WBS projet : 5 étapes pour faire un organigramme des tâches (exemples inclus)

Vous vous apprêtez à démarrer un projet qui implique de nombreuses étapes et tâches ? Aidez-vous d’un WBS (Work Breakdown Structure) pour y voir plus clair. 

Cet outil vous permettra de décomposer votre projet en livrables et sous-tâches et de représenter le tout sous la forme d’un organigramme clair et chiffrable.

Dans cet article, vous allez découvrir comment faire un WBS et quels outils utiliser pour le construire.

Le planning : un complément indispensable au WBS

Pour gérer vos projets efficacement, vous avez à la fois besoin d’un WBS et d’un planning. Un WBS vous permettra d’identifier les jalons et sous-tâches de votre projet, et un planning vous aidera à investir votre temps et votre énergie stratégiquement.

Si vous voulez planifier vos journées efficacement pour que vos projets se déroulent dans les meilleures conditions, j’ai préparé une présentation d’une heure dans laquelle vous découvrirez : 

• 5 erreurs qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui
• 7 étapes pour définir des plannings efficacement
• Comment tenir vos plannings malgré les imprévus 

Pour y accéder, il vous suffit d’indiquer votre email ci-dessous.

Qu’est-ce qu’un WBS (Work Breakdown Structure) ou OTP (organigramme des tâches de projet) ?

Un WBS projet, que l’on appelle aussi organigramme des tâches de projet (OTP), est un outil qui consiste à décomposer visuellement un projet en éléments plus petits et gérables. Il permet à la fois une meilleure planification, organisation et allocation des ressources. 

Cet organigramme est généralement représenté de la façon suivante : 

Voici comment lire ce WBS projet : 

• Niveau 0 : le projet à réaliser (projet mère)
• Niveau 1 : les principaux livrables du projet (tâches enfants)
• Niveau 2 : l’ensemble des sous-livrables pour produire les livrables de niveau 1 
• Niveau 3 : les tâches à accomplir pour chaque livrable de niveau 2
• Le tronçon : l’ensemble des livrables à fournir pour réaliser le projet

Pourquoi faire un organigramme des tâches ?

L’organigramme des tâches offre de nombreux bénéfices : 

• Amélioration de la planification : en décomposant vos projets en livrables, sous-livrables et tâches vous êtes capable de mieux estimer la durée à accorder à chaque opération.

• Facilitation de la communication : cet outil visuel permet de communiquer efficacement avec les équipes et les parties prenantes du projet. 

• Suivi des progrès : grâce à l’organigramme, vous pouvez suivre efficacement l’avancement du projet. Vous savez quels livrables sont achevés, ceux qui sont en cours et ceux qui sont en retard.

• Identification des risques : en visualisant l’ensemble du projet et ses composantes, vous pouvez plus facilement identifier les points critiques qui peuvent présenter des risques.

Quelle est la différence entre un WBS et un OBS ?

Le WBS (Work Breakdown Structure) représente l’ensemble des travaux à effectuer pour mener à bien un projet tandis que l’OBS (Organisation Breakdown Structure) représente l’organisation de l’entreprise, autrement dit la répartition des responsabilités au sein de l’organisation ou du projet.

Le WBS et l’OBS sont complémentaires puisque l’un montre les tâches à réaliser et l’autre qui doit s’en occuper. On peut d’ailleurs les imbriquer de manière matricielle comme on le voit ci-dessous.

Exemples de WBS (Work Breakdown Structure)

Exemple d’organigramme des tâches pour la construction d’une maison

Exemple WBS pour un projet informatique

Jusqu’à quel niveau descendre dans l’arborescence ?

Le piège lorsque l’on construit un organigramme des tâches, c’est d’aller trop loin dans l’arborescence et d’ajouter des détails inutiles. Vous devez donc savoir trouver le juste milieu entre un niveau trop haut qui manque de spécificités, et un niveau trop bas qui encombre la vue d’informations superflues. Pour cela, demandez-vous à chaque niveau : 

Puis-je affecter une responsabilité, une estimation de temps et des ressources ?

En vous posant cette question, vous validerez chaque niveau et vous créerez un organigramme qui fournit seulement les détails nécessaires.

Comment faire un WBS en ligne ?

Étape 1 : Choisissez un logiciel WBS 

Il existe de nombreux logiciels pour faire vos organigrammes de tâches, en voici quelques-uns : 

Étape 2 : Définissez le projet à livrer

Une fois votre logiciel OTP choisi, élaborez la vision macro de votre projet. Assurez-vous de la formuler aussi clairement que possible. Si vous réalisez votre projet pour un client, posez-lui le plus de questions possible pour définir les contours du projet. Cette étape est indispensable pour partir sur de bonnes bases. 

Exemple : Organiser un évènement pour le lancement de notre produit

Étape 3 : Identifiez les principaux livrables 

Maintenant que votre projet est clairement défini, identifiez les principaux livrables. Ces derniers vous serviront de jalons pour mesurer vos progrès et garantir que les parties prenantes sont alignées sur vos objectifs.

Pour l’exemple organiser un événement, on pourrait retrouver les livrables suivants : 

• Planifier et conceptualiser l’évènement
• Élaborer et mettre en place une stratégie marketing
• Organiser la logistique de l’évènement
• Analyser les résultats de l’événement

Pour vérifier si ce premier niveau de livrables est bien défini, on se pose la question : 

Puis-je affecter une responsabilité, une estimation de temps et des ressources ?

Si on considère chaque livrable un par un, cela semble être le cas : 

Le premier niveau de livrable est donc bien défini.

Étape 4 : Décomposez chaque livrable en sous-livrables 

Partez de chaque livrable identifié dans l’étape précédente et demandez-vous quelles sous-tâches accomplir pour les réaliser. 

Voici les sous-tâches que l’on pourrait identifier pour le projet évènementiel : 

Planifier et conceptualiser l’évènement

• Définir les objectifs
• Sélectionner le thème et le format
• Choisir la date et le lieu
• Établir le budget prévisionnel

Élaborer et mettre en place une stratégie marketing

• Identifier le public cible
• Créer le matériel promotionnel
• Planifier la campagne de communication
• Engager des partenariats et sponsors

Organiser la logistique de l’évènement

• Coordonner les fournisseurs et prestataires
• Préparer le site de l’événement
• Gérer les inscriptions et billetterie
• Assurer la sécurité et la conformité

Analyser les résultats de l’événement

• Collecter les feedbacks des participants
• Évaluer la couverture médiatique
• Analyser les données financières
• Déterminer les points d’amélioration

Cette arborescence permet maintenant d’avoir une bonne idée de ce qui doit être accompli.

Étape 5 : Créez le dictionnaire WBS

Le dictionnaire WBS est un des 3 composants définissant le référentiel de portée du projet qui inclut : le cahier des charges , la structure WBS et le dictionnaire WBS. C’est le document de projet officiel qui fournit un description détaillée des éléments de la structure WBS. Dedans vous y trouverez : 

• Le nom du projet : Le nom spécifique du projet

• Le(s) responsable(s) : L’organisation, le groupe ou la personne responsable de la réalisation de l’unité de travail. Vous pouvez également inclure leurs coordonnées.

• La description : Le périmètre du projet en précisant ce qui est inclus et exlut de sa réalisation.

• Les livrables : Le produit, service ou résultat créé une fois les tâches effectuées.

• Les critères d’acceptation : Les exigences à respecter pour répondre aux attentes du clients et/ou les critères de qualité à suivre. 

• Le budget : Le budget prévu pour chaque unité de travail en incluant les hypothèses sous-jacentes et toute information nécessaire sur les ressources.

• Les jalons : Les dates de début, dates de fin des étapes du projet.

• Les risques : Les risques principaux du projet et les stratégies pour les limiter ou les éliminer.

• La date : La date à laquelle le dictionnaire WBS a été réalisé.

• La version : La version du dictionnaire. 

Exemple de dictionnaire WBS

Étape 6 (bonus) : Créez un diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet qui permet de visualiser les différentes étapes de vos projets, leur durée et leurs dépendances. C’est un excellent moyen de gagner en clarté sur votre travail et de suivre vos avancées. 

Pour savoir comment créer ce diagramme, consultez le guide du Diagramme de Gantt.

3 conseils pour faire un WBS efficace

Appliquez la règle des 100%

La règle des 100% signifie que le projet principal doit systématiquement englober tous les éléments sans exception. Chaque niveau ne doit jamais excéder 100% du travail pour le niveau supérieur.

Évitez de dépasser 3 niveaux par colonne 

D’une manière générale, essayez de ne pas dépasser 3 niveaux par colonne. Si vous allez au-delà, vous risquez de décomposer le projet à l’excès, ce qui ajoutera de la confusion sans améliorer l’efficacité.

Ne cherchez pas la symétrie

Certaines branches de votre WBS seront parfois plus profondes que d’autres. N’essayez pas de les équilibrer. Le plus important c’est que l’unité la plus basse soit suffisamment chiffrable pas que votre arborescence soit esthétiquement plaisante.

Conclusion

En conclusion, voici les points principaux à retenir : 

Le WBS (Work Breakdown Structure) ou OTP (organigramme des tâches de projet) est un outil qui permet de décomposer visuellement un projet en éléments plus petits et gérables. 

L’OTP améliore la planification, facilite la communication, aide à suivre les progrès et à identifier les risques.

Pour faire un WBS vous devez : 

• Étape 1: Choisir un logiciel WBS
• Étape 2: Définir le projet à livrer
• Étape 3: Identifier les livrables de niveau
• Étape 4: Décomposer les livrables en sous-livrables
• Étape 5: Créer le dictionnaire WBS
• Étape 6: Créer un diagramme de Gantt

Pour que votre WBS soit pertinent et utile : 

• Appliquez la règle des 100%
• Évitez de dépasser 3 niveaux par colonne
• Ne cherchez pas la symétrie

Pour aller plus loin, regardez la présentation sur les 7 étapes pour définir des plannings efficaces qui vous permettront de bien gérer vos projets.