Macro planning : 5 étapes pour en faire un en 30 min (exemples et modèles inclus)

Qu’est-ce qu’un macro planning ? Quelle est la différence avec un micro planning ? Comment en réaliser un facilement ? Quels sont les meilleurs outils pour le créer ?

C’est ce que vous allez découvrir dans un instant. 

Dans ce guide, vous allez apprendre les bases essentielles pour réaliser votre macro planning, les caractéristiques de cet outil de gestion de projet, ses avantages et inconvénients, les 5 étapes pour le créer et les 4 meilleurs outils pour le réaliser.

Comment tirer bénéfice de vos macro plannings ?

Un macro planning vous permettra d’avoir une vue d’ensemble de vos projets, mais il vous sera inutile si vous ne savez pas gérer votre temps. Vous devez en plus être capable de : 

• prioriser vos tâches 
• gérer les imprévus 
• suivre vos avancées 
• surmonter la procrastination
• rester concentré

Pour vous aider sur ces points, j’ai préparé une présentation gratuite d’une heure dans laquelle vous découvrirez les 7 étapes pour définir un planning que vous serez sûr de suivre. Pour y accéder, il vous suffit de renseigner votre email ci-dessous.

Qu’est-ce qu’un macro planning ?

Le macro planning est un outil de gestion de projet qui donne la trajectoire globale d’un projet. Il résume les grandes étapes, les échéances et les interdépendances entre les tâches. 

Ce type de planning est particulièrement utile pour savoir globalement où vous allez, mais aussi pour communiquer avec les décideurs et parties prenantes externes d’un projet. 

Certains l’utilisent même comme support pour leurs relations presse. C’est le cas d’Elon Musk par exemple qui communique régulièrement le macro planning de Tesla.

Il rappelle souvent lors d’interviews les grands jalons de sa stratégie pour accélérer la transition du monde vers une énergie durable. 

Voici les grandes étapes son macro planning : 

• Étape 1 : Construire un véhicule haute performance de luxe (Roadster) (2008)

• Étape 2 : Utiliser les profits générés par le Roadster pour financer la construction de modèles toujours premium, mais plus abordables avec le Model S (2012) et le Model X (2015) 

• Étape 3 : Utiliser les profits générés par le Model S et X pour construire le Model 3 (2017) et le Model Y (2020) et rendre les véhicules électriques accessibles au plus grand nombre. 

Comme vous pouvez le voir, on est bien loin des plannings détaillés qui donnent toutes les spécificités d’un projet. Ici on a une vue globale et simplifée de sa stratégie qui permet de comprendre globalement ce qui sera fait. 

Exemples de macro planning

Exemple de macro planning en évènementiel

Exemple de macro planning pour le développement d’un logiciel

Pourquoi faire un macro planning ?

Les avantages du macro planning

• + Rapidité : Faire un macro planning prend peu de temps contrairement au micro planning qui nécessite plus de préparation. En 30 minutes vous pouvez en faire un. Il est donc particulièrement utile dans la phase initiale du projet.

• + Vue d’ensemble : Le macro planning offre une vue claire des objectifs à long terme et du cap à suivre.

• + Communication : Il permet de communiquer rapidement et efficacement, même avec les personnes qui ne sont pas directement impliquées dans le projet.

• + Coordination : Il aide à aligner les activités des équipes pour que tout le monde avance dans la même direction tout en optimisant les ressources disponibles.

• + Suivi : Le macro planning permet de suivre votre progrès et d’évaluer si votre projet suit la bonne trajectoire.

Les inconvénients du macro planning 

• – Manque de détails : Le macro planning donne seulement les grands jalons et manque de détails spécifiques qui permettent de piloter le projet.

• – Risque de sursimplification : En planifiant dans les grandes lignes, vous pouvez parfois être tenté de simplifier les choses à l’excès et vous vous retrouvez alors avec un planning irréaliste et inutile.

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Macro planning et micro planning : quelles différences ?

Le macro planning et micro planning diffèrent sur 4 grands points : 

• Niveau de détail
• Horizon temporel
• Objectif
• Public cible

Niveau de détail

Comme on l’a vu, le macro planning offre une vue d’ensemble d’un projet. Certains parlent même de “vue hélicoptère”. Grâce à elle, vous pouvez voir les objectifs généraux, les grandes étapes, les dépendances clés et les ressources nécessaires, mais rien de plus. 

Le micro planning, lui, est beaucoup plus spécifique. C’est une “vue microscope”. En plus d’inclure les éléments du macro planning, il détaille aussi les tâches à faire et leur(s) responsable(s). Il offre donc un niveau de granularité supplémentaire.

Horizon temporel

Le macro planning couvre une période relativement longue qui s’étend sur plusieurs mois, voire même plusieurs années. Le micro planning se concentre plutôt sur des périodes plus courtes qui vont de plusieurs jours à plusieurs semaines. La raison étant qu’il est impossible de prévoir dans le détail ce que vous ferez dans 6 mois et encore moins dans 2 ans.

Objectif

L’objectif principal du macro planning est d’établir une vision globale du projet. Le but du micro planning quant à lui est plus opérationnel. Il permet de mettre en oeuvre la vision, de gérer les tâches quotidiennes, d’investir les ressources efficacement et de résoudre les problèmes qui surviennent.

Public cible

Le macro planning s’adresse avant tout aux décideurs, investisseurs et de manière générale à toutes les parties prenantes de haut niveau. Le micro planning est plutôt destiné aux managers et aux équipes qui travaillent directement sur le projet et qui ont besoin de gérer leurs tâches et coordonner leur effort.

Le macro planning et micro planning sont donc différents sur bien des points et c’est ce qui fait leur complémentarité. Si vous n’utilisez qu’un macro planning sans micro planning, vous serez incapable d’exécuter efficacement les tâches inhérentes au projet. Et à l’inverse si vous utilisez un micro planning, sans macro planning, vous vous perdrez dans les détails opérationnels et vous n’aurez pas une vision claire du cap que vous devez suivre. Vous avez donc besoin des 2 pour gérer vos projets efficacement. 

Comment faire un macro planning ?

Étape 1 : Définissez l’échéance du projet

Pour commencer, déterminez la date à laquelle vous voulez avoir terminé votre projet. Pour cela posez-vous les questions suivantes :  

• Quelles sont les exigences du client ? (si vous réalisez ce projet pour un client)

• Quelles sont les contraintes externes ? Certains facteurs externes tels que les réglementations légales, les évènements saisonniers ou encore les opportunités de marché peuvent influencer la date d’échéance.

• Quelles sont les ressources disponibles ? Les ressources humaines, matérielles et financières déterminent la cadence à laquelle vous avancerez sur vos projets. Vous devez donc en tenir compte pour déterminer une date d’échéance réaliste.

• Quelle est la complexité du projet ? Plus un projet est complexe et nouveau, plus vous devez prévoir de temps pour anticiper les potentiels imprévus.

Ces questions vous permettront de définir la date d’échéance du projet.

Étape 2 : Identifiez les grands jalons

Pour rappel, les jalons sont les grandes étapes par lesquelles vous devez passer pour accomplir votre projet. Ils sont essentiels pour suivre la progression du projet, mesurer les performances et vous assurer que le projet avance à la bonne cadence.

Pour identifier les jalons, partez de votre objectif final et réfléchissez à ce que vous devez faire pour l’atteindre. Admettons que vous vouliez ouvrir un café d’ici 2 ans, vous pourriez identifier les étapes suivantes : 

• Définir le concept du café
• Faire une analyse de marché
• Réfléchir au statut juridique
• Préparer le plan de financement et business plan
• Trouver le lieu du café
• Anticiper les travaux
• Aménager le café
• Promouvoir le café

Étape 3 : Prévoyez les interdépendances

Maintenant que vous connaissez les étapes, analysez les relations entre ces dernières pour identifier leurs interdépendances. Cet exercice est important, il vous permettra d’anticiper les goulots d’étranglement qui limiteront potentiellement la progression de votre projet.

Si on reprend l’exemple du café, l’étape “Préparer le plan de financement” et “Faire une analyse de marché” sont interdépendantes. Tant que vous n’avez pas fait votre analyse de marché, vous ne pouvez pas obtenir des financements, car vous ne pouvez pas expliquer aux investisseurs en quoi c’est une opportunité. Vous devez donc faire l’analyse en priorité pour éviter qu’elle ne devienne un goulot d’étranglement. 

Dans d’autres cas, vous ne trouverez aucune interdépendance entre les étapes et vous pourrez alors les accomplir en parallèle. Par exemple, vous pouvez tout à fait commencer les travaux et promouvoir le café en même temps en parlant de votre projet autour de vous et en diffusant des photos 3D du café pour créer de l’anticipation.

Étape 4 : Déterminez la durée des jalons

Pour chaque jalon identifié à l’étape 2, estimez la durée nécessaire pour l’atteindre. Pour cela partez d’une durée réaliste et ajoutez du temps en plus pour gérer les imprévus. 

Par exemple, si vous pensez avoir besoin de 4 mois pour trouver le lieu de votre futur café, prévoyez-en 6. On ne sait jamais ce qui peut se passer. Peut-être que vous rencontrerez des retards dans les négociations immobilières ou des problèmes de permis. En prévoyant large, vous ne serez pas surpris.

Lire aussi : Le guide complet du chemin critique (définition, étapes et exemples)

Étape 5 : Réalisez votre macro-planning

Pour finir, créez votre macro-planning à partir des informations collectées lors des étapes précédentes. Vous pouvez utiliser des outils comme Excel, Asana, ClickUp ou encore Notion (vous trouverez un comparatif de ces outils dans la dernière partie). 

Assurez-vous que votre macro-planning comprenne les jalons, les dates de début et de fin, leur dépendance ainsi que les ressources nécessaires à chaque étape. En revanche, ne précisez pas quelles tâches seront faites et n’ajoutez pas non plus le détail des ressources. Ces éléments opérationnels apparaîtront plutôt dans le micro planning.

Lire aussi : 5 étapes pour faire un rétroplanning (exemples, modèles et outils inclus)

Comment mettre votre planning à exécution ?

Une fois que vous aurez votre macro planning et micro planning en main, vous devrez le mettre à exécution. Pour vous aider, j’ai préparé une présentation gratuite d’une heure dans laquelle vous découvrirez : 

• Comment prioriser vos tâches 
• Comment gérer les imprévus 
• Comment suivre vos avancées 
• Comment surmonter la procrastination
• Comment rester concentré

Pour y accéder, il vous suffit de renseigner votre email ci-dessous.

4 outils pour faire votre macro planning

Le macro planning avec Excel / Google Sheets

Les tableurs Excel ou Google Sheets permettent de créer des macro plannings facilement. Pour cela il suffit d’entrer vos tâches, échéances et durées estimées dans les cellules.

Points forts des tableurs :

• Adaptabilité : Ils permettent de modifier votre macro planning selon vos besoins.

• Calculs intégrés : Les formules prédéfinies calculent automatiquement les dates de début, de fin et les écarts, réduisant les erreurs de saisie.

• Collaboration en ligne : Les tableurs en ligne permettent de travailler facilement en équipe en temps réel.

Limites des tableurs :

• Laborieux : La mise en place d’un tableur nécessite du temps et des compétences en Excel ou Google Sheets.

• Gestion complexe : Ils sont moins adaptés pour les projets avec des interdépendances complexes.

• Automatisation limitée : Pour une gestion de projet avancée, les fonctionnalités d’automatisation des tableurs peuvent être insuffisantes.

Le macro planning avec Notion

Notion offre une interface attrayante qui allie la souplesse d’un tableur à l’efficacité d’un logiciel de gestion de projet. Avec cet outil vous pouvez créer des pages spécifiques pour chaque projet, organiser vos tâches et ajouter les délais, responsables et interdépendances. Autrement dit, toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour créer un macro planning.

Points forts de Notion :

• Interface intuitive : Notion présente une interface utilisateur moderne qui facilite la création de macro planning. 

• Gestion avancée des tâches : L’outil est idéal pour gérer des projets complexes avec des tâches interdépendantes.

• Travail d’équipe en direct : Notion facilite la collaboration en temps réel avec les membres de l’équipe.

Limites de Notion :

• Apprentissage nécessaire : L’application demande un certain temps d’apprentissage pour maîtriser toutes ses fonctionnalités.

• Personnalisation à double tranchant : Avec Notion vous pouvez personnaliser beaucoup de choses. C’est à la fois son atout et son inconvénient. D’un côté vous pouvez créer des macro plannings sur-mesure, mais d’un autre vous pouvez aussi compliquer involontairement la structure de vos projets en vous perdant dans les fonctionnalités.

Le macro planning avec ClickUp

En compétition directe avec Notion, ClickUp se positionne comme un outil de gestion de projet polyvalent, qui dit vouloir révolutionner la productivité. 

Points forts de ClickUp :

• Personnalisation : Il permet de personnaliser les vues, tableaux et champs pour voir votre macro planning de différentes façons.

• Gestion efficace des ressources : L’outil propose des fonctionnalités avancées pour une allocation optimale des ressources et des tâches.

• Suivi temporel : Il intègre des outils de suivi du temps pour mieux évaluer la progression des projets.

Limites de ClickUp :

• Courbe d’apprentissage : Comme Notion, ClickUp requiert un temps d’adaptation dû à la richesse de ses fonctionnalités.

• Intégration limitée : Les possibilités d’intégration de ClickUp avec d’autres outils de gestion de projet sont limitées, ce qui peut être un inconvénient pour ceux qui utilisent déjà d’autres plateformes.

• Tarification complexe : La structure tarifaire de ClickUp est complexe, offrant différentes fonctionnalités à divers niveaux de prix. Il peut être difficile de choisir le plan le plus adapté, risquant ainsi de payer pour des fonctionnalités superflues.

Le macro planning avec Asana

Asana est spécialement conçue pour la gestion de projet et offre des fonctionnalités avancées pour créer des rétroplannings efficaces.

Points forts d’Asana :

• Gestion intuitive des projets : L’interface d’Asana est intuitive qui facilite la création de macro planning.

• Gestion des interdépendances : Asana permet de gérer facilement le suivi des différentes phases d’un projet.

• Automatisation des processus : L’outil propose des fonctionnalités d’automatisation avancées pour simplifier la gestion des tâches récurrentes.

Limites d’Asana :

• Fonctionnalités payantes : Certaines fonctionnalités avancées, comme la vue Gantt, sont disponibles uniquement dans les versions payantes, contrairement à des solutions comme Notion.

• Attribution des tâches limitée : Asana ne permet pas d’assigner une même tâche à plusieurs personnes, ce qui peut complexifier la gestion dans certains contextes.

• Coût plus élevé : En termes de tarification, Asana se situe au-dessus de ses concurrents tels que Notion ou ClickUp, ce qui représente un inconvénient pour certains utilisateurs.

Conclusion

Voici les principaux points à retenir : 

Le macro planning est un outil de gestion de projet qui donne la trajectoire globale d’un projet. Il résume les grandes étapes, les échéances et les interdépendances entre les tâches. 

Pour faire un macro planning, vous devez suivre 5 étapes :  

• Étape 1 : Définissez l’échéance du projet
• Étape 2: Identifiez les grands jalons
• Étape 3: Prévoir les interdépendances
• Étape 4: Déterminer la durée des jalons
• Étape 5: Réaliser votre macro-planning

Pour réaliser votre macro planning vous pouvez utiliser Excel, Google Sheets, Notion, ClickUp ou Asana.