Vous avez l’impression de ne jamais avoir assez de temps ? D’être débordé ? D’avoir trop de choses à faire et trop peu de temps pour les accomplir ?
Si c’est le cas, c’est probablement que vous gérez mal votre temps. Dans cet article, vous allez découvrir pourquoi bien savoir organiser son temps est important et comment le gérer grâce à 4 techniques simples.
Comment gérer son temps en 30 minutes/semaine grâce à des plannings faciles à suivre ?
Vous voulez apprendre à mieux gérer votre temps ? J’ai préparé une présentation gratuite d’une heure dans laquelle vous apprendrez :
- 5 erreurs et fausses croyances qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui
- Qu’est-ce que la méthode du Planning Infaillible (et en quoi elle est différente des autres méthodes de gestion du temps)
- 7 étapes simples pour définir un planning que vous serez sûr de suivre
Pour y accéder, il vous suffit de renseigner votre email ci-dessous :
Pourquoi bien gérer son temps est important
Votre temps est votre ressource la plus précieuse
Savoir gérer son temps, c’est savoir gérer sa ressource la plus précieuse. Comme le dit Harvey MacKay :
Le temps est gratuit, mais il est inestimable. Vous ne pouvez pas le posséder, mais vous pouvez l’utiliser. Vous ne pouvez pas le garder, mais vous pouvez le dépenser. Une fois perdu, vous ne pouvez plus jamais le récupérer.
Vous accomplissez plus en moins de temps
Savoir gérer son temps c’est aussi être capable d’accomplir plus en moins de temps. Plusieurs études montrent que les personnes qui savent gérer leur temps performent mieux que les autres, avancent plus rapidement sur leurs projets et ont des revenus supérieurs.
Vous dégagez plus de temps libre
Gérer son temps efficacement permet aussi de dégager plus d’heures dans son emploi du temps pour se former, apprendre, faire du sport ou encore méditer.
Quand vous faites le choix d’utiliser ce temps pour travailler sur vous, les bénéfices sont démultipliés. En passant plus de temps à développer vos connaissances, votre condition physique et votre spiritualité, vous êtes d’autant plus efficace au travail et donc plus heureux et épanoui.
Vous gérez mieux votre stress
En organisant mieux votre temps, vous gérez mieux votre stress. 2 études publiées sur the Journal of Educational Psychology et sur the Journal of Work, Health and Organization démontrent qu’il existe une corrélation directe entre la gestion de notre temps et la diminution de notre stress. Les sujets qui se sont prêtés à ces études considéraient en effet que bien gérer leur temps les rendait plus heureux.
Vous l’aurez compris, bien organiser son temps offre des bénéfices à bien des niveaux. Alors comment s’y prend-on exactement pour mieux gérer son temps ? Quelles techniques fonctionnent vraiment ?
C’est ce que vous allez découvrir dans la partie suivante.
Comment gérer son temps ?
Définissez vos priorités
Si vous manquez de temps, c’est sans doute que vous manquez de priorités. Lorsque vous ne définissez pas clairement vos priorités, vous traitez toutes vos tâches de la même manière. Que ce soit des tâches importantes, secondaires, inutiles, optionnelles, mal définies… vous mettez tous les œufs dans le même panier.
Vous estimez qu’une journée productive est une journée au cours de laquelle vous êtes parvenu à barrer le plus de tâches possible sur votre to-do list. Mais est-ce que c’est vraiment ça être productif ?
Accomplir un grand volume de tâches est satisfaisant, mais encore faut-il qu’elles vous fassent avancer sur vos objectifs.
Toutes les tâches ne sont pas nécessairement bonnes à être réalisées. Certaines méritent effectivement votre temps et votre attention parce qu’elles vous rapprochent de vos objectifs, d’autres en revanche sont purement des distractions qui vampirisent votre temps.
Pour mieux gérer votre temps, vous devez donc clairement articuler vos priorités pour savoir quelles tâches méritent votre temps et quelles sont celles qui vous en font perdre. Il suffit ensuite d’éliminer toutes celles qui vous en font perdre pour gagner plus de temps.
Fixez-vous des dates butoirs
En 1955, Cyril Northcote Parkinson, un historien et auteur anglais, publie dans la revue The Economist un article à propos de l’administration anglaise et de ses inefficiences. Il explique que les fonctionnaires anglais perdent beaucoup de temps à accomplir leur travail parce qu’ils ont tendance à trop étaler leurs tâches dans le temps. Il extrait alors une loi de cette observation qu’il appelle la loi de Parkinson et qui dit ceci :
[tout] travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement”
En d’autres termes, plus vous vous laissez de temps pour accomplir un travail donné, plus ce travail prendra du temps. Si vous vous donnez une semaine pour accomplir une tâche qui peut être réalisée en 1 jour par exemple, vous mettrez effectivement une semaine pour l’accomplir et non un jour. En somme :
Plus vous vous accordez de temps, plus vous en perdez.
Pour contrer ce phénomène et gagner du temps, vous devez donc définir des dates butoirs intelligentes. C’est-à-dire des dates suffisamment proches dans le temps pour qu’elles vous semblent urgentes et réelles.
Si vous ne comprenez pas pourquoi, repensez à vos années d’école. À l’époque, on vous donnait souvent des devoirs bien à l’avance. Et pourtant, vous vous y preniez au dernier moment pour travailler dessus. Pourquoi ? Parce qu’au début, vous vous disiez que vous aviez le temps. Puis à mesure que les jours passaient, la date butoir se rapprochait et devenait de plus en plus réelle. Jusqu’au moment où elle était si réelle que vous n’aviez plus d’autre choix que de vous mettre au travail.
Pour ne pas perdre de temps et étaler votre travail sur de longues périodes, vous devez donc vous fixer des dates butoirs suffisamment proches pour créer un sentiment d’urgence. De cette façon, vous vous forcerez à optimiser votre temps.
Et si votre date butoir est fixée dans un futur lointain, rapprochez-la en déterminant toutes les étapes intermédiaires par lesquelles vous devez passer pour accomplir votre objectif. Et définissez ensuite une date butoir pour chacune d’entre elles. Cet exercice rendra la date butoir finale plus réelle et plus proche.
Déléguez quand c’est nécessaire
Vous pouvez réaliser tout ce que vous voulez dans la vie, mais réalisez d’abord que vous ne pouvez pas tout faire vous-même.
Déléguer est la clé pour bien gérer son temps. Cependant, toutes vos tâches ne méritent pas d’être déléguées…
Alors, quelles sont celles que vous pouvez déléguer exactement ?
Voici une liste non exhaustive :
- Le travail peu important : Certaines de vos tâches ne vous font pas ou peu avancer sur vos objectifs. Réserver un billet d’avion, envoyer une facture, faire une retranscription, traduire un texte par exemple sont des choses qui doivent être faites, mais qui vous apportent peu de valeur. Ces tâches-là doivent donc être déléguées.
- Les travaux de détails : Créer un visuel pour un article, faire un montage vidéo, créer un site internet, repeindre une pièce… sont des travaux de détails. Ce sont généralement des travaux créatifs et minutieux qui prennent beaucoup de temps et qui doivent être délégués dès que possible. À moins, bien entendu, que ces travaux soient partie intégrante de votre métier (si vous êtes illustrateur, monteur, codeur, peintre…)
- Le travail que vous faites mal : Lorsqu’un travail peut être mieux accompli par quelqu’un d’autre et en moins de temps, c’est un signe que vous devez déléguer. Vous devez reconnaître vos faiblesses, et accepter de transférer certaines de vos tâches si vous voulez gagner du temps.
- Le travail qui vous déplaît : Que ce soit remplir un fichier Excel, faire le ménage, corriger un bug… lorsque vous travaillez sur quelque chose qui vous déplaît, vous mettez généralement plus de temps à le réaliser et vous procrastinez. Il est donc préférable de déléguer ces tâches pour gagner du temps et éviter les erreurs.
En prenant l’habitude de déléguer les bonnes tâches, vous pouvez gagner plusieurs heures de travail par semaine tout en avançant plus vite sur vos projets.
Lire aussi : Comment déléguer vos tâches et libérer du temps ?
Dites non plus souvent
Un des meilleurs moyens de mieux gérer son temps est de dire non plus souvent. Savoir dire non vous permet de ne pas vous engager sur des projets accessoires, cela vous libère des tâches qui prennent votre temps et diminue considérablement les probabilités que vous vous dispersiez. Vous ne devez donc pas hésiter à dire non aux personnes qui vous sollicitent, non aux distractions, non aux réunions…
Si vous avez conscience que dire non est important, mais que vous avez du mal à le dire, je vous recommande de lire mon article sur l’art de savoir dire non. Vous y trouverez tous les conseils pour pouvoir dire non plus facilement et ainsi gagner du temps.
Conclusion
Pour conclure, bien gérer son temps est indispensable pour être efficace. Si vous voulez avancer sur vos projets et accélérer l’exécution de vos tâches, vous devez savoir tirer un maximum profit de chaque seconde. En appliquant les conseils que vous avez appris aujourd’hui, vous devriez être capable de gagner du temps et de booster votre productivité.
Vous voulez aller plus loin ?
J’ai préparé une présentation d’une heure sur la gestion du temps dans laquelle vous apprendrez :
- 5 erreurs et fausses croyances qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui
- Qu’est-ce que la méthode du Planning Infaillible (et en quoi elle est différente des autres méthodes de gestion du temps)
- 7 étapes simples pour définir un planning que vous serez sûr de suivre
Pour y accéder, il vous suffit de renseigner votre email ci-dessous :