Comment créer votre système de gestion des connaissances personnelles (PKM) ?

Est-ce que les situations suivantes vous sont familières ?

• Vous consommez beaucoup de contenus intéressants, mais vous ne savez pas comment les exploiter.

• Vos notes sont dispersées à travers différents dossiers, outils et carnets et vous perdez un temps fou à retrouver les informations dont vous avez besoin

• Vous craignez que vos meilleures idées ne passent à la trappe par manque d’organisation

• Vous avez essayé des dizaines de méthodes pour organiser vos notes, mais aucune ne semble vous correspondre 

Dans un instant vous allez découvrir comment résoudre tous ces problèmes en créant ce que l’on appelle un système de gestion des connaissances personnelles. Mais avant qu’est-ce que la gestion des connaissances et quel est son intérêt ?

Qu’est-ce que la gestion des connaissances ?

La gestion des connaissances ou Knowledge Management est un ensemble de méthodes et d’outils qui vise à mieux stocker, organiser et exploiter les connaissances.

On distingue 2 types de gestion des connaissances :

• La gestion des connaissances en entreprise : Elle consiste à optimiser le flux l’information au sein d’une entreprise. Il peut s’agir de créer un wiki interne, c’est-à-dire un référentiel de connaissances pour que les employés créent, modifient et partagent le contenu pertinent de l’entreprise ou encore de créer un centre d’aide pour répondre aux questions des utilisateurs. 

• La gestion des connaissances personnelles ou PKM (Personal Knowledge Management) : Elle permet d’optimiser la gestion des connaissances au niveau personnel. Dans ce cas de figure, vous mettez en place des systèmes à votre échelle pour mieux gérer et exploiter l’information que vous consommez (livres, d’articles, podcasts, présentations, vidéos…)

Dans cet article, on va plutôt s’intéresser à la 2ème catégorie.

Pourquoi optimiser la gestion des connaissances personnelles ?

Vous exploitez mieux vos données 

Un système de gestion des connaissances personnelles facilite la recherche d’information et donc son exploitation. Vous savez exactement où se trouvent les notes dont vous avez besoin et vous pouvez les consulter à tout moment pour produire quelque chose (article, vidéo, présentation, rapport…). Vous êtes un peu comme un grand chef cuisinier qui sait parfaitement où sont rangés ses ustensiles et ingrédients et qui peut les ressortir les yeux fermés pour préparer un délicieux plat.

Vous gagnez du temps

Quand vos données sont mal organisées, vous perdez beaucoup de temps. Vous gaspillez vos précieuses minutes à parcourir plusieurs dossiers, applications et emails avant de retrouver ce dont vous avez besoin. Et à chaque fois que vous le faites, vous multipliez les chances de vous distraire. 

En naviguant dans vos dossiers, vous verrez peut-être une facture que vous avez oublié d’envoyer. En parcourant votre boîte mail, vous ouvrirez les nouveaux emails que vous avez reçu. Une multitude d’informations viendront vous distraire pendant votre recherche. Si bien qu’entre le moment où vous commencez à chercher une note et le moment où vous mettez la main dessus, il se sera écoulé 15 min.

Avec un système de gestion des connaissances, vous évitez ce problème. Vous pouvez retrouver n’importe quelle information en seulement quelques secondes ce qui limite les distractions.

Vous gagnez en sérénité 

Un bon système de gestion des connaissances personnelles vous fait gagner en sérénité :

• Il allège votre charge mentale. Au lieu d’encombrer votre esprit, les informations sont transférées vers un espace dans lequel vous pouvez avoir confiance.

• Il vous permet de retrouver rapidement l’information. Chercher une information n’est plus une prise de tête, mais un plaisir. Il n’y a rien de plus satisfaisant que de savoir que tout ce que vous avez sauvegardé depuis des années est consultable en seulement quelques secondes.

• Il conserve vos meilleures idées à un seul et même endroit pour que vous puissiez les exploiter plus tard. Vous savez exactement où les retrouver et vous ne craignez plus qu’elles passent à la trappe.

C’est pour toutes ces raisons qu’un système de gestion des connaissances est si utile.

Maintenant que tout cela est dit, comment créer un tel système ?

Pour commencer vous aurez besoin d’un outil de gestion des connaissances. 

Quel outil de gestion des connaissances choisir ?

Il existe une flopée d’outils pour gérer ses connaissances et il peut être difficile de savoir lequel choisir. Certains vous diront qu’il vaut mieux utiliser Notion, d’autres Evernote ou d’autres encore Onenote. Alors qui dit vrai ? Qui devriez-vous écouter ? 

La réponse est simple : plutôt que d’écouter les conseils des autres, choisissez une application adaptée à vos besoins que vous prenez plaisir à utiliser. Mais pour cela, vous devez d’abord connaître votre profil. 

Quand il s’agit de gestion des connaissances, il existe 3 grands profils :

• Les bibliothécaires
• Les architectes
• Les jardiniers

Les bibliothécaires 

Les bibliothécaires organisent leurs connaissances par thème et par catégorie. Quand ils capturent une information donnée, ils ont le réflexe de la ranger dans un dossier pour pouvoir la retrouver plus tard. 

La majorité des gens sont bibliothécaires puisque c’est la façon dont l’école nous a appris à organiser l’information. À l’époque on avait un cahier par matière (Français, Histoire, Maths…). On classait nos notes par thème. Aujourd’hui beaucoup ont gardé ce réflexe et utilisent des dossiers et sous-dossiers pour organiser l’information. 

Si vous vous reconnaissez dans le profil “bibliothécaire”, les meilleures applications pour vous seront Evernote, Onenote, Bear et Simplenote. Elles vous permettront de créer différents dossiers pour classer vos notes.

Les architectes

Les architectes aiment construire leur propre système. Ils veulent pouvoir paramétrer leurs outils dans les moindres détails et organiser leurs connaissances selon leur propre logique. Ils cherchent avant tout des outils flexibles et entièrement personnalisables. 

Si vous avez essayé plusieurs applications de prise de notes par le passé et qu’aucune ne vous a donné satisfaction, il y a de grandes chances que vous soyez architectes.

Dans votre cas des applications comme Notion ou Coda seront parfaitement adaptées à votre profil. Grâce à elles, vous pourrez créer un outil sur mesure qui répond à vos propres logiques.

Les jardiniers 

Les jardiniers sont à l’opposé des bibliothécaires puisqu’ils raisonnent non pas en termes de dossiers, sous-dossiers et catégories, mais plutôt en termes de réseaux. Pour eux, chaque information est comme un nœud qui fait partie d’une plus vaste toile de connaissances interconnectées. 

Les jardiniers pensent latéralement. C’est-à-dire qu’ils aiment faire des connexions et des rapprochements entre différents concepts, idées et théories apparemment opposés. Ce sont avant tout des créatifs, des explorateurs et des curieux qui ont soif de connaissances.

Si vous avez du mal à classer vos connaissances par catégories et que vous préférez les organiser par tags, vous êtes certainement jardiniers. Les applications recommandées dans votre cas seront Obsidian, Roam ou Workflowy. 

Les bibliothécaires, les architectes et les jardiniers sont donc 3 profils qui gèrent leurs connaissances différemment et qui ont besoin d’outils différents pour cela. Maintenant, il n’est pas impossible que vous vous retrouviez dans un ou plusieurs de ces profils. Peut-être même que vous vous reconnaissez dans les 3. 

Si c’est le cas, choisissez une application du profil qui semble vous correspondre le plus et testez-la. Est-ce que son utilisation est intuitive ? Est-ce qu’elle vous donne envie de prendre des notes ? Est-ce que vous avez le réflexe de l’ouvrir ? Si la réponse est non, testez d’autres applications jusqu’à tant que vous en trouviez une qui vous donne satisfaction. 

Une fois que vous avez fait votre choix par contre, ne changez plus. Ignorez tous les nouveaux outils « sexy » qui sortent chaque mois. Vous éviterez de perdre du temps à passer constamment d’une solution à une autre. 

5 conseils pour créer votre système de gestion des connaissances personnelles

Gardez en tête la loi de Gall

Quand vous créez votre système de gestion des connaissances, vous aurez souvent tendance à rendre les choses plus complexes que nécessaire. Vous créerez toutes sortes de logiques qui rendront l’organisation de l’information difficile.

Quand j’ai commencé à utiliser Notion pour la première fois, j’ai tout de suite cherché à construire un système ultra-abouti. J’ai passé des heures à créer des bases de données pour gérer mes connaissances et mes projets. Seulement une fois mon système créé, je me suis rendu compte que je ne l’utilisais jamais. Il était trop lourd, contraignant et difficile maintenable dans le temps. 

Plutôt que complexifier mon système inutilement, j’aurais dû appliquer la loi de Gall. Cette loi nous rappelle ceci :

Tous les systèmes complexes qui fonctionnent sont issus de systèmes plus simples qui fonctionnent. Les systèmes complexes sont remplis de variables et d’interdépendances qui doivent être organisées comme il se doit pour fonctionner. Les systèmes complexes créés ex nihilo ne fonctionneront jamais dans la réalité puisqu’ils n’ont pas été soumis à la sélection de leur environnement pendant leur mise au point.

Josh Kaufman

Pour faire simple, si vous voulez construire un système de gestion des connaissances qui marche, commencez par mettre au point un système simple qui va à l’essentiel, puis à l’améliorer le au fil du temps. Et à la longue, vous obtiendrez un système complexe qui marche.

Choisissez votre méthode de gestion des connaissances et adaptez-la à vous

Organiser ses connaissances de façon cohérente est incroyablement difficile. Vous devez prendre en compte une multitude de variables et répondre à toute sorte de questions auxquelles vous n’avez pas toujours la réponse comme par exemple :

• Quelle est la façon la plus cohérente de ranger mes données ?
• Est-ce que je devrais plutôt utiliser des dossiers, des tags ou les 2 ?
• Quels dossiers créer dans mon application ?
• Comment formater mes notes ?

Pour gagner du temps et vous épargner les maux de tête, adoptez des systèmes qui ont déjà fait leurs preuves et adaptez-les à votre sauce.

Il existe 2 grands systèmes de gestions de connaissances :

• La méthode PARA : Cette méthode vous permettra d’organiser vos connaissances, vos tâches et vos projets selon une logique universelle et modulaire. 

• La méthode Zettelkasten : Avec cette approche vous pourrez capturer, organiser et connecter vos connaissances entre elles pour faire émerger de nouvelles idées (cette méthode vous plaira si vous avez le profil “jardinier”)

Ces 2 méthodes vous permettront d’appliquer des logiques d’organisation prouvées qui fonctionnent déjà auprès de milliers de personnes. Il vous suffit juste de les apprendre, de les comprendre et de les appliquer. Parfois il est inutile de réinventer la roue. 

Facilitez au maximum la capture d’information

Pour enrichir votre système de contenus et d’idées pertinentes, vous devez faire en sorte que la capture soit aussi simple que cliquer sur un bouton.

Pour cela différentes options s’offrent à vous :

• Installez le web clipper de votre application : un web clipper est un petit outil que vous téléchargez sur votre navigateur et qui vous permet de capturer rapidement n’importe quel contenu web. Toutes les applications de prise de notes populaire en ont un (Evernote, Notion, Onenote…). Pour trouver le vôtre, cherchez le nom de votre application sur Google suivi de “web clipper” puis installez-le gratuitement sur votre navigateur.

• Ajoutez un widget sur l’écran d’accueil de votre smartphone : un widget vous permettra de créer un raccourci vers votre application de prise de notes pour capturer facilement l’information quand vous êtes en déplacement. 

• Connectez Readwise avec votre application de prise de notes : Readwise est un outil qui centralise tous les passages de livres et d’articles que vous trouvez intéressants. En le synchronisant avec Evernote, Notion, Obsidian… vous pourrez transférer automatiquement toutes les informations que vous avez surlignées vers votre application. 

Ces quelques astuces faciliteront la capture d’information ce qui vous encouragera à sauvegarder l’information.

Capturez seulement ce qui est important

Difficile de savoir quelles informations prendre en note quand tout est intéressant. Quelle information privilégiée ? Qu’est-ce qui mérite d’être souligné ? Que devez-vous prendre en notes ?

Pour isoler les 20% d’informations qui apportent 80% de la valeur, identifiez “le steak” du contenu.

Un contenu c’est un peu comme un burger avec plusieurs couches. Il y a l’introduction (le pain), l’idée principale (le steak), un déroulé de l’idée principale agrémentée d’exemples et illustrations (la garniture) et la conclusion (la 2ème tranche de pain).

Tous les contenus suivent toujours plus ou moins cette même structure (Introduction, idée principale, déroulée de l’idée, conclusion). Pour capturer l’essence de l’information, prenez des notes sur l’idée principale (le steak) et laissez le reste de côté. 

Lire aussi : Les meilleures méthodes de prise de notes

Prenez le temps de formater vos notes 

Prendre des notes c’est un peu comme envoyer un colis d’information à vous-même dans le futur. Vous pouvez envoyer ce colis de 2 façons :

Soit vous l’envoyez à l’arrache en copiant-collant quelques bribes d’informations par-ci par là sans prendre le temps de les formater et d’ajouter les sources. Soit vous l’envoyez avec soin en structurant vos notes et en veillant bien à inclure toutes les informations dont vous aurez besoin dans le futur. 

Comme vous vous en doutez, vous avez tout intérêt à privilégier la seconde approche. En vous investissant un peu plus dans la prise de notes, vous vous ferez un cadeau. Quand vous réouvrirez votre note, vous saurez tout de suite de quoi il s’agit et vous pourrez l’exploiter immédiatement.

En résumé : 

Un système de gestion des connaissances personnelles est un système qui vous permet de capturer, organiser et exploiter efficacement l’information.

Pour construire votre système, vous devez d’abord identifier votre profil (Bibliothécaire, architecte, jardinier) pour choisir l’application qui vous correspond. Puis appliquer les 5 conseils suivants :

• Gardez en tête la loi de Gall et construisez un système simple que vous perfectionnerez avec le temps

• Choisissez la méthode PARA ou la méthode Zettelkasten pour organiser vos notes et adaptez-la à vous.

• Faciliter au maximum la capture d’information avec le web clipper de votre application, les widgets sur votre smartphone et Readwise

• Identifiez le “steak” dans les contenus que vous consommez

• Prenez le temps de packager l’information pour que votre futur vous gagne du temps et exploite efficacement l’information