Un moyen simple et rapide de rester efficace au quotidien, est de garder constamment en tête les lois 11 lois fondamentales de la productivité.
Ces lois permettent de mieux gérer notre temps et nos efforts et d’optimiser notre travail de façon continue.
Dans cet article on va donc voir quelles sont ces 11 lois et comment les utiliser pour être plus productif.
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La loi de Pareto
“80% de nos résultats sont le produit de 20% de nos efforts”
Au 19ème siècle, Vilredo Pareto, un économiste italien, étudie son pays et remarque que 20% de la population détient 80% des terres. Il étudie également les pays voisins et découvre une répartition plus ou moins similaire.
Bien plus tard plusieurs spécialistes tel que Joseph Juran remarquèrent que cette répartition s’appliquait en fait à beaucoup d’autres domaines.
Par exemple 80% du travail est accompli par 20% d’une équipe. 80% du CA provient de 20% de clients. 80% des bugs dans un programme proviennent de 20% de code. Et 80% des résultats proviennent de 20% de nos efforts.
Pour être plus productif, on doit donc s’investir le plus possible sur ces 20%.
Lire aussi : Loi de Pareto : Le guide ultime de la règle des 80/20
La loi de Parkinson
“Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement”
Selon la loi de Parkinson (qui est en quelque sorte la loi des gaz appliquée au travail), si on dispose d’un délai important pour accomplir une tâche, on aura tendance à consommer la totalité du temps imparti.
En d’autres termes plus on dispose de temps, plus on prendra de temps.
Pour éviter de trop en perdre, on doit donc définir des dates butoirs suffisamment proche. Cela permet à la fois de compresser le temps et de créer un sentiment d’urgence.
Si notre date butoir est fixée dans un futur lointain, il suffit de la rapprocher en déterminant toutes les étapes intermédiaires par lesquelles on doit passer pour accomplir notre objectif. Puis de définir ensuite une date butoir pour chacune d’entre elles. Cet exercice permet de rendre la date butoir finale plus réelle et plus proche.
Lire aussi: 4 façons efficaces d’améliorer la gestion de votre temps
La loi de Douglas
“Plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires”.
La loi de Douglas dispose que plus on a d’espace pour ranger nos documents, plus on utilise cet espace et donc, moins on s’y retrouve.
Voici quelques conseils pour garder un espace de travail productif:
- Rangez votre bureau après chaque journée de travail
- Equipez-vous (corbeille, tour de rangement, pot…)
- Minimisez l’utilisation du papier
- Scannez le plus de documents possible
- Si vous n’avez pas utilisé un objet depuis plus de 6 mois, débarrassez-vous en
- Ayez toujours une poubelle à proximité
Loi d’Illich
“Après un certain temps, la productivité tend à décroitre, voir atteindre des valeurs négatives.”
A mesure que l’on travaille, notre énergie diminue. Par conséquent on est moins concentré et donc plus susceptible de faire des erreurs.
On pourrait penser qu’en se levant plus tôt, en se couchant plus tard et en prenant moins de pauses, on est plus productif parce qu’on travaille plus. En réalité plus on travail, moins on est efficace.
Pour rester productif tout au long de la journée, on doit s’assurer de prendre régulièrement des pauses et effectuer notre tâche la plus importante en début de journée.
Loi de Carlson
“Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois”.
Si on travaille sur une tâche sans interruption et sans pause, cette tâche nous prendra moins de temps.
Lorsque l’on commence un travail, on doit faire notre possible pour le terminer d’une seule traite. Ce qui veut aussi dire que l’on doit éviter au maximum les interruptions et distractions.
Loi de Murphy
“Si ça peut tourner mal, cela arrivera”.
En d’autres termes, s’il y a une probabilité que quelque chose tourne mal, cela tournera mal.
Une tâche prendra ainsi généralement plus de temps à cause d’imprévus.
C’est pour cette raison qu’il faut systématiquement prévoir une zone tampon pour compenser le potentiel retard que l’on pourrait avoir.
Lire aussi : Loi de Murphy
La loi de Hofstadter
“Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter.”
La loi de Hofstadter complète la loi de Parkinson et celle de Murphy en disposant qu’il est quasiment impossible de savoir précisément combien de temps un projet complexe prendra.
La preuve en est, Douglas Hofstadter lui même, dit de façon récursive que même en respectant sa loi, il faut quand même prévoir plus de temps
1.
Loi de Fraisse
“1 heure n’est pas toujours égale à 1 heure.”
Einstein avait une autre manière de formuler cette loi:
“Placez votre main sur poêle une minute et ça vous semblera durer une heure. Asseyez-vous auprès d’une jolie fille une heure et ça vous semble durer une minute.”
Le temps est relatif. Il passe plus vite lorsque l’on fait quelque chose qui nous plaît que lorsque l’on fait quelque chose que l’on estime désagréable ou ennuyant. On tend donc naturellement à favoriser les activités qui nous plaisent et reporter ou laisser totalement de côté celles qui nous déplaisent.
C’est un problème car les tâches qui nous déplaisent font partie du processus et sont nécessaires pour accomplir nos objectifs.
On doit donc trouver l’équilibre entre les tâches que l’on aime réaliser et celles pour lesquelles on est moins motivé.
Pour nous y aider on peut faire nos tâches les plus difficiles en début de journée ou tout simplement les déléguer à quelqu’un d’autre.
Loi de Laborit
“Un cerveau ça sert d’abord à fuir ou à lutter”
Similaire à la loi de Fraisse, la loi de Laborit dispose que nous avons tendance à rechercher le résultat le plus rapide ce qui nous fait privilégier les actions qui nous procurent les satisfactions immédiates.
Encore une fois, on peut contrer ce phénomène en réalisant nos tâches difficiles en début de journée ou en les déléguant.
La loi du mouvement de Newton
“Tout corps persévère dans l’état de repos ou de mouvement uniforme en ligne droite dans lequel il se trouve, à moins que quelque force n’agisse sur lui, et ne le contraigne à changer d’état.”
En d’autres termes: un objet au repos tend à rester au repos tandis qu’un objet en mouvement tend à rester en mouvement. Seule une force extérieure peut changer son état.
Cette loi connue en physique, s’applique également à notre productivité
2.
Lorsque l’on procrastine, on est dans un état de repos. On remet au lendemain pour ne pas travailler aujourd’hui. Et plus on attend, plus il est difficile de se lancer.
L’opposé est également vrai. Quand on est en mouvement, il est difficile de s’arrêter. On ressent d’ailleurs cette difficulté lorsque l’on est en plein milieu d’une tâche et que quelqu’un nous interrompt pour nous demander quelque chose. On se sent comme freiné dans notre progression.
Alors comment fait-on pour passer d’un état de repos (on procrastine), à un état de mouvement (on s’active sur une tâche ou un projet) ?
Pour se mettre en mouvement, on peut s’aider de la règle des 2 minutes
3.
La règle des 2 minutes consiste à faire quelque chose d’anodin. Quelque chose qui requiert peu d’efforts et qui nous permet de sortir de notre inertie.
Vous voulez écrire un livre ? Prenez 2 min pour écrire la première phrase.
Vous voulez manger plus sainement ? Prenez 2 min pour couper une pomme et la manger.
Vous voulez commencer à courir 3 fois par semaine ? Prenez 2 min pour mettre vos baskets et votre jogging et sortez de chez vous
Une fois le mouvement amorcé, il sera alors beaucoup plus facile d’accomplir l’étape d’après, puis celle d’après…
Le plus dur est de se mettre en mouvement.
Loi Swoboda-Fliess-Teltscher
La loi Swoboda-Fliess-Teltscher dispose qu’il existe chez nous des rythmes biologiques qui influencent directement notre productivité (saisons, ensoleillement, alimentation, heures de la journée).
Pendant les périodes digestives par exemple, notre corps consomme beaucoup d’énergie. Notre cerveau est donc privé d’une partie de cette énergie pour fonctionner efficacement. C’est pour cette raison que l’on ressent souvent le fameux “coup de barre” après avoir mangé. On est alors moins productif.
Pour rester efficace au fil des jours et des saisons, on doit prendre en compte nos rythmes biologiques et adapter notre emploi du temps. Par exemple éviter de travailler sur des tâches difficiles après avoir manger. Prendre des vitamines D ou des aliments riches en vitamine D en hiver pour éviter d’être en carence. Tout cela contribue à augmenter notre productivité
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Pour conclure, en gardant en tête les 11 lois que vous venez d’apprendre, vous approcherez votre temps et votre énergie différemment.
Vous réfléchirez plus stratégiquement à la façon d’organiser vos journées et votre espace de travail ce qui vous rendra naturellement plus productif.
Pour aller plus loin, n’hésitez pas à rejoindre le programme 7 jours pour être plus productif. Vous recevrez chaque jour pendant une semaine une vidéo pour être plus efficace.
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Notes :