Depuis 2017, j’ai publié plus de 300 articles sur la productivité, testé des dizaines de méthodes d’organisation et j’ai découvert 4 habitudes qui prennent moins d’une minute à mettre en œuvre et qui permettent de gagner un temps considérable chaque semaine. Je suis prêt à parier que vous n’en avez jamais entendu parler.
Habitude 1 : Le carnet de l’optimisation
Quand je travaille, je garde toujours un carnet à côté de moi. À chaque fois que je réalise une tâche chronophage, je la note dans mon carnet. Ensuite, je réserve un moment dans ma semaine pour trouver un moyen d’effectuer cette tâche plus rapidement.
Par exemple, l’autre jour, j’ai eu un rendez-vous avec un client. Après l’appel, j’ai passé une bonne vingtaine de minutes à rédiger un compte-rendu. Pendant que je réalisais cette tâche, je me suis demandé s’il n’existait pas une meilleure manière de procéder. J’ai donc écrit dans mon carnet :
Comment automatiser la rédaction d’un compte-rendu de réunion et l’envoyer par email aux participants ?
J’ai ensuite bloqué un créneau dans mon calendrier pour chercher des solutions et j’ai découvert un outil gratuit nommé Laxis, qui permet de faire des comptes-rendus automatiques. Autant dire que je l’ai immédiatement installé sur mon ordinateur. Désormais, à chaque fois que j’ai un rendez-vous, je lance Laxis pour qu’il résume les points principaux à ma place. Auparavant, cette tâche me prenait 20 minutes, alors qu’aujourd’hui, elle en prend moins de 5.
C’est juste un exemple parmi tant d’autres. Chaque semaine, je trouve de nouvelles façons de traiter mes emails plus rapidement, d’automatiser mes tâches répétitives et de produire du contenu en moins de temps. À long terme, toutes ces petites optimisations s’accumulent, ce qui me fait gagner beaucoup de temps.
Habitude 2 : Le mode cinéma
Quand vous allez au cinéma, quelle est la première chose que vous faites avant que le film ne commence ?
Vous mettez votre téléphone en mode avion pour ne pas être dérangé pendant la séance.
Eh bien, je fais la même chose pour mon travail. Quand je commence ma journée, je mets mon téléphone en mode avion et je bloque toutes les distractions avec une application qui s’appelle Cold Turkey, ce qui me permet de rester pleinement concentré sur mon travail.
C’est une habitude très simple, mais qui me fait gagner énormément de temps. Sans cela, je passerais mes journées à répondre à mes emails et à me laisser distraire par les réseaux sociaux.
Habitude 3 : La méthode Pavlov
Vous avez probablement déjà entendu parler de l’état de flow, cet état dans lequel vous êtes complètement absorbé par quelque chose et perdez la notion du temps. Quand vous êtes dans cet état, vous produisez votre meilleur travail et êtes capable d’abattre une quantité de travail énorme en peu de temps.
Eh bien, avec la méthode Pavlov, vous pouvez entraîner votre cerveau à entrer dans cet état sur demande. Comment ça fonctionne ?
Il faut d’abord connaître l’expérience de Pavlov.
Au XXe siècle, Ivan Pavlov, un scientifique russe, réalise une expérience sur des chiens. À chaque fois qu’il leur donne à manger, il sonne une cloche. Après plusieurs répétitions, les chiens commencent à associer le son de la cloche à la nourriture, à tel point qu’ils salivent en entendant le son, même en l’absence de nourriture. C’est ce qu’on appelle le conditionnement classique. Vous pouvez utiliser ce principe pour entrer dans l’état de flow.
Voici comment faire : préparez une playlist de musiques instrumentales, car elles favorisent la concentration. Écoutez cette playlist chaque fois que vous travaillez. Après quelques jours, votre cerveau aura associé cette playlist à votre travail. Dès lors, chaque fois que vous aurez besoin de vous concentrer, il vous suffira de lancer la playlist pour que votre cerveau passe instantanément en état de flow.
Si vous cherchez de l’inspiration pour votre playlist, j’ai créé une liste des meilleures musiques recommandées par la science pour rester concentré.
Habitude 4 : Dire non souvent
L’autre jour, je discutais avec une cliente débordée, que nous appellerons Laetitia. Laetitia est entrepreneuse et mère de deux enfants. Lors d’une réunion parent-élève, lorsqu’il lui a été demandé si elle accepterait d’accompagner les enfants à la piscine chaque semaine, elle a dit oui. Non pas parce qu’elle était particulièrement motivée, mais parce qu’elle ne voulait pas ressentir l’inconfort de dire non. Résultat, elle doit maintenant bloquer trois heures chaque mercredi matin pour cette activité, alors qu’elle a un emploi du temps déjà chargé.
Si Laetitia avait dit non dès le départ, elle ne se serait pas retrouvée dans cette situation et aurait eu trois heures de plus chaque semaine pour faire autre chose.
Dire « Non » ne prend qu’un instant, mais cela peut vous faire gagner beaucoup de temps. Certes, il est parfois difficile de le dire, surtout si vous avez naturellement envie d’aider tout le monde, mais c’est important parce que c’est la meilleure façon de protéger votre temps.
La question est donc :
Où préférez-vous placer votre inconfort ?
Si vous dites oui tout de suite, vous éviterez peut-être une situation inconfortable sur le moment, mais vous serez engagé dans quelque chose qui prendra plusieurs heures, voire plusieurs semaines. Ainsi, vous n’auriez fait que reporter l’inconfort.
En revanche, si vous dites non immédiatement, vous ressentirez un inconfort pendant quelques minutes, mais une fois celui-ci passé, vous serez soulagé de l’avoir fait parce que vous aurez évité d’investir du temps et de l’énergie dans quelque chose qui ne vous enthousiasmait pas forcément.
Comme le dit Jerzy Gregorek, athlète olympique :
Choix facile, vie difficile. Choix difficile, vie facile.
Vous connaissez maintenant les quatre habitudes qui me permettent de gagner du temps. Mais il en existe une dernière dont je ne vous ai pas parlé et qui m’apporte le plus de résultats : il s’agit tout simplement de définir des plannings.
Habitude bonus
Pendant longtemps, j’ai critiqué les plannings parce que je les trouvais trop rigides et contraignants, et je préférais m’organiser au feeling. Le problème, c’est que je me retrouvais souvent à gérer les échéances à la dernière minute et je perdais beaucoup de temps à jongler entre mes tâches.
Avec le temps, j’ai réalisé que cette prétendue liberté ne me rendait pas service. J’ai donc abandonné l’organisation « au feeling » et j’ai commencé à planifier stratégiquement mes semaines. Depuis, mes journées ne sont plus du tout les mêmes.
Je suis désormais beaucoup plus productif. En travaillant par blocs de temps ininterrompus, j’accomplis en une heure ce que je mettais deux heures à faire auparavant. Cal Newport, l’auteur de Deep Work, ne mentait pas lorsqu’il disait :
Une semaine de 40 heures planifiée produit le même volume de travail qu’une semaine de 60 heures sans structure.
De plus, je me sens plus serein chaque jour parce que je sais que mes tâches seront faites en temps et en heure, ce qui signifie que je peux me concentrer à 100 % sur mon travail.
Et surtout, j’accomplis les activités qui sont importantes pour moi. Avant, je me disais toujours que je n’avais jamais le temps de lire, de faire du sport ou de m’étirer. Aujourd’hui, je n’attends plus d’avoir ces moments libres ; je les crée directement dans mon calendrier en bloquant des créneaux non négociables.
Si vous voulez savoir comment je planifie mes semaines, j’ai préparé une présentation d’une heure où je vous montre comment je procède. Je vous explique comment définir des plannings, mais surtout comment les respecter malgré les imprévus et les urgences.
Pour y accéder, il vous suffit d’indiquer votre email et je vous l’enverrai dans votre boîte de réception.