The Rock me fascine. Depuis 2001, l’acteur joue dans au moins un blockbuster chaque année. À côté de ça, il dirige son propre studio de production, Seven Bucks, et gère plusieurs entreprises comme Termana Tequila, Acorns, Project Rock, ZOA Energu, Salt And Straw et XFL. Il s’entraîne à la salle 6 fois par semaine à raison de 3, 4 heures par jour et arrive encore à trouver du temps pour sa femme et ses 3 filles.
Quand on regarde la quantité de travail monstrueuse qu’il arrive à accomplir, on se demande comment quelqu’un peut réussir à en faire autant. Mais en creusant un peu, on se rend compte que l’homme d’affaires ne travaille pas seul. Il délègue une grande partie de ses tâches à des experts pour se concentrer sur ce qu’il fait le mieux : construire sa marque personnelle.
Si aujourd’hui vous êtes entrepreneur, vous réalisez peut-être encore vos tâches seul et éprouvez des difficultés à déléguer. Le problème c’est qu’en voulant tout gérer vous-même, vous freinez le développement de votre entreprise. Parce que vous vous investissez sur des tâches à faible valeur ajoutée.
Pour aller plus vite et plus loin, vous devez apprendre à faire comme The Rock. Vous devez travailler non pas DANS votre business, mais SUR votre business. Et le meilleur moyen d’y parvenir est de déléguer.
Dans cet article vous allez donc découvrir pourquoi vous avez du mal à déléguer aujourd’hui, quelles sont les tâches que vous devez déléguer le plus rapidement possible et comment vous entourer des bonnes personnes.
4 raisons pour lesquelles vous ne déléguez pas aujourd’hui
Vous avez peur que le travail soit mal fait
Déléguer implique de faire confiance, ce qui peut s’avérer difficile surtout si vous êtes de nature méfiante. Parce que vous aurez toujours peur que la personne à qui vous confiez vos tâches fasse mal son travail :
- Si vous déléguez le support client, vous aurez peur qu’elle manque de réactivité et que vos clients finissent par s’agacer et demander un remboursement.
- Si vous déléguez la gestion de votre site, vous aurez peur qu’elle fasse des erreurs qui réduisent à néant vos années d’efforts pour vous référencer sur les moteurs de recherche.
- Si vous déléguez la production de contenu, vous aurez peur qu’elle publie des articles de mauvaise qualité qui vous décrédibilisent.
- Si vous déléguez la gestion de vos publicités, vous aurez peur qu’elle paramètre mal vos campagnes et qu’elle dilapide votre argent sans que vous n’obteniez le moindre retour sur investissement.
Alors vous préférez tout faire tout seul pour éviter de prendre le moindre risque. Résultat, vous vous retrouvez avec une énorme charge de travail sur les épaules et finissez vos journées de travail tard.
Pour réussir à déléguer, vous devez apprendre à lâcher prise et à faire confiance. Pour y parvenir, testez la personne sur de petites missions. Si vous voulez déléguer le support client par exemple, donnez-lui quelques tickets à traiter pendant 1 semaine pour vous faire un avis sur la façon dont elle travaille. Si vous voulez déléguer la production de contenu, demandez-lui de vous rédiger un ou deux articles. Vous verrez tout de suite si la qualité de ce qu’elle produit est à la hauteur de vos standards.
Si vous constatez qu’elle fournit du bon travail, la confiance viendra d’elle-même et vous parviendrez à dépasser vos peurs et à déléguer vos tâches.
Vous ne déléguez pas par égo
Vous voulez prouver que vous n’avez besoin de personne pour réussir. Alors vous faites tout vous-même. Vous créez votre site internet seul, produisez vos contenus seul, prospectez seul et développez vos produits et services seul.
Vous pensez qu’accomplir votre travail seul, vous rend plus méritant et que demander de l’aide à quelqu’un est un aveu de faiblesse. Comme si déléguer était une preuve d’incompétence. En vérité, c’est tout le contraire. Les personnes qui réussissent le mieux sont celles qui savent demander de l’aide quand elles en ont besoin.
Prenez Elon Musk, par exemple. À en croire les médias, il a réussi à bâtir un empire sans l’aide de personne. En réalité, il s’est fait aider tout au long de sa carrière. Lorsqu’il a créé sa première entreprise dans les années 90, son ami d’enfance lui prêtait de l’argent pour payer son loyer. Quand en 2008, il était au bord de la faillite, un autre ami, Peter Thiel, a investi 20 millions de dollars pour permettre à son entreprise de survivre. Sans ces mains tendues, il n’en serait jamais là où il en est aujourd’hui.
Est-ce que cela fait de lui un incapable pour autant ? Non. Est-ce que cela remet en question ce qu’il a réussi à accomplir au cours de ces dernières années ? Certainement pas.
Demander de l’aide n’est pas un signe de faiblesse, c’est plutôt la preuve que vous êtes suffisamment intelligent pour reconnaître que vous ne pouvez pas être bon partout et que vous savez vous entourer des bonnes personnes pour aller plus vite et plus loin.
Vous voyez la délégation comme une contrainte
Sur le court terme, déléguer vos tâches vous ralentira, c’est certain. Parce que vous devrez trouver la bonne personne à qui confier vos tâches, la former, superviser son travail, corriger ses erreurs, faire des points réguliers… ce qui ajoutera du travail supplémentaire à vos journées déjà bien chargées.
Mais une fois que cette personne sera opérationnelle, vous gagnerez énormément de temps. Toutes ces choses qui alourdissent votre charge mentale aujourd’hui, comme le traitement de vos emails, la gestion administrative, la comptabilité, seront entièrement gérées par quelqu’un et vous n’aurez plus à vous en soucier. Cela vaut quand même bien de petits sacrifices sur le court terme, vous ne pensez pas ?
Vous estimez ne pas avoir le budget pour déléguer
Beaucoup d’entrepreneurs sont effrayés à l’idée d’embaucher quelqu’un parce qu’ils estiment que le coût est trop important. Pour réussir à passer cette barrière mentale, vous ne devez pas voir le recrutement comme un coût, mais comme un investissement.
Admettons que vous recrutiez un VA qui gère pour vous la partie administrative et le support client. Vous payez cette personne 800€ par mois et grâce à elle vous libérez 40h. Vous avez donc maintenant 40h en plus pour travailler sur des activités à haute valeur ajoutée comme la prospection, la création de tunnels de vente ou encore le développement de nouveaux produits/services. À votre avis, est-ce qu’en 40h vous ne seriez pas capable de gagner 2000 à 3000€ en plus par mois ? Bien sûr que oui. Il vous suffirait de contacter plus de prospects pour proposer vos produits et services et vous gagneriez plus.
Déléguer est donc un investissement et vous devez le voir comme tel si vous voulez pouvoir vous décharger de vos tâches.
Maintenant que vous comprenez mieux quels sont les blocages psychologiques qui vous empêchent de déléguer, vous vous demandez peut-être quelles tâches déléguer ?
4 types de tâches à déléguer pour gagner du temps
Il y a 4 types de tâches que vous pouvez déléguer pour libérer des heures chaque semaines :
- les tâches récurrentes : ce sont celles que vous faites à répétition et qui vous apportent peu de valeur comme par exemple gérer la comptabilité, faire la facturation ou encore traiter les emails.
- les tâches peu importantes : ces tâches peuvent prendre des heures, mais ne contribuent que très peu au développement de votre activité. Dans cette catégorie, on retrouve la mise en forme de présentations, la rédaction de comptes-rendus, le montage vidéo et la création des visuels pour vos réseaux sociaux.
- les tâches que vous n’aimez pas faire : ce sont celles sur lesquelles vous procrastinez le plus souvent. Ces tâches sont différentes pour tout le monde. Dans votre cas, il peut s’agir de faire des tâches administratives, de résoudre des problèmes techniques sur votre site ou de créer du contenu. Si vous détestez faire ces tâches, quelqu’un adorera les faire à votre place.
- les tâches pour lesquelles vous êtes peu qualifié : ce sont celles pour lesquelles vous manquez de compétence et qui vous prennent beaucoup plus de temps qu’elles ne le devraient. Par exemple, automatiser les process de votre entreprise, mettre en place un tunnel de vente ou optimiser le référencement de votre site. Déléguer ce genre de tâches à un expert vous permettra d’aller beaucoup plus vite que si vous le faisiez vous-même.
Comment choisir le bon freelance à qui déléguer vos tâches ?
Trouver un freelance à qui déléguer ses tâches est aussi difficile que de trouver son âme soeur. Car vous devez trouver quelqu’un qui est à la fois compétent, sérieux, rigoureux, impliqué et réactif. Et quelqu’un avec qui vous vous entendez bien de préférence (c’est mieux surtout si vous comptez travailler avec cette personne sur le long terme).
Pour avoir fait de nombreux recrutements ces dernières années, je peux vous dire que ce genre de profil ne court pas les rues. La plupart des gens sont peu investis et se contentent du strict minimum. Et les profils vraiment qualifiés, les A-players comme on les appelle, sont déjà occupés à travailler avec d’autres clients.
Trouver la bonne personne est donc difficile, mais ce n’est pas impossible. Si vous appliquez les 3 étapes suivantes, vous réussirez à trouver quelqu’un en qui vous pouvez avoir confiance qui vous donnera pleinement satisfaction.
Étape 1 : Identifiez votre besoin
Pour commencer, identifiez les tâches que vous voulez déléguer et les qualités que vous recherchez chez la personne à qui vous voulez les confier. Pour cela, faites un tableau à 2 colonnes. Dans la colonne 1 écrivez les tâches à déléguer et dans la colonne 2, les qualités recherchées.
Étape 2 : Partez à la chasse
Une fois que vous avez identifié votre besoin, partez à la recherche du freelance de vos rêves. Pour le trouver, vous pouvez vous y prendre de plusieurs façons.
Vous pouvez partager un post LinkedIn dans lequel vous décrivez ce que vous recherchez. Ce genre de publication reçoit généralement beaucoup d’engagement et de visibilité. Votre réseau ne manquera pas de le relayer et de vous connecter aux bonnes personnes.
Vous pouvez aussi faire vos recherches sur Malt ou Upwork. Ces plateformes vous permettront d’accéder à différents profils de freelance et de les sélectionner selon leurs compétences et expériences. Personnellement, j’utilise souvent Malt pour mes recrutements et j’ai toujours trouvé des profils sérieux qui répondaient à mes besoins.
La chasse est la partie la plus longue du processus, mais c’est la plus importante. Il ne faut surtout pas la négliger. Quand j’étais directeur marketing, j’ai fait l’erreur un jour de précipiter un recrutement et je m’en suis mordu les doigts pendant des semaines.
Le profil ne répondait pas vraiment à mes critères, mais comme je cherchais désespérément quelqu’un pour alléger ma charge de travail, j’ai réussi à me convaincre qu’il ferait l’affaire. Grave erreur ! Après l’avoir embauché, je n’ai eu que des ennuis. La personne faisait mal son travail, elle n’était pas réactive, rendait ses projets en retard et s’absentait sans raison. Heureusement un mois après son recrutement, elle a décidé de partir d’elle-même pour poursuivre un projet personnel.
En précipitant ce recrutement, j’ai perdu plus de temps que je n’en ai gagné. Depuis ce jour, je me suis juré de ne plus refaire la même erreur.
Étape 3 : Testez le freelance sur plusieurs petites missions
Avant j’avais plutôt tendance à tester les freelances sur une mission d’une journée. Mais je me suis aperçu que ce n’était pas suffisant pour pleinement apprécier leur façon de travailler. N’importe qui peut se montrer sous son meilleur jour le temps d’une journée. Surtout si cela implique d’être embauché sur un contrat de plus long terme derrière. En revanche, c’est plus difficile de continuer à se montrer sérieux, réactif et disponible pendant des semaines. D’où l’intérêt de donner plusieurs petites missions et de les étaler dans le temps. Vous saurez alors avec certitude si cette personne a bien les qualités qu’elle prétend avoir. Et si c’est le cas, vous pourrez l’embaucher sur le long terme en toute confiance.
Comment bien communiquer au moment de déléguer ?
Donnez des instructions claires
Vous devez expliquer très clairement ce que vous attendez de la personne à qui vous déléguez vos tâches. Quel est le travail que vous souhaitez qu’elle fasse ? Comment voulez-vous qu’elle le fasse ? Est-ce que vous vous attendez à ce qu’elle se cantonne aux tâches que vous lui confiez ou est-ce que vous aimeriez qu’elle fasse preuve d’initiatives ? Est-ce que vous voulez qu’elle communique en permanence avec vous par message ou est-ce que vous préférez qu’elle vous partage seulement les informations essentielles lors d’un point hebdomadaire sur Zoom ?
Vous devez définir ce cadre dès le début et vérifier que les consignes sont bien comprises pour que votre collaboration se déroule dans les meilleures conditions.
Trop souvent les problèmes de délégation proviennent d’une mauvaise communication. Vous vous attendez à ce que les choses soient faites d’une certaine façon, mais comme vous ne le dites pas explicitement, la personne n’est pas au courant et vous retrouvez insatisfait du résultat. Pour éviter cela, clarifiez vos attentes dès le départ et donnez des consignes détaillées pour éviter toute ambiguïté.
Faites preuve de patience et de compréhension
Quand vous recrutez quelqu’un, vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu’il soit opérationnel tout de suite. Il faut lui laisser le temps de :
- se familiariser avec vos produits/services
- comprendre vos process
- se former sur vos outils
- savoir où chercher l’information
Tout cela peut prendre plusieurs jours (voire plusieurs semaines dans certains cas). Vous devez donc faire preuve de patience et vous rendre disponible pour répondre à toutes ses questions.
Encore une fois, cela vous ajoutera une charge de travail supplémentaire sur le court terme, mais sur le long terme, vous gagnerez beaucoup de temps.
Lire aussi : Comment être patient ? 5 façons prouvées de développer votre patience
Donnez des feedbacks
Les feedbacks sont essentiels quand vous déléguez. Ils permettent de :
- clarifier vos attentes : même si vous donnez des instructions claires, rien ne garantit que vous obtiendrez les résultats que vous souhaitez. Vous devez donc aussi donner des feedbacks pour vous rapprocher des standards désirés.
- améliorer les compétences : en faisant des retours réguliers, vous pouvez montrer de meilleures façons de faire. Vous pouvez aider la personne à qui vous déléguez vos tâches à prendre conscience de ses lacunes et lui donner des outils pour progresser. En prenant ce rôle de formateur/mentor, vous lui permettrez de s’améliorer de jour en jour et par conséquent vous travaillerez avec quelqu’un qui vous apportera de plus en plus de valeur.
- entretenir la motivation : quand on nous rend un travail, on a tendance à pointer du doigt ce qui ne va pas. Trop souvent, on oublie de communiquer aussi les points positifs. Pourtant ces retours sont tout aussi importants. Si vous passez votre temps à ne donner que des retours négatifs, vous finirez par frustrer la personne avec qui vous travaillez. Parce qu’elle aura l’impression de mal faire son travail et de ne jamais pouvoir vous satisfaire. Pour éviter que cela arrive, félicitez-la lorsque le travail est bien fait.
Conclusion
Déléguer est une étape importante quand on entreprend. Elle permet de passer un cap et de développer votre entreprise plus rapidement (à condition de bien savoir vous y prendre).
Pour trouver la bonne personne à qui déléguer vos tâches suivez ces 3 étapes :
- Étape 1 : Identifiez votre besoin
- Étape 2 : Partez à la chasse
- Étape 3 : Testez le freelance sur de petites missions
Une fois que vous avez trouvé cette personne :
- Donnez des instructions claires
- Faites preuve de patience et de compréhension
- Donnez des feedbacks réguliers