Le timeboxing est une méthode de gestion du temps qui permet à la fois de prioriser, de travailler plus efficacement, de limiter les distractions et de surmonter la procrastination. Elle consiste à planifier vos semaines en définissant différents blocs de temps pendant lesquels vous vous concentrez sur vos activités sans interruption.
L’approche est simple, mais sa mise en application peut-être difficile. Dans cet article vous allez découvrir ce qu’est le timeboxing, quels sont ses bénéfices et comment l’appliquer étape par étape.
Et si vous avez déjà essayé de planifier par le passé, mais que cela n’a pas fonctionné pour vous, pas d’inquiétude, vous apprendrez aussi à tenir votre planning même si vous manquez de discipline et que vos journées sont imprévisibles.
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- 5 erreurs qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui
- 7 étapes pour définir des plannings efficacement
- Comment tenir vos plannings malgré les imprévus
Pour y accéder, il vous suffit d’indiquer votre email ci-dessous.
Qu’est-ce que le timeboxing ?
Similaire au time-blocking, le timeboxing consiste à allouer des blocs de temps spécifiques chaque jour pour accomplir vos tâches. Par exemple, vous bloquez 2h le lundi matin pour préparer une présentation, 1h le mardi pour traiter vos emails, 2h le mercredi et jeudi pour produire du contenu…
Pendant ces blocs, vous ne faites rien d’autre que la tâche que vous avez prévue. Vous ne répondez pas au téléphone, vous ne traînez pas sur les réseaux sociaux, vous ne consultez pas vos emails, vous accomplissez seulement votre tâche sans vous laisser interrompre.
Une fois le temps écoulé, vous vous arrêtez de travailler, même si vous n’avez pas complètement fini. En vous imposant cette limite, vous évitez que votre travail ne s’étale et ne vous prenne plus de temps que nécessaire.
En fait la logique du timeboxing est un peu la même que celles des examens à l’école. Quand vous étiez étudiant et que vous aviez 2h pour écrire votre dissertation, c’était 2h et pas une minute de plus. Quand la sonnerie retentissait, vous deviez poser votre stylo et rendre votre copie, même si vous n’aviez pas complètement terminé. Avec le timeboxing, c’est la même chose. Vous définissez une durée pour accomplir vos tâches et une fois que le temps est écoulé, vous vous arrêtez.
Alors quel est l’intérêt de travailler de cette façon ?
Les bénéfices du timeboxing
Vous travaillez plus rapidement
Quand vous vous fixez un temps limite pour accomplir un travail donné, vous êtes moins susceptible de flâner, de fignoler et de vous perdre dans les détails. Parce que vous cherchez à réaliser votre tâche le plus efficacement possible dans le temps imparti. Ce phénomène s’explique notamment par ce que l’on appelle la loi de Parkinson. Celle-ci qui déclare que :
Tout travail tend à se dilater pour remplir le temps disponible
Autrement dit, plus vous vous laissez de temps pour accomplir quelque chose, plus vous mettez de temps à le faire.
Pour vous donner un exemple concret, quand j’ai lancé mon agence marketing en 2018, je me suis donné 3 mois pour mettre mon projet sur pied. Et pendant ces 3 mois, j’ai trouvé le moyen d’occuper mon temps de toutes sortes d’activités superficielles comme par exemple : définir les couleurs de ma marque, préparer des scripts d’appel, faire des études de marché, concevoir de belles cartes de visite… Et à l’issue de ces 3 mois, je n’avais toujours pas un seul client.
Si je ne m’étais laissé qu’une semaine, j’aurais été plus pressé par le temps et je ne me serais pas laissé autant distraire par toutes ces choses. J’aurai été droit à l’essentiel et j’aurai commencé à chercher mes premiers clients.
L’intérêt du timeboxing est d’éviter de trop vous étaler dans le temps pour accomplir vos tâches le plus rapidement et efficacement possible.
Vous améliorez votre concentration
Le timeboxing est le meilleur antidote contre le multitâche. Il vous aide à ignorer les distractions et à vous concentrer sur une seule tâche à la fois pour que vous puissiez travailler en mode Deep Work (Travail Profond).
Le Deep Work est la capacité à se concentrer sans distraction sur une tâche difficile. C’est une compétence qui vous permet de maîtriser des informations compliquées et de produire de meilleurs résultats en moins de temps.
Cal Newport
En restant focus sur votre travail, vous perdez moins de temps et d’énergie à passer constamment d’une chose à une autre et vous avancez plus rapidement sur vos tâches.
Lire aussi : 10 techniques prouvées pour se concentrer
Vous surmontez le perfectionnisme
Si vous êtes perfectionniste, vous perdez sans doute beaucoup de temps sur des détails sans importance. Vous vous prenez souvent la tête sur de petites choses, que les autres ne remarquent jamais. Je le sais parce que je suis comme vous. Mais grâce au timeboxing, j’évite que cela ne prenne des proportions trop importantes.
Tenez par exemple, pour écrire l’article que vous êtes en train de lire, je ne me suis donné 8h et pas une minute de plus. Parce que je sais que si je ne me donne pas cette limite, je perdrai des heures à reformuler mes phrases encore et encore jusqu’à tant que ce soit parfait (ce qui est impossible). Mais en me fixant cette contrainte, je me force à aller à l’essentiel et à ne pas me torturer l’esprit sur des détails.
Lire aussi : Perfectionnisme : 5 stratégies simples pour le surmonter
Vous améliorez votre capacité à planifier
En adoptant la méthode du timeboxing, vous remarquerez rapidement que vous serez capable de mieux planifier vos semaines. Parce que vous vous entrainerez à évaluer le temps nécessaire pour accomplir vos tâches.
Au début, vous aurez certainement du mal à estimer la durée de votre travail. Vous ne saurez pas si vous prévoyez sufisamment de temps ou si au contraire vous en prévoyez trop. Mais plus vous ferez l’exercice, plus vous serez en mesure de définir précisément votre planning. Parce que vous aurez un historique auquel vous référez. Vous saurez par exemple que traiter vos emails vous prend 1h par jour en moyenne et que prospecter vous en prend 3. Vous pourrez donc planifier en conséquence et tenir votre planning, ce que vous n’arrivez peut-être pas à faire aujourd’hui.
Lire aussi : Comment définir son planning hebdomadaire et mensuel ?
Vous avancez sur vos objectifs
Avec le timeboxing, vous réservez des blocs de temps non négociables dans votre agenda pour avancer sur vos objectifs. Vous ne travaillez pas selon votre humeur ou vos envies, vous suivez un plan stratégique qui vous permet d’avancer chaque jour vers votre but.
Maintenant que tout cela est dit, comment appliquer la méthode du timeboxing au quotidien ?
Comment appliquer le timeboxing étape par étape ?
Étape 1 : Listez vos tâches
Commencez par faire l’inventaire de toutes vos tâches professionnelles et personnelles. Vous pouvez utiliser un Bullet Journal ou un outil comme Todoist, Notion ou encore Trello pour cela.
Lire aussi : Les meilleures applications pour organiser ses tâches
Étape 2 : Identifiez vos tâches prioritaires
Une fois que vous avez dressé cette liste, définissez ce qui est prioritaire. Un bon moyen de le savoir est de partir de vos objectifs et d’identifier les tâches qui en découlent.
Si votre objectif est d’augmenter votre chiffre d’affaires par exemple, il paraît assez logique que la tâche “contacter 100 nouveaux prospects sur LinkedIn” soit plus prioritaire que “acheter de nouvelles cartouches pour l’imprimante”.
Pour identifier vos priorités, vous devez donc être au clair sur vos objectifs. Si vous avez du mal à savoir quels sont vos objectifs ou ce qui est prioritaire, je vous invite à lire l’article suivant : Comment prioriser quand tout semble important ?
Étape 3 : Timeboxez vos tâches pour la semaine
Maintenant il ne vous reste plus qu’à réserver des créneaux dans votre semaine en tenant compte de vos priorités et de votre rythme naturel.
Cherchez le plus possible à caler vos tâches prioritaires au moment où vous avez le plus d’énergie et de motivation. Si vous êtes plutôt du matin par exemple, planifiez ces tâches en début de journée pour les accomplir dans les meilleures conditions.
Après avoir planifié vos tâches prioritaires, planifiez vos tâches secondaires tout en vous assurant de bien laisser des créneaux libres chaque jour pour anticiper les potentiels imprévus.
En suivant ces 3 étapes simples, vous serez capable d’investir votre temps stratégiquement et de faire de réels progrès vers vos objectifs.
Si vous voulez en savoir plus, regardez ma présentation gratuite qui montrera comment définir des plannings hebdomadaires pour gérer votre temps et vos priorités.
4 conseils pour que le timeboxing fonctionne pour vous
Le timeboxing peut être difficile à adopter au début surtout si vous avez du mal à évaluer le temps que vos tâches vous prennent ou à respecter votre planning, donc voici quelques conseils pour vous aider à faire fonctionner cette méthode.
Restez ferme dans votre organisation
Quand vous adoptez le timeboxing, vous pouvez souvent être tenté de prendre votre planning à la légère et de vous accorder des passe-droits. Par exemple, si vous définissez que mardi à 11h vous travaillerez sur votre présentation, vous déciderez peut-être de faire complètement autre chose le moment venu. Et si vous avez une journée chargée, vous replanifiez peut-être votre matinée au dernier moment quitte à sacrifier ce que vous jugiez prioritaire.
Pour que le timeboxing fonctionne, vous devez éviter à tout prix de faire ce genre de changements de dernière minute. Partez du principe qu’à l’instant où vous définissez un bloc de temps dans votre agenda, vous ne pouvez plus le bouger. C’est un peu comme une réunion non négociable avec vous-même.
Lire aussi : 9 conseils pour améliorer votre autodiscipline
Apprenez à mieux anticiper
La plus grande difficulté quand vous commencez le timeboxing est d’évaluer le temps nécessaire pour accomplir vos tâches. Parce que vous aurez toujours tendance à être trop optimiste et à sous-estimer le temps réel que votre travail vous prendra.
Pour mieux anticiper, planifiez comme un pessimiste. Imaginez-vous le pire cas de figure et prévoyez en conséquence. Si par exemple vous estimez avoir besoin de 2h pour accomplir une tâche, réservez un bloc de 3h dans votre agenda. Si vous parvenez à accomplir votre tâche en 2h, tant mieux, vous pourrez prendre de l’avance sur vos tâches suivantes. Si à l’inverse vous mettez plus de temps que prévu, vous aurez la bande passante dont vous avez besoin.
Laissez toujours des zones tampons
Votre agenda n’est pas un Tetris. Le but n’est pas d’empiler le plus de blocs possible pour gagner vos semaines. Au contraire, vous devez toujours laisser des espaces libres entre vos blocs pour anticiper les potentiels imprévus.
Vous le savez aussi bien que moi, vos journées ne se passeront jamais comme prévu. Vous aurez toujours de nouvelles tâches à faire, de nouveaux problèmes à régler, de nouvelles urgences… et le seul moyen d’y faire face sereinement est de garder des espaces vierges où vous ne planifiez rien.
Regroupez les tâches similaires
Pour bénéficier au maximum du timeboxing, vous pouvez regrouper vos tâches similaires entre elles pour travailler plus vite. L’intérêt de cette approche est de limiter ce que l’on appelle le context switching ou changement de contexte.
Quand vous passez d’une tâche à une autre de nature différente, votre cerveau a besoin d’un temps d’adaptation. Si par exemple vous travaillez sur la création de visuels et que vous enchainez avec votre comptabilité, votre cerveau aura besoin d’un temps d’adaptation. Vous ne pourrez pas vous concentrer instantanément sur votre nouvelle tâche, vous aurez besoin de plusieurs minutes pour vous mettre dans le bain. Par conséquent, plus vous changez de contexte pendant la journée, plus vous perdez de temps.
Pour éviter cela, regroupez vos tâches similaires entre elles. Vous pouvez par exemple, traiter vos emails d’un seul coup ou réaliser plusieurs présentations d’une seule traite. Personnellement je regroupe toutes mes consultations l’après-midi. Cela me permet d’enchainer les appels et d’être dans une bonne dynamique pour mes clients.
Conclusion
Le timeboxing est une méthode simple, mais efficace pour mieux organiser vos semaines et atteindre vos objectifs. Comme toute méthode, elle vous demandera un petit temps d’adaptation, mais une fois que vous aurez pris l’habitude, vous deviendrez bien plus organisé et productif.
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