Planification de projet : définition et étapes

Vous vous apprêtez à lancer un projet et vous vous demandez comment bien le planifier pour que tout se déroule dans les meilleures conditions ? Découvrez comment la planification de projet peut vous aider.

Qu’est-ce que la planification de projet ?

La planification de projet est une étape indispensable pour réussir n’importe quel projet, que ce soit vos projets internes, vos projets clients, voire même, pourquoi pas, vos projets personnels. Elle consiste à définir précisément ce que vous voulez accomplir et comment vous allez y parvenir.

Pour réussir votre planification, vous devez tenir compte de plusieurs éléments :

• Vos objectifs
• Les tâches à réaliser
• Vos ressources disponibles
• Le calendrier à respecter
• Les responsabilités de chaque membre de l’équipe

Ce travail de planification intervient généralement juste après la phase de lancement. C’est ce qui vous servira de base tout au long de la mission.

Quels sont les bénéfices de la planification de projet ?

Quand on se lance dans un projet, on est souvent tenté de se jeter tout de suite dans le bain et de commencer directement l’exécution des tâches sans prendre le temps de planifier en profondeur. Pourtant, il est indispensable de le faire pour plusieurs raisons :

• Vous anticipez les risques avant qu’ils ne surviennent.
• Vous utilisez mieux vos ressources et évitez le gaspillage.
• Vous améliorez la communication entre les équipes.
• Vous renforcez la qualité des livrables.
• Vous contrôlez précisément votre budget.

En somme, bien préparer un projet en amont, c’est gagner du temps en aval.

Quelles sont les étapes de la planification d’un projet ?

Étape 1 : Définir les objectifs du projet

Commencez par identifier précisément le but du projet, les besoins à satisfaire et les livrables attendus. Veillez à être le plus précis possible. Tout le monde doit comprendre les tenants et les aboutissants du projet de la même manière, sans quoi la communication au sein de l’équipe sera inefficace et vous ne serez pas sur la même longueur d’onde avec vos clients.

Pour vous assurer que tout soit clair pour tous, utilisez des objectifs SMART. Ils vous aideront à lever toute ambiguïté en rendant vos objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporellement définis.

• Exemple de mauvais objectif de projet : Améliorer la satisfaction client

• Exemple d’objectif SMART : Augmenter le taux de satisfaction client de 75% à 90% d’ici la fin du deuxième trimestre 2026, en réduisant de 30% les délais de réponse du service support.

Impliquez également les parties prenantes dès cette étape et validez chaque élément du projet pour éviter tout malentendu.

Étape 2 : Élaborer la structure des tâches

Pour élaborer la structure, identifiez les principaux livrables du projet. Ces derniers vous serviront de jalons. Par exemple, pour un projet tel que l’organisation d’un événement, vous pourriez définir les livrables suivants :

• Planification et conceptualisation de l’événement
• Élaboration et mise en place de la stratégie marketing
• Organisation de la logistique
• Analyse des résultats de l’événement

Ensuite, pour chaque livrable, identifiez les sous-livrables ou les sous-tâches et présentez-les sous forme d’organigramme de la façon suivante :

Une fois ce travail terminé, vous saurez précisément quoi faire pour réaliser votre projet. Il reste maintenant à savoir quand le faire, et c’est justement l’objet de l’étape suivante.

Étape 3 : Établir le calendrier

Créez un calendrier détaillé en utilisant des outils comme le diagramme de Gantt ou un planning PERT, en estimant la durée de chaque tâche à partir de la structure de découpage (WBS) de l’étape 2. 

Ici il est primordial d’identifier les dépendances entre tâches, c’est-à-dire les liens logiques où une tâche succède à une autre. Par exemple, la logistique ne commence qu’après la conceptualisation, ou la stratégie marketing dépend de la validation des objectifs.

En anticipant bien les dépendances, vous éviterez les retards en cascade et optimiserez ce que l’on appelle la voie critique, qui est la séquence de tâches la plus longue et la plus importante d’un projet, celle qui détermine la date de fin réelle du projet.

N’oubliez pas non plus d’intégrer des marges pour imprévus (10-20% du temps total). Elles vous serviront de buffers pour respecter la deadline du projet. 

Enfin validez ce macro-planning avec l’équipe et les parties prenantes. Cela permettra non seulement de détecter les conflits d’agenda ou les estimations irréalistes, mais aussi d’obtenir d’engager tout le monde.

Étape 4 : Allouer les ressources

Maintenant que vous avez une idée du calendrier du projet, il est temps d’attribuer les ressources humaines, matérielles et financières à chaque tâche. 

Pour les ressources humaines, utilisez la matrice RACI. Cette méthode vous permet de déterminer qui est responsable du projet (Responsible), qui doit rendre des comptes (Accountable), qui doit être consulté (Consulted) et qui doit être informé (Informed). C’est la meilleure manière de clarifier les rôles et responsabilités de chacun.

Pour les ressources matérielles et financières, établissez un budget global qui couvre les salaires, les achats, les locations alloué par tâche ou jalon et prévoyez une marge de 10% pour les imprévus.

Étape 5 : Gérer les risques et la communication

Dernière étape de la planification de projet, et non des moindres : la gestion des risques et de la communication.

Gérer les risques signifie identifier tous les aléas potentiels qui pourraient survenir pendant le projet, tels que des retards logistiques ou un dépassement budgétaire.

Un bon moyen d’anticiper ces risques est de dresser une liste, puis d’utiliser une matrice des risques. Celle-ci permet de positionner chaque risque selon sa probabilité et son impact, ce qui vous aide à les traiter efficacement.

Parallèlement à cela, élaborez un plan de communication qui précise comment les informations seront communiquées durant le projet. Autrement dit :

• Qui informe qui (ex : le chef de projet auprès des clients).
• À quelle fréquence (point quotidien, réunion hebdomadaire).
• Via quels canaux (réunion, visioconférence, outil de gestion de tâches, e-mail).

Conclusion

La planification de projet demande un investissement en temps au démarrage, mais c’est un effort qui en vaut largement la peine car il évite bien des problèmes par la suite. Comme le disait Sun Tzu, le célèbre général et stratège chinois : « Tout le succès d’une opération réside dans sa préparation. »