Le plan de projet est une feuille de route qui vous donne tous les éléments dont vous avez besoin pour bien gérer vos projets. Vous y trouverez les grands jalons de votre projet, les tâches à réaliser, les dates butoirs, le budget à allouer et bien plus.
Constituer un plan de projet est une étape incontournable dans la gestion de projet. Vous devez bien la maîtriser pour planifier efficacement.
Donc dans ce guide, vous allez voir en détail ce que contient un plan de projet et comment en créer un étape par étape.
Avant de commencer : Téléchargez votre Kit de Gestion de Projet. Ce Kit inclut un guide d’une dizaine de pages pour vous aider à réaliser vos projets et un diagramme de Gantt pour gagner en clarté.
Qu’est-ce qu’un plan de projet ?
Un plan de projet est un document détaillé qui rappelle vos objectifs et la façon dont vous allez vous y prendre pour les atteindre. Il peut s’agir d’objectifs comme : livrer un site internet pour un client, lancer un projet entrepreneurial, développer votre visibilité sur les réseaux sociaux ou encore créer de nouveaux produits/services.
Ce plan regroupe :
- les objectifs du projet
- les grandes étapes du projet
- les tâches de chaque étape
- les personnes responsables de ces tâches
- les dates de début et fin des tâches
- les interdépendances entre les tâches
- les ressources déployées (ressource humaine, ressource financière)
Le plan de projet se présente sous la forme d’une fiche de synthèse qui peut comporter une ou plusieurs pages selon la taille et la complexité du projet.
Voici un exemple de plan de projet.
Cette fiche de synthèse est toujours accompagnée d’un diagramme de Gantt qui permet de piloter le projet. Grâce à ce diagramme vous savez précisément quelles sont les grandes étapes de votre projet, quelles sont les tâches à accomplir, qui s’en occupent et dans quel ordre.
Pourquoi avoir un plan de projet ?
Le plan de projet vous permet de communiquer clairement
Le premier intérêt du plan de projet est de vous permettre de communiquer efficacement en interne auprès de vos équipes, mais aussi en externe auprès de vos clients. C’est d’ailleurs l’intérêt principal de ce document. Le plan de projet est avant tout un outil de communication.
Avec ce plan, vos équipes savent quelles sont les tâches qui leur sont attribuées et d’ici quand elles doivent être accomplies. Vos clients, de leur côté, savent ce qui sera fait et d’ici quand leur projet sera livré.
Le plan de projet vous permet de mesurer vos progressions
Le deuxième intérêt du plan de projet est de savoir si vous avancez à la bonne cadence sur vos projets. En ayant votre plan sous les yeux vous pouvez voir à tout moment si vous êtes dans les temps, en retard ou en avance sur vos tâches.
Le plan de projet améliore votre planification
Enfin, le plan de projet vous permet d’améliorer votre planification. Avec ce plan, vous pouvez comparer vos projections avec ce qu’il se passe réellement.
Si vous voyez qu’une tâche vous prend plus de temps que prévu, vous saurez que vous devrez lui allouer plus de temps la prochaine fois. Et si à l’inverse vous parvenez à accomplir une tâche bien avant sa date butoir, vous pourrez prévoir moins de temps pour l’accomplir à l’avenir.
Plus vous compléterez de projets, plus vous serez capable de planifier vos tâches avec précision.
Lire aussi : Le guide de la méthode PDCA ou Roue de Deming
Comment créer votre plan de projet ?
Étape 1 : Définissez vos objectifs
Premièrement, définissez clairement les objectifs de votre projet.
Si vous travaillez sur un projet interne ou sur un projet personnel, définissez vos objectifs en tenant compte de votre vision, de vos problématiques et de vos aspirations. Vous pouvez éventuellement appliquer la méthode OKR pour rendre vos objectifs plus concrets.
Si vous travaillez sur le projet d’un client, définissez les objectifs avec lui. Qu’est-ce que votre client souhaite accomplir ? D’ici quand ? Quelles sont ses attentes et ses exigences ? Assurez-vous que tout le monde soit bien à la même page avant de démarrer le projet. C’est crucial pour que tout se déroule dans les meilleures conditions.
Lire aussi : Comment se fixer des objectifs SMART ?
Étape 2 : Définissez le cadre du projet
Une fois que vous êtes au clair sur vos objectifs, définissez le cadre du projet en vous posant les questions suivantes :
- Quelles sont les grandes étapes du projet et leur date butoir ?
- Quelles tâches devez-vous accomplir pour chaque étape ?
- Quelles sont les personnes responsables de ces tâches ?
- Quelles sont les dates de début et de fin des tâches ?
- Quelles sont les interdépendances entre ces tâches ?
- Quelles sont les ressources nécessaires (ressource humaine, ressource financière) ?
Voilà ce que cela donnerait pour un projet de création d’un blog :
Objectifs : Lancer un blog sur le bien être d’ici 20 avril
Budget : 2000€
Étape 1 : Définir un cahier des charges (échéance 28 mars)
- Créer un document qui exprime mon besoin dans les détails / 19 mars – 28 mars (Simon)
Étape 2 : Concevoir le site (échéance 20 avril)
- Préparer le contenu des pages du site / 20 – 25 mars (Simon)
- Trouver un freelance pour la conception du site / 20 – 25 mars (Simon)
- Briefer le freelance / 26 mars (Simon)
- Créer le site internet / 27 mars – 8 avril (freelance)
- Faire le contrôle final du site / 9 avril – 14 avril (Simon)
Étape 3 : Publier 3 articles (échéance 2 mars)
- Rédiger l’article 1 / 27 avril – 28 avril (Simon)
- Rédiger l’article 2 / 29 avril – 31 avril (Simon)
- Rédiger l’article 3 / 31 avril – 1er mars (Simon)
Quand vous préparez votre projet, planifiez-le sur 3 mois maximum. Cela ne sert à rien de vous projeter au-delà d’un trimestre. Beaucoup de choses changent en 3 mois. Vous faites face à des imprévus, des problèmes émergent, vos plans changent… Sans compter que plus votre planning s’étale dans le temps, plus vous risquez de perdre en motivation.
Planifiez donc plutôt sur 3 mois. 3 mois c’est assez long pour monter de gros projets et aussi assez court pour permettre de vous projeter et garder la motivation.
Étape 3 : Formalisez les informations dans un document de synthèse
Prenez ensuite toutes les informations que vous avez écrites dans l’étape 2 et formalisez-les dans un document de synthèse.
Étape 4 : Définissez votre diagramme de Gantt
Créez un diagramme de Gantt sur lequel vous ajoutez les étapes de votre projet, vos tâches, les personnes qui sont en charge de ces tâches, les dates de commencement et de fin de vos tâches et leur enchaînement.
Pour créer ce diagramme, vous pouvez utiliser Excel, Notion ou encore Asana.
Note : Vous avez accès à ce modèle de diagramme de Gantt dans le Kit de gestion de projet. Téléchargez-le pour gagner du temps.
Étape 5 (optionnel) : Faites valider votre plan de projet
Votre plan de projet devra parfois être validé avant de pouvoir être exécuté. C’est le cas si vous travaillez pour des clients. C’est aussi le cas quand vous travaillez sur un projet interne à votre entreprise et que vous n’êtes pas le décisionnaire final. Vous devrez alors faire valider votre plan auprès de vos supérieurs.
Bien entendu, si vous êtes le décisionnaire final, vous pourrez vous dispenser de cette étape.
Étape 6 : Lancez votre projet
Quand votre plan est prêt et validé, vous pouvez lancer le projet et commencer à travailler sur vos premières tâches.
Si vous travaillez en équipe, c’est aussi à ce moment-là que vous organisez ce que l’on appelle un kick-off meeting. Le kick-off meeting est la réunion de lancement du projet. C’est pendant cette réunion que votre équipe s’approprie le projet. Vous devez alors leur communiquer les points essentiels, fixer les règles de fonctionnement et vous assurer que le projet soit bien clair pour tout le monde.
En posant ces bases, vous lancerez votre projet dans les meilleures conditions.
Conclusion
Un plan de projet est une feuille de route détaillée qui rappelle vos objectifs et la façon dont vous allez vous prendre pour les atteindre. Il sert à la fois à piloter vos projets, mais aussi à communiquer auprès de vos équipes et de vos clients.
Pour créer votre plan de projet, il suffit de suivre 6 étapes.
- Étape 1 : Définissez les objectifs du projet
- Étape 2 : Définissez le cadre du projet en lisant les grandes étapes du projet, les tâches, les personnes chargées d’accomplir ces tâches, les dates de début et fin des tâches, les interdépendances entre les tâches et les ressources nécessaires.
- Étape 3 : Formalisez toutes ces informations dans un document de synthèse
- Étape 4 : Importez votre projet dans un diagramme de Gantt pour pouvoir le piloter efficacement
- Étape 5 (optionnel) : Faites valider votre projet auprès de vos clients ou du décisionnaire final. Si vous êtes décisionnaire final, vous pouvez vous dispenser de cette étape.
- Étape 6 : Lancer votre projet