11 façons de sortir la tête de l’eau quand on se sent débordé

Vous vous sentez débordé. Vous avez une tonne de choses à faire et vous vous dites que vous n’aurez jamais suffisamment le temps de tout accomplir.

Face à cette masse de travail, vous ne savez pas par où commencer. Tout se mélange dans votre tête. Paralysé, vous êtes incapable de réfléchir efficacement.

Si vous êtes actuellement dans cette situation, rassurez-vous, vous n’êtes pas seul. Nous passons tous par ces moments là.

Pas plus tard que la semaine dernière, je me suis moi-même senti débordé.

Entre la création de ma future agence, la rédaction de contenus pour ce blog, mon déménagement et mon travail à temps plein, j’étais sous-l’eau.

Alors comment faire quand on se sent débordé ? Comment rapidement réduire notre niveau de stress et reprendre contrôle sur notre vie ?

Dans cet article, nous allons voir qu’il existe des moyens simples de sortir la tête de l’eau quand on se sent débordé. 

Vous voulez vous sentir moins débordé ? Voici une présentation qui devrait vous intéresser

Une des meilleures façons d’alléger votre charge mentale est de définir des plannings. Grâce à eux : 

• vous videz votre tête de toutes les choses à faire en les déchargeant sur un calendrier
• vous réduisez votre stress parce que vous savez que votre travail sera fait en temps voulu
• vous clarifiez les tâches à accomplir tout en réduisant l’incertitude et la confusion

Les plannings sont donc un excellent moyen de reprendre le contrôle sur vos journées. Seulement les définir et les suivre n’est pas toujours facile. C’est pourquoi j’ai préparé une présentation gratuite dans laquelle vous découvrirez :

• 5 erreurs et fausses croyances qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui
• Qu’est-ce que la méthode du Planning Infaillible (et en quoi elle est différente des autres méthodes de gestion du temps)
• 7 étapes simples pour définir un planning que vous serez sûr de suivre

Pour y accéder, il vous suffit d’indiquer votre email ci-dessous. 

Listez vos tâches pour vous sentir moins débordé

Nous faisons des listes pour à peu près tout.

Lorsque l’on fait nos courses, on fait une liste pour ne rien oublier.

Avant d’effectuer une opération délicate, les médecins préparent une liste d’étapes à suivre pour agir rapidement au cas où l’opération tournerait mal.

Avant de décoller, les pilotes d’avion passent en revue une liste d’éléments (freins, ailes, phares, portes…) pour assurer la sécurité du vol.

Si on fait autant de listes c’est pour une raison simple :

Notre cerveau n’est pas conçu pour mémoriser efficacement nos tâches.

Garder en mémoire toutes nos tâches, créer du stress. On a peur d’oublier des choses. On a du mal à se rappeler précisément de tout ce que l’on doit accomplir. Et comme on a du mal à jongler mentalement entre nos tâches, on se sent débordé.

C’est la raison pour laquelle on doit faire des listes.

En listant toutes nos tâches, projets et idées sur papier ou dans une application, on les sort de notre tête ce qui permet ensuite de les approcher sereinement et de les traiter efficacement.

Lire aussi : Checklist : 4 étapes pour créer des listes de contrôle utiles

Regardez objectivement vos tâches

Parfois on a l’impression d’être débordé non pas parce qu’on fait face à un grand volume de tâches mais seulement parce qu’on est stressé.

C’est comme si le stress amplifiait artificiellement le volume de tâches à accomplir.

Cependant si on regardait objectivement notre liste de tâches, on se rendrait compte que le travail que l’on doit accomplir n’est en fait pas si conséquent que cela. C’est uniquement le stress qui nous donne la fausse impression d’avoir beaucoup à faire.

Pour vous en rendre compte, regardez votre liste de tâches et demandez-vous :

Etes-ce que je suis vraiment débordé, ou est-ce que c’est mon stress qui me donne l’impression d’être débordé ?

Souvent vous remarquerez que c’est en fait le stress qui vous joue de mauvais tours. 

Gardez en tête vos priorités

“Vous ne manquez pas de temps, vous manquez de priorités.”

Lorsqu’on ne sait pas quelles sont nos priorités ou qu’on les oublie, on se retrouve tôt ou tard débordé. Parce que sans priorité on a tendance à se surcharger de travail. On ajoute des tâches futiles à notre to-do list. On commence une multitude de projets et accepte n’importe quelle sollicitation.

Pour éviter de prendre en charge un trop gros volume de travail, on doit toujours garder en tête nos priorités. Quand on se concentre sur ce qui est prioritaire, on peut éliminer toutes les tâches qui sont accessoires pour ne se concentrer que sur l’essentiel. Ainsi on allège notre masse de travail.

Dites non plus souvent

Dire non est difficile. Il m’arrive d’accepter du travail alors que j’ai déjà beaucoup de choses sur le feu. C’est souvent le réflexe que l’on a quand on veut aider les autres et faire les choses bien.

Seulement accepter de rendre service quand on a déjà beaucoup de travail est contre-productif.

D’un côté les personnes à qui on dit oui se retrouvent avec des tâches plus ou moins bien faites parce qu’on a manque de temps pour les accomplir correctement. De l’autre on met en porte-à-faux nos propres tâches parce qu’on a moins de temps et d’énergie pour travailler dessus.

Dire non plus souvent prévient ces risques de débordements. Cela permet de ne pas s’engager sur des tâches et projets accessoires et protège les tâches pour lesquelles on a déjà dit oui.

Si vous avez du mal à dire non, je vous invite à lire l’article L’art de savoir dire non. Vous y apprendrez notamment comment dire non sans culpabiliser.

Déléguez pour ne plus être sous l’eau

On ne peut pas toujours tout faire tout seul. Parfois on a besoin des autres pour avancer et diminuer la pression.

Déléguer est un excellent moyen de se décharger rapidement de nos tâches quand on manque de temps.

Parmi les tâches à déléguer on retrouve :

• Les tâches urgentes mais pas importantes. Ce sont les tâches que l’on doit faire rapidement et qui ont peu d’incidence sur nos objectifs de long terme.
• Les tâches pour lesquelles nous manquons d’expertise.
• Les travaux de détails c’est-à-dire les tâches qui nous prennent beaucoup de temps et qui nous apportent relativement peu de valeur. Faire le ménage, faire les courses sont des travaux de détails par exemple.
• Les tâches qui sont réellement déléguables. Certaines ne le sont pas. Si on met plus de temps à expliquer le travail à accomplir qu’à l’accomplir nous-même, il est préférable de ne pas déléguer.

En déléguant ce type de tâches, on réduit automatiquement le sentiment de débordement et on peut approcher les tâches restantes avec plus de sérénité.

Lire aussi : Comment déléguer vos tâches et libérer du temps ?

Demandez de l’aide

Récemment j’ai cherché à mettre en place un système de tracking pour mes campagnes marketing. C’était un peu technique. Et comme ce n’est pas mon domaine d’expertise, j’ai buté sur cette tâche pendant un après-midi entier. J’ai perdu beaucoup de temps et pris du retard sur mes autres tâches. Résultat ? Je me suis retrouvé débordé le restant de la semaine.

Le lendemain matin j’ai décidé d’approcher le problème différemment. Au lieu d’essayer de tout faire moi-même, j’ai fait appel à mon collègue développeur et lui ai demandé de m’aider à mettre en place ce système. En 30 min la tâche était complétée.

Si j’avais demandé de l’aide plus tôt, je n’aurais pas perdu mon après midi et n’aurais pas pris de retard sur mon travail.

Savoir demander de l’aide lorsque l’on bloque sur une tâche est un réflexe nécessaire pour avancer efficacement dans notre travail et ne pas se retrouver ensuite débordé. On doit juste apprendre à ne pas s’entêter quand on voit que ça coince.  

Désactivez les notifications

Les notifications que l’on reçoit sur notre smartphone, ordinateur ou sur nos objets connectés ne font qu’amplifier le sentiment de débordement. A chaque fois qu’elles apparaissent, on se sent étrangement obligé de les traiter. Qu’il s’agisse de consulter un message, répondre à un appel, lire une actualité ou regarder une vidéo par exemple, on ne peut pas s’empêcher d’y répondre.

Aussi minime que ces actions soient, elles ajoutent “du bruit” dans notre quotidien et exacerbe l’impression que l’on a d’être sous l’eau.

En désactivant toutes nos notifications, on élimine instantanément tout ce bruit et bénéficie de plus d’espace mental pour traiter nos tâches efficacement.

Pour cela c’est simple, allez dans vos réglages et désactivez toutes les notifications qui ne sont pas nécessaires.

Lire aussi : Comment perdre moins de temps sur son smartphone ?

Accordez-vous des pauses

L’autre jour je lisais un guide de survie (ne me demandez pas pourquoi) dans lequel l’auteur détaillait comment sortir des sables mouvants.

Il expliquait que la pire façon de réagir dans ce type de situation est de se débattre et de gesticuler dans tous les sens car c’est justement ces mouvements qui nous font nous enfoncer de plus en plus.

La solution est en fait de rester calme, de s’allonger sur le dos et de laisser la partie submergée de notre corps remonter naturellement à la surface.

Cette technique est une très bonne analogie pour s’en sortir lorsque nous sommes submergé de travail.

Quand on est débordé, on s’affole, on s’active dans tous les sens et on se met la pression pour accomplir toutes nos tâches. Seulement plus on se met la pression, plus on s’enfonce dans le stress et plus on a le sentiment d’être débordé.

La solution est donc de s’accorder régulièrement des pauses pour sortir la tête de notre travail et prendre de la hauteur sur ce que l’on accomplit.

Pour cela on peut faire une marche de 10 min, s’étirer, discuter avec quelqu’un ou faire une sieste par exemple. En prenant ces pauses, on relâche la pression et on est capable d’approcher le volume de travail auquel on fait face bien plus efficacement.

Lire aussi : Comment prendre des pauses sans culpabiliser

Dormez suffisamment

Le sommeil joue un grand rôle sur la façon dont on perçoit nos journées. Si on passe une mauvaise nuit, la journée qui suit n’est généralement pas très plaisante. On se traîne. On est plus irritable. Chaque effort nous paraît plus difficile. Et on se sent plus facilement débordé.

A l’inverse quand on passe de bonnes nuits, on a bien plus d’énergie pour attaquer nos tâches productivement et faire face à notre volume de travail.

Ne négligez donc jamais votre sommeil lorsque vous vous sentez débordé.

Méditez régulièrement pour ne plus vous sentir débordé

Le sentiment de débordement est avant tout un sentiment de dispersion. Quand on est débordé, on ne sait pas par où commencer. On veut tout faire en même temps. On se sent comme tiraillé.

Pour dépasser ces blocages, méditer se révèle être un excellent exercice.

Pratiquer régulièrement la méditation permet en effet de canaliser nos pensées et de ne pas s’éparpiller quand on fait face à un grand volume de tâches.

Si vous voulez en apprendre plus sur la méditation, des applications tel que Calm, Headspace ou Petit Bambou sont d’excellents moyens de se familiariser avec cette pratique.

Faites du sport

Faire une activité physique régulière permet à notre cerveau de libérer de l’endorphine ce qui nous énergise et nous fait nous sentir bien.

Le sport est le moyen le plus rapide et direct de développer l’énergie dont on a besoin pour attaquer nos tâches dans les meilleures conditions.

Conclusion

Pour conclure si vous passez votre temps à éteindre le feu en traitant en permanence vos tâches les plus brulantes, vous ne laissez aucune place pour ce qui est vraiment important.

Arrêtez donc cette course effrénée. Posez vous 5 min et mettez à plat tout ce que vous avez dans votre tête. Définissez et re-définissez vos priorités et éliminez ou déléguez tout le reste. Vous reprendrez enfin le contrôle.

Et si vous voulez aller plus loin, regardez ma présentation gratuite qui vous montrera comment gérer votre temps en 30 minutes/semaine grâce à des plannings faciles à suivre.