Super Matrice d’Eisenhower: ce que les experts ne vous disent pas

*Note : Cet article est un article invité de Julien du site Organisologie

Cela fait un moment que vous vous organisez, mais vous avez toujours l’impression d’être dans le dur?

Vous avez cette sensation que plus vous vous organisez et moins vous avez de temps pour vous?

Alors que vous voyez des types, parfois pas tant bien organisés, mais qui semblent réussir à réaliser pas mal de projets, à être productif tout en profitant de la vie.

Et en plus ils sont capables de vous expliquer ce qu’il s’est passé dans le dernier épisode de Games Of Thrones.

Rageant non?

Et là vous vous dites:

« Pourtant j’utilise la matrice d’Eisenhower!! »

Vous vous dites que cela ne devrait pas être votre cas.

Vous devriez avoir plus de temps pour vous et être plus serein au quotidien.

Car vous avez lu… un jour… que la matrice d’Eisenhower bien utilisée permettait d’éviter les situations de surcharge et cela aidait à y voir plus clair dans toutes les tâches à réaliser…

Comment? Vous n’avez jamais entendu parler de cette matrice? Pas de soucis. Cliquez ici pour en savoir plus sur la matrice d’Eisenhower.

Une matrice et 2 dimensions

En bref, la matrice d’Eisenhower (inventée par le général Dwight David Eisenhower) permet de catégoriser des tâches selon deux dimensions. L’urgence et l’importance.

Cela vous donne ainsi 4 genre de tâches:

• Des tâches importantes et urgentes (que vous ferez de suite)
• Des tâches importantes et non urgentes (par lesquelles vous commencerez vos journées)
• Des tâches non importantes et urgentes (que vous ne ferez pas)
• Des tâches non importantes et non urgentes (que vous utiliserez comme récompense).

À priori, cette matrice permet de prendre de meilleures décisions.
Mais il y a un hic.

Ce que le général Eisenhower nous cachait

Cette matrice comporte deux désavantages:

1. Premièrement il faut savoir ce qui est important.

Et ça, beaucoup sont tellement occupés à pédaler qu’ils en perdent leur direction. Comme disait Stephen Covey dans son livre Priorité aux priorités,

vous pouvez passer une vie à gravir une échelle et réaliser, une fois en haut, que celle-ci n’est pas appuyée contre le bon mur. Principe de base d’une bonne organisation: d’abord, diriger, puis ensuite gérer

2. Deuxièmement… nous sommes dans un monde qui nous offre tellement de possibilités, qu’il est nécessaire d’apprendre à pondérer les activités qui se trouvent dans la case Important / non-urgent.

Vous pouvez passer votre vie à investir votre temps sur des tâches qui semblent importantes à première vue, mais qui n’apportent pas tant de bénéfices sur le long terme.

Par exemple, ces tâches importantes continueront de se présenter à vous.

• Oui, vous êtes bien organisé.
• Oui, vous savez mettre des priorités.
• Mais vous ne créez pas de levier dans votre quotidien.

C’est là que je souhaite vous aider à « booster » votre matrice pour en faire un outil vous aidant à économiser du temps sur le moyen et long terme. Mais c’est quelque chose que mon professeur de management ne m’a jamais expliqué.

Ce que les experts en organisation ne vous disent pas

J’ai suivi des cours sur l’organisation individuelle et collective. À aucun moment on ne m’a parlé des 3 temporalités. Pourtant en discutant avec mes lecteurs organisés, j’ai réalisé que certains d’entre eux utilisaient ce que j’appelle la « Super Matrice d’Eisenhower ».

Cette Super Matrice d’Eisenhower se base sur le fait que les conséquences de nos actions ont plusieurs temporalités.

1. Il y a la temporalité immédiate. Je fais ceci, j’obtiens cela. Je regarde Netflix, je passe un bon moment. Je fais du sport, je souffre.

2. Il y a la temporalité intermédiaire. Je fais ceci, et j’obtiendrai cela. Je regarde Netflix, mes projets n’avancent pas et je perds du temps.
Je fais du sport, je me sens bien.

3. Il y a la temporalité lointaine. Je fais ceci, et peut-être que j’obtiendrai cela. Je regarde Netflix, je culpabilise de procrastiner et ma réputation chute. Je fais du sport, je gère mieux mon stress, je dors mieux et je suis plus attrayant.

Les gens qui sont vraiment productifs prennent en considération les 3 temporalités

(Quand je dis “gens productifs”, traduisez, les gens réalisent leur projet sans se tuer au travail).

Ces gens-là prennent beaucoup plus souvent en considérant la temporalité de deuxième et troisième niveau, même si cela signifie moins de garanties.

Mais comment mettre le doigt sur ces temporalités?

C’est là que je vous présente la question qui m’aide à « prioriser » les tâches et activités qui se trouvent dans le cadrant « Important et non urgent ».

Combien de temps les effets positifs de mes actions vont-ils durer?

L’idée est de mettre le doigt sur les activités qui auront un impact positif dans votre vie. Pas dans 1 semaine. Pas dans 1 mois. Mais dans 10 ans.

Qu’est-ce que j’entends par impact positif ?

• Gain de temps
• Gain d’énergie
• Gain d’argent
• Gain de compétences
• Gain de connexion sociale

On pourrait visualiser la “super matrice d’Eisenhower » de la manière suivante:

• Axe durée des effets bénéfiques
• Axe ressource nécessaire

Qu’est-ce que vous dites? Un exemple? Oui, en voici un.

(exemple) La super matrice appliquée à ma vie de créateur de contenu.

Plus loin je donne un autre exemple qui s’adaptera peut-être plus à votre situation.

Mais commençons par mon quotidien: je crée des formations en ligne.

Pour gagner ma vie, je dois travailler sur l’axe de la visibilité et sur l’axe des ventes (+fidélisation).

Lorsque j’ai écrit mon premier livre, des entreprises m’ont contacté pour intervenir chez elles. En tant que conférencier ou en tant que consultant.

Cette opportunité peut être jugée comme importante et non urgente. Cela me permet de générer beaucoup de revenus en peu de temps.

Mais lorsque je passe cette activité au filtre « combien de temps les effets vont-ils durer? » (et ainsi aux conséquences de deuxième et troisième niveau) je me rends compte qu’une fois la conférence passée, les efforts que j’ai fournis ne vont pas durer.

• Peut-être qu’ils me rappelleront.
• Peut-être que je pourrais avoir d’autres clients.
• Mais quoi qu’il soit, il s’agira toujours de tâches qui nécessitent ma présence pour avoir un effet dans 10 ans.

Alors qu’écrire cet article ne m’apporte pas d’argent (oui, ces mots que vous lisez).

Mais une fois celui-ci publié, tant que le blog de Simon sera en ligne, il est probable que certaines personnes entendent parler de cette discipline qu’est l’Organisologie (d’ailleurs si vous lisez ces mots, le concept fonctionne plutôt bien…).

Ainsi certaines actions apportent moins de bénéfices immédiats, mais des bénéfices plus importants sur le long terme.

Et l’humain a tendance à favoriser ce qui apporte des bénéfices (et du plaisir) immédiats.

Après tout, c’est la cause de la procrastination: se faire plaisir sur le court terme et au diable les conséquences si lointaines…

Jusqu’au jour où la réalité nous rattrape.

Maintenant vous vous dites « C’est bien sympa ton truc Julien… mais je ne suis pas blogueur. Comment est-ce que je peux appliquer ce concept à mon quotidien? »

(exemple) Vous voici dans la peau d’un manager

Si vous êtes un manager d’une équipe de 10 commerciaux, vous pourriez vous dire: « Je m’occupe des clients qui génèrent 5% de CA ou plus… (les clients importants) » et je laisse les autres clients à mon équipe. Cela semble logique.

Mais une fois le client satisfait, celui-ci risque de vous recommander à ses amis et vous devrez recommencer encore et encore… jusqu’à faire un surmenage professionnel.

À moins… à moins que vous vous posiez la question suivante: Par rapport à cette activité, quelles actions pourraient m’économiser des ressources dans le futur?

Et à ce moment là, l’organisation devient créative! Car il faut trouver des solutions auxquelles on ne pense pas souvent.

Dans ce cas, vous pouvez créer un cours pour former votre équipe à s’occuper de ces clients importants. Certes, cela prendra plus de temps que de s’occuper directement de votre client, et sur le court terme, ce sera même désagréable.

Car vous devrez créer le cours ET vous occuper des clients. Mais sur le long terme, ces actions vous permettront d’économiser du temps. Car vous aurez délégué cette activité importante.

Bon… tout ça pour me parler de délégation? Et non il ne s’agit pas QUE de délégation. Voici pourquoi:

1. En passant vos activités importantes et non urgentes au filtre des 3 temporalités, vous laisserez peut-être tomber certaines activités (par exemple, je suis en train de sérieusement réfléchir à laisser tomber les réseaux sociaux… car dès que l’on arrête de créer du contenu, on tombe dans l’oubli).

2. Vous pouvez également penser à automatiser certaines tâches (comme le paiement de vos factures ou votre épargne, pour ne citer que ces exemples).

Je vous donne un peu plus bas une règle qui vous permet de savoir quand déléguer / automatiser une tâche.

En bref, le but de cet article est de vous inciter à vous demander combien de temps, les effets bénéfiques de vos actions vont-ils durer, et d’un peu moins penser aux bénéfices immédiats, même s’il s’agit d’une tâche importante.

Pour ma part, je préfère avoir moins d’impact sur le court terme, mais un impact plus fort, plus stable et qui ne nécessite moins ma présence… lorsque j’aurai 40 ans.

Des exemples de troisième temporalité?

1. Le livre que j’ai écrit continue de se vendre sans mes efforts
2. Les formations que je propose à certains de mes lecteurs continuent de se vendre (je dois uniquement m’occuper du support)
3. Des vidéos que j’ai réalisés il y a 6 années continuent de « travailler pour moi ».

Naturellement, il n’y a aucune garantie. Les vendeurs aiment bien promettre des garanties. Pour ma part, je citerai Clint Eastwood:

Si vous voulez des garanties dans la vie, allez acheter un grille-pain.

Comment utiliser cette « super matrice d’Eisenhower »?

1. Commencer à classer vos tâches comme vous le feriez avec la matrice d’Eisenhower. Si vous ne savez pas comment le faire, Simon a écrit un article qui explique tout ici.

2. Puis, pour les tâches importantes et non-urgentes, placez à nouveau celles-ci sur deux axes:

– L’axe des effets bénéfiques dans la durée
– L’axe des ressources nécessaires

Et sélectionner les tâches qui se les tâches qui se trouvent en haut à gauche de “la matrice dans la matrice”.

Je n’ai pas d’équipe.. je ne suis pas blogueur… est-ce possible de déléguer ou automatiser des tâches importantes et non urgentes?

Oui.

Quand j’étais salarié, il m’arrivait de déléguer la correction des manuels et guides que je devais créer (plus leur mise en forme) à des services en ligne tels que « 5euros.fr » ou « fiverr.com ».

Vous pouvez aussi utiliser un service de numérisation en ligne pour recevoir tout votre courrier sur votre boite email. Cela coûte 5 euros par mois.

À partir de quand dois-je déléguer…?

Selon Rory Vaden, auteur du livre Procrastinate on purpose, si automatiser ou déléguer une tâche nécessite 30X le temps nécessaire à réaliser une fois tâche, alors vous devez le faire.

Par exemple si vous ne payez pas encore vos factures en ligne, vous devriez sérieusement considérer cette possibilité. Si cela vous demande 2 heures par mois pour vous rendre au guichet alors il est normal d’utiliser jusqu’à 60 heures pour automatiser cette action.

Car une fois que le système est en place… votre retour sur investissement en temps sera de 72 heures après 3 ans.

Ceci est un exemple, peut-être un peu tiré par les cheveux… mais si vous commencez à compter le temps nécessaire à réaliser d’autres tâches, ces gains de temps s’accumuleront et vous permettront d’investir ce temps ailleurs.

Prenez le courrier par exemple, saviez-vous que l’entreprise Getyourpaperboy vous permet de rediriger votre courrier pour moins de 5 euros par mois? En plus du temps gagné, celui-ci est numérisé et prêt à être rangé dans votre disque dur.

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En conclusion… la matrice d’Eisenhower reste un bon outil à condition…

De passer les tâches importantes et non urgente au filtre des 3 temporalités. Ainsi vous créez des ressources sur le long terme et un effet de levier est créé. Vous pourrez ainsi réaliser vos projets tout en suivant Game of Thrones.

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