Si vous êtes entrepreneur, coach, consultant ou freelance, vous êtes forcément amené à gérer plusieurs projets en même temps. Il peut s’agir de projets internes à votre entreprise ou de projets que vous gérez pour le compte de clients. Quoi qu’il en soit, vous devez jongler entre une multitude de tâches et de deadlines, ce qui n’est pas toujours évident. Alors, comment garder les choses sous contrôle et mener à bien vos projets ?
Dans cet article, vous allez découvrir 5 astuces simples pour organiser vos semaines quand vous avez plusieurs projets sur le feu.
Gérez plusieurs projets en même temps en les priorisant
Vos projets n’ont pas tous le même niveau de priorité. Certains sont très importants et doivent être accomplis en priorité, tandis que d’autres sont plus accessoires et peuvent être relégués au second plan. Pour vous organiser efficacement, vous devez faire la distinction.
Pour cela, il vous suffit d’utiliser la matrice d’Eisenhower. Cette matrice permet de classer vos tâches et vos projets selon leur degré d’importance et d’urgence (et donc de savoir quel est leur ordre de priorité). Mais avant de vous expliquer comment cela fonctionne, faisons un point rapide sur la notion “d’importance” et “d’urgence” parce que ces 2 notions sont souvent confondues.
- Urgent : Un projet urgent est un projet que vous devez réaliser au plus vite. Si vous ne le faites pas, les répercussions seront immédiates. Par exemple, si un de vos clients s’apprête à sortir un nouveau produit d’ici peu et que vous avez pour mission de préparer la campagne de communication de son lancement, vous devez vous en occuper rapidement. Si vous ne le faites pas, le lancement sera un flop et votre client, insatisfait, ne travaillera plus jamais avec vous et ne recommandera pas vos services.
- Important : Un projet important est un projet qui vous permet de faire les progrès les plus significatifs vers votre objectif final. Par exemple, si votre objectif est de doubler votre chiffre d’affaires cette année, un projet important pourrait consister à créer un programme d’affiliation et à recruter des partenaires pour promouvoir vos produits et services. Ce projet pourrait potentiellement vous apporter les résultats explosifs que vous désirez.
Une fois que vous comprenez la différence entre l’urgence et l’importance, vous pouvez classer vos projets en 4 catégories :
- A) Les projets importants et urgents : Ce sont les projets qui sont à la fois alignés avec votre objectif final et que vous devez réaliser dans les plus bref délais. Comme vous pouvez vous en doutez, ce sont aussi ceux que vous devez accomplir en priorité. Il mérite donc une place de choix dans votre planning. Typiquement, vous pouvez accomplir ces projets le matin ou travailler intensivement dessus pendant 1 ou 2 jours pour être sûr de les accomplir à temps.
- B) Les projets importants et non urgents : Ce sont les projets pour lesquels vous êtes moins pressé par le temps. Vous devez tout de même les planifier dans votre agenda pour ne pas les oublier et vous en occuper à temps. En les planifiant en amont et vous en occupant au bon moment, vous éviterez que ces projets deviennent urgents.
- C) Les projets urgents et non importants : Ce sont les projets que vous devez déléguer. Vous devez dépenser le moins d’énergie et de temps possible sur ce qui n’est pas important pour vous concentrer sur ce qui a une vraie valeur ajoutée. Maintenant si vous êtes solopreneur ou freelance et que vous n’avez pas le budget nécessaire pour recruter, vous avez 2 options. Vous pouvez vous occuper de cette dimension-là vous-même. Si c’est ce que vous décidez de faire cherchez à réduire au maximum le temps passé dessus. En aucun cas vous ne devez passer plus de temps sur cette catégorie de projet par rapport aux catégories A et B. Ou, 2ème option, vous pouvez embaucher un stagiaire pour vous épauler. Par contre, jouez le jeu. Formez-le et faites-le monter en compétence. Personne n’aime les stages “café”.
- D) Les projets ni urgents ni importants : Tous les projets qui appartiennent à cette catégorie sont inutiles. Laissez-les donc complètement tomber. Vous gagnerez du temps et vous réduirez votre charge mentale.
En classant vos projets selon ces 4 catégories, vous aurez une meilleure idée de la place que vous devez accorder à chacun d’entre eux dans votre planning.
Décomposez vos projets en une liste exhaustive de tâches
Pour gérer plusieurs projets en même temps, vous devez être au clair sur leurs tenants et aboutissants. Vous devez savoir quels sont leurs objectifs, quelles sont leurs grandes étapes, quelles sont les tâches à accomplir…
Pour mettre tout cela en forme, vous pouvez utiliser un plan de projet. Cette feuille de route vous donnera tous les éléments dont vous avez besoin pour bien gérer vos projets. Il regroupe :
- les objectifs du projet
- les grandes étapes du projet
- les tâches de chaque étape
- les personnes responsables de ces tâches
- les dates de début et fin des tâches
- les interdépendances entre les tâches
- les ressources déployées (ressource humaine, ressource financière)
Grâce à votre plan de projet, vous pourrez à la fois mesurer vos progressions et améliorer votre planification. Pour en savoir plus, lisez : Comment élaborer un plan de projet ? (Kit de gestion de projet inclus)
Centralisez tous vos projets sur une seule et même application
Pour gérer efficacement plusieurs projets en parallèle, vous devez les centraliser à un seul et même endroit. Si vous les dispersez à travers plusieurs pages ou plusieurs applications, vous aurez beaucoup de mal à les coordonner les uns avec les autres. Vous ne pourrez pas voir les potentiels conflits existants entre les différentes tâches et deadlines.
Quand je gérais mon agence de web marketing il y a quelques années, je travaillais avec plusieurs clients et j’étais confronté à ce problème. J’utilisais à la fois l’application Todoist, Trello et Notion pour gérer les projets de mon entreprise et ceux de mes clients. Parfois il m’arrivait de planifier le projet d’un client sur une application, et de ne pas réaliser que mon planning était incompatible avec le planning d’un autre projet qui était hébergé sur une autre application. Cela rendait la gestion de projet difficile parce que les informations étaient dispersées entre les différents outils. Par la suite, j’ai donc décidé d’utiliser Notion pour centraliser toutes ces informations, ce qui a énormément simplifié les choses.
Morale de l’histoire, hébergez tous vos projets sur une seule et même application. Vous vous faciliterez la vie et vous gagnerez du temps. Vous pouvez utiliser Notion, Trello, Click Up ou encore Asana. Ces applications vous permettront de créer plusieurs projets et de créer des dashboards grâce auxquelles vous pourrez piloter l’ensemble des projets facilement.
Lire aussi : Notion : La meilleure application de prise de notes
Planifiez vos projets de façon hebdomadaire
Quand on travaille sur plusieurs projets, on peut être tenté de définir un planning détaillé qui s’étale sur plusieurs semaines. Mais contrairement à ce que l’on pourrait penser, c’est une erreur. C’est même contre-productif. Laissez-moi vous expliquer pourquoi.
Imaginez prendre 3 heures en début de mois pour planifier vos projets. Vous définissez précisément ce que vous ferez pendant les semaines à venir. Vous vous dites que la semaine 1, vous ferez les tâches A, B, C, la semaine 2 vous ferez les tâches D, E, F, la semaine 3, les tâches G, H, I…
Après avoir fait cet exercice, vous aurez certainement l’esprit clair parce que vous saurez exactement sur quoi travailler pendant les prochaines semaines. Mais voilà ce qu’il risque de se passer. Au début, vous réussirez peut-être à tenir votre planning, mais rapidement vous ferez face à des imprévus. Des problèmes émergeront, vous prendrez du retard sur vos tâches, vos plans changeront… et le planning détaillé que vous aviez pris 3 longues heures à construire deviendra caduque. Résultat, vous aurez perdu du temps pour rien.
Pour planifier vos projets efficacement, vous devez travailler sur un horizon temporel plus court. Au lieu de définir des plannings mensuels ou trimestriels détaillés, définissez plutôt des plannings hebdomadaires. Pour cela, indiquez dans votre calendrier les projets sur lesquels vous travaillerez pendant la semaine. Vous pourriez dire par exemple : le lundi et mardi de 9h à 12h je m’occuperai du projet A, et le mercredi et jeudi pendant toute la journée je m’occuperai du projet B. Puis, en fin de semaine, faites un point sur vos avancées et planifiez la semaine suivante.
Ce fonctionnement agile à 2 grands avantages. Premièrement vous perdez moins de temps à définir de grands plans irréalistes de plusieurs semaines et deuxièmement vous êtes capable d’adapter vos plans aux réalités du quotidien.
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Ajustez votre planning par de petits bilans quotidiens
Que vous le vouliez ou non, votre planning sera toujours remis en question par les réalités du quotidien. Vous ferez forcément face à des problèmes et des retards qui viendront perturber le déroulement de vos projets. Et le seul moyen de garder les choses sous contrôle est de faire de petits bilans quotidiens.
Les bilans quotidiens vous permettront d’ajuster votre planning face aux imprévus et de garder vos projets sur les rails. Pour faire ces bilans, prenez 5 – 10 min en fin de journée pour faire un point. Si vous voyez que vous êtes dans les temps ou même en avance sur vos projets, c’est parfait, continuez à la même cadence et ne changez rien. Par contre si vous réalisez que vous avez pris du retard, cherchez un moyen de le rattraper les jours suivants. Peut-être que vous devrez annuler certaines réunions, décaler certaines tâches ou travailler un peu plus tard le soir… en tout vous devez adapter votre planning pour rester dans les clous.
C’est grâce à ces petites réflexions quotidiennes que vous pourrez garder le cap et gérer tous vos projets efficacement.
Conclusion
Gérer plusieurs projets en même temps peut être challengeant. Si vous ne savez pas comment vous y prendre, vous pouvez vite vous retrouver débordé. Pour éviter que cela arrive, voici quelques astuces :
- Définissez l’ordre de priorité de vos projets en utilisant la matrice d’Eisenhower
- Faites une liste exhaustive des tâches à faire en établissant des plans de projets
- Centralisez vos projets à un seul et même endroit pour vous faciliter la vie
- Planifiez vos projets de façon hebdomadaire
- Ajustez votre planning en faisant un petit point quotidien