Comment structurer son entreprise ?

Avez-vous le sentiment que les rôles et les responsabilités de chacun manquent de clarté dans votre entreprise ? Passez-vous vos journées à éteindre des incendies au lieu de développer votre activité ? Êtes-vous la seule personne capable de résoudre les problèmes dès qu’ils surviennent ?

Si c’est le cas, votre entreprise manque de structure opérationnelle.

Découvrez ici comment structurer votre entreprise efficacement.

Qu’est-ce que la structuration d’entreprise ?

La structuration d’entreprise regroupe plusieurs piliers essentiels.

• L’organisation de vos ressources humaines : Elle correspond à la manière dont vous définissez les rôles et les responsabilités de chaque collaborateur.

• Vos processus : Il s’agit de la méthode utilisée pour accomplir une mission précise. Par exemple de vos processus commerciaux, votre marketing ou encore l’onboarding de vos nouveaux salariés.

• Le pilotage de votre activité : Cela comprend la gestion de vos équipes, la définition des objectifs et la responsabilisation de chacun.

• L’organisation des connaissances : Cette démarche consiste à capturer et documenter le savoir interne pour faciliter le partage des bonnes pratiques.

• L’utilisation des outils : Ce sont tous les logiciels que vous utilisez pour gérer l’opérationnel au quotidien comme votre CRM, vos outils de gestion de projet ou vos systèmes d’automatisation.

En résumé, la structuration regroupe tous les éléments qui vous permettent d’organiser vos ressources de la meilleure façon possible pour atteindre vos objectifs business.

Pourquoi structurer son entreprise ?

Structurer votre entreprise vous permet d’abandonner le mode bricolage et l’improvisation permanente. En mettant en place une organisation solide, vous permettez à votre activité de gagner en fluidité.

Voici les principaux bénéfices de la structuration :

• Favoriser la croissance : Sans une organisation claire, le développement de votre activité repose uniquement sur vous. Vous devenez alors le goulot d’étranglement qui freine l’expansion de votre entreprise. En structurant, vous gagnez en autonomie et facilitez la croissance.

• Booster l’efficacité opérationnelle : Une structure efficace permet de mieux investir vos ressources. Qu’il s’agisse de votre temps, de votre argent ou de vos compétences, cette optimisation réduit vos coûts et augmente votre rentabilité.

• Clarifier les rôles et les responsabilités : Définir précisément les missions de chacun permet de limiter les malentendus et les doublons. Quand chaque collaborateur connaît ses priorités, l’autonomie progresse et les conflits diminuent.

• Améliorer votre qualité de vie : Une entreprise structurée est beaucoup plus agréable à diriger, car vous ne passez plus votre temps à régler des problèmes opérationnels. Grâce à des processus documentés et des rôles définis, vous pouvez enfin prendre de la hauteur sur votre stratégie.

Comment structurer son entreprise ?

Voici les étapes exactes à suivre pour structurer votre entreprise.

Note : Ce sont les étapes par lesquelles nous passons systématiquement avec les dirigeants que nous accompagnons pour structurer leur activité.

Définir la vision et les objectifs 

Tout projet de structuration commence par une vision claire. Vous devez savoir où vous voulez emmener votre activité pour aligner vos ressources de manière cohérente. Cette étape permet de fédérer vos collaborateurs autour d’un but commun et de déterminer les indicateurs de performance prioritaires.

Analyser l’existant

Une fois votre vision définie, analysez l’existant. Pour cela, sondez vos équipes pour repérer les points de blocage : 

• Vos processus manquent-ils de fluidité ? 
• Les rôles sont-ils flous ? 
• L’information circule-t-elle mal ? 
• La charge de travail est-elle mal répartie ? 

Ces questions vous permettront de savoir sur quoi vous concentrer.

Créer ou clarifier l’organigramme

Si vous avez déjà un organigramme, il est probable qu’il ne reflète pas votre organisation réelle. Vous avez donc tout intérêt à le remettre à plat en définissant qui est responsable de quoi. En faisant cet exercice, vous remarquerez souvent que vous accomplissez des tâches que vos collaborateurs devraient faire ou que certains vous sollicitent inutilement. 

Une fois ce travail terminé, communiquez l’organigramme à vos équipes pour que tout le monde soit aligné.

Responsabiliser

La structuration de votre entreprise repose en grande partie sur la responsabilisation de vos équipes. C’est en responsablisant vos équipes que vous pouvez faire respecter vos processus et vos procédures et que vous pouvez faire vivre votre organigramme au quotidien.

Pour responsabiliser vos collaborateurs, il vous faut 2 choses :

Des KPI (Key Performance Indicators) : Les indicateurs de performance permettent de savoir si une personne remplit bien ses missions. Si son rôle est de générer des leads par exemple, vous pouvez tracker le nombre de prospects générés ou la portée des publications sur les réseaux sociaux. Vous saurez tout de suite si elle fait bien ce qu’elle est censée faire au quotidien.

Des rituels de pilotage : Comme le cœur a un rythme cardiaque régulier, une entreprise doit avoir des rituels réguliers pour vivre et prospérer. Ces rituels peuvent consister en une réunion hebdomadaire, des entretiens individuels mensuels ou un suivi quotidien du tableau de bord. L’idée ici est d’avoir des routines structurantes pour vous et vos équipes.

Identifier et optimiser les processus clés

Pour terminer, identifiez les processus qui apportent le plus de valeur à votre entreprise afin de les documenter et de les optimiser. Vous pouvez par exemple mettre à plat :

• votre onboarding client
• votre processus commercial
• la gestion de vos opérations
• le support client

En rendant visible vos processus, non seulement vous rendez le savoir transmissible, mais vous pouvez aussi repérer tout ce qui ne fonctionne pas (étapes en doublon, tâches automatisables, mauvaise communication…) et l’optimiser.

En suivant ces étapes, vous pourrez structurer votre entreprise efficacement et sortir peu à peu de l’opérationnel.