Pour améliorer vos performances au travail, accomplir plus en moins de temps et dégager plus de temps libre, vous devez optimiser vos journées. C’est-à-dire repérer les inefficiences dans votre quotidien et les remplacer par de meilleures méthodes, processus et routines.
Pour cela vous pouvez vous inspirer de ce que font les entreprises pour améliorer leur productivité. Elles ont souvent recours à 2 méthodes qui sont certes discutables, mais efficaces : le Task Mining et le Process Mining.
Dans cet article, vous allez découvrir quelles sont ces méthodes et comment les utiliser pour améliorer votre efficacité personnelle.
Qu’est-ce que le Task Mining ?
Quand une entreprise cherche à optimiser la productivité de ses équipes, elle peut parfois adopter ce que l’on appelle le “Task Mining”. C’est-à-dire qu’elle utilise des logiciels qui enregistrent de façon anonyme toutes les opérations que les employés font sur leurs postes de travail (consultation d’email, feuille de calcul, page web…)
Ces logiciels leur donnent accès à un journal d’évènements qui leur permet de savoir précisément à quoi ressemble leur journée et ainsi détecter des opportunités d’optimisation.
Alors là je sais ce que vous vous dites :
“Quoi ?! Fliquer les employés pour les rendre plus productifs ? On a vu mieux comme approche…”
Et je suis plutôt d’accord avec vous. Même si le Task Mining est une approche efficace pour améliorer la productivité des équipes, il a tout de même un côté très intrusif et “Big Brother” avec lequel je ne suis pas très à l’aise.
Néanmoins je trouve que l’approche est pertinente quand elle s’inscrit dans une démarche personnelle. C’est-à-dire quand c’est vous qui décidez de votre plein gré d’installer un logiciel de Task Mining sur votre ordinateur pour analyser vos journées.
Si cela vous intéresse, d’ici quelques instants je vous donnerai quelques logiciels pour faire cette analyse, mais avant parlons de la 2ème façon dont les entreprises améliorent leur productivité : le Process Mining (l’Exploration de Processus).
Qu’est-ce que le Process Mining ? (Exploration de Processus)
Le Process Mining consiste à examiner les processus d’une entreprise afin d’identifier les potentielles optimisations.
Alors qu’entend-on par “processus” au juste ?
Un processus est une suite d’étapes opérationnelles logiquement reliées pouvant être enregistrées en tant qu’événements. Par exemple, le processus commercial d’une entreprise ressemble à cela typiquement :
- Étape 1 : La prise de contact
- Étape 2 : L’analyse des besoins du client
- Étape 3 : L’argumentaire
- Étape 4 : La reformulation des objections
- Étape 5 : La négociation
- Étape 6 : La conclusion de la vente
- Étape 7 : Le maintien de la relation commerciale
Chaque étape implique l’accomplissement de tâches et l’utilisation de logiciels et outils. Avec le Process Mining, les entreprises explorent leur processus de bout en bout pour les optimiser. Et pour cela, elles ont là encore recours à des logiciels de tracking.
Le Process Mining et le Task Mining sont donc 2 approches complémentaires puisque l’une analyse les processus dans leur ensemble et l’autre permet d’examiner l’activité des utilisateurs dans le détail.
Maintenant que vous connaissez ces 2 méthodes, comment les utiliser à titre personnel pour améliorer votre efficacité ? Comment faire pour analyser vos tâches et vos processus ? Et comment identifier les opportunités d’optimisation ?
Vous pourriez avoir recours aux mêmes logiciels que ceux utilisés par les entreprises pour faire ce travail, le problème c’est que ces derniers sont souvent onéreux (comptez plusieurs milliers d’euros) et leur prise en main est difficile. La bonne nouvelle c’est qu’il existe des alternatives qui vous permettront de faire du Task Mining et du Process Mining gratuitement et simplement.
Dans la partie suivante, vous allez découvrir quelles sont ces alternatives et comment les utiliser pour améliorer vos performances au travail.
Comment améliorer vos performances au travail ?
Étape 1 : Examinez vos journées
Pour améliorer vos performances au travail, commencez par examiner vos journées. Observez votre temps de travail, vos tâches, vos routines, vos moments productifs, vos moments de distractions…
Pour cela vous pouvez utiliser des applications telles que RescueTime, Timing ou encore Clockify. Une fois installées sur votre ordinateur, ces dernières trackeront tout ce que vous faites. Vous saurez heure par heure ce que vous avez accompli, vous verrez les applications sur lesquelles vous êtes allé, les sites que vous avez consultés, les réunions que vous avez eu. Vous verrez aussi les moments pendant lesquels vous avez été le plus productif et ceux où vous vous êtes laissé distraire. Tout sera présenté dans un rapport détaillé.
La première fois que j’ai utilisé une de ces applications, j’ai été surpris de voir à quel point je perdais du temps sur des choses inutiles. Je passais beaucoup trop de temps à consulter mes emails et mes messages ou encore à regarder mes stats sur Google Analytics. Je savais que je faisais ces activités, mais je n’avais pas réalisé leur ampleur.
On pense souvent avoir une idée de la façon dont investit notre temps, mais c’est seulement quand on enregistre nos activités heures par heures, que l’on prend conscience que notre perception des choses est complètement biaisée. Et c’est là tout l’intérêt de recourir à des applications de time-tracking. Un time-tracker ne vous mentira pas. Il récoltera des données et vous montrera factuellement comment vous passez vos journées ce qui vous permettra ensuite de faire les ajustements nécessaires.
Lire aussi : 7 time-trackers pour optimiser son temps
Étape 2 : Modélisez vos processus
Une fois que vous savez à quoi ressemblent vos journées, intéressez-vous de plus près à vos différents processus.
Vous ne le réalisez peut-être pas, mais vous suivez une multitude de processus au quotidien. Vous en suivez pour prospecter, livrer des projets, créer des contenus… À chaque fois que vous accomplissez un travail qui implique plusieurs étapes, vous suivez un processus. Et pour les optimiser, il vous suffit de les modéliser. Prenons un exemple pour voir comment cela fonctionne.
Admettons que vous publiez régulièrement des articles sur votre blog, voilà à quoi pourrait ressembler votre processus :
- Étape 1 : Vous cherchez une idée de contenu
- Étape 2 : Vous réfléchissez au plan de votre contenu
- Étape 3 : Vous rédigez votre contenu sur Google Doc
- Étape 4 : Vous transférez le contenu sur WordPress
- Étape 5 : Vous formatez le contenu
- Étape 6 : Vous publiez le contenu
- Étape 7 : Vous le partagez sur les réseaux sociaux
En modélisant vos processus de cette façon, vous pourrez voir ce qui pose problème et ce qui peut être potentiellement optimisé.
Étape 3 : Optimisez vos tâches, projets, routines et processus
Maintenant que vous avez une idée précise de ce que vous faites heure par heure et que vous avez modélisé vos processus, il est temps d’optimiser tout ça.
Pour cela, analysez les données que vous avez récoltées. Peut-être qu’en faisant cet exercice vous remarquerez que vous perdez trop de temps à faire certaines tâches, que certaines activités répétitives peuvent être automatisées ou encore que vos processus peuvent être simplifiés. À chaque fois que vous repérez ces inefficiences, posez-vous les 4 questions suivantes :
- “Est-ce que je peux l’éliminer ?” (éliminer = supprimer complètement une tâche, un projet, une routine ou une étape du processus)
- “Est-ce que je peux le systématiser ?” (systématiser = créer des systèmes pour faciliter l’exécution de la tâche, du projet, de la routine ou du processus)
- “Est-ce que je peux l’automatiser ?” (automatiser = utiliser des outils pour automatiser tout ou partie de vos tâches, projets, routines et processus)
- “Est-ce que je peux le déléguer ?” (déléguer = transférer tout ou partie de vos tâches, projets, routines et processus)
Reprenons l’exemple du processus de création de contenu dont j’ai parlé un peu plus haut et voyons ce que cela donne quand vous vous posez ces 4 questions.
- Étape 1 : Vous cherchez une idée de contenu => Vous pouvez systématiser cette étape en ayant une liste d’idées de contenu déjà prêtes.
- Étape 2 : Vous réfléchissez au plan de votre contenu => Vous pouvez systématiser cette étape en utilisant des modèles de plan prêt à emploi.
- Étape 3 : Vous rédigez votre contenu sur Google Doc => Vous pouvez garder cette étape telle qu’elle ou décider de déléguer la rédaction.
- Étape 4 : Vous transférez le contenu sur WordPress / Étape 5 : Vous formater le contenu / Étape 6 : Vous publiez le contenu => Vous pouvez complètement automatiser ces 3 étapes avec Wordable.
- Étape 7 : Vous le partagez sur les réseaux sociaux => Vous automatisez le partage du contenu avec un outil comme Zapier.
Voilà le résultat avant et après optimisation :
Comme vous pouvez le voir, le 2ème processus est plus court, simple et rapide. En l’adoptant, non seulement vous vous faciliterez la vie, mais vous gagnerez aussi du temps. Et ce n’est qu’un exemple parmi tant d’autres.
Imaginez optimiser le traitement de vos emails, la prospection, la gestion de vos projets, la prise de notes, la gestion administrative… vous serez capable d’améliorer vos performances au travail tout en libérant plus de temps dans vos journées.
Conclusion
Les entreprises utilisent 2 approches pour améliorer leur productivité et efficacité : Le Task Mining et le Process Mining. Ces 2 méthodes complémentaires leur permettent d’analyser leur productivité et de l’optimiser.
Pour améliorer vos performances au travail, vous pouvez vous inspirer de ces 2 approches en suivant ces 3 étapes :
- Étape 1 : Examinez vos journées en utilisant des logiciels de tracking tels que RescueTime, Timing ou Clockify.
- Étape 2 : Modélisez vos processus en identifiant les différentes étapes nécessaires pour accomplir vos tâches, projets et routines.
- Étape 3 : Optimisez vos tâches, projets, routines et processus en vous demandant ce que vous pouvez éliminer, systématiser, automatiser ou déléguer.