La méthode PDCA (Plan Do Check Act) est une méthode d’amélioration continue qui a été popularisée dans les années 50 par Dr W Edwards Deming.
Cette approche est aujourd’hui bien connue des entreprises qui l’utilisent pour améliorer leurs performances en vente, en marketing, en management… ou tout autre aspect optimisable.
Cette méthode, souvent présentée comme un outil pour les entreprises, peut aussi nous être utile à titre personnel. On peut l’utiliser pour mieux s’organiser, développer de nouvelles compétences, atteindre nos objectifs personnels ou améliorer nos propres performances.
Dans cet article, on va voir exactement ce qu’est la méthode PDCA et comment l’appliquer étape par étape.
PDCA définition
PDCA est un acronyme anglais qui fait référence aux termes Plan, Do, Check, Act. Chaque terme correspond à une étape de la méthode PDCA.
- Plan (Planification) : C’est l’étape 1. C’est celle où on analyse le problème, définit nos objectifs et conçoit notre plan d’action.
- Do (Réalisation) : C’est l’étape 2. Ici on met en oeuvre notre plan d’action.
- Check (Vérification) : Dans l’étape 3, on vérifie et on mesure les résultats obtenus après avoir mis en application notre plan.
- Act (Amélioration) : L’étape 4 est celle où on améliore notre plan d’action et où on le standardise en fonction des résultats obtenus.
Ces 4 étapes sont souvent symbolisées par ce que l’on appelle la Roue de Deming.
La Roue de Deming
Dans la Roue de Deming on retrouve les 4 étapes de la méthode PDCA.
A chaque étape complétée, la roue avance. Il n’y a pas de régression possible. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle on peut apercevoir une cale sur le schéma. La cale symbolise le fait que la roue ne peut aller que vers l’avant et donc que l’on est dans une démarche de progression constante.
Comment appliquer la méthode PDCA ou Roue de Deming ?
Etape 1 : Plan (Planification)
L’étape 1 de la méthode PDCA consiste à :
- Identifier les problèmes à résoudre
- Définir les objectifs
- Définir les actions à mener
- Lister les ressources dont on a besoin pour accomplir notre plan d’action
- Définir un calendrier pour exécuter notre plan
- Définir qui fait quoi (si plusieurs personnes travaillent sur ce plan d’action)
- Définir les indicateurs de performances. C’est-à-dire les choses que l’on va mesurer pour juger de la pertinence de nos actions.
Tous ces éléments permettent de savoir exactement ce que l’on doit faire pour atteindre nos objectifs.
Si vous souhaitez apprendre à créer un plan d’action et à le mettre en forme, j’explique en détail comment le faire dans le guide suivant :
Comment élaborer un plan d’action solide (et s’y tenir) ?
Etape 2 : Do (Réalisation)
Une fois notre plan d’action défini, il s’agit maintenant de le mettre en oeuvre. Pour cela plusieurs choses peuvent aider :
- Bien savoir déléguer : Si on travaille à plusieurs sur le projet, on doit veiller à ce que chacun comprenne les tâches qui lui incombent et qu’il les réalise comme prévu.
- Rester focus : Quand on exécute un plan, on peut parfois avoir tendance à se laisser distraire par d’autres tâches et projets. Il est important de rester focus sur notre plan d’action pour l’accomplir efficacement.
- Ne pas procrastiner : Remettre nos tâches au lendemain c’est prendre un retard inutile. On doit s’assurer de bien respecter les deadlines pour que notre plan d’action se déroule comme prévu.
Ces 3 éléments contribuent à la bonne exécution de notre plan.
Etape 3 : Check (Vérification)
Après avoir exécuté notre plan d’action, on fait le bilan. On reprend les indicateurs de performance que l’on a défini en étape 1 pour juger de la pertinence de nos actions.
Est-ce que notre plan nous a permis d’atteindre notre objectif ? Est-ce que notre problème a été résolu ? Est-ce qu’on est parvenu à améliorer nos performances ?
Toutes ces questions permettent de faire un inventaire des actions qui ont fonctionné et de celles qui ont échoué.
Lire aussi : 4 questions pour faire un bilan personnel de fin d’année efficace (modèle inclus)
Etape 4 : Act (Amélioration)
Une fois notre plan d’action réalisé, 2 cas de figure sont possibles. Soit nos actions produisent les résultats attendus, soit elles ne les produisent pas.
Si le plan d’action ne produit pas les résultats attendus alors on en tire des leçons et on change complètement notre approche pour en trouver une meilleure.
S’il produit de bons résultats, dans ce cas on le garde et on l’améliore. Pourquoi l’améliorer s’il fonctionne déjà ? N’oublions pas que la méthode PDCA est une méthode d’amélioration continue, le but est de faire toujours mieux. On changera donc quelques éléments pour voir si cela permet d’aller encore plus loin.
En complétant l’étape 4 cela nous ramène à l’étape 1 de planification. C’est-à-dire que l’on va définir un nouveau plan d’action en partant des leçons de celui que l’on vient d’exécuter. C’est pour cela que l’on qualifie cette démarche d’amélioration continue. On exécute un plan d’action, on en tire des leçons, on crée un meilleur plan d’action, on en tire de nouvelles leçons et on continue ainsi de suite.
Quelle est la durée idéale du cycle PDCA ?
Le cycle PDCA fait référence au temps nécessaire pour compléter les 4 étapes : Plan, Do, Check, Act. Alors quelle est la durée idéale pour compléter un cycle entier ? 1 semaine ? 1 mois ? 1 an ?
Pour être efficace, on doit s’assurer que le cycle soit assez court. Plus le cycle est court, plus on est capable de progresser rapidement vers nos objectifs. Seul un cycle court nous permet d’obtenir des retours rapides est de corriger notre trajectoire si besoin.
Pour mieux comprendre la nécessité de travailler en cycle court, imaginez partir en roadtrip dans un pays que vous ne connaissez pas. Vous regardez une première fois votre carte pour connaitre votre itinéraire puis vous vous mettez en route.
Vous roulez pendant 3 jours d’affilés sans jeter un seul coup d’oeil à votre carte. Au bout du 4ème jour vous la consultez à nouveau pour vérifiez votre itinéraire. Vous constatez alors que vous vous êtes égaré et que vous êtes maintenant à plusieurs centaines de kilomètres de votre destination. Frustré, vous faites marche arrière et perdez plusieurs heures à retrouver le bon chemin.
Si vous perdez autant de temps c’est parce que vous avez attendu 3 jours avant de re-consulter votre carte pour vérifier que vous avanciez bien dans la bonne direction.
Si vous aviez fonctionné en cycle court, vous n’auriez pas eu ce problème car vous auriez vérifié votre itinéraire régulièrement. Toutes les 2, 3h vous auriez consulté votre carte pour vous assurez que vous êtiez bien sur la bonne route.
C’est ça l’intérêt des cycles court. Cela permet d’avancer vers un objectif, d’obtenir des retours réguliers et de corriger rapidement sa trajectoire si nécessaire.
Pour compléter un cycle entier, la durée idéale doit être comprise entre 1 jour et 3 mois. Au delà de 3 mois le cycle commence à être trop long.
Lire aussi : Comment être efficace en continu avec la méthode des 12 semaines ?
La méthode PDCA : Exemples
La méthode PDCA : exemple d’entreprise
Admettons que l’on génère 200 000 € de vente et que notre objectif soit d’augmenter nos ventes de 20% d’ici 3 mois, voici à quoi ressemblerait le processus.
Etape 1 : Plan
Dans l’étape 1, on réfléchit aux différents moyens d’atteindre notre objectif. On liste toutes les options auxquelles on pense pour augmenter nos ventes de 20%.
Une fois que c’est fait, on garde les idées qui sont réalisables et on les ajoute à notre plan d’action qui pourrait ressembler à celui-ci.
Encore une fois, si vous voulez savoir comment créer ce tableau, il vous suffit de suivre le guide suivant : Comment élaborer un plan d’action solide (et s’y tenir) ?
On définit aussi les indicateurs de performance. Ici on pourrait se donner les indicateurs suivants :
- Ventes générées en appelant les clients existants
- Ventes générées en envoyant les campagnes email qui offre -10%
- Ventes générées grâce aux publicités Facebook
Etape 2 : Do
Quand le plan d’action est établi, on commence à travailler dessus avec nos équipes en s’assurant de bien respecter les deadlines que l’on s’est fixées.
Etape 3 : Check
Une fois les différentes actions menées, on reprend nos indicateurs de performance pour en tirer une conclusion.
- Ventes générées en appelant les clients existants → 8000 €
- Ventes générées en envoyant les campagnes email qui offre -10% → 14 000 €
- Ventes générées grâce aux publicités Facebook → 20 000 €
Total = 42 000 €
Ici visiblement c’est la campagne email et les publicités Facebook qui fonctionnent le mieux.
Etape 4 : Act
Maintenant on doit décider des améliorations à apporter à notre plan d’action. On sait que ce qui fonctionne le mieux est la publicité Facebook et les campagnes emails. Peut être que l’on devrait concentrer nos efforts là-dessus pour améliorer notre plan d’action.
On retourne alors à l’étape 1 pour définir un nouveau plan en prenant soin d’intégrer ces éléments à notre stratégie. Et on recommence à nouveau un cycle.
La méthode PDCA : Exemple personnel
Cas de figure : On souhaite perdre 5 kilos d’ici les 3 prochains mois.
Etape 1 : Plan
On se renseigne sur les meilleures façons de perdre du poids en consultant les différents programmes de sport existants. On en vient au plan d’action suivant :
Courir 3 fois par semaine pendant 20 min.
Et on choisit comme indicateur de performance notre poids.
Etape 2 : Do
On applique notre plan d’action et on court 3 fois par semaine pendant 3 mois.
Etape 3 : Check
Après avoir appliqué notre plan d’action pendant 3 mois, on monte sur la balance et on fait le bilan. Est-ce qu’on a réussi à perdre le poids qu’on voulait ?
Etape 4 : Act
Si on n’a pas réussi à perdre le poids souhaité dans le temps imparti cela signifie que l’on va devoir revoir notre plan.
Est-ce qu’on doit courir plus longtemps ? Plus souvent ? Est-ce que l’on doit changer notre alimentation ? Se faire aider par un nutritionniste ?
Ce sont des réflexions que l’on doit avoir pour préparer un nouveau plan d’action. On repartira alors de l’étape 1 pour définir un nouveau plan amélioré.
Conclusion
Voici les grandes idées à retenir de la méthode PDCA :
- La méthode PDCA / Roue de Deming fait référence au processus d’amélioration en continue
- Cette méthode s’applique en 4 étapes : Plan, Do, Check et Act.
- Pour s’améliorer rapidement, on doit bien faire attention à rendre ces cycles courts. Entre 1 jours et 3 mois maximum.