Vous êtes débordé et vous traitez tout dans l’urgence ? Vous courrez du matin au soir et pourtant vous avez l’impression de faire du surplace ?
Si c’est le cas, il est temps d’optimiser votre gestion des tâches. Et pour cela, quoi de mieux que de vous inspirer de la façon dont les entreprises gèrent leur stock ?
Car après tout, une to-do list n’est ni plus ni moins qu’un stock de tâches que vous gérez au quotidien. Votre stock grandit quand vous ajoutez de nouvelles tâches et diminue quand vous les accomplissez. Tout le challenge est de savoir comment gérer ce flux pour rester en contrôle de vos journées.
Donc dans cet article vous allez découvrir comment les entreprises gèrent leur stock et comment adapter leurs méthodes à votre organisation personnelle.
LIFO / FIFO : 2 méthodes de gestion des stocks
Les entreprises appliquent 2 méthodes pour gérer des stocks : le LIFO et le FIFO.
LIFO est un acronyme anglais qui signifie “Last In First Out” ou “Dernier Entré Premier Sorti”. Cette méthode se base sur le principe suivant :
Tous les actifs produits ou achetés en dernier sont les premiers à sortir du stock.
Autrement dit, l’entreprise se débarrasse en premier des actifs qui sont arrivés en dernier. Si on prend pour métaphore une pile d’assiettes sales, la dernière assiette posée en dessus de la pile est la première à être lavée.
Cette méthode s’oppose au FIFO. FIFO signifie “First In First Out” ou “Premier Entré Premier Sorti”. Avec cette méthode, tous les actifs produits ou achetés en premier sont les premiers à sortir du stock. Pour reprendre la métaphore de la pile d’assiettes sales, la première assiette posée est la première à être lavée.
Alors à quoi est-ce que cela ressemble quand vous adaptez ces 2 méthodes à la gestion de vos tâches ?
La gestion des tâches selon la méthode LIFO
Quand vous gérez vos tâches selon la méthode LIFO, vous traitez les dernières tâches en premier. Autrement dit, vous faites passer les nouvelles tâches entrantes avant celles que vous planifiez.
Prenons un exemple pour mieux comprendre. Admettons que vous ayez prévu de travailler sur les tâches suivantes aujourd’hui :
- Préparer la présentation client
- Envoyer les invitations pour la conférence en ligne
Voilà à quoi ressemblera votre journée si vous suivez la méthode LIFO :
- Quand vous arriverez au bureau le matin, vous ne travaillerez pas tout de suite sur ces 2 tâches. Vous ouvrirez d’abord votre boîte mail et traiterez vos derniers emails en premier.
- Quand un client vous appellera, vous mettrez en pause ce que vous étiez en train de faire pour lui répondre tout de suite.
- Quand un collègue vous invitera à une réunion de dernière minute, vous accepterez même si cela implique de prendre du retard sur votre travail.
- Quand vous aurez une nouvelle idée, vous travaillerez dessus plutôt que d’accomplir ce que vous aviez prévu.
Bref vous traiterez en priorité toutes ces nouvelles choses qui émergeront au cours de la journée avant de faire ce que vous aviez prévu.
Maintenant comme vous vous en doutez cette méthode de travail est contre-productive. En organisant vos journées de cette façon, vous passerez votre temps à travailler sur des petites tâches sans importance. Vous ferez ce que l’on appelle du “busywork”.
Vous laisserez aussi les autres vous imposer leur agenda. Vous traiterez leurs tâches, leurs projets, leurs objectifs et leurs besoins avant les vôtres. Et vous aurez du mal à avancer sur votre travail.
Pour mieux gérer vos tâches, vous devez donc éviter la méthode LIFO et adopter le FIFO à la place.
La gestion des tâches selon la méthode FIFO
Avec la méthode FIFO, les premières tâches que vous ajoutez à votre to-do sont les premières que vous traitez.
Reprenons notre exemple pour voir à quoi cela ressemble. Si vous prévoyez aujourd’hui de préparer une présentation client et d’envoyer des invitations pour une conférence en ligne, alors ce seront les 2 tâches que vous traiterez en premier. Toutes les choses qui s’ajouteront au fur et à mesure de la journée, qu’il s’agisse d’emails, d’appels, de réunions… seront traitées dans un second temps.
Pour mettre cela en pratique, vous pouvez adopter le time-blocking. C’est-à-dire bloquer des créneaux non négociables dans votre calendrier pour traiter vos premières tâches (les tâches que vous planifiez) et laisser des créneaux libres pour traiter toutes les autres tâches qui s’ajoutent par la suite. De cette façon, vous serez sûr que les tâches que vous aviez prévues seront accomplies.
Maintenant, vous vous demandez sans doute comment faire si une tâche urgente émerge pendant que vous êtes en train d’accomplir votre travail. Par exemple, comment faire si un client vous demande des informations en urgence, alors que vous travaillez sur votre présentation ? Est-ce que vous devez mettre en pause ce que vous êtes en train de faire et lui répondre ? Ou est-ce que vous devez attendre d’avoir fini ?
La réponse, vous la connaissez. Vous devez d’abord terminer votre tâche avant de traiter ces “urgences”. Dites-vous bien que la plupart des “urgences” peuvent attendre quelques heures. Vos clients, vos collègues, vos fournisseurs… peuvent patienter.
Alors, là vous allez peut-être me dire :
Oui, mais si je ne leur fournis pas ces informations tout de suite, ils seront bloqués dans leur travail et ils risqueront de me reprocher mon manque de réactivité par la suite.
Si c’est votre crainte, alors à ce moment-là vous devez revoir votre organisation en profondeur et créer un écosystème dans lequel vos clients, vos collègues, vos fournisseurs… peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin sans avoir à passer par vous.
Pour vous donner un exemple concret, quand j’étais salarié, j’avais créé un espace Notion sur lequel mes collègues et mes managers pouvaient accéder à toutes les ressources dont ils avaient besoin. Ils pouvaient voir mes présentations, mes rapports et mes contenus. Ils pouvaient également savoir en temps réel quels étaient les tâches et projets sur lesquels je travaillais. Et grâce à cet espace, j’ai pu réduire de 80% les sollicitations.
Si vous êtes vous aussi souvent sollicité pour des informations, créez un espace “self-service” sur lequel les personnes avec qui vous collaborez pourront trouver toutes les données dont elles ont besoin et vous gagnerez un temps précieux.
Conclusion
Les entreprises utilisent 2 méthodes pour gérer leur stock : le LIFO (Last In First Out) et le FIFO (First In First Out).
Avec le LIFO, tous les actifs produits ou achetés en dernier sont les premiers à sortir du stock. Avec le FIFO tous les actifs produits ou achetés en premier sont les premiers à sortir du stock.
Pour optimiser votre gestion des tâches quotidiennes, vous pouvez vous inspirer de la méthode FIFO. C’est-à-dire accomplir d’abord les premières tâches de votre to-do list, avant de vous attarder sur les autres qui s’ajoutent au fur et à mesure de la journée.
En travaillant de cette façon, vous vous investirez sur les choses qui ont un réel un impact et avancerez mieux dans vos projets.