coincé parce qu’il savait qu’améliorer son organisation lui permettrait de gagner du temps, mais il savait aussi qu’entreprendre un tel projet lui ferait prendre du retard sur ses tâches urgentes, et il ne pouvait pas se le permettre.
Je lui ai donc donné 5 étapes pour qu’il reprenne le contrôle sur son quotidien. Il les a suivies à la lettre et 3 mois plus tard ses journées n’étaient plus du tout les mêmes. Non seulement il travaillait plus efficacement, mais il arrivait même à finir son travail plus tôt.
Dans cet article, je vais vous partager ces 5 étapes et je vais vous expliquer comment les appliquer pour que vous repreniez vous aussi le contrôle sur vos journées.
Étape 1 : Dites non plus souvent
Si aujourd’hui vous vous sentez débordé, c’est certainement parce que vous dites oui trop souvent. Oui pour commencer de nouveaux projets, oui pour participer à des réunions, oui pour poursuivre un nouvel objectif, oui pour rendre service… Le problème, c’est qu’en disant oui tout le temps, vous vous engagez sur trop de choses et vous finissez débordé.
Pour reprendre le contrôle sur vos journées, vous devez apprendre à dire non. Non est un mot magique. Il ne prend qu’une seconde à dire, mais il peut vous épargner bien des heures de travail. En disant non à une réunion de 2h par exemple, vous libérez instantanément 2h pour faire autre chose. En disant non à un projet, vous vous dispensez de travailler sur de nouvelles tâches qui vous demanderaient du temps. Non est un mot puissant qui vous permet de contrôler votre charge de travail.
Vous avez peut-être conscience que vous devriez dire non plus souvent, mais vous n’arrivez pas à le faire par peur de vexer. Si c’est votre cas, je vous recommande de lire L’art de savoir dire non, vous découvrirez 5 approches pour le dire avec tact.
Étape 2 : Libérez 1h chaque jour pour optimiser votre organisation
Dégager du temps pour vous organiser peut vous paraître impossible aujourd’hui. Vos journées sont déjà bien remplies et vous vous demandez comment vous pourriez faire plus. Pour y arriver, vous devez considérer que votre projet de réorganisation est votre top priorité. Vous trouverez alors le temps nécessaire pour vous en occuper.
Pensez à la dernière fois où vous avez dû prendre un rendez-vous chez le médecin. Votre emploi du temps était tout aussi chargé, mais vous vous êtes arrangé. Vous avez reporté vos tâches et annulé certaines réunions pour vous rendre à votre rendez-vous. Vous avez su vous rendre disponible, même si vous étiez débordé.
Pour prendre le temps de mieux vous organiser, vous devez considérer que votre projet de réorganisation est tout aussi important qu’un rendez-vous chez le médecin. Vous ne devez pas le voir comme quelque chose d’optionnel que vous ferez quand vous aurez le temps, mais plutôt comme quelque chose d’indispensable et de non négociable que vous devez planifier dans votre agenda.
Étape 3 : Listez vos tâches
Une fois que vous avez réussi à dégager du temps pour vous réorganiser, faites une liste exhaustive de toutes vos tâches.
Si vous êtes chef d’entreprise, vous pourriez lister les tâches suivantes :
- définir les objectifs stratégiques du mois
- élaborer un plan d’action pour atteindre les objectifs
- lancer un nouveau service de consultation en stratégie marketing
- appeler 50 prospects pour définir leurs besoins
- concevoir le service et définir le prix
- créer une page qui décrit le service
- lancer le service
- gérer les campagnes publicitaires
- créer la copy et les creatives
- créer une page de capture
- optimiser les performances des campagnes
- traiter les emails
- gérer le support client
- émettre des factures pour les clients
- gestion du budget
- envoyer les factures du mois au comptable
Prenez le temps de réfléchir à toutes les tâches que vous êtes amenées à faire au cours de la journée, même les plus petites.
Étape 4 : Définissez la valeur de vos tâches
Après avoir listé vos tâches, classez-les dans les 4 catégories suivantes :
- les tâches à 10K€/heure : elles offrent un énorme effet de levier et nécessitent de hautes compétences. Exemples : réflexion stratégique, prise de décision, networking, développement des affaires, recrutement.
- les tâches à 1K€/heure : elles apportent un effet de levier conséquent et requièrent des compétences importantes. Exemples : rédaction de page de vente, gestion de publicités, création de tunnel de ventes, développement de nouveaux produits et services, gestion du budget.
- les tâches à 100€/heure : elles sont moyennement importantes. Une personne assez qualifiée pourrait s’en occuper à votre place. Exemples : gestion du support client, mise à jour du site internet, gestion des réseaux sociaux.
- les tâches à 10€/heure : elles apportent peu de valeur et peuvent être automatisées la plupart du temps. Exemples : traitement des emails, prise de rendez-vous, mise en forme de documents, envoi de factures, suivi des paiements.
Pour reprendre notre exemple, voilà comment vous pourriez trier vos tâches dans le cadran :
Les tâches à 10K€/heure :
- définir les objectifs stratégiques du mois
- Élaborer un plan d’action pour atteindre les objectifs
Les tâches à 1K€/heure :
- gérer les campagnes publicitaires
- créer la copy et les creatives
- créer une page de capture
- optimiser les performances des campagnes
Les tâches à 100€/heure :
- gérer le support client
Les tâches à 10€/heure :
- traiter les emails
- émettre des factures pour les clients
- envoyer les factures du mois au comptable
Étape 5 : Optimisez votre quotidien
Maintenant que vous avez associé une valeur à chacune de vos tâches, il est temps d’optimiser votre quotidien. Pour cela, cherchez à passer le moins de temps possible sur les tâches à 10€ et 100€ pour vous investir au maximum sur les tâches à 1K€ et 10K€. Pour y arriver, vous devez soit éliminer, déléguer ou automatiser vos tâches.
Éliminer
Vous pouvez décider d’éliminer purement et simplement certaines tâches de votre quotidien. Admettons que vous publiez tous les jours sur Facebook pour développer la visibilité de votre entreprise, mais que cela ne vous apporte aucun résultat, vous pourriez décider d’arrêter complètement de faire cette tâche pour vous concentrer sur autre chose. Idem, si vous faites une réunion hebdomadaire pour suivre l’évolution de vos projets, vous pourriez décider d’arrêter de la faire pour la remplacer par un logiciel de gestion de projet qui vous permet de suivre leurs avancées en temps réel. Si vous analysez en profondeur vos journées, vous trouverez certainement des choses à éliminer pour gagner du temps.
Déléguer
Vous pouvez déléguer vos tâches à une personne compétente. Cela prendra un peu de temps au départ parce que vous devrez la former et contrôler que le travail soit bien fait, mais une fois que cette personne sera autonome, vous gagnerez beaucoup de temps.
Imaginez si demain, vous déléguiez 70% du traitement de vos emails ou si vous déléguiez la gestion administrative pour vous concentrer sur des tâches plus importantes. Non seulement vous seriez plus efficace, mais vous rendriez aussi vos journées plus agréables.
Automatiser
Vous pouvez aussi automatiser vos tâches répétitives. Avec des solutions comme Zapier, Make ou Bardeen vous pouvez connecter vos applications entre elles et créer toutes sortes de règles pour automatiser votre travail.
Que diriez-vous par exemple d’envoyer automatiquement vos factures à votre comptable ? D’émettre des devis automatiquement ? De répondre à vos emails automatiquement ? De prendre des notes réunions, de les synthétiser et de les envoyer aux personnes concernées, le tout de façon complètement automatique ?
Tout cela est possible grâce à l’automatisation. En vous intéressant à ce sujet, vous remarquerez que la plupart des tâches à 10€/heure et 100€/heure peuvent être automatisées. Il vous suffit de vous former sur ces outils, de réfléchir aux différentes règles que vous voulez créer et vous gagnerez des heures de travail pour le restant de votre vie.
Conclusion
Garder le contrôle sur ses journées est difficile parce qu’il y a toujours 1000 choses qui demandent notre attention. Pour y arriver, suivez ces 5 étapes :
- Étape 1 : Dites non plus souvent pour éviter de surcharger vos journées.
- Étape 2 : Libérer 1h chaque jour pour optimiser votre organisation et rendez cette heure non négociable.
- Étape 3 : Listez toutes les tâches que vous avez l’habitude de faire.
- Étape 4 : Placez vos tâches sur le cadran à 10K€ pour les trier selon leur valeur
- Étape 5 : Optimiser les tâches à 10€/heure et 100€/heure en éliminant, délégant ou automatisant